Durchrechenbare Arbeitszeit – Was ist das und wie funktioniert sie in der Praxis?
In vielen Branchen zählen saisonal bedingte Auslastungsschwankungen oder Auftragsspitzen im Projektgeschäft zur Realität.
Um angemessen auf den unsteten Arbeitsbedarf zu reagieren, müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zeitweise auch über die Normalarbeitszeit hinaus einsetzen. Dies kann jedoch schnell zu teuren Überstunden führen.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen ein Arbeitszeitmodell vor, das Ihnen als Arbeitgeber in Österreich einen flexiblen Einsatz von Mitarbeitern ermöglicht – und zwar ohne dass sofort teure zuschlagspflichtige Überstunden für Sie entstehen: die durchrechenbare Arbeitszeit.
In diesem Beitrag erfahren Sie
- Was durchrechenbare Arbeitszeit ist
- Unter welchen Voraussetzungen sie erlaubt ist
- Für welche Betriebe sie sich eignet
- Wie das Modell in der Praxis umgesetzt wird
- Welche Vor- und Nachteile sie für Betriebe und Arbeitnehmer haben kann
Am Ende des Beitrages erwarten Sie noch wichtige Tipps zur effektiven Gestaltung
Inhaltsverzeichnis
Wichtiger Hinweis
Wir haben die Informationen in diesem Beitrag basierend auf der Rechtslage in Österreich zusammengestellt. Auch wenn die rechtlichen Grundlagen zum Thema für Deutschland und die Schweiz ähnlich sind, können Sie sich jedoch im Detail unterscheiden.
Was ist durchrechenbare Arbeitszeit?
Die durchrechenbare Arbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, das eine flexible Verteilung der Arbeitszeit und die Vermeidung von Überstunden zum Ziel hat.
Dabei können Ihre Arbeitnehmer die wöchentliche Normalarbeitszeit in einzelnen Wochen ausweiten und in anderen Wochen reduzieren.
Im Durchschnitt dürfen Ihre Arbeitnehmer jedoch während eines festgelegten Zeitraums (Durchrechnungszeitraum) nur die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit leisten.
So wird einerseits eine flexible Arbeitszeitverteilung ermöglicht. Andererseits wird die vereinbarte Normalarbeitszeit im Mittel eingehalten, weshalb nicht sofort teure Überstunden mit Zuschlagspflicht entstehen.
Kleiner Exkurs zur Normalarbeitszeit
In Österreich beträgt die Normalarbeitszeit gemäß § 3 Arbeitszeitgesetz (AZG) 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche.
Es ist jedoch möglich, eine reduzierte wöchentliche Normalarbeitszeit von beispielsweise 38,5 Stunden oder eine erhöhte von beispielsweise 42 Stunden festzulegen. Abweichungen vom Gesetz sind jedoch nur zulässig, wenn sie ausdrücklich im Kollektivvertrag vorgesehen sind.
Beispiel:
Der Kollektivvertrag lässt folgendes Durchrechnungsmodell zu:
| Normalarbeitszeit | 40 Wochenstunden |
| Durchrechnungszeitraum | 3 Monate (deckungsgleich mit Kalenderviertel bzw. Quartal) |
| Maximale tägliche Arbeitszeit | 10 Stunden |
| Maximal wöchentliche Arbeitszeit | 45 Stunden |
Die Arbeitnehmer hätten in diesem Modell die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit in einzelnen Wochen innerhalb eines Kalendervierteljahres auf bis zu 45 Stunden auszudehnen. Die dadurch entstehenden Plusstunden müssen in den Folgewochen wieder abgebaut werden und zwar so weit, bis im 1. Quartal – 1. Jänner bis 31. März – im Durchschnitt tatsächlich nur die vereinbarten 40 Wochenstunden geleistet wurden.
Wichtig: Die Durchrechnung der Normalarbeitszeit muss im Kollektivvertrag zugelassen sein!
Welche Arbeitszeitgrenzen sind zu beachten?
In den einzelnen Wochen des Durchrechnungszeitraumes darf die Normalarbeitszeit höchstens 48 Stunden betragen, falls der Kollektivvertrag nicht eine niedrigere Grenze vorschreibt.
Die tägliche Normalarbeitszeit darf in der Regel bis zu neun Stunden, bzw. wenn der Kollektivvertrag dies zulässt, auch zehn Stunden betragen.
Darüber hinaus können besondere Bestimmungen zur Anwendung kommen. Bei einem Durchrechnungszeitraum von bis zu 13 Wochen oder in einem bestimmten Gewerbe, wie zB der Arbeitskräfteüberlassung, kann die wöchentliche Normalarbeitszeit bis zu 50 Stunden ausgedehnt werden.
Stellt sich am Ende des Durchrechnungszeitraumes heraus, dass die durchschnittliche wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wurde, werden die Mehrstunden zu zuschlagspflichtigen Überstunden.
Der Kollektivvertrag kann allerdings erlauben, dass Mehrstunden als Normalstunden in den nächsten Durchrechnungszeitraum übertragen werden dürfen.
Was ist der Durchrechnungszeitraum?
Der Durchrechnungszeitraum ist der festgelegte Zeitraum, über den die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers gemittelt werden.
Innerhalb der einzelnen Wochen des Durchrechnungszeitraumes können Ihre Arbeitnehmer Zeitguthaben und Zeitschulden auf- und wieder abbauen. Das Ziel ist es, dass am Ende des Durchrechnungszeitraumes im Durchschnitt die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit nicht überschritten wird.
Der Durchrechnungszeitraum ist essenzieller Bestandteil des Modells der durchrechenbaren Arbeitszeit. Die Länge des Zeitraums muss vertraglich vereinbart werden.
Je nach Kollektivvertrag oder den Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann der Durchrechnungszeitraum unterschiedlich lang sein.
Übliche Zeiträume sind:
- ein Monat,
- ein Quartal,
- ein Halbjahr bzw. 26 Wochen oder
- ein Jahr bzw. 52 Wochen.
Maximal kann der Durchrechnungszeitraum jedoch nur 52 Wochen umfassen.
Wann ist ein durchrechenbares Arbeitszeitmodell erlaubt?
Damit Sie die durchrechenbare Arbeitszeit in ihrem Betrieb anwenden können, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein.
1. Zulassung im Kollektivvertrag
Die Einführung und Anwendung der durchrechenbaren Arbeitszeit ist für Sie nur dann möglich, wenn der für Ihre Branche geltende Kollektivvertrag dies ausdrücklich erlaubt.
Sie müssen dann auch alle branchenspezifischen Vorschriften und Regelungen einhalten, die in diesem Kollektivvertrag zur durchrechenbaren Arbeitszeit gelten.
Dazu gehört beispielsweise die Festlegung, um wie viele Stunden die tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit ausgedehnt werden kann.
Tipp
Den passenden KV (Kollektivvertrag) für jede Branche finden Sie im Portal der WKO.
2. Schriftliche Vereinbarung
Zudem darf ein durchrechenbares Arbeitszeitmodell nur zur Anwendung kommen, wenn Sie es zuvor zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Arbeitnehmern schriftlich vereinbaren.
Dazu wird in Betrieben mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung und in Unternehmen ohne Betriebsrat eine Einzelvereinbarung abgeschlossen.
Sie und Ihr Mitarbeiter müssen sich über folgende Punkte verständigen:
- die vereinbarte tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit
- den Beginn sowie das Ende der täglichen Arbeitszeit
- die Verteilung der Normalarbeitszeit auf die Wochentage
- die Länge des Durchrechnungszeitraumes
- das Ausmaß der maximal erlaubten Arbeitszeit pro Tag und Woche während des Durchrechnungszeitraumes
Für welche Betriebe eignet sich das Modell der durchrechenbaren Arbeitszeit?
Das Arbeitszeitmodell eignet sich besonders für Ihr Unternehmen, wenn Ihr Beschäftigungsbedarf vorhersehbaren Schwankungen unterliegt und Sie daraus resultierende Überstunden vermeiden wollen.
Konkret ermöglicht Ihnen eine durchrechenbare Arbeitszeit die wöchentliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in Zeiten, in denen besonders viel zu tun ist, ohne teure Überstunden auszudehnen.
Insbesondere im Hotel- und Gastgewerbe, im Einzelhandel oder auch in Industrieunternehmen ist der flexible Einsatz von Arbeitskräften oft unverzichtbar, um einer gesteigerten Arbeitsbelastung gerecht zu werden und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu gewährleisten.
Wann ist ein Durchrechnungsmodell weniger geeignet?
Wenn Sie von vornherein wissen, dass in Ihrem Betrieb ein dauerhaft hoher Beschäftigungsbedarf herrscht, der keinen Abbau von Mehrstunden zulässt, ist das Durchrechnungsmodell für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht optimal. Es ist nur sinnvoll, wenn es realistisch ist, dass innerhalb des Durchrechnungszeitraumes ein Zeitausgleich stattfinden kann.
Wie unterscheidet sich die durchrechenbare Arbeitszeit von der Gleitzeit?
Sowohl bei der durchrechenbaren Arbeitszeit als auch bei der Gleitzeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell.
Auf den ersten Blick mögen beide Modelle recht ähnlich erscheinen:
- Bei beiden Modellen können durch schwankende Arbeitszeiten Zeitguthaben oder Zeitschulden auf den Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter entstehen.
- Beide Arbeitszeitmodelle verfolgen das Ziel, entstandene Plus- oder Minusstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (Durchrechnungszeitraum bzw. Gleitzeitperiode) wieder auszugleichen, um Überstunden zu vermeiden.
Dennoch gibt es einen wesentlichen Unterschied:
Haben Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Gleitzeitvereinbarung getroffen, entscheiden diese in einem gewissen Rahmen selbstständig, wann sie täglich mit der Arbeit beginnen und wie lange sie täglich arbeiten.
Dieses Selbsteinteilungsrecht besteht beim Modell der durchrechenbaren Arbeitszeit grundsätzlich nicht.
Anders als bei Gleitzeit stehen bei durchrechenbarer Arbeitszeit die betrieblichen Erfordernisse im Mittelpunkt.
Wie funktioniert die durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis?
In der Praxis bedeutet ein Durchrechnungsmodell, dass Sie eine Vergleichsrechnung hinsichtlich der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und der vereinbarten wöchentlichen Normalarbeitszeit für die Dauer des Durchrechnungszeitraumes durchführen müssen.
Dafür müssen Sie die Arbeitsstunden auf den Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter transparent dokumentieren und auswerten.
Unsere Empfehlung: Sparen Sie Zeit!
Die durchrechenbare Arbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, das eine strenge Einhaltung der kollektivvertraglichen und gesetzlichen Vorgaben erfordert. Zudem kann das akribische Führen von Arbeitszeiten zur Herausforderung werden.
Nutzen Sie unsere digitale Zeiterfassung – und sie werden staunen, wie einfach Sie die Kontrolle der durchrechenbaren Arbeitszeit mit timr erfüllen können!
Automatische Überprüfung der Arbeitszeitregeln, alle Arbeitszeitkonten stets im Blick und einfach in der Handhabung.
Beispiel von durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis
Folgendes Beispiel soll Ihnen veranschaulichen, wie die durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis gehandhabt wird und welche Schritte die Vergleichsrechnung umfassen:
Angenommen der zugrunde liegende Kollektivvertrag lässt folgendes Durchrechnungsmodell zu:
- Durchrechnungszeitraum: 26 Wochen
- wöchentliche Normalarbeitszeit: 40 Stunden
- mögliche Ausdehnung der wöchentlichen Arbeitszeit auf bis zu 45 Stunden
1. Schritt
Sie berechnen das Soll an Normalarbeitszeit für den gesamten Durchrechnungszeitraum
26 Wochen x 40 Stunden ergibt 1040 Stunden
1040 Stunden könnte der Arbeitnehmer in 26 Wochen arbeiten, ohne dass Überstunden anfallen.
2. Schritt
Sie prüfen, in welchen Wochen wie viele Stunden innerhalb des Durchrechnungszeitraums geleistet wurden und bilden die Gesamtsumme der geleisteten Stunden.
Die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochen könnte für den 26-wöchigen Durchrechnungszeitraum wie folgt aussehen:
| Anzahl Wochen | tatsächlich geleistete wöchentliche Arbeitszeit | Summe |
|---|---|---|
| 6 Wochen | 40 Stunden pro Woche | 240 Stunden |
| 10 Wochen | 45 Stunden pro Woche | 450 Stunden |
| 10 Wochen | 35 Stunden pro Woche | 350 Stunden |
| Gesamtsumme | 1040 Stunden |
Praxistipp
Prüfen Sie genau, ob alle geleisteten Stunden im Durchrechnungszeitraum auch tatsächlich nur Normalstunden sind! Überstunden können nämlich nicht nur aufgrund der Überschreitung der Normalarbeitszeit entstehen, sondern beispielsweise auch, wenn an Feiertagen, am Wochenende oder in der Nacht gearbeitet wird.
3. Schritt
Zum Abschluss vergleichen Sie nun die Gesamtsumme der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit dem im 1. Schritt ermittelten Soll an Normalarbeitszeit.
Über den Durchrechnungszeitraum von 26 Wochen hinweg betrachtet, hat der Arbeitnehmer in unserem Beispiel 1040 Stunden gearbeitet, was exakt dem zulässigen Soll an Normalarbeitszeit entspricht.
Somit wurde die wöchentliche Normalarbeitszeit von 40 Stunden im Durchschnitt nicht überschritten.
Wichtiger Hinweis zur Höchstarbeitszeit
Neben Regelungen zur Normalarbeitszeit beinhaltet das Arbeitszeitgesetz in Österreich u. a. Bestimmungen zu den Höchstgrenzen der Arbeitszeit.
So darf laut § 9 AZG die Tagesarbeitszeit 12 Stunden und die Wochenarbeitszeit 60 Stunden nicht überschreiten. Die Ausdehnung der täglichen Arbeitszeit auf 12 Stunden ist jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Ausnahmen sind den Absätzen 2 bis 4 § 9 AZG zu entnehmen.
Was ist bei Teilzeitbeschäftigten zu beachten?
Auch mit Teilzeitbeschäftigten können Sie ein Durchrechnungsmodell vereinbaren und somit eine ungleichmäßige Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit festlegen.
Um zuschlagspflichtige Mehrarbeitsstunden zu vermeiden, müssen Sie dabei darauf achten, dass das Arbeitspensum insgesamt nicht ansteigt und im Durchrechnungszeitraum die vereinbarten Teilzeitstunden eingehalten werden.
Gut zu wissen
Teilzeitbeschäftigung: Mehrarbeit oder Überstunden?
Teilzeitbeschäftigte leisten Mehrarbeit, wenn ihre geleisteten Arbeitsstunden sich im Rahmen zwischen der vereinbarten und der gesetzlichen Normalarbeitszeit bewegen.
Überstunden entstehen erst wie bei Vollzeitmitarbeitern – und zwar, wenn die kollektivvertragliche Normalarbeitszeit überschritten wurde.
Ein vereinfachtes Beispiel dazu wäre:
Vereinbarte Normalarbeitszeit = 20 Stunden
Gesetzliche Normalarbeitszeit = 40 Stunden
Mehrarbeit = Stunde 21 bis Stunde 40
Überstunden = ab der 41. Stunde
Bei Teilzeitbeschäftigten fällt für Mehrarbeitsstunden in der Regel ein Zuschlag von 25 % an (Achtung: hier kann der Kollektivvertrag auch höhere Zuschläge vorsehen). Überstunden sind in der Regel noch teurer, da Zuschläge zwischen 50% und 100% anfallen.
Was passiert mit Zeitguthaben am Ende eines Durchrechnungszeitraumes?
Während des Durchrechnungszeitraumes wird das entstandene Zeitguthaben eines Mitarbeiters durch entsprechenden Zeitausgleich wieder abgebaut. Durch den Zeitausgleich sollten am Ende des Durchrechnungszeitraumes weder Zeitguthaben noch Zeitschulden zurückbleiben.
Ergibt sich dennoch ein Zeitguthaben und wurde keine Übertragungsmöglichkeit in den nächten Durchrechnungszeitraum vereinbart, müssen Sie als Arbeitgeber binnen einer Nachfrist von einem Monat für den entsprechenden Zeitausgleich sorgen.
Besteht dann noch immer ein Zeitguthaben, müssen Sie Plusstunden in Form von zuschlagspflichtigen Überstunden auszahlen.
Vorteile und Nachteile der durchrechenbaren Arbeitszeit für Unternehmen und Angestellte?
Vorteile für Unternehmen
Für Unternehmen, die von Auslastungsschwankungen betroffen sind, bringt die durchrechenbare Arbeitszeit mehrere Vorteile mit sich. Als Arbeitgeber können Sie flexibel auf ein erhöhtes Arbeitsaufkommen reagieren, indem Sie die Arbeitszeiten und den Einsatz Ihrer Mitarbeiter entsprechend steuern. So können Sie sicherstellen, dass die Erwartungen Ihrer Kunden, Auftraggeber oder Gäste erfüllt werden, was zur Stärkung der Kundenbindung beiträgt.
Vorteile für Arbeitnehmer
Für Angestellte bietet die Durchrechnung der Arbeitszeit den großen Vorteil, dass sie ihre Arbeitszeit relativ flexibel an Auslastungsschwankungen anpassen können und in Zeiten, in denen weniger Arbeit anfällt, mehr Freizeit genießen können.
Dabei sind die Phasen der Mehrarbeit und des Zeitausgleichs meist im Vorhinein planbar, was mit einer größeren Work-Life-Balance einhergeht.
Nachteile für Unternehmen
Der Nachteil, wenn Sie im Betrieb eine Durchrechnung der Arbeitszeit vornehmen, kann ein erhöhter administrativer Aufwand sein, da Sie die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter laufend im Blick haben und Vergleichsrechnungen durchführen müssen.
Dieser lässt sich jedoch auf ein Minimum reduzieren, wenn Sie eine digitale Zeiterfassungssoftware wie timr nutzen.
Nachteile für Arbeitnehmer
Ein Nachteil ergibt sich daraus, dass Arbeitnehmer beim Durchrechnungsmodell weniger Gestaltungsspielraum haben als bei Gleitzeit. Das betrifft zB den Beginn und das Ende ihrer täglichen Arbeitszeit oder ein mögliches übertragbares Zeitguthaben in einen nächsten Durchrechnungszeitraum.
Für Mitarbeiter, die lieber Geld statt Freizeit für Mehrarbeit haben, könnte ein Durchrechnungsmodell den Nachteil bringen, dass geleistete Mehr- oder Überstunden nicht ausbezahlt werden, sondern in Zeit kompensiert werden müssen.
Unsere Tipps für eine effektive Gestaltung Ihres durchrechenbaren Arbeitszeitmodells
Sollten Sie die Nutzung des durchrechenbaren Arbeitszeitmodells in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen oder es bereits anwenden, möchten wir Ihnen im Folgenden einige Tipps und Hinweise zur effektiven Gestaltung mit auf den Weg geben.
- Prüfen Sie auf jeden Fall, ob Ihr Kollektivvertrag dieses Arbeitszeitmodell zulässt. Falls Sie durchrechenbare Arbeitszeit neu im Unternehmen einführen wollen, machen Sie diese Prüfung unbedingt vorab!
- Vereinbaren Sie das durchrechenbare Arbeitszeitmodell immer schriftlich.
Rein mündliche Absprachen mit Ihren Arbeitnehmern sind im Zweifelsfall nicht rechtswirksam. - Denken Sie bei der Ausgestaltung einzelner Punkte daran, dass diverse rechtliche Vorgaben zu beachten sind.
Hierzu gehören Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, des Arbeitsruhegesetzes, des für Ihre Branche maßgeblichen Kollektivvertrages, der ggf. vorhandenen Betriebsvereinbarung und u. U. auch des Kinder- und Jugendlichenbeschäftigungsgesetz sowie des Mutterschutzgesetzes. - Planen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vorausschauend.
Das Modell bietet Ihnen zwar viel Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, eine vorausschauende Planung ist dennoch notwendig. Denn 14 Tage vor Beginn des Durchrechnungszeitraumes ist in der Regel ein Rahmenplan zu erstellen, aus dem die Lage der Normalarbeitszeit für die Arbeitnehmer ersichtlich wird. Ebenso sind Änderungen spätestens 2 Wochen vorher anzukündigen. - Holen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Verteilung der Arbeitszeit mit ins Boot.
- Auch wenn bei diesem Modell die betrieblichen Erfordernisse im Fokus stehen, sollten Sie grundsätzlich immer auch versuchen, die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Damit fördern Sie ein gutes Betriebsklima und eine hohe Motivation bei der Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit den Überblick über Zeitguthaben, Zeitschulden und einen zu erfolgenden oder bereits gewährten Zeitausgleich Ihrer Mitarbeiter behalten.
Unser Tipp
Mit timr können Sie alle relevanten Zeiten einfach dokumentieren und sekundenschnell einsehen und exportieren! Auch die Beantragung von Zeitausgleich erfolgt digital und voll automatisiert.
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