Durchrechenbare Arbeitszeit – Was ist das und wie funktioniert sie in der Praxis?

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen ein Arbeitszeitmodell vor, das Ihnen als Arbeitgeber in Österreich einen flexiblen Einsatz von Mitarbeitern ermöglicht – und zwar ohne dass sofort teure zuschlagspflichtige Überstunden für Sie entstehen: die durchrechenbare Arbeitszeit.

Was ist durchrechenbare Arbeitszeit?

So wird einerseits eine flexible Arbeitszeitverteilung ermöglicht. Andererseits wird die vereinbarte Normalarbeitszeit im Mittel eingehalten, weshalb nicht sofort teure Überstunden mit Zuschlagspflicht entstehen.

Beispiel:

Der Kollektivvertrag lässt folgendes Durchrechnungsmodell zu:

Normalarbeitszeit	40 Wochenstunden
Durchrechnungszeitraum	3 Monate (deckungsgleich mit Kalenderviertel bzw. Quartal)
Maximale tägliche Arbeitszeit	10 Stunden
Maximal wöchentliche Arbeitszeit	45 Stunden

Die Arbeitnehmer hätten in diesem Modell die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit in einzelnen Wochen innerhalb eines Kalendervierteljahres auf bis zu 45 Stunden auszudehnen. Die dadurch entstehenden Plusstunden müssen in den Folgewochen wieder abgebaut werden und zwar so weit, bis im 1. Quartal – 1. Jänner bis 31. März – im Durchschnitt tatsächlich nur die vereinbarten 40 Wochenstunden geleistet wurden.

Welche Arbeitszeitgrenzen sind zu beachten?

In den einzelnen Wochen des Durchrechnungszeitraumes darf die Normalarbeitszeit höchstens 48 Stunden betragen, falls der Kollektivvertrag nicht eine niedrigere Grenze vorschreibt.

Die tägliche Normalarbeitszeit darf in der Regel bis zu neun Stunden, bzw. wenn der Kollektivvertrag dies zulässt, auch zehn Stunden betragen.

Darüber hinaus können besondere Bestimmungen zur Anwendung kommen. Bei einem Durchrechnungszeitraum von bis zu 13 Wochen oder in einem bestimmten Gewerbe, wie zB der Arbeitskräfteüberlassung, kann die wöchentliche Normalarbeitszeit bis zu 50 Stunden ausgedehnt werden.

Stellt sich am Ende des Durchrechnungszeitraumes heraus, dass die durchschnittliche wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten wurde, werden die Mehrstunden zu zuschlagspflichtigen Überstunden.

Der Kollektivvertrag kann allerdings erlauben, dass Mehrstunden als Normalstunden in den nächsten Durchrechnungszeitraum übertragen werden dürfen.

Was ist der Durchrechnungszeitraum?

Der Durchrechnungszeitraum ist der festgelegte Zeitraum, über den die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers gemittelt werden.

Innerhalb der einzelnen Wochen des Durchrechnungszeitraumes können Ihre Arbeitnehmer Zeitguthaben und Zeitschulden auf- und wieder abbauen. Das Ziel ist es, dass am Ende des Durchrechnungszeitraumes im Durchschnitt die vereinbarte wöchentliche Normalarbeitszeit nicht überschritten wird.

Der Durchrechnungszeitraum ist essenzieller Bestandteil des Modells der durchrechenbaren Arbeitszeit. Die Länge des Zeitraums muss vertraglich vereinbart werden. 

Je nach Kollektivvertrag oder den Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann der Durchrechnungszeitraum unterschiedlich lang sein.

Übliche Zeiträume sind:

• ein Monat, 
• ein Quartal,
• ein Halbjahr bzw. 26 Wochen oder 
• ein Jahr bzw. 52 Wochen.

Maximal kann der Durchrechnungszeitraum jedoch nur 52 Wochen umfassen.

Wann ist ein durchrechenbares Arbeitszeitmodell erlaubt?

Damit Sie die durchrechenbare Arbeitszeit in ihrem Betrieb anwenden können, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein.

1. Zulassung im Kollektivvertrag

2. Schriftliche Vereinbarung

Zudem darf ein durchrechenbares Arbeitszeitmodell nur zur Anwendung kommen, wenn Sie es zuvor zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Arbeitnehmern schriftlich vereinbaren.

Dazu wird in Betrieben mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung und in Unternehmen ohne Betriebsrat eine Einzelvereinbarung abgeschlossen.

Sie und Ihr Mitarbeiter müssen sich über folgende Punkte verständigen:

• die vereinbarte tägliche und wöchentliche Normalarbeitszeit
• den Beginn sowie das Ende der täglichen Arbeitszeit
• die Verteilung der Normalarbeitszeit auf die Wochentage
• die Länge des Durchrechnungszeitraumes
• das Ausmaß der maximal erlaubten Arbeitszeit pro Tag und Woche während des Durchrechnungszeitraumes

Für welche Betriebe eignet sich das Modell der durchrechenbaren Arbeitszeit?

Das Arbeitszeitmodell eignet sich besonders für Ihr Unternehmen, wenn Ihr Beschäftigungsbedarf vorhersehbaren Schwankungen unterliegt und Sie daraus resultierende Überstunden vermeiden wollen.

Konkret ermöglicht Ihnen eine durchrechenbare Arbeitszeit die wöchentliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in Zeiten, in denen besonders viel zu tun ist, ohne teure Überstunden auszudehnen.

Insbesondere im Hotel- und Gastgewerbe, im Einzelhandel oder auch in Industrieunternehmen ist der flexible Einsatz von Arbeitskräften oft unverzichtbar, um einer gesteigerten Arbeitsbelastung gerecht zu werden und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu gewährleisten.

Wann ist ein Durchrechnungsmodell weniger geeignet?

Wenn Sie von vornherein wissen, dass in Ihrem Betrieb ein dauerhaft hoher Beschäftigungsbedarf herrscht, der keinen Abbau von Mehrstunden zulässt, ist das Durchrechnungsmodell für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht optimal. Es ist nur sinnvoll, wenn es realistisch ist, dass innerhalb des Durchrechnungszeitraumes ein Zeitausgleich stattfinden kann. 

Wie unterscheidet sich die durchrechenbare Arbeitszeit von der Gleitzeit?

Dieses Selbsteinteilungsrecht besteht beim Modell der durchrechenbaren Arbeitszeit grundsätzlich nicht.

Wie funktioniert die durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis?

In der Praxis bedeutet ein Durchrechnungsmodell, dass Sie eine Vergleichsrechnung hinsichtlich der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und der vereinbarten wöchentlichen Normalarbeitszeit für die Dauer des Durchrechnungszeitraumes durchführen müssen.

Dafür müssen Sie die Arbeitsstunden auf den Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter transparent dokumentieren und auswerten.

Beispiel von durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis

Folgendes Beispiel soll Ihnen veranschaulichen, wie die durchrechenbare Arbeitszeit in der Praxis gehandhabt wird und welche Schritte die Vergleichsrechnung umfassen:

Angenommen der zugrunde liegende Kollektivvertrag lässt folgendes Durchrechnungsmodell zu:

• Durchrechnungszeitraum: 26 Wochen
• wöchentliche Normalarbeitszeit: 40 Stunden 
• mögliche Ausdehnung der wöchentlichen Arbeitszeit auf bis zu 45 Stunden

1. Schritt

Sie berechnen das Soll an Normalarbeitszeit für den gesamten Durchrechnungszeitraum

26 Wochen x 40 Stunden ergibt 1040 Stunden
1040 Stunden könnte der Arbeitnehmer in 26 Wochen arbeiten, ohne dass Überstunden anfallen.

2. Schritt

Sie prüfen, in welchen Wochen wie viele Stunden innerhalb des Durchrechnungszeitraums geleistet wurden und bilden die Gesamtsumme der geleisteten Stunden.

Die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochen könnte für den 26-wöchigen Durchrechnungszeitraum wie folgt aussehen:

Anzahl Wochen	tatsächlich geleistete wöchentliche Arbeitszeit	Summe
6 Wochen	40 Stunden pro Woche	240 Stunden
10 Wochen	45 Stunden pro Woche	450 Stunden
10 Wochen	35 Stunden pro Woche	350 Stunden
Gesamtsumme		1040 Stunden

3. Schritt

Zum Abschluss vergleichen Sie nun die Gesamtsumme der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit dem im 1. Schritt ermittelten Soll an Normalarbeitszeit.

Über den Durchrechnungszeitraum von 26 Wochen hinweg betrachtet, hat der Arbeitnehmer in unserem Beispiel 1040 Stunden gearbeitet, was exakt dem zulässigen Soll an Normalarbeitszeit entspricht.

Somit wurde die wöchentliche Normalarbeitszeit von 40 Stunden im Durchschnitt nicht überschritten.

Was ist bei Teilzeitbeschäftigten zu beachten? 

Was passiert mit Zeitguthaben am Ende eines Durchrechnungszeitraumes?

Während des Durchrechnungszeitraumes wird das entstandene Zeitguthaben eines Mitarbeiters durch entsprechenden Zeitausgleich wieder abgebaut. Durch den Zeitausgleich sollten am Ende des Durchrechnungszeitraumes weder Zeitguthaben noch Zeitschulden zurückbleiben. 

Ergibt sich dennoch ein Zeitguthaben und wurde keine Übertragungsmöglichkeit in den nächten Durchrechnungszeitraum vereinbart, müssen Sie als Arbeitgeber binnen einer Nachfrist von einem Monat für den entsprechenden Zeitausgleich sorgen. 

Besteht dann noch immer ein Zeitguthaben, müssen Sie Plusstunden in Form von zuschlagspflichtigen Überstunden auszahlen. 

Vorteile und Nachteile der durchrechenbaren Arbeitszeit für Unternehmen und Angestellte?

Unsere Tipps für eine effektive Gestaltung Ihres durchrechenbaren Arbeitszeitmodells

• Prüfen Sie auf jeden Fall, ob Ihr Kollektivvertrag dieses Arbeitszeitmodell zulässt. Falls Sie durchrechenbare Arbeitszeit neu im Unternehmen einführen wollen, machen Sie diese Prüfung unbedingt vorab!
• Vereinbaren Sie das durchrechenbare Arbeitszeitmodell immer schriftlich.
  Rein mündliche Absprachen mit Ihren Arbeitnehmern sind im Zweifelsfall nicht rechtswirksam. 
• Denken Sie bei der Ausgestaltung einzelner Punkte daran, dass diverse rechtliche Vorgaben zu beachten sind.
  Hierzu gehören Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, des Arbeitsruhegesetzes, des für Ihre Branche maßgeblichen Kollektivvertrages, der ggf. vorhandenen Betriebsvereinbarung und u. U. auch des Kinder- und Jugendlichenbeschäftigungsgesetz sowie des Mutterschutzgesetzes.
• Planen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter vorausschauend.
  Das Modell bietet Ihnen zwar viel Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, eine vorausschauende Planung ist dennoch notwendig. Denn 14 Tage vor Beginn des Durchrechnungszeitraumes ist in der Regel ein Rahmenplan zu erstellen, aus dem die Lage der Normalarbeitszeit für die Arbeitnehmer ersichtlich wird. Ebenso sind Änderungen spätestens 2 Wochen vorher anzukündigen.
• Holen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Verteilung der Arbeitszeit mit ins Boot.
• Auch wenn bei diesem Modell die betrieblichen Erfordernisse im Fokus stehen, sollten Sie grundsätzlich immer auch versuchen, die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Damit fördern Sie ein gutes Betriebsklima und eine hohe Motivation bei der Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit den Überblick über Zeitguthaben, Zeitschulden und einen zu erfolgenden oder bereits gewährten Zeitausgleich Ihrer Mitarbeiter behalten.