Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was Sie dazu wissen müssen

1. Was ist Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist die Zeitspanne, in der ein Arbeitnehmer seine Arbeitskraft dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Sie umfasst alle Zeiträume, in denen der Arbeitnehmer verpflichtet ist, seine Tätigkeit auszuüben oder sich für die Arbeit bereit zu halten. Dazu zählen grundsätzlich auch Dienstreisen. Reine Wegzeiten zur Betriebsstätte zählen nicht zur Arbeitszeit.

2. Wo sind Arbeitszeiten und die Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Die gesetzlichen Regelungen zu Arbeits- und Ruhezeiten finden Sie in der Schweiz im Arbeitsgesetz (ArG) und den dazugehörigen Verordnungen (ArGV 1-5).

Eine Übersicht dazu finden Sie hier: Arbeitsgesetz und Verordnungen

Zusätzlich können zwischen Arbeitgebern oder Arbeitgeberverbänden und Arbeitnehmerverbänden sogenannte Gesamtarbeitsverträge (GAV) bestehen. Diese regeln die Arbeitsbedingungen und das Verhältnis zwischen den Parteien. Die Ausgestaltung der GAV ist in den Artikeln 356 bis 358 des Obligationsrechtes geregelt.

3. Wer muss die Arbeitszeit erfassen? 

Alle Unternehmen sind gemäß dem Arbeitsgesetz (ArG) und den dazugehörigen Verordnungen (ArGV) verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen.

Obwohl die Aufzeichnung grundsätzlich in der Verantwortung der Unternehmen liegt, können Sie die Erfassung der Arbeitszeit an die Mitarbeitenden delegieren. 

4. Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Das kommt ganz auf die Position, den Grad an Autonomie, Verantwortung und das Bruttojahreseinkommen Ihrer Mitarbeitenden an und welche Methode zur Zeiterfassung sie nutzen möchten.

Drei Varianten der Arbeitszeiterfassung sind laut schweizerischem Arbeitsgesetz (ArG) möglich:

4.1 Systematische Arbeitszeiterfassung 

Die systematische Zeiterfassung ist in der Schweiz die Standardvariante und für alle Arbeitnehmer relevant, die ihre Arbeitszeiten nicht selbstständig festlegen können. 

4.1.1 Welche Informationen müssen erfasst werden?

Im Detail haben Sie als Unternehmer laut Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) die Pflicht Folgendes für Ihre Arbeitnehmer zu erfassen:

• Start und Ende sowie Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit 
• Ausgleichszeiten
• Überzeitarbeit
• wöchentliche Ruhe- und/oder Ersatzruhetage, außer diese fallen regelmäßig auf einen Sonntag
• Lage und Dauer der Pausen

4.2 Vereinfachte Zeiterfassung

Wenn Ihre Arbeitnehmer über eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung der Arbeitszeit verfügen, wie zB bei einer Gleitarbeitszeit, gibt es laut Art. 73b ArGV 1 auch die Möglichkeit der vereinfachten Zeiterfassung. 

4.2.1 Welche Informationen müssen erfasst werden?

Bei dieser Variante müssen Sie bzw. Ihre Arbeitnehmer generell nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen (Tagessaldo).

Bei Nacht- und Sonntagsarbeit müssen Sie zusätzlich Beginn und Ende des betreffenden Einsatzes dokumentieren, damit Lohn- und Zeitzuschläge korrekt berechnet werden können.

4.2.2 Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Abhängig von der Größe Ihres Betriebes müssen Sie folgende gesetzliche Vorgaben erfüllen:

4.3 Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz in der Schweiz (Art. 73a ArGV 1) sieht auch die Möglichkeit vor, unter bestimmten Voraussetzungen gänzlich auf die Arbeitszeiterfassung zu verzichten.

Dafür müssen vor allem folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Das Vorhandensein eines Gesamtarbeitsvertrages (GAV), in dem der Verzicht für bestimmte Mitarbeitende schriftlich geregelt ist.

• Die betreffenden Mitarbeiter, die diesem Verzicht unterliegen, können sich ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen und ihre Arbeit autonom gestalten. Es kommt daher nicht unbedingt darauf an, wie hoch ein Arbeitnehmer in der Hierarchie steht. Ausschlaggebend ist die mit der Tätigkeit verbundene Autonomie und der zur Verfügung stehende Gestaltungsfreiraum.

• Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung setzt für die betreffenden Mitarbeiter ein Bruttojahreseinkommen von mehr als CHF 120.000,- inkl. Boni voraus. Dieser Betrag verringert sich im Falle einer Teilzeitanstellung anteilsmäßig.

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen den Verzicht auf die Zeiterfassung individuell schriftlich vereinbaren. Beide Seiten haben das Recht, diese individuelle Vereinbarung jährlich am Ende des Jahres zu widerrufen.

4.3.1 Ausnahme – Keine Zeitaufzeichnungspflicht für das Topmanagement

Für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern gilt das Arbeits- und Ruhezeitengesetz der Schweiz nicht (Art. 9 ArGV 1). In der Regel handelt es sich dabei um leitende Angestellte auf höchster Ebene, also in der Geschäftsleitung (CEO, CFO etc.). Diese können für den gesamten Betrieb und für das Geschäft maßgebliche Entscheidungen treffen. In diesem Fall entfällt automatisch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

5. Wer kontrolliert und sanktioniert die Arbeitszeiterfassung?

Die Einhaltung der Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung wird von den zuständigen Arbeitsinspektoraten des jeweiligen Kantons überwacht. 

Die Aufbewahrungsfrist zur Erfüllung Ihrer Nachweispflicht der Arbeitszeiterfassung beträgt 5 Jahre. 

Bei Verstößen gegen die Erfassungspflicht können Sanktionen gegen den Arbeitgeber verhängt werden. Diese reichen von der Abmahnung und der Aufforderung zur Verbesserung bis hin zu Busse bei wiederkehrenden Verstößen.

In Gesamtarbeitsverträgen (GAV) können zudem auch weitere Sanktionen festgelegt werden.

6. Arbeitszeiterfassung & Datenschutz

Achten Sie neben gesetzlichen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung auch auf die Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzes. Wählen Sie daher unbedingt ein Zeiterfassungssystem, das auch die Gesetze des Datenschutzes zuverlässig berücksichtigt.

6.1 Ihre Pflichten als Arbeitgeber

• Informationspflicht: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden.
• Datensicherheit: Arbeitgeber müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.
• Datenbearbeitungsreglement: Arbeitgeber müssen ein Reglement zur Datenbearbeitung erstellen, das die internen Regeln, Verfahren und technischen Maßnahmen beschreibt.

6.2 Rechte der Arbeitnehmer

• Auskunftsrecht: Arbeitnehmer haben das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
• Berichtigungsrecht: Arbeitnehmer können die Berichtigung falscher Daten verlangen.
• Löschungsrecht: Unter bestimmten Umständen können Arbeitnehmer die Löschung ihrer Daten verlangen.

FAQs zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

Gibt es Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht?

Ja! Obwohl das Arbeitsgesetz auf alle Betriebe und auf alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Schweiz anwendbar ist, gibt es bestimmte Ausnahmen, und zwar für leitende Angestellte in höherer Position sowie Handelsreisende und Arbeitnehmer, die über eine gewisse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit verfügen.

Welche Methoden sind zur Zeiterfassung geeinget?

In welcher Form oder mit welchem Tool die Arbeitszeit erfasst wird, ist im Arbeitsgesetz nicht ausdrücklich vorgeschrieben. Sie können daher selbst wählen, welches Zeiterfassungssystem Sie verwenden möchten. Informieren Sie sich hier, welche Zeiterfassungsmethoden Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie Ihre Arbeitszeiterfassung am besten einführen.