Zeiterfassungssysteme
Eine gute Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer enorm wichtig. Nicht nur, dass damit rechtliche Vorgaben effizient erfüllt werden können – auch der Zeit- und Verwaltungsaufwand wird erheblich reduziert. Die Auswahl für Betriebe ist dabei groß. Es gibt viele verschiedene Zeiterfassungssysteme am Markt. Eine genaue Abwägung der eigenen Anforderungen ist daher besonders wichtig.
1. Verschiedene Zeiterfassungssysteme vorgestellt
1.1 Stift und Papier
Von einem Zeiterfassungssystem kann man bei Stift und Papier natürlich nicht wirklich sprechen. Trotzdem ist das händische Aufschreiben der Arbeitsstunden noch in einigen Firmen Teil des Alltags – zum Leidwesen von Mitarbeitern und Vorgesetzten.
Vermeintlich sind Stift und Papier die Lösung mit den geringsten Kosten. Auf den zweiten Blick sieht das Ganze jedoch anders aus.
Die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit mühsam per Hand aufschreiben. Die Motivation dafür ist verständlicherweise nicht immer am Größten. So kommt es zu Verzögerungen, Zeiten werden Tage später oder gar erst am Ende des Monats nachträglich aufgeschrieben. Die Zeiterfassung ist damit ungenau.
Die Stundenzettel müssen von den Mitarbeitern eingefordert werden – was mitunter dauern kann. Dann kommt das Sortieren, das manuelle Übertragen der Daten in eine Exceltabelle oder im besten Fall in ein digitales System am PC. Manche Zettel sind unleserlich, bei anderen stimmen die Zeiten nicht überein, Salden müssen sowieso manuell errechnet werden …
Kurz zusammengefasst: Stift und Papier kosten wertvolle Zeit, die eigentlich sinnvoller eingesetzt werden könnte und damit wiederum Geld. Geld, das Sie effizienter einsetzen und in eine professionelle Zeiterfassung investieren können, die Ihnen den ganzen administrativen Aufwand abnimmt und damit mittel- bis langfristig sogar Geld spart!
1.2 Online Zeiterfassung
Mitarbeiter im Büro, aber auch im Home Office, können damit direkt am Arbeitscomputer per digitaler Stempeluhr die Arbeitszeit erfassen.
Diese Art von Zeiterfassungssystemen bietet klare Vorteile in punkto Zeitersparnis. Mit einer Online Zeiterfassung wird die Arbeitszeit sofort bei Beginn und Ende der Arbeit erfasst. Die Mitarbeiter müssen keine händischen Aufzeichnungen führen und die Zeiten sind exakt.
Als Vorgesetzter oder HR Beauftragter haben Sie natürlich auch Ihre Freude. Sie müssen den Mitarbeitern nicht wegen der Arbeitszeitaufzeichnungen hinterherlaufen – alle Zeiten sind direkt in einem zentralen System erfasst. Darauf haben Sie jederzeit Zugriff.
Stundensalden müssen nicht mehr manuell errechnet werden, das erledigt ein Online Zeiterfassungssystem ganz automatisch. Ein Arbeitszeitkonto und die Möglichkeit individuelle Arbeitszeitmodelle zu hinterlegen sparen Verwaltungsaufwand.
Damit können Sie alle relevanten Daten einfach direkt an die Lohnverrechnung weiterleiten.
1.3 Mobile Apps
Betriebe mit Außendienstmitarbeitern, Handwerksbetriebe oder auch Unternehmen, bei denen Dienstreisen an der Tagesordnung stehen, können heutzutage bereits auf mobile Lösungen zurückgreifen.
In der Regel sind bei digitalen Zeiterfassungssystemen Apps fürs Smartphone mit dabei, die eine Zeiterfassung von unterwegs bzw. direkt vor Ort beim Kunden problemlos ermöglichen. Eigene Geräte sind dafür nicht notwendig. Die entsprechende App kann einfach auf das Smartphone heruntergeladen werden.
Gute Lösungen bieten offlinefähige Apps an. Damit ist das Erfassen der Arbeitszeit auch bei schlechtem Empfang oder nicht vorhandenem WLAN möglich. Sobald wieder eine Verbindung da ist, werden die erfassten Zeiten automatisch an das zentrale System in der Firma übertragen.
1.4 Hardware-Lösung
Hardware Lösungen haben aufgrund der umfassenen digitalen Möglichkeiten, die es heute gibt, immer weniger Bedeutung. Manche Unternehmen setzen dennoch auf eine Terminallösung am Firmeneingang oder am Eingang zum Arbeitsbereich.
Beim Einsatz eines Terminals erfolgt das Stempeln der Arbeitszeit üblicherweise entweder mittels QR-Code oder via PIN/Passwort. In manchen Fällen kommen auch biometrische Zeiterfassungssysteme (Fingerabdrucksscan) zum Einsatz.
Der Einsatz von Terminals ist in bestimmten Bereichen und Branchen durchaus sinnvoll.
In diesem Fall bietet sich der Einsatz einer Terminallösung an, bei der ein Tablet für das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird. Dieses kann fix verbaut sein oder auch temporär angebracht werden.
2. Anforderungen an gute Zeiterfassungssysteme
Je nach Branche und Unternehmensgröße müssen Zeiterfassungssysteme natürlich unterschiedliche Anforderungen abdecken können. Für einen kleinen Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern gelten andere Voraussetzungen als für ein Industrieunternehmen mit 500 Beschäftigten. Dennoch gibt es ein paar Anforderungen, die Zeiterfassungssysteme aller Art, unabhängig von Wirtschaftszweig und Größe eines Betriebs erfüllen sollten.
Gute Zeiterfassungssysteme sollen vor allem Zeitersparnis sowohl für die Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte und HR Verantwortliche bringen. Das gelingt nur, wenn das System einfach zu bedienen ist. Die Zeiterfassung ist im Idealfall ohne lange Einschulungsphase ebenso schnell und einfach möglich wie das Auswerten und Weiterverarbeiten der Daten.Erfassung in Echtzeit
Nachträglich erfasste Arbeitsstunden sind immer ungenau und oft nicht mehr genau nachvollziehbar. Das ist besonders für die Abrechnung von Stunden schlecht. Wenn Sie bisher mit Papierstundenzetteln gearbeitet haben, können Sie wahrscheinlich ein Lied davon singen. Moderne Zeiterfassungssysteme basieren daher auf dem Start/Stop-Prinzip einer digitalen Stoppuhr. Damit sind alle Stunden sofort exakt erfasst. Starten – Stoppen – Fertig.Überall einsetzbar
In vielen Betrieben sind die Mitarbeiter nicht nur am Firmenstandort tätig, sondern auch draußen unterwegs. Wenn der Arbeitsort wechselt, muss auch die Zeiterfassung mitwechseln. Ein modernes System bietet daher auch mobile Lösungen – zum Beispiel Smartphone Apps – für die Erfassung der Arbeitszeit an.Struktur und Übersicht
Im Idealfall reduzieren gute Zeiterfassungssysteme den Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches. Daher ist es natürlich wichtig mit dem System die Kunden- und Auftragsstruktur, aber zum Beispiel auch Unternehmensstrukturen mit Teams und Abteilungen abbilden zu können. Eine gute Übersicht muss zudem das Einsehen der Daten schnell und effizient ermöglichen.Integrierter Urlaubsplaner
Wenn schon ein Zeiterfassungssystem, dann auch gleich mit dazugehöriger Urlaubsverwaltung. Das vereinfacht die Handhabung für alle Beteiligten und reduziert den unnötigen Papierkram noch weiter. Ein gutes System beinhaltet dazu einen digitalen Urlaubskalender für bessere Übersicht und einfachere Planung.
3. Vorteile von Zeiterfassungssystemen
Diigitale Zeiterfassungssysteme bieten gegenüber Stift und Papier oder Exceltabellen einige Vorteile.
Der größte und wichtigste Vorteil ist mit Sicherheit die Zeitersparnis. Das Erfassen der Arbeitszeit und die Weiterverarbeitung der Daten geht digital und mit einem zentralen System natürlich ungleich schneller und effizienter als wenn sich Mitarbeiter und Verwaltung mit Papierstundenzettel herumschlagen müssen. Viele Arbeitsschritte können dabei auch automatisiert werden.
Bei digitalen Zeiterfassungssystemen können Ihre Mitarbeiter üblicherweise an jedem Einsatzort die Arbeitszeit erfassen. Moderne digitale Systeme haben den Vorteil, dass Sie auch mobil für die Zeiterfassung eingesetzt werden können. Smartphone Apps für den Außendienst oder Tablets für einen Terminaleinsatz komplettieren normalerweise das zentrale Online System fürs Büro.
Neben der reinen Arbeitszeiterfassung für die Lohnverrechnung bieten gute Zeiterfassungssysteme auch den Vorteil Auftrags- und Projektzeiten gesondert erfassen zu können. Damit können Sie für Ihre Kunden jederzeit Berichte über die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter erstellen. Das erleichtert natürlich die Abrechnung mit dem Kunden enorm.
Ein Zeiterfassungssystem verschafft Ihnen als Vorgesetztem, der Verwaltung, aber auch den Mitarbeitern selbst mehr Überblick. Sie können jederzeit einsehen, welche Mitarbeiter anwesend und welche gerade auf Urlaub, oder im Krankenstand sind. Darüber hinaus sind Sie immer am aktuellsten Stand, was die Arbeit an Kundenaufträgen betrifft. Sie sehen per Knopfdruck wie viele Stunden bereits in ein Projekt geflossen sind und ob Sie noch im Zeitplan sind.
Die Mitarbeiter selbst haben ebenfalls mehr Überblick über ihren aktuellen Stunden- und Urlaubsstand. Das ständige Nachfragen im Büro in der Verwaltung fällt damit dann auch weg.
Zeiterfassungssysteme bieten zudem den Vorteil, dass alle Daten jederzeit gesichert sind. Seriöse Anbieter erstellen regelmäßige Backups aller erfassten Zeiten.
