Sollstunden – Alle wichtigen Infos

1. Was bedeutet der Begriff Sollstunden?

Der Begriff Sollstunden beschreibt die Anzahl an Arbeitsstunden, die Beschäftigte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erbringen müssen.

In vielen Fällen werden Sollstunden wöchentlich im Arbeitsvertrag definiert. Es kann aber auch tägliche Sollstunden als Vorgabe geben.

Im Rahmen geringfügiger Beschäftigung werden auch oft monatliche Sollstunden vereinbart.

Die wöchentliche Arbeitszeit in Form von Sollstunden wird vielfach in Tarif- bzw. Kollektivverträgen geregelt. Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben, die für eine Vollzeitstelle gültig sind.

Sollstunden im Rahmen einer Teilzeitbeschäftigung werden in der Regel individuell mit den Beschäftigten vereinbart und sind in diesem Fall explizit Gegenstand des jeweiligen Arbeitsvertrages.

Das Arbeitszeitgesetz regelt die maximale Anzahl an Sollstunden, die je Tag und je Woche zulässig sind. Diese maximalen Sollstunden dürfen grundsätzlich nicht überschritten werden.

Auch das betriebliche Gesundheitsmanagement sollte bei der betrieblichen Ausgestaltung der Sollstunden eine Rolle spielen.

Die Angabe von Sollstunden dient unter anderem auch dazu, Arbeitgeber und Beschäftigten besser zu veranschaulichen, wie viel pro Tag und/oder pro Woche gearbeitet werden muss.

Bei Gleitzeitmodellen ist die tägliche Sollzeit weniger ausschlaggebend. In der Regel wird hier stärker auf die wöchentliche bzw. monatliche Sollzeit geachtet.

2. Wie kann die Sollarbeitszeit berechnet werden?

Bei der Berechnung der Sollarbeitszeit kommt es darauf an, ob die tägliche, die wöchentliche oder die monatliche Sollarbeitszeit ermittelt werden soll. Selbstverständlich können auch jährliche Sollstunden berechnet werden.

In aller Regel wird zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite eine wöchentliche Sollzeit vereinbart. Bei geringfügiger Beschäftigung zum Beispiel kann allerdings auch eine monatliche Sollzeit vereinbart sein.

Ein ausschlaggebender Faktor für die Berechnung der Sollarbeitszeit ist jedenfalls der Wochenfaktor.

2.1 Wie wird der Wochenfaktor berechnet?

Der Wochenfaktor gibt an, wie viele Wochen ein Monat im Durchschnitt hat.

Grundsätzlich wird daher die Anzahl der Wochen im Jahr (= 52) durch die Anzahl der Monate pro Jahr (= 12) dividiert. Um einen möglichst genauen Wert zu erhalten, wird in der üblichen Berechnung aber auch mit einbezogen, dass es Schaltjahre gibt. Unter Berücksichtigung dieses Umstandes ergibt sich im Endeffekt daher ein Wochenfaktor von gerundet 4,35.

Ein Beispiel:

Tim arbeitet bei einer IT-Firma Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden. In seinem Arbeitsvertrag sind zudem 5 Arbeitstage pro Woche von Montag bis Freitag festgelegt. Im Durchschnitt ergibt sich daraus eine tägliche Sollzeit von 7,7 Stunden.

2.3 Berechnung der wöchentlichen Sollstunden

In vielen Arbeitsverträgen ist die Wochenarbeitszeit angegeben. Sollte diese nicht bekannt sein, gibt es zwei Arten der Berechnung:

Methode 1:

Wenn monatliche Sollstunden vereinbart sind, können diese durch den Wochenfaktor geteilt werden.

Methode 2:

Wenn Sie eine tägliche Sollarbeitszeit vereinbart haben, multiplizieren Sie diese mit der Anzahl der vereinbarten Arbeitstage pro Woche und erhalten so die wöchentliche Sollzeit.

Tägliche Sollarbeitszeit x Anzahl der Arbeitstage = Durchschnittliche wöchentliche Sollstunden

2.4 Berechnung der monatlichen Sollstunden

Um die monatlichen Sollstunden zu berechnen gibt es zwei Methoden.

Methode 1:

Die erste Methode wenden Sie an, wenn Sie nur Ihre täglichen Sollstunden kennen.

Die täglichen Sollstunden multiplizieren Sie zunächst mit der Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Das Resultat daraus – die wöchentlichen Sollstunden – wird anschließend nochmals mit dem Wochenfaktor 4,35 multipliziert.

Methode 2:

Wenn die Wochenarbeitszeit bekannt ist, können Sie den ersten Schritt aus Methode 1 überspringen. Sie multiplizieren dann einfach die wöchentlichen Sollstunden mit dem Wochenfaktor und erhalten die monatlichen Sollstunden.

2.5 Berechnung der jährlichen Sollarbeitszeit

Um die jährlichen Sollstunden berechnen zu können, müssen Sie Ihre Wochenarbeitszeit kennen.

Die Wochenarbeitszeit wird dann mit der Anzahl der Wochen im Jahr (= 52) multipliziert.

Ein Beispiel:

Tina arbeitet Teilzeit in einer kleinen Bäckerei, um während des Studiums über die Runden zu kommen. Sie hat 12 Wochenstunden.

Gerechnet auf das Jahr kommt Sie bei 12 Wochenstunden x 52 Wochen auf durchschnittlich 624 jährliche Sollarbeitszeit.

3. Die besten Tools zur einfachen Kontrolle der Sollstunden

Idealerweise haben sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte jederzeit den Überblick darüber, wie viele Sollstunden in der Woche oder im Monat anfallen und wie viele Arbeitsstunden noch geleistet werden müssen, um dieses Soll zu erreichen.

Mittlerweile gibt es dafür viele digitale Lösungen, die eine Kontrolle der Sollstunden schnell und einfach ermöglichen. Papierstundenzettel und Exceltabellen sind da Schnee von gestern.

3.1 Online Zeiterfassungssysteme

Immer mehr Firmen nutzen für das Führen der Arbeitszeitkonten ihrer Mitarbeiter eine moderne Online Lösung.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Für die Beschäftigten ist das Erfassen der Arbeitszeit einfach und ohne viel Zeitaufwand möglich. Per Start/Stop wird die Zeit am PC oder Laptop gebucht.

Das System erledigt den Rest und führt automatisch einen Soll-Ist-Vergleich auf Basis der vorgegebenen Sollzeit durch.

Damit nimmt eine Online Zeiterfassung natürlich auch den Personalverantwortlichen erhebliche Arbeit ab und reduziert den Zeitaufwand für die Kontrolle der Arbeitszeiten um ein Vielfaches.

Alle Daten sind zudem unmittelbar in einem zentralen System erfasst und können jederzeit für abgerufen werden. Den Stundenzettel für die Lohnverrechnung erstellen Sie bei einem Online Zeiterfassungssystem mit wenigen Klicks.

3.2 Zeiterfassung Apps

Für Mitarbeiter im Außendienst, auf Dienstreisen oder auch für Betriebe, deren Tätigkeitsbereiche sich auf Arbeiten vor Ort beim Kunden konzentrieren, gibt es mobile Apps für die Zeiterfassung.

Ein Montagetrupp kann so zum Beispiel sämtliche Arbeitszeiten direkt beim Kunden in Echtzeit erfassen.

In der Regel sind die mobilen Apps Teil eines umfassenden digitalen Zeiterfassungssystem mit zentraler Webanwendung. Die mobil erfassten Zeiten werden automatisch an die Zentrale im Büro übertragen. Chef und Personalverantwortliche können die Zeiten damit jederzeit prüfen und kontrollieren.

Als Mitarbeiter haben Sie bei der Nutzung einer Zeiterfassung App den Vorteil, dass Sie Ihr Arbeitszeitkonto immer mit dabei haben. Ein kurzer Blick in die App genügt und Sie wissen den aktuellen Stundenstand.

4. Gesetzliche Regelungen zu den Sollstunden

Der Gesetzgeber gibt gewisse Regeln in Bezug auf die Arbeitszeit vor. Unter anderem sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Höchstgrenzen für die tägliche und wöchentliche Sollzeit festgelegt.

Ziel ist es mit diesen Regelungen die Gesundheit von Beschäftigten zu schützen.

In Tarif- bzw. Kollektivverträgen können branchenspezifisch zusätzliche bzw. weitergehende Regelungen getroffen werden. In der Regel dürfen diese Vereinbarungen aber für die Beschäftigten nicht schlechter ausfallen, als vom Gesetz vorgesehen.

4.1 Regelungen zur Höchstarbeitszeit – Maximale Sollstunden

Das Arbeitszeitgesetz (§ 3 ArbZG) definiert eine Höchstarbeitszeit pro Tag. Davon ausgehend dürfen Beschäftigte eine bestimmte Anzahl an täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden nicht überschreiten.

Die maximalen Sollstunden pro Tag sind grundsätzlich mit acht Stunden festgelegt. Pro Woche sind maximal 48 Stunden Sollzeit bei einer Arbeitswoche von 6 Werktagen vorgesehen.

In Ausnahmefällen kann die Arbeitszeit vorübergehend erhöht werden. Innerhalb von sechs Monaten muss allerdings ein entsprechender Ausgleich erfolgen, damit die gesetzlich vorgegebene Maximalarbeitszeit im Durchschnitt nicht überschritten wird.

4.2 Arbeitsverbot

An Sonn- und Feiertagen gilt grundsätzlich ein Arbeitsverbot (§ 9 ArbZG).

Auch hier gibt es allerdings Ausnahmen. So sind Sonn- und Feiertagsdienste zum Beispiel im Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Rettungdienste etc.) aber auch in der Gastronomie (Hotels, Gaststätten) zulässig. Diese sind in § 10 ArbZG geregelt.

5. Sonderfälle bei Sollstunden

Ihre Sollstunden müssen Sie grundsätzlich an jedem im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitstag erbringen. Es gibt aber Ausnahmen.

Die Abwesenheit von der Arbeit während des Krankenstandes bzw. während Krankentagen wird als bezahlte Abwesenheit gewertet.

Bis zu sechs Wochen haben Beschäftigte Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Sollte der Krankenstand und die daraus resultierende Arbeitsunfähigkeit länger dauern, übernimmt die Krankenkasse weitere Zahlungen.

5.2 Sollstunden an Sonn- und Feiertagen

Grundsätzlich gibt es für  Sonn- und Feiertage laut Arbeitszeitgesetz ein Arbeitsverbot. Auch hier gibt es aber Ausnahmen, da es je nach Tätigkeit und/oder Branche notwendig sein kann trotzdem eine Dienstleistung zu erbringen.

Üblicherweise wird im Gesundheitswesen, in der Gastronomie, aber auch in der Industrie im Rahmen von Schichtarbeit auch an Sonn- und Feiertagen gearbeitet.

Die Sollarbeitszeit ist in diesem Fall wie an jedem anderen Arbeitstag zu erbringen. Als Ausgleich gibt es für betreffende Beschäftigte dann einen anderen Wochentag als Ruhetag.

5.3 Sollarbeitszeit bei Kurzarbeit

Wie der Begriff bereits andeutet, wird bei Kurzarbeit die Sollzeit gekürzt. Beschäftigte arbeiten in diesem Fall weniger als normalerweise vereinbart.

In der Regel wird Kurzarbeit nur vorübergehend eingesetzt, wenn zum Beispiel aus wirtschaftlichen Gründen ein Vollbetrieb des Unternehmens nicht möglich ist.

Üblicherweise übernimmt in diesem Fall die öffentliche Hand einen Teil der Gehälter für Beschäftigte in Kurzarbeit. Das hat den Zweck betreffende Betriebe bei den Personalkosten zu unterstützen um Kündigungen zu vermeiden.