Für ein erfolgreiches Projekt braucht es einige wichtige Zutaten. Ein tolles Projekt Kickoff Meeting ist eine solche Zutat und bereits ein großer Schritt Richtung Ziel. Ein schlechter Start kann ein Projekt vielleicht sogar zunichte machen, ein guter Start hat das Potenzial für einen optimalen Verlauf des gesamten Projekts zu sorgen. Für ein erfolgreiches Projekt Kickoff sollten Sie daher ein paar Punkte beachten.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Bevor Sie ein Projekt Kickoff Meeting durchführen, sollen Sie sich gut darauf vorbereiten.

✓ Ziele und Visionen

So banal es klingt, wenn Sie ein Projekt starten, ist es besonders wichtig ein klar definiertes Ziel vor Augen zu haben. Was ist es, das Sie erreichen wollen? Wie lautet Ihre Version? Und warum wollen Sie das machen? Diese Fragen sollten unbedingt ganz zu Beginn eines Projekts geklärt werden. Wenn es konkrete Ziele gibt, die erreicht werden sollen und können, ist nicht nur die gesamte Planung des Projekts leichter, sondern auch die Motivation größer.

✓ Ein konkreter Projektplan

Sobald die Projektidee steht, heißt es einen Projektplan erstellen. Dieser sollte auf jeden Fall eine Auflistung aller Ressourcen beinhalten. Welches Material benötigen Sie, welche Fähigkeiten, welches Wissen? Ganz wichtig ist auch einen Zeitplan zu erstellen. Wann soll das Projekt starten, wann soll es beendet sein? Dafür ist die Benennung konkreter Aufgaben von Relevanz: Was muss alles erledigt werden? Bis wann müssen die einzelnen Schritte erledigt sein? Je mehr Ihr Plan beinhaltet, desto besser.

✓ Das richtige Team

Für die Umsetzung eines Projekts ist natürlich ein geeignetes Team eine der wichtigsten Voraussetzungen. Wenn zum Erreichen des Projektziels bestimmte Fähigkeiten notwendig sind, dann sollten Sie sich auch Teammitglieder mit genau diesen Fähigkeiten ins Boot holen.

✓ Auf alles vorbereitet?

Ein Projekt wird nicht immer nach Plan laufen. Im Laufe eines Projekts kann sich herausstellen, dass gewisse Dinge nicht so realisierbar sind, wie ursprünglich geplant. Möglicherweise steigen die Kosten in Bereiche, die so nicht vorgesehen waren. Eventuell kann der Zeitplan nicht eingehalten werden. Vielleicht schleichen sich auch mal Fehler ein, es gibt plötzlich Materialengpässe, ein Teammitglied fällt längerfristig aus, oder springt ab….Mit einem Projekt sind immer auch Risiken verbunden. Diese potenziellen Stolpersteine sollte man vorab bereits identifizieren und sich darüber Gedanken machen, was in so einem Fall zu tun ist. Im Idealfall erstellen Sie also schon vor dem Start des Projekts eine Art Notfallplan.

Das Kickoff Meeting

Wenn erst einmal ein Plan steht und das Projektteam ausgewählt wurde steht vor dem endgültigen Start des Produktionsprozesse idealerweise ein Kickoff Meeting am Programm. Dieses Meeting ist extrem wichtig, denn es ist zwar ein sehr früher Meilenstein im Ablauf eines Projekts, aber auch einer, der umso bedeutender ist. Verdeutlichen lässt sich das vielleicht am besten mit einem Vergleich: Stellen Sie sich die deutsche Nationalmannschaft vor dem WM-Finalspiel vor. Das Wichtigste bevor die Mannschaft aufläuft ist ohne Zweifel die Ansprache von Jogi Löw. Seine Aufgabe ist es die 11 zu motivieren und Sie auf das Spiel einzustimmen. Das Projekt Kickoff Meeting hat eine ähnliche Funktion. Es dient dazu das Projektteam mit der Projektidee nicht nur vertraut zu machen, sondern es auch dafür zu begeistern und das Team zusammenzuschweißen.

Damit das Kickoff Meeting auch ein Erfolg wird, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Bereiten Sie das Meeting gut vor. Erstellen Sie dafür eine Agenda und einen Zeitplan – und halten Sie sich auch daran!
Achten Sie auch auf die Ausstattung. Wenn der Projektleiter eine Präsentation vorbereitet hat, sollten nicht technische Probleme zu einem Hindernis werden.

Ermöglichen Sie das Kennenlernen des Projektteams untereinander! Stellen Sie alle Teammitglieder vor und verteilen Sie die Aufgaben, so dass jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist.
Vermitteln Sie Projektziele so, dass alle sie verstehen und sich damit identifizieren können. Arbeiten Sie dabei auch mit Emotionen und bildhafter Sprache!
Sorgen Sie für das richtige Ambiente! Die Besprechung des Projekts sollte in einer Atmosphäre ablaufen, die Motivation fördert. Organisieren Sie also zum Beispiel eine gemütliche Lounge und stellen Sie Getränke und bei längerer Dauer vielleicht auch ein Buffet bereit.

Seien Sie ruhig kreativ und überraschen Sie das Projektteam auch einmal mit einem besonderen Einfall. Tischen Sie zur Feier des Tages doch einen selbst gemachten Kuchen oder Cupcakes auf! So bekommt das Kickoff Meeting gleich auch noch eine persönliche Note.

Ein Tipp: Raffaello Cupcakes zum Selbermachen!