5 Anforderungen an ein gutes Zeiterfassungssystem
Die Anforderungen an die Zeiterfassung unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und hängen von vielen Faktoren ab. Branche und Unternehmensgröße machen meist den entscheidenden Unterschied aus. Trotzdem gibt es gewisse Eigenschaften, die ein Zeiterfassungssystem unabhängig von diesen Faktoren erfüllen sollte. Wir haben die für uns 5 wichtigsten im Folgenden zusammengefasst:
1) Ein ideales Zeiterfassungssystem ist einfach, d. h. vor allem einfach zu bedienen. Das erspart nicht nur Einschulungen, sondern stellt auch einen Anreiz für die Mitarbeiter dar, das Zeiterfassungssystem in vollem Umfang zu nutzen.
3) Neben Aktualität und einfacher Bedienung ist es wichtig, dass Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung in einem strukturierten Rahmen festgehalten werden können. Vor allem für größere Betriebe ist eine ordentliche Aufgabenstruktur unbedingt notwendig. Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer ist es essentiell und auch interessant zu wissen, was während eines Arbeitstages geleistet wurde. Dies schafft Transparenz für beide Seiten.
4) Weiters sollte Zeiterfassung auch so unmittelbar wie möglich erfolgen, also idealerweise in Echtzeit, um lästiges nachträgliches Erfassen von Arbeitszeit oder Projektzeit zu vermeiden: Morgens starten, tagsüber Projekte aufzeichnen, abends stoppen – Fertig.
5) Eine wichtige Eigenschaft eines guten digitalen Systems zur Zeiterfassung ist zudem, dass es überall eingesetzt werden kann. Viele Unternehmen haben Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit nicht im Büro, sondern vor Ort beim Kunden erledigen. Dienstreisen fallen ebenfalls häufig an. Zeiterfassung sollte daher unbedingt auch mobil sein.
6) Urlaubsverwaltung: Ein vollständiges Zeiterfassungssystem muss einen Urlaubsplaner enthalten. Ein Verwaltungstool, das die Urlaubsbuchung ohne Papierkram und gleichzeitig eine einfache Planung mit einem Kalender ermöglicht.
Ein Zeiterfassungssystem, das Ihre Anforderungen erfüllt
Überall: Als Webanwendung und per App am Smartphone nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter timr zu jeder Zeit und an jedem Ort. Wenn Sie unterwegs sind und gerade keinen Internet- oder Mobilfunkempfang haben, können Sie Ihre Zeiten ganz einfach offline erfassen. Sobald Sie wieder online sind, werden Ihre Zeitaufzeichnungen automatisch an den Server übertragen.
Einfach und Unmittelbar: Die Bedienung der timr Zeiterfassung erfolgt schnell und effizient. Wenn Sie zu arbeiten beginnen, drücken Sie auf Start. Wenn Sie Ihre Arbeit beenden, drücken Sie auf Stopp. Arbeitszeit und Projektzeit halten Sie also in Echtzeit fest und ersparen sich so lästiges Nachtragen.
Sie legen Ihre Aufgabenstruktur fest: Kunden, Projekte und Aufgaben legen sie in der timr Webanwendung nach Ihren Bedürfnissen an. Die Mitarbeiter buchen Zeit auf die konkrete Aufgabe. Damit können Sie Aufträge schneller und genauer abrechnen.
Live-Überblick: Als Administrator sehen Sie jederzeit die aktuellen Zeiten Ihrer Mitarbeiter ein. Entscheidungen treffen Sie damit schnell und auf Basis konkreter Daten.
