Arbeitszeitkonto

Viele Unternehmen setzen heutzutage vermehrt auf flexible Arbeitszeitmodelle für ihre Beschäftigten. Die Mitarbeiter profitieren von besserer Vereinbarkeit von Beruf und Familie, das Unternehmen von mehr Flexibilität bei Auftragsschwankungen. Ein Arbeitszeitkonto bietet hier die Möglichkeit die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ordentlich zu verwalten. Was Sie dazu wissen und beachten sollten haben wir hier für Sie zusammengefasst.

1. Was ist ein Arbeitszeitkonto?

1.1 Definition

Im Grunde genommen funktioniert ein Arbeitszeitkonto also wie ein Girokonto. Statt Geld wird hier aber die Arbeitszeit der Beschäftigten eines Unternehmens verwaltet.

In der Regel werden Arbeitszeitkonten digital im Rahmen eines Zeiterfassungssystems geführt. Der Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeit erfolgt dementsprechend auch automatisch. Üblich sind Online Lösungen, digitale Stempeluhren oder mobile Apps. Handschriftlich geführte Konten sind mittlerweile selten, da diese mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden sind.

Arbeitszeitkonten erlauben den Einsatz flexibler Arbeitszeitmodelle. Mitarbeiter können dabei vorübergehend Plus- oder Minusstunden ansammeln und diese später wieder ausgleichen. Das monatliche Entgelt verändert sich dadurch nicht. Oft entspricht ein Arbeitszeitkonto daher einem Gleitzeitkonto mit einem festgelegten Ausgleichsrahmen.

Es gibt jedoch auch Langzeitkonten, mitunter Lebensarbeitszeitkonto genannt. In diesem Fall sammeln Arbeitnehmer Plusstunden an, um diese später für eine längere Auszeit zu nutzen oder früher in Rente zu gehen.

1.2 Zeitkonto im Arbeitsvertrag regeln

Ein Betrieb darf Arbeitszeitkonten nicht ohne entsprechende vertragliche Grundlage einführen.

Für manche Branchen enthalten in Deutschland Tarifverträge entsprechende Bestimmungen. Ist das nicht der Fall, muss das Arbeitszeitkonto jedenfalls entweder individuell im Arbeitsvertrag, oder auch im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Existiert ein Betriebsrat im Unternehmen, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht.

Darüber hinaus ist es sinnvoll festzulegen, wie viele Plus- oder Minusstunden Arbeitnehmer maximal ansammeln dürfen und wie Überstunden abgegolten werden. Bei Langzeitkonten sollten die Bedingungen grundsätzlich detaillierter ausgewiesen werden.

Bedenken Sie allerdings: Wenn zu viele Details im Arbeitsvertrag direkt geregelt sind, kann das auch Nachteile haben. Wenn Änderungen geplant sind, müssen alle Arbeitsverträge neu angepasst werden.
Es ist daher generell von Vorteil Details in einer Betriebsvereinbarung zu regeln, oder auf eventuelle tarifvertragliche Regelungen zurückzugreifen.

1.3 Müssen Arbeitgeber Arbeitszeitkonten führen?

In Deutschland bestand bisher noch keine allgemeine gesetzliche Regelung, die Arbeitgeber verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter grundsätzlich festzuhalten.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 nun aber entschieden, dass die Arbeitszeit von allen verpflichtend erfasst werden muss.

Arbeitgeber mussten allerdings immer schon die Mehrstunden ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Zudem ist Zeiterfassung für Minijobber und für bestimmte Branchen laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz schon länger Pflicht.

Ein EuGH Urteil von Mai 2019 verpflichtet Arbeitgeber mittlerweile EU-weit generell zum Erfassen der Arbeitszeiten aller Beschäftigten. In einigen Ländern wie Österreich und der Schweiz ist eine solche generelle Zeiterfassungspflicht bereits seit Längerem Standard.

2. Häufigste Fragen zum Arbeitszeitkonto

2.1 Wie viele Stunden dürfen auf ein Zeitkonto?

Grundsätzlich dürfen Beschäftigte so viele Plusstunden am Arbeitszeitkonto ansammeln wie vertraglich vereinbart. Immer zu beachten sind jedoch die gesetzlichen Regelungen zur Höchstarbeitszeit.

Das deutsche Mindestlohngesetz sieht zudem Einschränkungen für Minijobber vor. Bei Minijobbern, die nicht mehr als den gesetzlich festgelegten Mindestlohn verdienen, ist die Summe der monatlich möglichen Plusstunden begrenzt. Hier gilt eine Obergrenze von 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.

2.2 Wann muss das Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden?

Grundsätzlich sind hier die gesetzlichen Bestimmungen laut geltendem Arbeitsrecht ausschlaggebend.

Regelungen zur Höchstarbeitszeit müssen jedenfalls eingehalten werden. In Deutschland müssen zum Beispiel alle Mehrstunden, die über 8 Stunden pro Werktag bzw. 48 Stunden pro Woche hinausgehen, innerhalb des gesetzlich vorgegebenen Ausgleichszeitraums wieder durch entsprechende Ausgleichsstunden abgebaut werden.

Im Durchschnitt des Ausgleichszeitraums darf die gesetzlich vorgegebene Höchstarbeitsgrenze nicht überschritten werden.

2.3 Wer darf mein Arbeitszeitkonto einsehen?

Die Arbeitszeiten von Mitarbeitern sind als personenbezogene Daten natürlich sensible Daten, mit denen besonders verantwortungsvoll umgegangen werden muss.

Grundsätzlich haben Personalverantwortliche und bei digitalen Systemen zwangsläufig natürlich auch Systemadministratoren Zugang zu den erfassten Arbeitszeiten und können diese einsehen. In der Regel gelten für diese Personen aber auch entsprechende Vorschriften wie Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflichten.

2.4 Wie viele Minusstunden dürfen am Arbeitszeitkonto sein?

Ein Arbeitszeitkonto hat meist den Zweck flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeit zu ermöglichen. Das Ansammeln und darauf folgende Reduzieren von Plus- und Minusstunden ist in diesem Fall grundsätzlich vorgesehen.

Wenn Mitarbeiter ohne vertragliche Grundlage Minusstunden machen, kann das im schlimmsten Fall zu einer Abmahnung oder sogar zu Gehaltskürzungen führen.

Es ist daher besonders wichtig von Beginn an mit dem Arbeitgeber abzuklären, ob Minusstunden erlaubt sind und wie diese im weiteren Verlauf gehandhabt werden. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen, die von Vornherein auf die möglichst freie Einteilung der Arbeitszeit abzielen, werden normalerweise automatisch entsprechende Regeln festgelegt. Fragen Sie als Arbeitnehmer aber jedenfalls nach, wenn in Ihrem Vertrag keine Regelungen enthalten sind!

2.5 Wie wird der Saldo des Arbeitszeitkontos berechnet?

Am Arbeitszeitkonto werden alle betrieblich erfassten Arbeitszeiten registriert, summiert und mit der vereinbarten und im System hinterlegten Sollarbeitszeit abgeglichen.

Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als die vereinbarten Stunden, werden diese Mehrstunden (= Plusstunden) am Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Wenn weniger Stunden gearbeitet werden, sammeln sich Minusstunden an.

In der Regel können die Mitarbeiter angefallen Mehrstunden oder auch Minusstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums wieder ausgleichen. Dieser so genannte Ausgleichszeitraum wird vorab vereinbart.

Verbleiben am Ende des vereinbarten Ausgleichszeitraums Minus- oder Plusstunden am Arbeitszeitkonto, werden diese üblicherweise in die Folgeperiode übertragen.

Der Vorteil eines Arbeitszeitkontos ist damit ganz klar die Flexibilisierung der Arbeitszeit.

Um dennoch zu große Abweichungen von der vereinbarten Sollzeit zu vermeiden, legen Sie am besten eine Höchstgrenze sowohl für Mehrstunden als auch für Minusstunden zum Ende des Ausgleichszeitraums fest.

3. Wie funktioniert ein Arbeitszeitkonto?

Die Basis eines Arbeitszeitkontos ist die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit. Diese ist im Arbeitszeitkonto hinterlegt und wird mit der tatsächlich geleisteten Ist-Arbeitszeit abgeglichen.

Wird die Soll-Arbeitszeit unterschritten, weist das Arbeitszeitkonto Minusstunden aus. Bei Mehrstunden ist das Arbeitszeitkonto im Plus. Insbesondere bei flexibler Arbeitszeitgestaltung ist das Arbeitszeitkonto sinnvoll. In diesem Fall können sowohl Plus- als auch Minusstunden über einen bestimmten Zeitraum hinweg wieder ausgeglichen werden.

Bei der Verwendung von Gleitzeitkonten legen manche Betriebe eine Kernarbeitszeit fest. Innerhalb dieses definierten Rahmens müssen die Mitarbeiter anwesend sein, können sich ansonsten die Arbeitszeit aber frei einteilen.
Kernarbeitszeiten sind dann ein Thema, wenn regelmäßige Termine und Besprechungen innerhalb der Belegschaft notwendig sind. Das Gleiche gilt für Beschäftigte im Kundenkontakt bzw. wenn eine gewisse Erreichbarkeit gewährleistet werden muss.

3.1 Wie muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?

Es gibt keine arbeitsrechtlichen Vorgaben, was die Form des Arbeitszeitkontos betrifft. Entscheidend ist, dass alle Plus- und Minusstunden erfasst und dokumentiert werden.

Um den administrativen Aufwand für ein Arbeitszeitkonto in Grenzen zu halten, empfiehlt es sich jedenfalls auf digitale Lösungen zu setzen, die den Soll-Ist-Vergleich automatisch durchführen, den aktuellen Stundensaldo ausweisen und das Erstellen des Stundenzettels auf Knopfdruck ermöglichen.

Es gibt hier verschiedenste Möglichkeiten sowohl für große als auch für kleine Unternehmen. Die Bandbreite reicht von kompletten Zeiterfassungssystemen bis hin zu kompakten Lösungen für Kleinbetriebe. Für Betriebe mit Außendienstmitarbeitern sind Lösungen mit mobilen Apps fürs Smartphone sinnvoll.

4. Was sind die Vorteile eines Arbeitszeitkontos?

Ein Arbeitszeitkonto hat Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Einfache Personalplanung	Für Unternehmen bietet ein Arbeitszeitkonto die Möglichkeit leichter auf eine schwankende Auftragslage zu reagieren. Die Personalplanung ist damit um einiges leichter zu bewerkstelligen.
Freie Zeiteinteilung	Arbeitszeitkonten ermöglichen mehr Flexibilität in punkto Arbeitszeiten. Für die Mitarbeiter heißt das, sie haben mehr Spielraum sich die Arbeitszeit selbst einzuteilen und können Überstunden durch Zeitausgleich abbauen.
Familienfreundlich	Ein früherer Start ins Wochenende bereits Freitag Mittag? Früher gehen, um mit der Familie Geburtstag zu feiern? Das alles ist mit einem Arbeitszeitkonto möglich.
Motivierte Mitarbeiter	Mitarbeiter sind dadurch zufriedener und auch motivierter, wovon wiederum der Arbeitgeber profitiert.
Einhaltung gesetzlicher Regelungen	Darüber hinaus erleichtert ein Arbeitszeitkonto auch die Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Egal ob ein Unternehmen nur zur Dokumentation von Überstunden, oder generell zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet ist – mit einem Arbeitszeitkonto lässt sich beides einfach und unkompliziert abdecken.

5. Arbeitszeitkonto: Was ist die beste Lösung?

Ein Arbeitszeitkonto zu führen sollte natürlich mit möglichst wenig Aufwand verbunden sein. Die erfassten Zeiten möchten Sie zudem einfach und schnell an die Lohnverrechnung weitergeben können. Sie sollten daher nach einer Lösung suchen, die einerseits einfach zu handhaben ist und andererseits auch auf Ihre individuellen Anforderungen als Betrieb eingeht.

Papierstundenzettel oder Exceltabellen

Die vermeintlich einfachste Methode Arbeitszeiten zu dokumentieren ist per Stift und Papier oder durch Ausfüllen einer Exceltabelle. In Wahrheit sind Papierstundenzettel und Exceltabellen aber nicht besonders effektiv, außerdem unpraktisch und auch ungenau.

Für das Führen eines Arbeitszeitkontos ist der regelmäßige Soll-Ist-Vergleich der Arbeitsstunden und die Berechnung des Saldos wichtig. Mit Exceltabellen lässt sich das eventuell noch halbwegs bewerkstelligen. Bei Papierstundenzetteln muss die Berechnung gänzlich manuell durchgeführt werden. Alternativ müssen die Personalverantwortlichen alle Daten händisch in ein entsprechendes System eingeben oder auch in ein Lohnverrechnungsprogramm übertragen.

Die Mitarbeiter selbst müssen alle Zeiten handschriftlich festhalten bzw. manuell eingeben. Das ist zeitintensiv, die Arbeitszeiten sind oft ungenau und bei Papierstundenzetteln entsteht auch leicht Chaos.

Die klassische Stechuhr – Hardware oder Terminal

Vor allem in Industriebetrieben kommt zum Führen des Arbeitszeitkontos oft noch die klassische Stechuhr zum Einsatz. Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz stempeln sich an einem Zeiterfassungsterminal am Firmeneingang bzw. am Eingang des Arbeitsbereiches ein und aus. In der Regel wird dazu ein QR-Code, ein Passwort oder auch eine Chipkarte verwendet.

Die Zeiterfassungshardware ist heutzutage üblicherweise mit einem dahinterstehenden zentralen System verbunden, in dem alle Arbeitszeiten erfasst und gespeichert werden. Die Personalabteilung hat darauf Zugriff und damit auch die Übersicht über die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter.

Nachteil dieser Variante: Die Mitarbeiter selbst haben hier oft keinen direkten Einblick in ihr eigenes Arbeitszeitkonto und müssen damit bei den Personalverantwortlichen nachfragen, wenn Sie den aktuellen Stand wissen möchten.

Online Zeiterfassungssysteme

In vielen Firmen wird das Arbeitszeitkonto der Mitarbeiter heute mit einer modernen Online Zeiterfassung geführt.

Die Mitarbeiter erfassen dabei am PC oder Laptop die Arbeitszeit per Start/Stop. Das System vergleicht automatisch die vorgegebene Sollzeit laut Arbeitsvertrag mit den tatsächlich verbuchten Arbeitszeiten und berechnet den Saldo.

Ein solches System erleichtert natürlich Mitarbeitern und Personalverantwortlichen gleichermaßen die Arbeit.

Die Zeiterfassung für die Mitarbeiter ist schnell und effizient und kann direkt während der Arbeit erfolgen. Die Personalverantwortlichen müssen nichts mehr ein- oder übertragen bzw. Daten von den Mitarbeitern einholen. Alle Daten sind direkt in einem zentralen System.

Damit haben die Beschäftigten auch selbst jederzeit Einblick in das eigene Arbeitszeitkonto und wissen jederzeit, wie der aktuelle Stundenstand ist.

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