Zeiterfassung Pflicht – Aktuelle Rechtslage & Ausblick auf 2025
Aktuell herrscht bei Arbeitgebern in Deutschland noch viel Unklarheit hinsichtlich der elektronischen Zeiterfassungspflicht. Sowohl für große Unternehmen als auch für Kleinbetriebe gibt es noch viele offene Fragen zur Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit.
Wir haben alle wichtigen Informationen für Sie zusammengestellt und geben einen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage sowie einen Ausblick darauf, was Sie 2025 erwartet.
Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen werden
- Status Quo: Was aktuell zur Zeiterfassung Pflicht in Deutschland gilt
- Worauf Sie sich 2025 bei der Arbeitszeiterfassungspflicht einstellen müssen
- Vorteile einer digitalen Lösung zur Erfüllung Ihrer Zeiterfassungspflicht
- Häufig gestellte Fragen – FAQs
Inhaltsverzeichnis
1. Was aktuell zur Zeiterfassungspflicht gilt
Wichtig für alle Arbeitgeber:
Experten sind sich weitgehend einig: In Deutschland wird die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung kommen. Bis dazu ein neues Arbeitszeitgesetz mit den konkreten Rahmenbedingungen eingeführt wird, gelten für Sie die bereits bestehenden gesetzlichen Vorschriften.
Bisherige gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland
- Arbeitszeitgesetz von 1994 (ArbZG): Pflicht zur Erfassung von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonntagen und Feiertagen.
- „Stechuhr-Urteil“ des EuGH 2019 (C-55/18 vom 14.05.2019), gültig in allen Mitgliedsstaaten der EU: Um einen effektiven Arbeitsschutz zu gewährleisten, sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu schaffen, mit dem die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit täglich und lückenlos dokumentiert wird.
- Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 (1 ABR 22/21): 3 Jahre nach dem Stechuhr-Urteil ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 dem EuGH-Urteil gefolgt und hat festgestellt, dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos dokumentieren müssen.
Folgende Vorgaben müssen Sie derzeit einhalten:
- Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Branche, sind zur Erfassung der täglichen Netto-Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Dauer und Pausenzeiten von allen ihren Mitarbeitern verpflichtet. Inkludiert sind somit auch Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen.
- Die Verpflichtung besteht auch für alle Arbeitsorte, also auch für Außendienst, Dienstreise, Homeoffice etc….
- Ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht der Netto-Arbeitszeit ist zur Zeit noch nicht unmittelbar strafbar, da die gesetzliche Ausgestaltung dazu bisher noch fehlt. Missachten Sie jedoch die Aufzeichnungspflicht des ArbZG für Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen, drohen schon jetzt hohe Bußgelder.
- Darüber hinaus müssen Sie nach aktuellem ArbZG Überstunden und Arbeitszeiten am Wochenende dokumentieren. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen schon jetzt hohe Geldstrafen bei Verstößen.
- Eine Ausnahme für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht aktuell für leitende Angestellte.
- Sie können die Aufzeichnung der Arbeitszeit an Dritte, so auch an Ihre Mitarbeiter delegieren. Grundsätzlich sind aber Sie selbst zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer verpflichtet. Diese Pflicht kann auch auf ausgewählte Mitarbeiter delegiert werden. Die Verantwortung bleibt dabei bei Ihnen.
- Die Nutzung eines elektronischen Systems zur Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich noch nicht erforderlich. Es ist aber nur noch eine Frage der Zeit, bis die elektronische Zeiterfassung gesetzlich zur Pflicht wird. Deshalb ist es ratsam, schon jetzt auf eine gute digitale Zeiterfassung wie timr umzusteigen – ohne Zeitdruck.
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2. Worauf Sie sich bei der Zeiterfassungspflicht 2025 einstellen müssen
Bereits 2023 wurde durch das BMAS ein Gesetzesentwurf zur Frage, wie die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit konkret erfolgen soll, erarbeitet. Dieser Vorschlag wurde im April 2023 an die Öffentlichkeit geleakt. Bisher wurde noch kein entsprechendes Gesetz erlassen. Aus dem Entwurf des BMAS lässt sich aber ableiten, worauf sich Unternehmen in Zukunft einstellen müssen.
Referentenentwurf sieht Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung in Deutschland vor
Im Entwurf ist eine wesentliche Neuerung vorgesehen: Arbeitgeber sollen die gesamte Arbeitszeit aller Arbeitnehmer nicht nur täglich und lückenlos, sondern auch in elektronischer Form erfassen.
Aber es sind auch noch weitere Vorgaben darin enthalten, wie die Zeiterfassung in einem neuen Arbeitszeitgesetz erfolgen soll.
2.1 Wer ist zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber von der Zeiterfassungspflicht betroffen und der Gesetzesentwurf sieht auch die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für fast alle Betriebe vor.
Eine Ausnahme von der digitalen Zeiterfassung besteht darin für Kleinbetriebe von bis zu 10 Mitarbeitern – hier wären lt. Gesetzesentwurf, auch handschriftliche Aufzeichnungen ausreichend. Eine weitere Ausnahme soll es auch für Arbeitgeber geben, die einem Tarifvertrag unterliegen, der eine entsprechende Ausnahmeregelung vorsieht.
Der Gesetzentwurf räumt allerdings Übergangsfristen zur Umstellung auf eine elektronische Zeiterfassung ein, gestaffelt nach Anzahl der Arbeitnehmer.
2.2 Wie lange haben Sie Zeit, um auf die digitale Zeitwirtschaft umzustellen?
| Anzahl der Arbeitnehmer | Umstellungsfrist |
|---|---|
| bis zu 10 | Die elektronische Erfassung ist dauerhaft nicht vorgesehen. Eine handschriftliche Aufzeichnung auf Papier ist ausreichend. |
| bis zu 50 | 5 Jahre |
| bis zu 250 | 2 Jahre |
| 250 oder mehr | 1 Jahr |
2.3 Was genau muss eine Arbeitszeiterfassung beinhalten?
Damit Sie jedoch die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und der Ruhezeiten (Pause, tägliche und wöchentliche Ruhezeit) sicherstellen können, müssen Sie für alle Mitarbeiter jedenfalls folgendes dokumentieren:
- Beginn & Ende
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Überstunden
Im Gesetzesentwurf wird zudem von der täglichen Erfassung der Arbeitszeit gesprochen.
2.4 Wer muss Arbeitszeiten erfassen?
Sie als Arbeitgeber sind für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Also müssen Sie ein System schaffen, mit dem Sie die Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters täglich, transparent und lückenlos dokumentieren können. Das System muss Ihren Mitarbeitern auch zugänglich sein.
Die Zeiterfassungspflicht gilt dabei unabhängig vom Arbeitsort. Somit müssen Sie auch die Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern, Dienstreisenden und Arbeitnehmern im Homeoffice oder Workation erfassen. Lediglich für leitende Angestellte besteht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Sie können die Arbeitszeitaufzeichnung an Dritte delegieren. Häufig werden damit die Personalabteilung, Schichtleiter oder Abteilungsleiter betraut. Mit Vereinbarung dürfen Ihre Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auch selbst aufzeichnen. Dies ist vor allem bei Mitarbeitern sinnvoll, die außerhalb des Betriebs ihre Arbeit verrichten, wie zB im Homeoffice oder Außendienst.
Einfache Kontrolle mit digitaler Zeiterfassung
Die Verantwortung für die Zeiterfassung liegt stets bei Ihnen als Arbeitgeber, auch wenn Sie die Durchführung an die Mitarbeiter oder Dritte delegiert haben.
Ist dies der Fall, sind Sie verpflichtet, die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig auf alle gesetzlich relevanten Vorschriften hin zu kontrollieren. Und das sollten Sie am Besten auch nachweisen können!
Mit timr wird das für Sie ein Kinderspiel, denn unsere Software erledigt die rechtlichen Überprüfungen auf Basis ihrer hinterlegten Arbeitszeitregeln voll automatisch!
2.5 Ist bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht mit Geldbußen zu rechnen?
Im Gesetzesentwurf sind Geldbußen für Arbeitgeber, die gegen Bestimmungen zur elektronischen Zeiterfassungspflicht verstoßen, vorgesehen.
Demnach könnten Verstöße mit Geldbußen von bis zu 30.000 Euro belangt werden, beispielsweise wenn Arbeitgeber mit Vorsatz oder Fahrlässigkeit Aufzeichnungen
- überhaupt nicht
- nicht korrekt
- nicht vollständig
- nicht in der vorgeschriebenen Weise
- nicht rechtzeitig
führen oder nicht für mindestens 2 Jahre aufbewahren. Zudem sollen die Arbeitszeitaufzeichnungen stets zugänglich für die Kontrolle durch Behörden sein.
2.6 Wer darf Arbeitszeiten einsehen?
In Deutschland dürfen verschiedene Parteien die Zeiterfassung eines Arbeitnehmers einsehen, wobei der Datenschutz und die gesetzlichen Regelungen beachtet werden müssen. Folgende Personen bzw. Behörden können ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme in die Zeiterfassung haben können:
- Arbeitgeber
- Arbeitnehmer
- Betriebsrat
- Aufsichtsbehörden (zB Arbeitsinspektion oder die Deutsche Rentenversicherung)
- Datenschutzbeauftragter
Der Zugriff auf die Zeiterfassung muss immer im Einklang mit den Datenschutzvorschriften erfolgen. Dies bedeutet, dass nur die relevanten und notwendigen Daten eingesehen werden dürfen und dass die betroffenen Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie den Zugriff auf die Zeiterfassungsdaten auf die oben genannten berechtigten Interessen beschränken und entsprechend formal regeln müssen.
2.7 Wie es mit der Zeiterfassung Pflicht 2025 weitergeht – Ein Ausblick
Mit einer zeitnahen Umsetzung des Referentenentwurfs zur Zeiterfassungspflicht ist wohl auch für 2025 noch immer nicht zu rechnen.
Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassungspflicht war von Experten aus facheinschlägigen Kreisen kurz nach der Vorlage des Referentenentwurfs erwartet worden. Wider erwarten zieht sich die Begutachtung, Diskussion und Umsetzung des Entwurfs aber in die Länge.
Auch wenn die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung so gut wie gesichert scheint, ist die Ausgestaltung im Detail noch nicht absehbar. Vor allem die Zeiterfassungspflicht für Kleinbetriebe ist noch Gegenstand von Diskussionen.
Obwohl für Mitte 2024 angekündigt (Kurzmeldung des Deutschen Bundestages vom 05.01.2024), liegen aktuell noch keine Projekt-Ergebnisse dazu vor, wie die elektronische Zeiterfassung ohne übermäßige Belastung auch für kleinere Betriebe eingeführt werden könnte.
Die Bundesregierung konnte bisher auch noch keinen Zeitplan dafür nennen, wann ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung kommen wird (Kurzmeldung des Deutschen Bundestages vom 02.07.2024). Ob bzw. ab wann die elektronische Zeiterfassungs-Pflicht 2025 kommen wird, ist ungewiss.
Unsere Empfehlung!
Warten Sie nicht länger auf die gesetzliche Neuregelung zur Zeiterfassungspflicht. Werden Sie schon jetzt proaktiv tätig und etablieren Sie ohne Zeitdruck eine moderne, digitale und EU-rechtskonforme Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen, mit der Sie für 2025 und darüber hinaus gerüstet sind.
Nicht nur, dass Sie damit dem Gesetzgeber in Deutschland bereits jetzt einen Schritt voraus sind – Sie optimieren damit auch sämtliche HR-Prozesse in Ihrem Betrieb.
Entsprechende digitale Lösungen für die Arbeitszeiterfassung gibt es sowohl für Kleinbetriebe als auch für größere Unternehmen.
3. Digitale Zeiterfassung – So erfüllen Sie 2025 mühelos Ihre Arbeitszeiterfassungspflicht
Gesetzlich müssen Sie jedenfalls ein System schaffen, das objektiv, zuverlässig, zugänglich und in Zukunft auch elektronisch ist.
Denkbare Technologien sind also
- Apps am Smartphone oder Tablets,
- Programme am PC – webbasiert oder lokal – oder auch
- digitale Stechuhren/Terminals.
- Auch einfache Excel-Listen wären lt. Gesetzesentwurf zulässig und können Ihren Zweck erfüllen, sind aber mit einem hohen Zeitaufwand und hoher menschlicher Fehleranfälligkeit verbunden.
Unser Experten Tipp
Achten Sie bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungslösung darauf, dass sich diese an Ihre konkrete Arbeitssituation oder den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter anpassen lässt!
Denken Sie bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungsmethode auch an den Arbeitsort. Im Homeoffice oder im Außendienst eignen sich Zeiterfassungsprogramme, die am Computer genutzt werden können, sehr gut. Für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig Zugang zu einem PC haben, bieten sich besonders Softwarelösungen am Handy oder Tablet an.
Wir empfehlen eine digitale Zeiterfassung, um der geplanten Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung zu entsprechen. Eine digitale Zeiterfassung wie timr bietet Ihnen nämlich zahlreiche Vorteile!
Vorteile einer digitalen Zeiterfassung wie timr
Die Verwendung einer digitalen Zeiterfassung wie timr bringt nicht nur für den Arbeitgeber zahlreiche Vorteile mit sich. Auch Arbeitnehmer profitieren von unserer Softwarelösung:
Arbeitgeber
- Minutengenaue Zeitabrechnung
- Automatische Berechnung des Stunden- und Urlaubssaldos
- Effiziente und korrekte Gehaltsabrechnung
- Größere Rechtssicherheit, Transparenz und Übersicht
- Optimierung der Arbeitsprozesse durch Minimierung von Fehlern
- Integrationsmöglichkeiten in andere HR-Systeme und Softwarelösungen
Arbeitnehmer
- Einfache Bedienung
- Genaue Erfassung aller Zeiten – auch im Home Office oder Außendienst
- Einfachere Urlaubsplanung und Antragsstellung
- Jederzeit Einsicht in die eigenen Arbeitszeiten sowie den Stunden- und Urlaubsstand
- Bessere Selbstkontrolle der Lohnabrechnungen
- Arbeitsschutz: Potentielle Ausbeutung durch zu viel geleistete Arbeit wird erschwert
4. FAQ
Was steht derzeit im Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeiterfassung?
Im Arbeitszeitgesetz ist die verpflichtende Dokumentation von Arbeitszeiten an Wochenenden und Überstunden vorgegeben. Ebenso die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Eine Verpflichtung zur täglichen Dokumentation der gesamten Arbeitszeit oder eine elektronische Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber ist darin aktuell nicht zu finden. Die bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland basiert auf einem Urteil des EuGH sowie einem nachfolgenden Urteil des BAG.
Darf der Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten, bis das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst ist?
Nein, schon jetzt gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland. Sie müssen demnach den Beginn, das Ende, die Dauer der Arbeitszeit täglich erfassen. Ebenso Überstunden und Arbeiten an Wochenenden. Wie sie ihre Pflicht erfüllen müssen, ist aktuell gesetzlich noch nicht vorgeschrieben.
Hat ein Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht zur Zeiterfassung?
Ja, wurde im Betrieb ein Betriebsrat gewählt, hat dieser nach § 87 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung. Somit ist er auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems, mit dem die Arbeitszeiterfassungspflicht erfüllt werden soll, hinzuzuziehen.
Kann der Arbeitgeber die Erfassung auf seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer delegieren?
Ja, der Arbeitgeber kann wie bisher die Aufzeichnung an Arbeitnehmer delegieren. Er bleibt jedoch weiterhin für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorgaben, wie zB Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten usw., verantwortlich.
Was gilt hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung für mobile Arbeit?
Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort, also auch im Homeoffice. Ebenso die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten. Das bedeutet, dass auch diese bei mobiler Arbeit, wie zB Homeoffice oder Workation, eingehalten werden müssen.
