Zeitstempel

Autor: Kunigunde Leitner
Kategorien: HR Wissen
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1. Definition: Zeitstempel

Ein Zeitstempel – oft in Verbindung mit einer digitalen Signatur – markiert einen Zeitpunkt, zu dem ein bestimmtes Ereignis ausgeführt wurde. Das kann beispielsweise der Zeitpunkt sein, zu dem ein Dokument bei einem Amt eingereicht, ein Foto erstellt, oder eine Zeiterfassung gestartet wurde.

Eingesetzt wird ein Zeitstempel dann, wenn der Zeitpunkt relevant ist und verlässlich dokumentiert werden muss. Der Zeitstempel dient dabei als Nachweis, dass z.B. Unterlagen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, oder dass diese nicht verändert wurden.

Um die Sicherheit und Rechtsgültigkeit von Zeitstempeln zu gewährleisten, gibt es spezielle Verfahren und Zertifizierungen.

2. Arten von Zeitstempeln



Arten von Zeitstempeln
Der klassische analoge Zeitstempel hat seinen Ursprung im Abstempeln von Eingangspost mit einem Datumsstempel. 

Durch die Digitalisierung und die Möglichkeit, Schriftstücke digital einzureichen und zu verschicken, hat sich der Zeitstempel in die digitale Welt verlagert und wurde um die Uhrzeit und in weiterer Folge um eine Signatur erweitert. In allen Bereichen, in denen Fristen eingehalten werden müssen, sind digitale Zeitstempel inzwischen relevant für die Rechtsgültigkeit. 

Nahezu jede Aktion am Computer, mit einem elektronischen Device oder im Internet ist mit einer Datums- und Zeitangabe versehen. Ob Sie also ein Dokument erstellen, eine E-Mail verschicken, ein Foto mit Ihrer Kamera oder mit dem Mobiltelefon schießen, online einen Antrag bei einer Behörde stellen, oder eine Internetseite im Web aufrufen – es kann jederzeit eruiert werden, wann Sie diese Aktion durchgeführt haben. Nur wenn diese Zeitangaben auch fälschungssicher ausgeführt sind, sprechen wir von Zeitstempeln.

Je nach Ausgangslage können Zeitstempel bei der Erstellung, beim Verschicken oder beim Einlangen von Dokumenten relevant sein. Geht es beispielsweise um den Zeitpunkt einer Erfindung, ist die Erstellung eines Dokuments wichtig. Bei der Einreichung von Anträgen ist der Zeitstempel des Einlangens relevant.

3. Was ist ein elektronischer Zeitstempel

Ein elektronischer Zeitstempel ist eine Zeitangabe (Datum und Uhrzeit) meist in Verbindung mit einer zertifizierten Signatur, die einem digitalen Dokument beigefügt ist und als Bescheinigung dafür dient, dass diese Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen sind. 

Ob der Zeitstempel korrekt ist, hängt von einigen Faktoren ab. Hier sind Zeitzonen, Zeiteinstellungen von elektronischen Geräten und natürlich die Möglichkeit einer Fälschung ein Faktor. Viele technische Möglichkeiten bedeuten nämlich auch, dass Manipulation möglich ist. Die Anforderungen an elektronische Zeitstempel sind daher sehr hoch. Zertifizierte Anbieter garantieren die korrekte Authentifizierung, Verschlüsselung und Speicherung dieser Daten. 

Die Anforderungen für die Ausstellung von qualifizierten Zeitstempeln werden z.B. über die eIDAS-Verordnung geregelt. Es wird sichergestellt, dass die gültige gesetzliche Zeit aufgenommen wurde und Fälschung ausgeschlossen werden kann. Um Missverständnisse bezüglich Zeitzonen zu vermeiden, verwenden Zeitstempel eine koordinierte Weltzeit (UTC) oder enthalten zusätzlich die Angabe der Zeitzone. 


Elektronische/digitale Signatur

4. Anwendung von Zeitstempeln

Zeitstempel sind in fast jedem digitalen Dokument enthalten. Abhängig von der Wichtigkeit der Unterlagen wird ein Stempel verwendet, der so sicher hinterlegt ist, dass er rechtlich als Beweismittel gilt. 

Verwendet ein Unternehmen beispielsweise digitale Rechnungslegung, wird eine Software dafür gewählt, die entsprechende zertifizierte Signaturen mit Zeitstempel an die Rechnung anhängt und das Dokument sicher überträgt.

Die Einsatzbereiche von Zeitstempeln sind vielfältig. Einige Anwendungen haben wir hier aufgelistet:

  • Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten
  • Archivierung von Daten und Dokumentation von Zugriffen
  • Versenden und Einlangen von Unterlagen
  • Als Zeitstempel bei Erstellung von Video- und Bildmaterial
  • Geldtransfer
  • Zeiterfassung
  • u.a.m.

Bei der Zeiterfassung ist der Zeitstempel selbst die Basis. Es müssen je nach Mitarbeiterzahl große Datenmengen zuverlässig erfasst und ausgewertet werden können. Auch hier ist es wesentlich, dass die Daten nicht manipuliert werden können. 

5. Regeln für Zeitstempel bei der Arbeitszeiterfassung

In einigen Ländern wird besonders auf den Schutz von Arbeitnehmern geachtet. Hier kommen Gesetze und Regelungen zu tragen, die Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten betreffen.


Regeln
In Österreich ist die Arbeitszeit bereits verpflichtend zu dokumentieren. In Deutschland wird die Aufzeichnungspflicht aufgrund eines EuGH-Urteil von 2019 wesentlich erweitert. Die Schweiz ist zwar nicht bei der EU und daher nicht von diesem Urteil betroffen, dennoch ist die Aufzeichnung von Arbeitszeit großteils bereits verpflichtend. Eine elektronische Zeiterfassung einzusetzen bringt besonders große Vorteile. Mit der richtigen Software können nämlich länderspezifische gesetzliche Vorgaben im System hinterlegt und auch gleich überprüft werden. 

Da bei der elektronischen Zeiterfassung ein Zeitstempel hinterlegt ist, haben diese Daten auch rechtliche Relevanz wenn es zu einer Überprüfung durch Behörden kommt, oder diese in Zusammenhang mit einem gerichtlichen Verfahren stehen.

Zeiterfassung mit einer Software wie timr erfasst rechtssicher die Zeit und überprüft auch gleich die Einhaltung der Regelungen. Durch die Möglichkeit Zeit am PC, am Tablet oder mit Ihrem Smartphone zu erfassen ist es auch wichtig feststellen zu können, auf welcher Plattform die Zeit erfasst wurde. Haben Sie die Positionserfassung in Verwendung, wird die Zeitaufzeichnung auch gleich mit den GPS Daten abgelegt.

Damit die Zeitaufzeichnungen des Fahrtenbuchs beim Finanzamt verwendet werden können, müssen Daten lückenlos protokolliert und alle Änderungen aufgezeichnet werden. Das Fahrtenbuch der Zeiterfassungssoftware timr enthält aus diesem Grund einen eigenen Datenexport, der sämtliche Änderungen von Zeitangaben mit ausgibt. 

Bei timr wird auch auf die Sicherheit Ihrer Daten geachtet. Die Daten sind daher in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland abgelegt und werden auch regelmäßig mehrfach gesichert.