GeoFence – Vorteile, Rechtliches und Einsatz in der Zeiterfassung
Stellen Sie sich vor, sie könnten bei Ihrer Zeiterfassung geografische Bereiche festlegen, so dass diese nur dort funktioniert und so Fehlbuchungen und Missbrauch vorbeugen. GeoFencing macht genau das möglich, indem es räumliche virtuelle Grenzen setzt und Aktionen automatisiert steuert.
Ob für die Zeiterfassung, Zugriffsbeschränkung oder Sicherheitszonen – diese Technologie kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Erfahren Sie, wie GeoFencing funktioniert, welche Vorteile es bietet und was Sie in puncto Datenschutz beachten sollten!
Inhaltsverzeichnis
Was ist GeoFencing?
GeoFencing ist ein englischer Begriff, der so viel wie geografisches Einzäunen bedeutet. Es handelt sich dabei um eine Technologie, bei der virtuell geografische Grenzen definiert werden. Das Einhalten dieser festgelegten Grenzen wird durch Abfragen von Standortdaten auf mobilen Geräten, wie zum Beispiel Handy oder Tablet, kontrolliert. Diese Standortdaten werden mit GPS (Global Positioning System), WLAN-Signalen oder Mobilfunkdaten ermittelt.
In der Arbeitswelt setzen Unternehmen GeoFencing in vielfältiger Weise ein:
- Festlegen von Sicherheitsbereichen: Auf Baustellen oder in der Produktion sind gefährliche Arbeitsbereiche keine Seltenheit. Durch das Definieren eines Geofences können Firmen zum Beispiel automatische Kontrollen oder Warnmechanismen einrichten, wenn Personen sich im betreffenden Sicherheitsbereich bewegen.
- Zugriffsbeschränkungen: Sie können Geofencing auch zur Sicherung von Unternehmensdaten oder -systemen verwenden. Mit dieser Technologie haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, den Zugriff auf das Firmennetzwerk nur auf dem Firmengelände zu ermöglichen.
- Zeiterfassung steuern: Per Geofence können Sie als Arbeitgeber unter anderem festlegen, in welchem geografischen Bereich die Mitarbeiter im Rahmen der Mobilen Zeiterfassung ein- und ausstempeln können. So verhindern Sie unter anderem Missbrauch und Fehlbuchungen.
Schon gewusst? – Geofencing ist keine Überwachung
GeoFencing bedeutet nicht, dass eine Person oder ein Gerät dauerhaft überwacht wird. Stattdessen wird der Standort nur in dem Moment erfasst, in dem eine im Vorhinein genau festgelegte Aktion durchgeführt wird. Die Standortdaten werden dabei nicht gespeichert.
Ein Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt GeoFencing für die Zeiterfassung seiner Außendienstmitarbeitenden. Die Standortprüfung erfolgt nur, wenn sich eine Person in der App ein- oder ausstempelt. Befindet sich die Person außerhalb der definierten Arbeitszone, wird die Zeiterfassung nicht aktiviert. Außerhalb dieser Aktionen werden keine Standortdaten gespeichert oder verfolgt, sodass keine dauerhafte Überwachung stattfindet.
Wie funktioniert Zeiterfassung mit Geofencing?
- Virtuelle Arbeitszonen festlegen: Sie legen einen geografischen Bereich fest, in dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen können. Das kann zum Beispiel das Firmengelände, die Adresse eines Kunden oder ein Baustellenbereich sein.
- GPS auf Gerät aktivieren: Damit die Kontrolle des Geofences möglich ist, erfolgt die Zeiterfassung mit GPS. Dazu müssen die Mitarbeiter auf dem betreffenden PC/Mac, Tablet oder Smartphone GPS aktivieren. Auf dem Firmengelände oder auch auf einer längerfristigen Baustelle können Sie dazu auch fixe Geräte installieren. Montieren Sie zum Beispiel ein Tablet am Firmeneingang, auf dem die Mitarbeiter sich ein- und ausstempeln können.
- Zeiterfassung innerhalb des Geofences: Die Mitarbeiter stempeln sich innerhalb des festgelegten geografischen Bereiches ein und aus.
- Automatische Kontrolle durch das System: Der Geofence verhindert in der Regel automatisch die Zeiterfassung außerhalb dieses Bereiches. Manche System erlauben aber auch das Ein- und Ausstempel außerhalb des definierten Bereiches. In so einem Fall prüft das System normalerweise automatisch, ob der Geofence eingehalten wurde. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie einen Hinweis.
Der Einsatz von Geofencing bei der Zeiterfassung mit timr
Mit der digitalen Zeiterfassung von timr können Sie das Buchen von Zeiten mit Geofence auf bestimmte Orte beschränken. So können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter vor Ort sind und am richtigen Standort Ihre Zeit buchen.
In welchen Branchen ist der Einsatz von GeoFencing sinnvoll?
Der Einsatz von GeoFencing ist insbesondere in Unternehmen sinnvoll, in denen folgende Faktoren eine Rolle spielen:
- Mobiles Arbeiten
- Sicherheit
- Standortbegrenzung und/oder -überwachung
- Zugangskontrollen
- Zugriffsbeschränkung
Das betrifft unter anderem folgende Branchen und Unternehmensbereiche:
- Baustellen
- Handwerksbetriebe
- Logistik und Transport
- Gesundheitswesen
- Immobilienverwaltung
- Gebäudereinigung
- Einzelhandel
- Gastronomie
- IT und Unternehmensverwaltung
- Produktion und Lager
Verschaffen Sie sich selbst einen Überblick darüber, wie Geofence Sie bei der Zeiterfassung in Ihrer Branche optimal unterstützt!
Vor- und Nachteile von Geofence
Vorteile
- Minimiert Fehlbuchungen in der Zeiterfassung
- Reduziert den Verwaltungs- und Kontrollaufwand in der Zeitwirtschaft
- Sorgt für bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz
- Hilft bei der Optimierung von Prozessen und steigert die Effizienz
- Ermöglicht den Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Daten
- Erlaubt das Einrichten von Sicherheitszonen, zum Beispiel auf Baustellen
Nachteile
- Mitarbeiter könnten sich überwacht fühlen
- GPS-fähige Geräte sind Voraussetzung
- Genauigkeit der GPS-Daten kann variieren
- Technische Probleme, zum Beispiel bei schwachem GPS Empfang
- Eingeschränkte Flexibilität, beispielsweise beim Einsatz flexibler Arbeitszeitmodelle
Geofence & Datenschutz
Der Einsatz von GeoFencing in der Zeiterfassung berührt in Österreich, Deutschland und der Schweiz grundsätzlich zentrale Datenschutzbestimmungen, da es sich bei Zeitdaten um personenbezogene Daten handelt.
Auch wenn GeoFencing nicht für eine automatisierte Zeiterfassung, sondern nur zur Standortbeschränkung der Zeiterfassung (z. B. für bestimmte Kundenaufträge) genutzt wird, greifen datenschutzrechtliche Vorgaben.
Deutschland
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung, EU-weit gültig) – Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) – Ergänzt die DSGVO mit nationalen Regelungen, insbesondere für Arbeitnehmerdaten.
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) – Der Betriebsrat muss zustimmen, wenn technische Einrichtungen verwendet werden, um das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Österreich
- DSGVO (EU-weit gültig) – Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- DSG (Datenschutzgesetz, nationales Gesetz) – Ergänzt die DSGVO mit spezifischen Bestimmungen für Österreich.
- § 96 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) – Erfordert eine Betriebsvereinbarung oder individuelle Zustimmung, wenn Kontrollmaßnahmen bzw. technische Systeme zur Kontrolle von Mitarbeitenden genutzt werden.
Schweiz
- DSG (Schweizer Datenschutzgesetz, seit 2023 revidiert) – Regelt den Schutz personenbezogener Daten in der Schweiz.
- OR (Obligationenrecht, Art. 328b) – Arbeitgeber dürfen Mitarbeitende nicht unangemessen überwachen.
Einen umfassenden Überblick über die datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Zeiterfassung sowie Infos dazu, mit welchen Maßnahmen Sie die Einhaltung der DSGVO sicherstellen können, erhalten Sie in unserem Artikel:
Ist eine Einwilligung der Mitarbeiter notwendig?
Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden.
Üblicherweise nicht, wenn:
- GeoFencing nur dazu dient, die Zeiterfassung auf einen bestimmten Standort zu beschränken.
- Keine dauerhafte GPS-Überwachung erfolgt und
- der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat, die Standortdaten der Mitarbeiter zu erfassen.
Ja, wenn:
- Der Betriebsrat zustimmen muss (Deutschland & Österreich).
- Das System zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden könnte.
- Standortdaten über das Notwendige hinaus erfasst und gespeichert werden.
Es ist grundsätzlich ratsam, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen – so stellen Sie sicher, dass diese ausreichend informiert wurden und Sie dies auch nachweisen können.
Empfohlene Maßnahmen für Unternehmen
✅ Transparente Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden über die Nutzung von GeoFencing
✅ Datensparsamkeit beachten (Standort nur prüfen, wenn nötig)
✅ Betriebsrat einbinden, falls vorhanden
✅ Standortdaten nicht dauerhaft speichern, sondern nur für den Moment der Zeiterfassung nutzen
✅ Alternativen prüfen, falls Mitarbeitende Bedenken haben (z. B. manuelle Bestätigung des Standorts)
Wenn diese Punkte eingehalten werden, ist eine Standortbeschränkung für die Zeiterfassung datenschutzrechtlich meist zulässig – eine Einwilligung ist in vielen Fällen nicht notwendig, eine transparente Information aber zwingend erforderlich.
