Tätigkeitsnachweis

1. Definition: Was ist ein Tätigkeitsnachweis?

Tätigkeitsnachweise können je nach Unternehmen unterschiedlich umfangreich sein. Auch die Form variiert. Von einfachen, handschriftlichen Aufzeichnungen, über Excel Listen, bis hin zu detaillierten Listen, die mit einer Zeiterfassungssoftware erstellt wurden, wird man in Unternehmen fündig. 

2. Wofür benötigt man einen Tätigkeitsnachweis

Für Unternehmen ist der Tätigkeitsnachweis ein wichtiges Instrument u.a. für die Lohnabrechnung und Kalkulation von Projekten. Durch die Zeitaufzeichnung und Beschreibung von geleisteten Arbeiten erhalten Vorgesetzte und Dienstgeber Erfahrungswerte, die beispielsweise für die Einsatzplanung wesentlich sind. Besonders bei neuen Tätigkeiten kann man durch minutengenaue Aufzeichnungen und detaillierte Beschreibung sicherstellen, dass für zukünftige Projekte ausreichend Zeit eingeplant wird.

Anhand der Dokumentation sind Vorgesetzte auch über den Projektfortschritt informiert und können reagieren, wenn Deadlines nicht eingehalten werden.

Sollte es Probleme rechtlicher Natur geben, ist ein Unternehmen im Vorteil, wenn die Projektschritte lückenlos in einem Tätigkeitsnachweis dokumentiert wurden.

Auch für Kunden ist ein Tätigkeitsnachweis wichtig. Es fördert das Vertrauen, wenn über eine detaillierte Aufzeichnung und Beschreibung der Tätigkeiten die in Rechnung gestellten Arbeiten nachvollzogen und geprüft werden können. Mit einer geeigneten Software kann auch direkt anhand der Beschreibung der Aufgaben ein Protokoll vom Kunden abgezeichnet werden, oder später von der Buchhaltung eine Rechnung erstellt werden.

Das Führen von Tätigkeitsnachweisen ist übrigens für Dienstnehmer verpflichtend, wenn ein Arbeitgeber das anordnet oder in Absprache mit dem Betriebsrat die Weisung ausgibt. 

Ein Tätigkeitsnachweis ist auch für Dienstnehmer wichtig. Sind Arbeitsaufträge in der angeordneten Zeit nämlich nicht durchführbar, kann dies anhand der Zeitaufzeichnung und der angeführten Tätigkeiten an den Dienstgeber zurückgemeldet und bei der zukünftigen Planung berücksichtigt werden.

Ein Tätigkeitsnachweis kann auch verwendet werden, um ein Arbeitszeugnis oder eine Jobbeschreibung zu erstellen.

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich das Recht zu überprüfen, ob arbeitsvertragliche Pflichten eingehalten werden. Es sollte aber auch im Interesse von Dienstnehmern sein, die Aufgaben ausreichend zu dokumentieren, da dies für die Rechnungslegung an den Kunden notwendig und somit im weiteren Sinne für die eigene Anstellung relevant ist.

Kommt der Dienstnehmer der Aufzeichnungspflicht nicht nach, steht eine Abmahnung und sogar eine Kündigung im Raum (§ 106 Gewerbeordnung).

3. Was muss ein Tätigkeitsnachweis enthalten?

Wie detailliert ein Tätigkeitsnachweis sein muss, hängt von den Erfordernissen des Unternehmens ab. Werden die Daten beispielsweise auch als Auftragsprotokoll verwendet, ist meist auch die Unterschrift des Kunden notwendig.

Üblicherweise enthält der Tätigkeitsnachweis folgende Daten:

• Name des Mitarbeiters
• Datum und Zeit bzw. Zeitraum der Tätigkeit
• Pausenzeiten
• Beschreibung der Tätigkeit
• Optional Kundendaten bzw. Informationen zum Einsatzort
• Unterschrift des Arbeitnehmers und Arbeitgebers

Wesentlich ist, sich frühzeitig zu überlegen, welche Informationen benötigt werden, da Tätigkeitsberichte wertvolle Informationen für Auswertungen und Planung enthalten. Aus Erfahrung weiß man, dass ein nachträgliches Erfassen von diesen Daten sehr zeitaufwändig und ungenau ist.

4. Tätigkeiten erfassen in der Praxis

Ob handschriftlich auf Papier, in einer Excel Liste oder mit einer Software: wichtig ist, bei Mitarbeitern das Bewusstsein dafür zu schaffen, dass das Erfassen der Zeit und Tätigkeit für das Unternehmen wichtig ist. Für die Dokumentation muss daher von Mitarbeitern und Vorgesetzten ausreichend Zeit eingeplant werden.

Die Vorteile sind vielfältig:

• Die Tätigkeitsnachweise sind mit der entsprechenden Software sofort verfügbar und können direkt verarbeitet werden. 
• Die Leistung von Mitarbeitern kann zeitnah überprüft werden.
• Arbeiten werden minutengenau erfasst und korrekt abgerechnet.
• Die Daten können direkt vor Ort beim Kunden abgezeichnet werden.
• Bei Unklarheiten kann sofort mit Kunden Rücksprache gehalten werden.
• Fehlzeiten durch Nachtragen werden vermieden.
• Tätigkeitsberichte können direkt für die Rechnungslegung verwendet werden.
• Die Aufzeichnungen können für die Lohnabrechnung verwendet werden.
• Bei einer Prüfung durch Behörden sind Daten auf Knopfdruck verfügbar.
• Alle Aufzeichnungen können direkt auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden.

Vergleich Tätigkeitsnachweise: Analog	Digital
Mitarbeiter schreiben im Nachhinein handschriftlich Listen. Zeiten sind geschätzt, man kann sich nicht mehr an alle Tätigkeiten im Detail erinnern.	Mitarbeiter erfassen digital mit einer ZeiterfassungsApp direkt die Zeiten und notieren ihre Tätigkeiten, auch die Pausen werden erfasst.
Ein(e) Mitarbeiter(in) versucht die Handschrift zu entziffern, um die Zeiten in eine Excel Liste zu übertragen. Die Daten werden zwar dringend benötigt, bei mehreren Mitarbeitern dauert die Eingabe allerdings länger, die Mitarbeiterin muss dies auch meist neben ihrer normalen Tätigkeit erledigen.	Die Arbeitszeiten und Tätigkeiten sind jederzeit verfügbar und können ausgewertet oder auf Knopfdruck exportiert werden. Durch die integrierte Überprüfung wird sofort auf mögliche Fehler hingewiesen.
Die Daten müssen mühsam überprüft werden. Wenn die Zeiten nicht stimmen, muss mit den Mitarbeitern rekonstruiert werden, wo der Fehler liegt.
Eine Auswertung ist frühestens Mitte des Folgemonats verfügbar. Eine Auswertung in Excel ist schwierig, weil oft das KnowHow fehlt und nicht genügend Daten erfasst wurden.