Wie Sie ein Fahrtenbuch führen und was es enthalten muss
Sie haben als Arbeitnehmer oder Unternehmer ein Firmenfahrzeug, das sowohl dienstlich, als auch privat genutzt wird? Dann können Sie den zu versteuernden Privatanteil mit Hilfe eines Fahrtenbuchs so weit wie möglich reduzieren.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch stellt eine Auflistung aller privat und geschäftlich getätigten Fahrten mit einem Fahrzeug dar. Im Fahrtenbuch werden somit die tatsächlich zurückgelegten Strecken ermittelt und der Privatanteil kann dann, entsprechend den Aufzeichnungen, versteuert werden. Das Fahrtenbuch muss exakt sowie zeitnah geführt werden und die vom jeweiligen Finanzamt vorgegebenen Angaben beinhalten. Das Finanzamt kann ein Fahrtenbuch aber jederzeit ablehnen.
Wann benötige ich ein Fahrtenbuch?
Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen. Verpflichtend ist ein Fahrtenbuch nur dann, wenn es im Rahmen einer gerichtlichen Anordnung auferlegt wurde. Beispielsweise dann, wenn bei einem Verkehrsdelikt der Fahrzeugführer nicht festgestellt werden konnte. Das Führen eines Fahrtenbuchs erfolgt also grundsätzlich freiwillig.
Ein guter Grund dies zu tun besteht für Arbeitnehmer/Unternehmer aber dann, wenn sie sich durch einen reduzierten Sachbezug/Privatanteil Geld sparen wollen (siehe Besteuerung eines Firmenwagen für Arbeitnehmer in Österreich, Besteuerung eines Firmenwagens für Selbständige & Unternehmer in Österreich). Dann nämlich muss der Arbeitnehmer unbedingt ein Fahrtenbuch führen. Wird ein Fahrtenbuch geführt um es geltend zu machen, ist auch die Aufbewahrungspflicht zu beachten. In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren, in Deutschland und in weiten Teilen der Schweiz sind es 10 Jahre.
Was muss ein Fahrtenbuch enthalten?
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen und dieses dem Finanzamt vorlegen möchten, müssen Sie je nach Herkunftsland bestimmte gesetzliche Pflichtangaben zu jedem Eintrag in Ihrem Fahrtenbuch machen. Einige Angaben (bsp. Fahrer, Kalenderjahr, Datum, Ausgangs- und Zielpunkt) sind sowohl in Österreich als auch in Deutschland und in der Schweiz verpflichtend, andere hingegen optional.
| Pflichtangaben | Österreich | Deutschland | Schweiz |
| Fahrer | x | x | x |
| Kalenderjahr | x | x | x |
| Kilometerstand am 1.1. und am 31.12. | x | ||
| Datum | x | x | x |
| Start- und Endzeit | erwünscht | erwünscht | erwünscht |
| Kilometerstand beim Start | x | x | |
| Kilometerstand am Ende | x | x | |
| Zurückgelegte Distanz in Kilometer | x | x | |
| Ausgangs- und Zielpunkt | x | x | x |
| Route | Fahrt muss auf Karte nachvollziehbar sein | Fahrt muss auf Karte nachvollziehbar sein | |
| Umwegfahrten (auch wenn verkehrsbedingt) | x | ||
| Aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner | x | x | x mit Ortsangabe |
| Zweck der Fahrt | x (wenn geschäftlich) | x (wenn geschäftlich) | optional |
| Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte | gilt als Privatfahrt, soweit nicht dienstrechtlich geregelt | x (kurze Angabe machen) | gilt als geschäftliche Fahrt, soweit nicht dienstrechtlich geregelt |
| Angabe ob Fahrt geschäftlich oder privat ist | x | x | Optional, da bei Fehlen einer Angabe eine Privatfahrt anzunehmen ist |
Eine pdf-Vorlage zum Ausdrucken, die anhand der beschriebenen Vorgaben von uns erstellt wurde, finden Sie unter Fahrtenbuch Vorlage.
Wie muss ich ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch muss grundsätzlich nachvollziehbar, zeitnah und natürlich ehrlich geführt werden. Zeitnah bedeutet, dass der Eintrag ins Fahrtenbuch am Besten sofort während der Fahrt geschieht, auch wenn dies in der Praxis natürlich nicht immer möglich ist. Weiters muss das Fahrtenbuch in einer Form geführt werden, in der es nicht änderbar ist. In der Regel wird nur ein änderungssicheres Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert. D.h. eine Exceltabelle ist nicht ausreichend, da man gegebenenfalls Angaben hinzufügen oder wegnehmen könnte ohne “Spuren zu hinterlassen”. Änderungen müssen immer aufscheinen, also gut dokumentiert werden. Es obliegt jedoch dem einzelnen Prüfer ein Fahrtenbuch abzulehnen oder anzunehmen.
