Wie Sie einfach mit der Pendlerpauschale Geld sparen

Was ist eigentlich eine Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale – offiziell die Entfernungspauschale – ist eine Pauschalzahlung, die den Arbeitnehmern bei langen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen Steuervorteil verschafft. Nach § 9 Einkommensteuergesetz können Berufspendler die Pendlerpauschale als Werbungskosten in ihrer jährlichen Steuererklärung absetzen und damit ihre Steuern mindern.

Die Hin- und Rückfahrt ist für Arbeitnehmer bestimmt, die ein Fahrzeug zur und von der Arbeit benutzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit dem Auto, Motorrad, Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Wie der Name schon sagt, hängt die Höhe des Kapitals nicht von der Höhe der tatsächlichen Ausgaben ab. Letztere sind nicht genau in Euro definiert.

Wann wurde die Pendlerpauschale eingeführt?

Der Entfernungspauschale geht auf das Jahr 1920 zurück. Aus Kostengründen beschloss die Große Koalition mit dem Bundesfinanzminister, die Pauschale 2007 für die Strecke der 20 Kilometer zu streichen.

Erst ab dem 21. Kilometer galt die Entfernungspauschale. Kurz darauf wurde die Pendlerpauschale nach einem Urteil des Bundesverfassungsgerichts wieder eingeführt.

Besonderheiten bei der Pendlerpauschale in Österreich

Kleine Pendlerpauschale

Sind Sie Arbeitnehmer, die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte beträgt mindestens 20 Kilometer und ist es zumutbar, an mehr als der Hälfte der Arbeitstage in einem Kalendermonat öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen? Dann haben Sie Anspruch auf eine kleine Entfernungspauschale.

Große Pendlerpauschale

Sind Sie Arbeitnehmer und ist es nicht möglich oder sinnvoll, öffentliche Verkehrsmittel von der Wohnung zur Arbeitsstätte zu benutzen? Dann haben Sie Anspruch auf eine große Fahrtkostenpauschale. Diese gilt für eine Strecke von 20 Kilometern zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Arbeitsplatz.

Pendlereuro

Wenn Sie Anspruch auf eine Pendlerpauschale für eine Dienstreise haben, haben Sie auch Anspruch auf den Pendlereuro. Dies ist eine Steuergutschrift, die direkt von der berechneten Steuer abgezogen wird.

Der Pendlereuro für den Arbeitsweg wird jährlich angegeben und errechnet sich aus der Verdopplung der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Neben der 50-prozentigen Erhöhung des Fahrtkostenzuschusses ermöglicht das Hilfspaket, das den Anstieg der Energiepreise mildern soll, auch eine begrenzte Vervierfachung des Fahrt-Euros. Die Regelung gilt ab Mai 2022 bis Juni 2023. Dann erhalten Empfänger des Pendlereuro für diesen Zeitraum also den vierfachen Betrag.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale in Deutschland und Österreich?

Seit 2004 beträgt die Entfernungspauschale in Deutschland 30 Cent pro Kilometer, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 20 Kilometer nicht überschreitet. Ab dem 21. Kilometer sind es 35 Cent pro Kilometer. Nach dem vom Bundesrat am 20.05.2022 beschlossenen Steuerentlastungsgesetz wird nun der letzte Beitrag rückwirkend zum 01.05.2022 gezahlt. Im Januar 2022 wurde er auf 38 Cent pro Kilometer angehoben.

In Österreich funktioniert das System anders als in Deutschland. Es gibt eine kleine und große Pendlerpauschale, die jeweils in verschiedene Pauschalen nach Entfernung gestaffelt sind.

Die Beträge für die kleine Pendlerpauschale von Mai 2022 bis Juni 2023 sind:

• 87,00 € monatlich ab 20 km
• 169,50 € monatlich ab 40 km
• 252,00 € monatlich ab 60 km

Die Beträge der großen Pendlerpauschale sind von Mai 2022 bis Juni 2023:

• 46,50 € monatlich ab 2 km
• 184,50 € monatlich ab 20 km
• 321,00 € monatlich ab 40 km
• 459,00 € monatlich ab 60 km

Seit dem 1. Januar 2013 steht jedem Arbeitnehmer und jeder Arbeitnehmerin, die in Österreich Anspruch auf die Pendlerpauschale hat, zusätzlich auch der sogenannte „Pendlereuro” zu.

Wer hat Anspruch auf eine Pendlerpauschale?

Neben Autofahrern haben auch Fußgänger, Rad- und Motorradfahrer Anspruch auf die Pendlerpauschale. Allerdings gibt es eine Obergrenze für Dienstreisen, die nicht mit dem eigenen Pkw durchgeführt werden. Bei Reisen zu Fuß oder mit dem Fahrrad gelten beispielsweise maximal 4.500 Euro pro Jahr. Allerdings ist die notwendige Distanz von 15.000 Kilometern für einen Fußgänger kaum leistbar, weshalb die Grenze in der Realität selten ausgenutzt wird.

Mit der Pendlerpauschale werden auch die Tarife öffentlicher Verkehrsmittel, wie Busse oder Straßenbahnen anerkannt. Wenn Sie für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Preise zahlen müssen, die über den Festpreis hinausgehen, können Sie höhere Kosten verlangen.

Wenn Sie mit dem Flugzeug zur Arbeit reisen, besteht die einzige Möglichkeit darin, den Fahrpreis zu reduzieren. Hier gibt es keine Pendlerpauschale. Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung, müssen Sie einige Besonderheiten beachten.

Die Entfernungspauschale können Sie einkommensabhängig nutzen, wenn Sie die private Nutzung des Fahrzeugs mit 1 Prozent zuzüglich 0,03 Prozent des Listenpreises besteuern.

Wann hat man keinen Anspruch auf eine Pendlerpauschale?

Beschäftigte, die sich im Homeoffice befinden, dürfen keine Fahrtkostenpauschale beziehen. Dies gilt für jeden Work-from-Home-Tag. Stattdessen stand den Beteiligten in den Jahren 2020 und 2021 ein sogenannter Festpreis für Homeoffice zu.

Er betrug maximal 600 Euro und konnte für maximal 120 Tage im Kalenderjahr in Anspruch genommen werden. Im Februar 2022 schlug die Bundeskasse vor, die Home-Office-Flatrate bis Ende 2022 zu verlängern. Eine entsprechende Entscheidung ist bisher jedoch noch nicht gefallen.

Ein Arbeitnehmer kann die Pendlerpauschale auch dann nicht beantragen, wenn er am Arbeitsweg fliegen muss. In einer solchen Situation ist die Senkung der Zinssätze die einzige Option.

Nicht zuletzt müssen Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, bestimmte Vorgaben beachten. Die Pendlerpauschale kann nur dann als Werbungskosten abgezogen werden, wenn für die Ermittlung des privaten Nutzwerts nicht das Fahrtenbuch, sondern die 1-Prozent-Regelung angewendet wird. Zusätzlich zur 1-Prozent-Regelung müssen sie pro Kilometer und Monat eine Steuer in Höhe von 0,03 Prozent des Bruttoinland-Listenpreises des Dienstwagens zahlen.

Gibt es ein Pendlerpauschale Maximum?

Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist die Höhe der Fahrten und Fahrten auf maximal 4.500 Euro pro Jahr begrenzt.
Diese Begrenzung auf maximal 4.500 Euro pro Jahr gilt allerdings nur:

• bei Nutzung des Weges zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit Motorrad, Roller, Fahrrad oder zu Fuß,
• bei Nutzung eines Pkw, für Carsharing-Teilnehmer und auch an Tagen, an denen der Arbeitnehmer bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sein eigenes oder reserviertes Auto nicht benutzt

Der Anspruch auf Fahrtkostenerstattung hängt nicht von den tatsächlichen Kosten ab. Erhalten Sie jedoch von Ihrem Arbeitgeber eine Leistung (z. B. ein ÖPNV-Jahresticket), die der Arbeitgeber steuerfrei oder in fester Höhe zahlt, müssen Sie diese Leistung auf eine Pendlerpauschale kürzen.

Wie wird der Arbeitsweg genau berechnet?

Natürlich fährst du nach Hause und arbeitest zweimal am Tag, hin und her. Manche fahren in der Mittagspause oder im Schichtdienst mehrmals nach Hause. Doch das interessiert das Finanzministerium nicht. Als Pauschale können Sie eine einfache Fahrt nur einmal pro Werktag zählen.

Die kürzeste Verbindung wird zur Berechnung der Pendlerpauschale verwendet

Bei der Berechnung des Festpreises einer Geschäftsreise ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte maßgebend – unabhängig vom Verkehrsmittel. Dies gilt auch dann, wenn der kürzeste Arbeitsweg kostenpflichtig ist oder aufgrund der Geschwindigkeitsbegrenzung mit dem tatsächlich genutzten Verkehrsmittel laut Verkehrsrecht nicht genutzt werden kann. Zur Berechnung der Entfernung empfehlen wir, die Route von Google Maps berechnen zu lassen. In der Regel prüft auch das Finanzamt diese Angaben.

Die kürzeste Verbindung wird zur Berechnung der Pendlerpauschale verwendet

Wenn Sie mit einem Kraftfahrzeug zur Arbeit fahren, können Sie in Ausnahmefällen auch andere als die kürzeste Straßenverbindung zur Berechnung der Pendlerpauschale heranziehen.

Dies ist möglich, wenn dieser Weg deutlich günstiger ist und Sie ihn regelmäßig für den Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Arbeitsstelle nutzen. Dies gilt auch bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, deren Route über eine günstigere Straßenanbindung führt.

Günstiger Transport bedeutet in Bezug auf die Pendlerpauschale, dass der Mitarbeiter in der Regel schneller und zielgenauer zu seinem ersten Einsatzort kommt – trotz gelegentlicher Verkehrsbehinderungen.

Wie berechnet sich die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale (oder Entfernungspauschale) wird nach einer bestimmten Formel berechnet und vom Lohn und von den Steuern abgezogen. Ausschlaggebend ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Kilometern (steuerlich korrekt: erste Tätigkeitsstätte) und die Anzahl der Arbeitstage.

Zu beachten ist, dass ab dem 21. Kilometer 35 Cent pro Kilometer Strecke gelten.

Die Formel lautet:

Lohnt es sich immer, eine Pendlerpauschale geltend zu machen?

In den allgemeinen Einkommensteuertabellen ist für einkommensabhängige Einkünfte bereits ein einmaliger Ausgleich von 1.000 Euro pro Jahr eingetragen. Daher lohnt es sich, die Einkommenserklärung für den einmaligen Dienstreisekostenzuschuss nur einzureichen, wenn Sie aufgrund des einmaligen Dienstreisekostenzuschusses 1.000 Euro pro Jahr überschreiten.

Dies geschieht regelmäßig parallel 15 km vom Arbeitsplatz entfernt. Angenommen, ein fester Mitarbeiter mit 230 Arbeitstagen pro Jahr (230 Arbeitstage x 15 km x 0,30 Euro entspricht 1035 Euro). Fallen dagegen andere Werbekosten an, verringert sich diese Distanz. Dabei spielt es keine Rolle, mit welchem Verkehrsmittel Sie zur Arbeit kommen.

Mit 4 einfachen Schritten zu Ihrer Pendlerpauschale

In den folgenden Absätzen werden wir darauf eingehen, wie Sie im Handumdrehen die genaue Summe berechnen, die Ihnen als Pendlerpauschale zusteht.

Geben Sie das Steuerjahr für die Berechnung an

Im ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie angeben, für welches Jahr die Berechnung erfolgen soll. Der Grund dafür ist, dass ab dem Jahr 2022 ab dem 21. Kilometer statt 35 Cent dann 38 Cent pro Kilometer für die Entfernungspauschale angesetzt werden dürfen.

Die Entfernung zur Arbeitsstätte eingeben

Die Zahl der festangestellten Arbeitnehmer wird nur für die als Entfernung zwischen der Arbeitsstätte und dem Wohnsitz des Steuerpflichtigen ermittelte Kilometerzahl berechnet. Dabei werden die tatsächlich zurückgelegte Strecke und die tägliche Hin- und Rückfahrt nicht berücksichtigt. Entscheidend ist immer die Entfernung zum ersten Arbeitsplatz.

Wenn Sie regelmäßig mehrere Arbeitsstätten aufsuchen müssen, sollten Sie Ihren Arbeitgeber bitten, den Standort schriftlich zu bestätigen. Die Entfernung ist der kürzeste Weg zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Arbeitsplatz. Nun nutzen die findigen Beamten des Finanzamtes auch Online-Routen, um diesen kürzesten Weg zu berechnen.

Wenn Sie jedoch mit dem Auto zur Arbeit fahren, können Sie die günstigste Route als Grundlage für die Pendlerpauschale verwenden. Andere Umwege, wie das Bringen von Kindern von der Schule oder dem Kindergarten oder zum Einkaufen, dürfen nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet werden.

Die Wohnung, von der aus der Entfernung gemessen wird, muss der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers sein. Berechnetes Fahr-Interesse kann für ein Resort, das selten genutzt wird, nicht berechnet werden. Außerdem wird nur eine Hin- und Rückfahrt pro Tag gezählt.

Wer beispielsweise aufgrund von Schichtarbeit oder Dienstunterbrechung mehrmals täglich zwischen Wohnung und Arbeitsplatz wechselt, erhält dafür keine gesonderte Entfernungspauschale. Alle Kosten im Zusammenhang mit der Reise sind durch einen Festpreis abgedeckt, sodass keine zusätzlichen Zahlungen geleistet werden können.

Die exakte Anzahl Ihrer Arbeitstage berechnen

Mit einem Arbeitstagerechner können Sie Ihre gesamten Arbeitstage genau berechnen und im Pendlerpauschale Rechner entsprechend aufteilen in Arbeitstage, an denen Sie mit dem Auto zur Arbeit gefahren sind, und Tage, an denen Sie andere Verkehrsmittel genutzt haben. Dies basiert normalerweise auf allen Wochentagen, an denen Sie gearbeitet haben. Wenn Sie ein ganzes Jahr für den Arbeitgeber tätig waren, sind das 52 Kalenderwochen mit jeweils 5 Arbeitstagen.

Allerdings muss die genaue Zahl der Arbeitstage pro Jahr berücksichtigt werden. Sie sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich, da gesetzliche Feiertage unterschiedlich sind. Von diesem errechneten maximalen Arbeitstag werden alle Urlaubstage, sonstige Freizeit und krankheitsbedingte Ausfalltage abgezogen. Ausgangspunkt des Pendlerpauschale Rechners sind 220 Tage. Passen Sie diese Zahl basierend auf der Anzahl der Tage an, die das Auto auf der Straße war.

Fügen Sie auch die Tage hinzu, an denen Sie andere Verkehrsmittel benutzt haben (Bus, Bahn, Flugzeug, Fahrrad, Wohnheim). Ihre Obergrenze liegt in diesem Fall bei 500 Euro. Die Steuerbehörde kann Ihren Arbeitgeber bitten, zu bestätigen, wie viele Tage Sie ihm zur Verfügung stehen.

Berechnen Sie die Höhe Ihrer Pendlerpauschale

Im nächsten Jahr können Sie die Pendlerpauschale als Teil Ihres Einkommens geltend machen. Sie haben bis zum 30. Juni Zeit, Ihre Steuererklärung (ehemalige Gehaltserhöhung) einzureichen. Diese Frist wurde in den letzten Jahren verlängert. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, kann es sogar etwas länger dauern.

Ein Beispiel macht die Berechnung der Pendlerpauschale deutlicher

Frau Wimmer arbeitet als Bürokauffrau in einem Unternehmen in Köln. Deshalb pendelt sie 5 Tage die Woche zwischen ihrem Wohnort und der Firmenzentrale, was ihre erste Tätigkeitsstätte ist. Dafür nutzt sie öffentliche Verkehrsmittel und wenn sie ihre Kinder zur Schule bringen muss, nutzt sie ihr Auto. Frau Wimmer möchte die Fahrtkostenpauschale für 2021 und auch für das Folgejahr 2022.

• Die kürzeste Route führt direkt durch die Stadt und beträgt 32 km.
• Es ist billiger, die Autobahn zu benutzen, die Strecke ist 41 km lang.
• Wenn Frau Wimmer die Kinder zur Schule bringt, muss sie 35 km auf einer Fahrt zurücklegen.
• Das zu versteuernde Einkommen von Frau Pendel im Jahr 2021 betrug 30.000 Euro.

Frau Wimmer darf hier nur den kürzesten Weg zur Arbeit ansetzen. Da sie den Umweg nicht rechnen darf, entspricht die Entfernung täglich 32 Kilometern.

In Köln hatte Frau Müller 2021 genau 254 mögliche Arbeitstage. Sie nahm sich 20 Tage davon frei, war 9 Tage krank und brauchte 10 Tage, um ihre kranke Tochter zu pflegen. Wir haben im Jahr 2021 insgesamt 215 Arbeitstage, die wir für die Berechnung der Entfernungspauschale verwenden dürfen.

Steuerjahr	Entfernung in km	Pauschale <20 km	Pauschale ab dem 21 km	Absetzbare Pendlerpauschale
2021	32 km	0,30 €	0,35 €	2.193,00 €
2022	32 km	0,30 €	0,38 €	2.270,40 €

Beide Jahre gehen von 215 Arbeitstagen aus.

Tipps für Ihre Pendlerpauschale

Doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten

Wenn Sie beispielsweise in Berlin arbeiten, Ihre Familie aber in Köln lebt, können Sie auch die Fahrtkosten der Familie (bei zwei Haushalten) als Dienstreisepauschale absetzen. Ansonsten gilt hier nicht die Begrenzung auf den Höchstbetrag von 4.500 Euro. Unterstützt der Arbeitgeber Familienreisen jedoch steuerfrei, wird diese Unterstützung von der Dienstreise Förderung abgezogen.

Pauschalbetrag beachten

Mitarbeiter erhalten eine einmalige Werbungskosten-Vergütung in Höhe von 1.000 Euro pro Jahr. Die Fahrtkosten lohnen sich nur, wenn die Entfernungspauschale höher ist als das Tagesgeld. Dies gilt in der Regel für Fahrten über 15 Kilometer (einfache Fahrt). Arbeitnehmer können jedoch ihre Fahrtkostenpauschale optimieren: Sie können auch Weiterbildungen und/oder den Kauf von Büchern oder anderen Bildungsmaterialien außerhalb der Arbeit absetzen. Zusammen mit einer einmaligen Fahrt summieren sich schnell über 1.000 Euro im Jahr.

Pendlerpauschale bei Fahrgemeinschaften ansetzen

Die Pendlerpauschale darf auch bei Fahrgemeinschaften angesetzt werden. Zu beachten ist, dass für Dienstreisen mit einem fremden Fahrzeug die Obergrenze von 4.500 Euro gilt. Dieses Limit gilt nicht, wenn Sie Ihr eigenes Auto benutzen.

Steuererklärung mit Pendlerpauschale

Mitarbeiter melden ihre Entfernungspauschale oder persönliche Abzüge in der Steuererklärung unter den Werbungskosten mit
Anlage N. Selbstständige können dieses System nicht nutzen. Die Fahrtkostenpauschale ziehen sie als Teil ihrer betrieblichen Kosten bei der Steuererklärung ab.

Auch Angestellte haben aber die Möglichkeit, den Lohnsteuerabzug zu nutzen. Sollten die Werbekosten aufgrund einer Pendlerpauschale über 1.000 Euro liegen, können Sie diese Abfindung im laufenden Jahr abbilden, wodurch sich das monatliche Nettogehalt erhöht.