Erfolgreich mit der richtigen Zeiterfassung im Außendienst – eine Checkliste für Ihre Anforderungen
Wenn Ihr Unternehmen Außendienstmitarbeiter beschäftigt, wissen Sie, wie vielfältig die Aufgaben und wie groß die Herausforderungen in administrativen Belangen sind. Die Zeiterfassung, die in Österreich auch für Außendienstmitarbeiter verpflichtend ist, bildet dabei keine Ausnahme.
Deshalb ist es ungemein wichtig, sich über die Anforderungen des Außendiensts im Klaren zu sein, wenn man sich für eine Zeiterfassungs-Lösung entscheidet. Denn nur die richtige Zeiterfassung lässt Sie erfolgreich arbeiten.
Diese Anforderungen muss Zeiterfassung im Außendienst erfüllen
✓ Einfache Installation und Wartung: Ein besonders wichtiges Kriterium bei der Zeiterfassung im Außendienst ist eine einfache Installation und Wartung der Zeiterfassungs App. Da die Außendienstmitarbeiter selten viel Zeit am festen Firmenstandort verbringen, muss es möglich sein die App direkt am Mobilgerät herunterzuladen und dort auch Updates zu empfangen.
✓ Zentrale Verwaltung: Zeiterfassung für unterwegs sollte so einfach wie möglich ablaufen – der Fokus liegt auf dem Erfassen der Arbeitszeit und aller Tätigkeiten. Die Verwaltung aller Daten erfolgt daher idealerweise zentral in einer Webanwendung.
✓ Automatische Übertragung: Eine wichtige Anforderung im Außendienst ist die automatische Übertragung der Zeiten an eine zentrale Webanwendung. Nur so wird verhindert, dass die Personalabteilung den Mitarbeitern ihrer Zeiten wegen nachlaufen muss, weil diese vielleicht darauf vergessen haben.
✓ Intuitive Bedienung: Im Idealfall benötigen Außendienstmitarbeiter keine eigene Schulung für die Verwendung einer Zeiterfassungs App, sondern können sofort damit losstarten.
✓ Einfache Installation und Wartung: Ein besonders wichtiges Kriterium bei der Zeiterfassung im Außendienst ist eine einfache Installation und Wartung der Zeiterfassungs App. Da die Außendienstmitarbeiter selten viel Zeit am festen Firmenstandort verbringen, muss es möglich sein die App direkt am Mobilgerät herunterzuladen und dort auch Updates zu empfangen.
✓ Offline: Im Außendienst ist eine Netzverbindung nicht immer gewährleistet. Daher ist es unbedingt notwendig, dass Zeiten offline erfasst werden können.
✓ Mobil: Zeiterfassung für den Außendienst muss selbstverständlich mobil möglich sein. Für den Außendienst ist daher eine Zeiterfassungs App auf einem mobilen Endgerät ein absolutes Muss.
✓ Projektzeiterfassung: Im Außendienst werden viele verschiedene Tätigkeiten erledigt. Es ist empfehlenswert diese Tätigkeiten festzuhalten, wenn nicht sowieso firmeninterne Vorgaben in dieser Hinsicht bestehen. Eine Zeiterfassung für den Außendienst sollte also auch das Erfassen diverser Tätigkeiten, die so genannte Projektzeiterfassung, ermöglichen.
✓ GPS: Wenn Standortdaten mit erfasst werden, hat das 2 Vorteile. Einerseits haben Sie so die Möglichkeit der Kontrolle – Sie wissen, wo Ihre Mitarbeiter Zeit stempeln, wie bei einer physischen Stechuhr. Andererseits können Sie die Zeiterfassung mit GPS auch zur Prozessoptimierung nutzen. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter anhand ihres aktuellen Standorts eingesetzt werden.
✓ Urlaubsantrag per App: Mit Mitarbeitern, die immer unterwegs sind und selten ins Büro kommen, kann die Urlaubsplanung eine Herausforderung sein. Ein zentraler Urlaubsplaner für Urlaubstage und Abwesenheiten mit der Möglichkeit Urlaub per App zu beantragen ist da besonders praktisch. Die Mitarbeiter tragen Ihre Urlaubswünsche auch von unterwegs aus ein und Sie als Administrator bekommen alle Infos per Email.
Mit der richtigen digitalen Zeiterfassung erfolgreich arbeiten
Effizientere Vertriebsorganisation mit digitaler Zeiterfassung
Eine gut funktionierende Vertriebsorganisation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Außendienst. Deren einzelne Komponenten können durch digitale Zeiterfassung, die über eine entsprechende Funktionalität verfügt, optimiert werden.
- Kontinuierliche Evaluierung: Wenn die Außendienstmitarbeiter alle Tätigkeiten exakt festhalten, sind effiziente Analysen und Auswertungen schnell und einfach möglich.
- Vertriebsstrategie: Werden alle Zeitaufwendungen exakt erfasst und diese genau evaluiert, lassen sich wertvolle Rückschlüsse auf die Umsetzbarkeit der Vertriebsstrategie ziehen.
- Aufgabenverteilung und Zuständigkeit: Mit einer genauen Zeiterfassung lässt sich langfristig feststellen ob die Aufgabenverteilung optimal ist, oder ob noch Nachbesserungsbedarf besteht. Kurzfristig kann digitale Zeiterfassung bei entsprechender Funktionalität zur Disposition genutzt werden.
- Kommunikation: Mit digitaler Zeiterfassung werden viele Informationen, die den Kunden betreffen unmittelbar erfasst. Sobald diese Infos im System sind können sie ausgewertet und weiterverwendet werden. Das erleichtert und beschleunigt die Kommunikation.
Arbeitserleichterung für Außendienstmitarbeiter
Wenn der Zeitaufwand für alle Tätigkeiten von den Mitarbeitern schnell, effizient und detailgetreu festgehalten wird, lassen sich Prozesse und Abläufe im Außendienst bestmöglich evaluieren. Dadurch können Sie Arbeitsabläufe schneller und besser optimieren. Und das Wichtigste: Mit einer digitalen Zeiterfassung sparen Sie Ihren Mitarbeitern sehr viel Zeit – Zeit, die für die Kundenbetreuung frei wird. Hier in Beispiel:
Mitarbeiter Huber erfasst seine Tätigkeit im Außendienst mit digitaler Zeiterfassung in Echtzeit. Bei der Evaluierung am Ende des Monats stellt der Vertriebsleiter fest, dass Mitarbeiter Huber sehr viel Zeit mit dem Erstellen passender Angebote für seine Kunden beschäftigt ist – eine Aufgabe, die großteils auch von Mitarbeitern im Innendienst erledigt werden könnte. Die Aufgaben werden also neu verteilt, Mitarbeiter Huber hat somit wieder mehr Zeit sich mit den Kunden vor Ort zu beschäftigen.
