Minusstunden – Die wichtigsten Informationen im Überblick

Was sind Minusstunden?

Kurz ausgedrückt sind Minusstunden das Gegenteil von Überstunden. Minusstunden werden auch als Unterstunden oder Minderstunden bezeichnet. Sie entstehen, wenn Arbeitnehmer weniger Stunden als im Arbeitsvertrag vereinbart arbeiten.

Ein einfaches Beispiel zum besseren Verständnis:

Hat sich ein Arbeitnehmer laut Arbeitsvertrag dazu verpflichtet, 40 Arbeitsstunden in der Woche zu erbringen, arbeitet er aber nur 38 Stunden, so entstehen ihm dadurch 2 Minusstunden.

Sie ahnen es sicher schon. Das Thema ist deutlich komplexer, als der Begriff „Minusstunden“ es zunächst vermuten lässt. Grund genug, es näher zu beleuchten.

Wann dürfen Arbeitnehmer Minusstunden machen?

Wie viel Flexibilität Arbeitgeber Arbeitnehmern bei der Gestaltung der Arbeitszeiten einräumen, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Je nach Branche, Betriebsgröße und Art der zu verrichtenden Arbeit kommen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in Betracht, um eine möglichst optimale Arbeitsauslastung der Arbeitnehmer zu fördern.

Insbesondere flexible Arbeitszeitmodelle wie die Gleitzeit empfinden Arbeitnehmer oft als besonders angenehm. Sie geben ihnen den Freiraum, private Verpflichtungen mit beruflichen Anforderungen in Einklang zu bringen. Flexible Arbeitszeitmodelle sind es aber auch, welche Mitarbeitern die Möglichkeit eröffnen, Minusstunden zu machen, die sie durch Überstunden wieder ausgleichen müssen.

Ob ein Arbeitnehmer mehr oder weniger Stunden arbeitet als im Arbeitsvertrag vereinbart sind, lässt sich nur eindeutig feststellen, wenn seine Arbeitszeiten erfasst werden.

Welche Voraussetzungen gelten laut Arbeitsrecht?

Das Arbeitsrecht sieht vor, dass Minusstunden nur entstehen können, wenn sie in einem Arbeitszeitkonto dokumentiert werden.

Damit die gesetzlichen Regelungen zur Handhabung von Minusstunden greifen, ist es zudem notwendig, dass Arbeitnehmer der Nutzung eines Arbeitszeitkontos vorab vertraglich zugestimmt haben. Dies kann über den Arbeits- oder Tarifvertrag sowie über eine Betriebsvereinbarung geschehen.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden anordnen?

Vielleicht kennen Sie es auch: Die Auftragslage ist rückläufig, Maschinen fallen aus oder die IT verweigert ihre Dienste. Ihre Mitarbeiter möchten zwar arbeiten, können aber nicht und sitzen oder stehen nur tatenlos herum. Dann stellt sich Ihnen die Frage, ob Arbeitgeber Minusstunden anordnen können.

Die Antwort ist einfach: Gibt es nicht genügend zu tun oder kommt es im Unternehmen zu Zwischenfällen, die ein weiteres produktives Arbeiten verhindern, so können Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter früher in den Feierabend entlassen.

Was passiert, wenn Minusstunden durch Arbeitgeber verursacht werden?

Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter früher nach Hause schicken, obwohl sie arbeitswillig sind, entstehen diesen unverschuldete Minusstunden. Als Arbeitgeber müssen Sie angeordnete Minderarbeit voll entlohnen und können nicht verlangen, dass Minusstunden nachgearbeitet werden.

Hintergrund ist, dass Sie sich in einem solchen Fall im sogenannten Annahmeverzug befinden. Schließlich hatten Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Zeit und Arbeitskraft angeboten. Dies ist in Deutschland durch § 615 Bürgerliches Gesetzbuch BGB geregelt:

Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Die Sätze 1 und 2 gelten entsprechend in den Fällen, in denen der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalls trägt.

Gleiches gilt auch für Österreich und die Schweiz. Die entsprechenden Gesetzestexte, wenn auch in einem etwas anderem Wortlaut, sind in Österreich im § 1155 Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch und in der Schweiz im Artikel 324 Obligationenrecht enthalten.

Wodurch können Minusstunden entstehen?

Minusstunden entstehen natürlich nicht nur durch die Anordnung von Arbeitgebern. Sie kommen sehr häufig durch das Verhalten der Arbeitnehmer selbst zustande.

Wie verursachen Arbeitnehmer Minusstunden?

•   ein zu spätes Erscheinen am Arbeitsplatz
•   ein vorzeitiges Beenden des Arbeitstages
•   zu langes Verweilen in der Mittagspause
•   das Erledigen von privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit

Dürfen Krankheit und Feiertage zu Minusstunden führen?

Dem einen oder anderen Arbeitnehmer ist es schon einmal passiert, dass Fehlzeiten wegen Krankheit ganz oder teilweise als Minusstunden verbucht wurden.

Auch aufgrund von Feiertagen kann es vorkommen, dass nicht geleistete Arbeitsstunden als Minderstunden auf dem Arbeitszeitkonto des Arbeitnehmers landen. Doch sind Minusstunden infolge von Krankheit oder wegen Feiertagen erlaubt, zumal sie nicht durch Arbeitnehmer verschuldet werden?

Minusstunden bei Krankheit sind nicht erlaubt

Dies ist in Deutschland durch § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes klar geregelt.

Feiertage sind kein Grund für Minusstunden

Eindeutig ist die Gesetzeslage auch bei Feiertagen. Einem Arbeitnehmer dürfen durch Feiertage keine Minusstunden entstehen. Als Arbeitgeber sind Sie in Deutschland laut § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz zur Lohnfortzahlung verpflichtet.

Sind Minusstunden infolge einer Fortbildung erlaubt?

Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort. Entstehen einem Arbeitnehmer Fehlzeiten infolge einer wahrgenommenen Fortbildung, so führen diese nicht zwangsläufig zu Minusstunden. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer sich eigeninitiativ für die Teilnahme an einer Fortbildung entschieden hat oder Sie als Arbeitgeber diese angeordnet haben.

Ist die Fortbildung durch Sie initiiert worden, dürfen Ihrem Mitarbeiter dadurch keine Minusstunden entstehen. Selbiges gilt, wenn Bildungsurlaub geltend gemacht wurde.

Entstehen Minusstunden durch Vorsorgeuntersuchungen während einer Schwangerschaft?

Wie können Minusstunden ausgeglichen werden?

Um Minusstunden auszugleichen, müssen Arbeitnehmer in der Regel Mehrarbeit leisten. Das geht am besten durch einen vorgezogenen Arbeitsbeginn oder einen verspäteten Feierabend. Doch nicht immer gelingt es einem Arbeitnehmer, seine Minusstunden rechtzeitig abzubauen.

Bis wann müssen Arbeitnehmer Minusstunden nacharbeiten?

Hierzu gibt es keine einheitliche Regelung. Die Zeitspanne, innerhalb welcher Arbeitnehmer Minusstunden durch Überstunden ausgleichen müssen, heißt Ausgleichszeitraum. Er wird durch eine Klausel im Arbeits- oder Tarifvertrag definiert.

Können Minusstunden verfallen?

Manch ein Arbeitnehmer würde sich wohl wünschen, dass seine Minusstunden irgendwann einfach verfallen. Doch ebenso wie angesammelte Überstunden, für die Arbeitnehmer selbstverständlich entlohnt werden möchten, verfallen auch Minusstunden nicht.

Darf der Arbeitgeber Minusstunden vom Gehalt abziehen?

Schafft ein Arbeitnehmer es nicht, innerhalb der im Arbeitsvertrag festgelegten Zeit seine Minusstunden abzubauen, so darf der Arbeitgeber Minusstunden vom Lohn abziehen.

Gerade bei einer Kündigung verbleiben Arbeitnehmer oft nicht mehr lange genug im Unternehmen, um ihre Minusstunden auszugleichen. Ihnen als Arbeitgeber bleibt dann keine andere Wahl, als den Ausgleich von Minusstunden durch eine Lohnkürzung herbeizuführen. 

Darf der Arbeitgeber Minusstunden mit Urlaub verrechnen?

Urlaub dient der Erholung des Arbeitnehmers. Schon aus diesem Grund ist es keine gute Idee, Urlaub zu nutzen, um entstandene Minusstunden auszugleichen. Hinzu kommt, dass Urlaub nicht rückwirkend gewährt werden kann, sondern nur für einen in der Zukunft liegenden Zeitraum.

Somit ist es nicht möglich, Urlaub zur Verrechnung mit Minderarbeit, die in der Vergangenheit entstanden ist, zu verwenden. Diese Regelung hat auch im Fall einer Kündigung Gültigkeit.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Besonders wenn ein Arbeitnehmer bereits viele Minusstunden angesammelt hat, stellt sich häufig die Frage, ob es eine Höchstgrenze gibt, die nicht überschritten werden darf. Im Gesetzt sind hierzu keine Vorgaben vermerkt. Entscheidend ist im Einzelfall, was im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Sind Minusstunden ein Kündigungsgrund?

Was passiert mit Minusstunden bei Kündigung?

Zu den häufigsten Fragen, die sich Arbeitgeber rund um das Thema Minusstunden stellen, gehört: Wie sind Minusstunden bei Kündigung zu handhaben?

Unabhängig davon, ob eine Kündigung durch den Arbeitgeber ausgesprochen wird, vom Arbeitnehmer ausgeht oder ein Arbeitsvertrag in beidseitigem Einvernehmen endet, es ist immer erstrebenswert, im Guten auseinanderzugehen.

Der Umgang mit Minusstunden bei Kündigung ist einer der Faktoren, der viel Konfliktpotenzial bietet. Arbeitnehmer, die aus einem Unternehmen ausscheiden, reagieren manchmal mit Unverständnis, wenn sie feststellen, dass das letzte Gehalt gekürzt wurde. Aber können sie das umgehen?

Können Minusstunden bei Kündigung nachgearbeitet werden?

Arbeitnehmer können Minusstunden bei einer Kündigung innerhalb der Kündigungsfrist nacharbeiten. Voraussetzung ist, dass es sich um eine ordentliche Kündigung handelt. Bei einer fristlosen Kündigung endet das Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung. Versäumte Arbeitsstunden können nicht mehr nachgeholt werden.

Dürfen Arbeitgeber Minusstunden bei einer Kündigung vom Gehalt abziehen?

Als Arbeitgeber dürfen Sie Minusstunden bei einer Kündigung vom Gehalt abziehen, wenn

1. für die Dauer des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeitkonto geführt wurde,
2. der Arbeitnehmer hierzu sein schriftliches Einverständnis gegeben hat,
3. vertragliche Regelungen zum Abbau von Minusstunden existieren
4. und der Arbeitnehmer die angesammelten Minusstunden selbst verschuldet hat.

Welche Auswirkungen können Minusstunden haben?

Flexible Arbeitszeitmodelle bringen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Beschäftigten in mehrerlei Hinsicht Vorteile. Allem voran bieten Sie Ihnen die Möglichkeit, flexibler auf ein schwankendes Arbeitsaufkommen zu regieren.

Auch Arbeitnehmer profitieren von einer flexiblen Arbeitszeitregelung durch eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen kann. Sie ist aber auch eng verbunden mit der Möglichkeit zu Minusstunden. Diese bringen nicht nur positive Aspekte mit sich, sondern können sich mitunter negativ auf das Arbeitsverhältnis auswirken.

Nachteile der Möglichkeit zu Minusstunden

Im Folgenden haben wir Ihnen einige negative Konsequenzen aufgeführt, die die Möglichkeit zu Minusstunden nach sich ziehen kann.

Nachteile für Arbeitnehmer	Nachteile für Arbeitgeber
verführerischer Anreiz, zu oft die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit zu unterschreiten	schlechter Einfluss auf die Produktivität und Arbeitsleistung des Arbeitnehmers
Gefahr von unberechtigter Verbuchung nicht selbstverschuldeter Minusstunden im Arbeitszeitkonto	Gefahr vor fehlerhafter Handhabung rechtlicher Aspekte und Regelungen
finanzielle Einbußen infolge von Gehaltskürzungen	Notwendigkeit, Maßnahmen zu ergreifen, die Mitarbeiter verärgern oder demotivieren
mentale Belastung und Stress durch die Anhäufung von Minusstunden und die Notwendigkeit des Abbaus	Konflikte und Rechtsstreitigkeiten im Falle einer Kündigung

Unsere Tipps für einen entspannten Umgang mit Minusstunden

Kommt es in Bezug auf Minusstunden im Arbeitszeitkonto zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, kann das Vertrauensverhältnis leiden. Sie riskieren dadurch nicht nur, dass die Motivation Ihrer Mitarbeiter Schaden nimmt, sondern schlimmstenfalls auch ein Wiedersehen vor dem Arbeitsgericht. Doch so weit muss es nicht kommen. Deshalb:

• Stellen Sie sicher, dass Arbeitnehmer über die Nutzung eines Arbeitszeitkontos informiert sind und dieser vertraglich zugestimmt haben.
• Prüfen Sie, ob alle relevanten Details zur Handhabung von Minusstunden im Arbeitszeitkonto, insbesondere das Höchstmaß und der Ausgleichszeitraum, vertraglich geregelt sind.
• Klären Sie Arbeitnehmer darüber auf, in welchen Fällen es zu Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto kommt und wie sie diese abbauen können.
• Gehen Sie nicht wie selbstverständlich davon aus, dass Arbeitnehmer alle im Arbeitsvertrag enthaltenen Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto stets im Kopf haben. Wenn es den Anschein hat, dass ihnen etwas entfallen ist, weisen Sie sie freundlich darauf hin.
• Sollten Sie bemerken, dass einzelne Arbeitnehmer ungewöhnlich viele Minusstunden auf ihrem Arbeitszeitkonto ansammeln, erinnernt Sie sie daran, diese rechtzeitig durch Überstunden auszugleichen.
• Manchmal kommt es vor, dass Arbeitnehmer aufgrund privater Herausforderungen viele Minusstunden machen. Seien Sie aufmerksam. Vielleicht können Sie die Ursachen ergründen und Unterstützung bieten.
• Nehmen Sie sich Zeit, die Fragen Ihrer Mitarbeiter zum Arbeitszeitkonto und möglichen Konsequenzen von Minderarbeit zu beantworten.
• Achten Sie darauf, dass keine Minusstunden auf den Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter landen, die dort nicht hingehören. Eine unverschuldete Gehaltskürzung sorgt zu Recht für Verärgerung.
• Irren ist menschlich. Sollten Ihnen doch einmal ein Fehler unterlaufen, korrigieren Sie ihn und entschuldigen Sie sich bestenfalls für Ihr Versehen.
• Nutzen Sie ein zuverlässiges Tool zur Arbeitszeiterfassung. Mit timr behalten Sie jederzeit den Überblick über die Minusstunden und Überstunden Ihrer Mitarbeiter.