Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Gesetzeslage 2025, Methoden und Vorteile

Arbeitszeiterfassung hat den Zweck, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit – wie Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Ruhepausen – sicherzustellen. Darüber hinaus schafft eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Arbeitszeiterfassung ist somit ein essenzieller Bestandteil der Personaladministration.

1. Warum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig?

In Deutschland besteht schon jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Neben der Pflichterfüllung liefert eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit aber noch viele weitere wichtige Funktionen:

• Sie liefert einen Überblick über alle geleisteten Arbeitszeiten und hilft bei der Planung und Organisation von betrieblichen Abläufen und der Budgeterstellung.
• Sie dient zur Kontrolle der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, wie zB gesetzliche Pausen, Höchstarbeitszeitgrenzen oder Ruhezeiten.
• Auf Basis des Stundennachweises wird das Entgelt der Mitarbeiter berechnet und ausbezahlt. 
• Mit einer Arbeitsfassung wird sichergestellt, dass Überstunden korrekt aufgezeichnet und abgerechnet werden.

2. Gibt es 2025 eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? 

Ja, Arbeitgeber müssen in Deutschland die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Dauer lückenlos erfassen. Zusätzlich sind Überstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen verpflichtend aufzuzeichnen.

2.1 Wo ist die Arbeitszeiterfassung geregelt?

In Deutschland gibt es aktuell folgende gesetzliche Grundlagen zur Arbeitszeiterfassungspflicht:

1. Arbeitszeitgesetz von 1994 (ArbZG): Schreibt die Erfassung von Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen vor.
2. „Stechuhr-Urteil“ des EuGH 2019 (C-55/18 vom 14.05.2019), gültig in allen Mitgliedsstaaten der EU: Arbeitgeber müssen ein System zur Arbeitszeiterfassung schaffen, mit dem die tatsächliche Arbeitszeit aller Mitarbeiter täglich und lückenlos dokumentiert wird. Zweck der Zeiterfassung ist es, einen effektiven Arbeitsschutz zu gewährleisten. 
3. Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat das Urteil des EuGH bestätigt und festgestellt, dass Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich und lückenlos aufzeichnen müssen.

Experten sind sich zudem weitgehend einig, dass in absehbarer Zeit eine elektronische Zeiterfassung für Unternehmen in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben wird. 

Wann genau ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung kommen wird, ist derzeit aber noch ungewiss.

2.2 Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Alle Unternehmen müssen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter täglich mit Beginn, Ende und Dauer erfassen.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt somit nicht nur für Arbeitgeber aus bestimmten Branchen, die dem Schwarzarbeitsmarktbekämpfungsgesetz unterliegen oder Minijobber beschäftigen.

Grundsätzlich unterliegen Sie direkt als Arbeitgeber der Pflicht zur Zeiterfassung. Sie können die Aufzeichnung der Arbeitszeiten aber auch an Dritte oder direkt an die Arbeitnehmer delegieren

2.3 Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Für leitende Angestellte müssen Sie keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Diese sind generell vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. 

Weitere Ausnahmen sind für Beschäftigte möglich, deren Arbeitszeit aufgrund der Besonderheiten der Tätigkeit nicht berechnet und/oder vorgegeben ist, beispielsweise (leitende) Forschungsmitarbeiter.

2.4 Das Neueste zur Arbeitszeiterfassung

• 21.08.2024: Urteil des Verwaltungsgerichts Hamburg (15 K 964/24) bestätigt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
• 02.07.2024: Kurzmeldung des Deutschen Bundestags dazu, dass noch kein genauer Zeitplan dafür feststeht, wann das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung kommen wird
• 05.01.2024: Ankündigung des Deutschen Bundestags Projekt-Ergebnisse zur elektronischen Zeiterfassung in Kleinbetrieben evaluieren zu wollen

3. Diese Methoden für die Arbeitszeiterfassung gibt es

Für die Zeiterfassung stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung – vom handgeschriebenen Papierzettel bis hin zu fortschrittlichen Softwarelösungen, die eine Automatisierung und Integration in andere Geschäftsprozesse ermöglichen.

• Stundenzettel per Papier: Aktuell erfüllen Sie so noch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der geplanten elektronischen Aufzeichnungspflicht wird diese Methode jedoch für viele Unternehmen bald der Vergangenheit angehören. 
• Excel-Tabelle: Vor allem kleinere Unternehmen nutzen gerne noch zur Arbeitszeiterfassung Excel Tabellen oder andere elektronisch geführte Listen.
• Stempeluhr bzw. Stechuhr: Traditionelle Stechuhren mit Papierkarten erfüllen derzeit noch ihren Zweck. Mit der geplanten elektronischen Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland wird sich das vermutlich bald ändern.
• Digitale Zeiterfassung: Die effektivste Lösung ist eine digitale Arbeitszeiterfassung. Dabei stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, die Zeiterfassung an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen flexibel anzupassen.

Digitale Zeiterfassung – eine moderne Lösung für Unternehmen jeder Größe

Bei der Digitalen Zeiterfassung nutzen Sie eine Software für Arbeitszeiterfassung auf elektronischen Geräten. Damit reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand enorm. Folgende Lösungen für digitale Zeiterfassung stehen zur Verfügung:

4. Diese Vorteile haben Sie durch eine digitale Zeiterfassung wie timr  

Die Verwendung einer guten elektronischen Zeiterfassungssoftware bietet Ihnen unschätzbare Vorteile, um die Verwaltung der Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Flexibilität Elektronische Zeiterfassungsprogramme passen sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens an und ermöglichen die Erfassung verschiedener Arbeitszeitmodelle.	Einhaltung der Gesetze und Compliance Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeitgrenzen kann leichter überprüft werden. Damit haben Sie mehr Kontrolle. Zusätzlich erfüllen Sie mühelos die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Korrekte Überstunden und Lohnabrechnung Korrekte Stundennachweise sind die Basis für die Berechnung von Löhnen, Gehältern und Überstunden und gewährleisten, dass Mitarbeiter für ihre geleisteten Arbeitsstunden korrekt bezahlt werden.	Kosteneinsparung durch Zeitersparnis Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zeitwirtschaft und Verwaltung der Arbeitszeiten drastisch erleichtert, da viele Prozesse automatisiert werden. Sie reduzieren den administrativen Aufwand somit um ein Vielfaches.
Transparenz und Fairness Sie und Ihre Mitarbeiter haben einen transparenten Einblick in alle geleisteten Arbeitsstunden, den aktuellen Zeitsaldo und den Urlaubsstand.	Steigerung der Effizienz und Produktivität Mit der genauen Aufzeichnung der Arbeitszeit können Sie Engpässe leichter identifizieren, Ressourcen effektiver planen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter effizient arbeiten.
Genaue Analyse Mit elektronischen Zeiterfassungsprogrammen können Sie die erfassten Zeiten schnell und einfahc auswerten. Dadurch können Sie Personalkosten viel genauer abschätzen und in Ihre Jahresbudgetplanung mit aufnehmen.	Detaillierte Berichterstattung Mit elektronischen Zeiterfassungsprogrammen erstellen Sie per Mausklick detaillierte Berichte über Arbeitszeiten und Projektzeiten. Diese Berichte können Sie jederzeit exportieren und zum Beispiel an die Lohnverrechnung weiterleiten.

5. Worauf Sie bei der Einführung einer Arbeitszeiterfassung achten sollten

Eine Zeiterfassung neu im Unternehmen einzuführen, ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Mit der richtigen Herangehensweise sorgen Sie aber für einen reibungslosen Ablauf.

Um eine neue Arbeitszeiterfassung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Sorgen Sie für eine gute Vorbereitung: Definieren einen Zeitplan und legen Sie Ziele sowie Verantwortlichkeiten fest. Achten Sie dabei auf Transparenz für alle Beteiligten und eine gute Kommunikation.
• Starten Sie mit einer Testphase: Eine Pilotphase mit einem begrenzten Projektteam hilft Ihnen, die neue Zeiterfassung auf Herz und Nieren zu prüfen und noch offene Fragen zu klären.
• Schulen Sie die Mitarbeiter: Damit Sie die Vorteile Ihres neuen Zeiterfassungssystems voll ausschöpfen können, müssen Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung tagtäglich korrekt anwenden. Mit einer Einschulung beugen Sie Fehlern und Missverständnissen vor.

6. Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde der Schutz von personenbezogenen Daten europaweit normiert. 

Arbeitszeiten zählen zu den personenbezogenen Daten und sind somit besonders schutzwürdig. 

Auch bei der Zeiterfassung müssen Unternehmen daher den Datenschutz berücksichtigen. Die Ausgestaltung der konkreten Schutzmaßnahmen hängt dabei von der sogenannten “Datenkategorie” ab. Aus dieser ergibt sich, wie “sensibel” die Daten sind, die Sie speichern und verarbeiten. Dabei gilt der Grundsatz: je sensibler die Daten, desto umfassender sind die zu treffenden Schutzmaßnahmen.

Was schreibt die DSGVO für Arbeitszeiten konkret vor?

Unternehmen müssen lt. DSGVO nachweislich sicherstellen, dass die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vor unerlaubter Weitergabe und Missbrauch geschützt werden.

Um dies zu gewährleisten, müssen Sie folgende Kontrollprinzipien bei der Auswahl und Nutzung Ihres Zeiterfassungssystem berücksichtigen und implementieren: 

1. Zugangskontrolle: Die Nutzungs- und Zugriffsrechte für Ihr Zeiterfassungssystem sind auf autorisierte Personen zu beschränken.
2. Weitergabekontrolle: Es muss sichergestellt werden, dass während der Nutzung des Systems kein unbefugtes Lesen, Kopieren oder Manipulieren der personenbezogenen Arbeitszeitdaten möglich ist.
3. Eingabekontrolle: Jede Änderung an den erfassten Daten muss nachverfolgbar sein (Revisionssicherheit).
4. Verfügbarkeitskontrolle: Die erfassten Daten müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.
5. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten zur Arbeitszeiterfassung muss separat von anderen Daten erfolgen. Arbeitszeitdaten dürfen ohne Zustimmung der Mitarbeiter nicht für andere Zwecke genutzt werden.

7. Häufige Fragen – FAQ zur Arbeitszeiterfassung

Was muss eine digitale Zeiterfassung 2025 beinhalten?

Der Referentenentwurf des BMAS sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung zwingend elektronisch erfolgen soll. Die konkreten rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers zur elektronischen Zeiterfassungspflicht sind in vielen Details noch unklar, da bis dato noch kein Gesetz dazu verabschiedet wurde. Einige Punkte, die zukünftig  elektronisch erfasst werden sollen, stehen aber schon fest:

• Dauer der täglichen Arbeitszeit mit genauem Beginn und Ende
• Überstunden
• Pausenzeiten

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht in allen Branchen?

Ja, seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Arbeitszeiterfassungspflicht grundsätzlich für alle Arbeitgeber.

Was gilt bei der Arbeitszeiterfassung in Minijobs?

Für Arbeitnehmer in Minijobs, für die der §17 Mindestlohngesetz Anwendung findet, gilt schon lange eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Diese besteht natürlich weiterhin.

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Zeiterfassung?

Ja. Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung. Wenn Sie als Unternehmer eine Zeiterfassung einführen, müssen Sie den Betriebsrat also auch bei der Auswahl eines geeigneten Systems hinzuziehen.