Das Pareto-Prinzip: Produktiver arbeiten mit der 80 20 Regel
Bestimmt sind auch Sie schon einmal vor einem Berg an Aufgaben gestanden und haben sich gefragt, wie um Himmels Willen Sie das alles schaffen und wo Sie anfangen sollen. Wenn es Ihnen öfter so geht und Sie auf der Suche nach Abhilfe sind, sollten Sie das Pareto-Prinzip ausprobieren.
Das Pareto-Prinzip – auch 80 20 Regel genannt – ist eine Methode um Aufgaben zu priorisieren, die Produktivität zu steigern und mehr Effizienz in den Arbeitsalltag zu bringen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was das Pareto Prinzip genau ist, wie Sie dieses Prinzip sinnvoll als Zeitmanagement-Methode einsetzen und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.
Inhaltsverzeichnis
Definition: Das Pareto Prinzip einfach erklärt
Das Pareto-Prinzip ist eine statistische Regel, die die ungleiche Verteilung von Ressourcen hervorhebt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Konkret besagt es, dass in vielen Situationen 80 Prozent der Ergebnisse durch lediglich 20 Prozent der Anstrengungen oder der aufgewendeten Zeit erreicht werden.
Die verbleibenden entscheidenden 20% des Ergebnisses erfordern hingegen 80% der Ressourcen. Diese sind aber oft entscheidend, um einen 100%igen Erfolg oder die maximale Wirkung zu erzielen.
Das Pareto Prinzip dient als effektives Prinzip für Ressourcenmanagement und Priorisierung. In der Berufswelt lässt es sich auch als Zeitmanagement-Methode einsetzen.
Wer hat die 80 20 Regel erfunden?
Das Pareto Prinzip geht auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto zurück. Der Italiener untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Grundbesitzes in Italien. Dabei stellte er fest, dass 20 Prozent der Bevölkerung über 80 Prozent des Grundbesitzes verfügten.
Auf Basis dieser Erkenntnisse zog Vilfredo Pareto weiterführend den Schluss, dass 20% der Bankkunden 80% des von den Banken verwalteten Vermögens besitzen. Die italienischen Banken sollten folglich ihren Fokus auf die vermögenden 20 Prozent legen, um profitabler zu wirtschaften.
In weiterer Folge wurde die 80/20 Regel in vielen Bereichen des täglichen Lebens als statistische Regel übernommen, unter anderem auch im Projekt- und Zeitmanagement.
Beispiele des Pareto-Prinzip in der Berufswelt
Projektmanagement
Sie fokussieren sich auf die wichtigsten 20% der Aufgaben, die den Großteil des Projekterfolgs ausmachen – dadurch kann die Effizienz erheblich gesteigert werden. Das Identifizieren und die Lösung von Schlüsselproblemen, das Erreichen von Meilensteinen oder die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern können die entscheidenden 20% der Aktivitäten sein, die den größten Einfluss auf den Projektfortschritt haben.
Vertrieb
Oftmals generieren etwa 20% der Kunden eines Unternehmens rund 80% des Gesamtumsatzes. Sie können dieses Prinzip nutzen, indem sie Ihre Ressourcen und Marketingbemühungen verstärkt auf die wichtigsten 20% ihrer Kunden konzentrieren, um maximale finanzielle Auswirkungen zu erzielen.
Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung von Zeit, Geld und Personal, indem diejenigen Kunden priorisiert werden, die den größten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.
Das Pareto Prinzip wird aufgrund des zugrunde liegenden Verhältnisses von Aufwand und Ergebnis auch 80 20 Regel genannt. Weitere Bezeichnungen dafür sind:
- Pareto Methode
- Pareto-Regel
- Pareto-Effekt
- 80/20 Regel
- 80-20 Regel
- 80:20 Regel
Alltagsleben
- Internet: 80 Prozent des Online-Datenverkehrs finden auf 20 Prozent der Websites statt.
- Straßenverkehr: Auf 20 Prozent der Straßen finden 80 Prozent des Verkehrs statt.
- Telefonate: 80 Prozent der Anrufe werden mit 20 Prozent der eingespeicherten Kontakte geführt.
- Kleidung: 80 Prozent der Zeit trägst Du 20 Prozent Deiner Kleidung.
Wirtschaft
- Finanzen: Von nur 20 Prozent der Kunden werden 80 Prozent des Jahresumsatzes erwirtschaftet.
- HR: durch 20 Prozent der Mitarbeiter werden 80 Prozent der Fehlzeiten verursacht.
- Produktmanagement: 20 Prozent der Produkte nehmen 80 Prozent des Platzes ein.
- Verwaltung: 80 Prozent der geschäftlichen E-Mails beziehen sich auf 20 Prozent der Produkte.
- Customer Success: 80 Prozent des Beschwerdemanagements beschäftigen sich mit 20 Prozent der auftretenden Probleme.
Erfolgreiches Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip
Wir stehen oft vor der Herausforderung, viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen zu müssen. Das erfordert eine gute Organisation und effizientes Zeitmanagement. Genau dort setzt das Pareto-Prinzip an.
Die Pareto Methode hilft Ihnen dabei, die eigenen Zeitressourcen effizienter einzuteilen und zu nutzen und ist breit anwendbar – egal ob im Privatleben, in der Schule und im Studium, oder im Berufsleben.
Entscheidend dabei sind folgende Überlegungen:
1. Setzen Sie sich klare Ziele
Um effizient zu arbeiten, ist es zunächst entscheidend, dass Sie sich klare Ziele setzen. Legen Sie daher als Erstes fest, was Sie konkret wann erreichen möchten.
TIPP: Definieren Sie bei der Zielfestlegung auch Teilziele und halten Sie fest, was unbedingt für die Zielerreichung notwendig ist (Must-haves) und worauf Sie gegebenenfalls verzichten können (Nice-to-haves). Dokumentieren Sie Ihre Ziele schriftlich – das schafft Verbindlichkeit!
2. Identifizieren Sie relevante Aufgaben und priorisieren Sie diese
Das Pareto Prinzip besagt, dass Sie mit 20 Prozent Zeitaufwand 80 Prozent der angestrebten Ergebnisse erzielen können. Dazu ist es notwendig, dass Sie genau überlegen, welche Aufgaben Sie Ihrem Ziel am schnellsten näher bringen.
Kategorisieren Sie anstehende Aufgaben am besten in relevante und weniger relevante Aufgaben. Reihen Sie alle Aufgaben anschließend nach ihrer Priorität.
3. Arbeiten Sie Ihre Aufgabenliste konzentriert ab
Sobald Sie Ihre Aufgabenliste erstellt haben, arbeiten Sie diese der Reihe nach ab. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Sie werden effizienter arbeiten, wenn Sie sich jeweils nur auf eine Aufgabe fokussieren.
Unsere Empfehlung
Das Pareto Prinzip zielt nicht unbedingt auf ein perfektes Endergebnis ab. Der Hintergedanke ist, Ihre Ziele mit minimalem Aufwand zu erreichen.
Wenn Sie dazu neigen, Ihre Aufgaben perfekt zu erledigen, wird Ihnen die Pareto Methode daher auf den ersten Blick möglicherweise nicht zusagen. Betrachten Sie diese Zeitmanagement-Methode für sich als Chance, Aufgaben effizienter zu erledigen und (Teil-)Ziele schneller zu erreichen. Das schließt nicht aus, dass Sie im Nachhinein noch Anpassungen vornehmen und weiter optimieren.
Work smarter, not harder!
Die Vielzahl an täglichen Aufgaben, Projekt Deadlines und der zugehörige Zeitdruck verleiten oft dazu, mehr Zeit und Anstrengungen in die Erledigung der Arbeit zu investieren. Frei nach dem Motto: Wer mehr und härter arbeitet, erreicht mehr. Das ist aber ein Trugschluss.
Schon die Psychologen Robert Yerkes und John D. Dodson fanden Anfang des 20. Jahrhunderts heraus, dass die Leistung nicht beliebig steigerbar ist. In ihrer Yerkes-Dodson-Kurve beschreiben sie den umgekehrt u-förmigen Zusammenhang zwischen Stress und Leistung. Ein mittleres Stressniveau führt demnach zu einem Leistungsoptimum, während zu wenig oder zu viel Erregung zu einem Leistungsabfall führen kann.
Die Pareto-Regel unterstützt diese Erkenntnis!
Vorteile der Pareto-Methode: 20 Prozent Aufwand – 80 Prozent Ergebnis
Der größte Vorteil der Pareto-Methode liegt auf der Hand: Weniger Aufwand führt zu mehr Output. Darüber hinaus können Sie noch weiter von der Anwendung profitieren:
Klare Struktur und Prioritäten
In erster Linie bringt die Pareto Methode Struktur in Ihre Aufgaben. Sie müssen sich nämlich Gedanken darüber machen, was wirklich wichtig ist und wo die Prioritäten liegen.
Bessere Selbstorganisation und gutes Zeitmanagement
In weiterer Folge ist es notwendig, Ihre Aufgaben zu planen und die verfügbaren Ressourcen effizient einzuteilen. Die 80 20 Regel verbessert also Ihre Selbstorganisation und Ihr Zeitmanagement.
Fokussiertes Arbeiten steigert die Produktivität
Das Pareto Prinzip dann tatsächlich umzusetzen erfordert außerdem ein konzentriertes Abarbeiten einer Aufgabe nach der anderen. Die Pareto Methode führt also zu fokussierterem Arbeiten und steigert dadurch die Produktivität.
Reduziertes Stresslevel und höhere Motivation
Mehr Struktur im Arbeitsalltag, besseres Zeitmanagement und die dadurch gesteigerte Produktivität führen automatisch dazu, dass Sie weniger Stress haben. Mit jeder erledigten Aufgabe haben Sie zudem ein kleines Erfolgserlebnis – das fördert die Motivation.
Kombination mit anderen Zeitmanagement Methoden
Sie können das Pareto Prinzip am effizientesten einsetzen, wenn Sie sich genau darüber im Klaren sind, welche Aufgaben wichtig und welche weniger wichtig zum Erreichen Ihrer Ziele sind. Dazu bietet es sich an, das Pareto Prinzip mit anderen Zeitmanagement Methoden zu kombinieren.
Diese Synergie ermöglicht nicht nur die Fokussierung auf die entscheidenden 20% der Aufgaben, sondern integriert auch zusätzliche Werkzeuge für eine umfassende und maßgeschneiderte Herangehensweise an eine effiziente Zeiteinteilung.
Pareto und die ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ideal zur Priorisierung von Aufgaben und die 80/20 Regel stellt dafür die Grundlage dar. Man teilt bei dieser Selbstorganisations-Methode die zu bewertenden Aufgaben jedoch nicht pauschal in die wichtigsten 20% und den Rest ein, sondern ordnet alle Aufgaben jeweils einer von 3 Kategorien zu:
- Kategorie A – Aufgaben mit hoher Priorität bzw. höchster Bedeutung für das Ziel
- Kategorie B – Aufgaben mit mittlerer Priorität bzw. mittlerer Bedeutung für das Ziel
- Kategorie C – Aufgaben mit niedriger Priorität bzw. niedriger Bedeutung für das Ziel
Um das Pareto Prinzip erfolgreich umsetzen zu können, ist nicht nur die Priorisierung von Aufgaben wichtig. Sie müssen auch den Zeitaufwand für die jeweilige Aufgabe abschätzen können.
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie timr dokumentieren Sie minutengenau, wie viel Zeit Sie in jede Aufgabe investieren und das ortsunabhängig. Ob per Webanwendung am PC/Laptop oder per App am Smartphone – Ihre Zeiterfassung haben Sie überall dabei.
Detaillierte Auswertungen und Berichte geben einen umfassenden Überblick über die aufgewendete Arbeitszeit. So schaffen Sie eine ideale Basis für die Planung Ihrer Projekte und Aufgaben.
Mehr Informationen finden Sie hier:
Pareto und das Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip ist für die Priorisierung von Aufgaben ebenfalls optimal geeignet und lässt sich sehr gut mit der 80 20 Regel verbinden.
In diesem Fall nutzen Sie ein als Eisenhower-Matrix bezeichnetes Schema, um Ihre Aufgaben in vier Quadranten einzuteilen. Sie unterscheiden dabei nach wichtigen und weniger wichtigen sowie dringenden und weniger dringenden Aufgaben.
Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind, sollten Sie ganz oben auf Ihre To-Do-Liste setzen. Sie können davon ausgehen, dass diese Aufgaben einen guten Teil Ihrer angepeilten 80 Prozent des Gesamtergebnisses ausmachen.
TIPP!
Das Eisenhower Prinzip schließt das Delegieren von Aufgaben mit ein und richtet sich daher in seiner Grundform vor allem an Führungskräfte. Das heißt aber nicht, dass Sie als Angestellter ohne Führungsposition diese Methode nicht nutzen können. Vor allem für die Arbeit im Team eignet sich die Matrix perfekt, um wichtige Aufgaben aufteilen zu können.
Erweitern Sie dazu die Achse “Wichtig” und “Nicht wichtig” noch um den Faktor “Kann ich selbst gut erledigen” – “Benötige ich andere dazu”. So kann jedes Teammitglied schnell jene wichtigen Aufgaben herausfiltern, die es im Rahmen des Pareto Prinzips selbst ohne Hilfe der anderen erledigen kann.
Aufgaben, die mehrere Personen oder das gesamte Team gemeinsam abarbeiten müssen, lassen sich folglich von vornherein besser abschätzen und eintakten. Dadurch wird die Produktivität des gesamten Teams gesteigert!
Die Herausforderung des Pareto Prinzips: Diesen Fehler sollten Sie vermeiden!
Die Vorstellung, weniger Zeit und Ressourcen investieren zu müssen, um die eigenen Ziele zu erreichen, ist natürlich großartig. Wer würde nicht gerne Zeit sparen und diese anderweitig nutzen. Das hat aber seine Tücken. Um das Pareto Prinzip erfolgreich anzuwenden, sollten Sie daher ein paar Dinge vermeiden.
Geben Sie sich nicht mit 80% der Ergebnisse zufrieden und schieben Sie vermeintlich unwichtige Aufgaben nicht ewig aufs Abstellgleis!
Es ist verlockend, sich mit 80% der Ergebnisse zufrieden zu geben und die restlichen 20% als unwichtig abzutun. Um jedoch langfristig erfolgreich zu sein, ist es notwendig, 100% als Ziel anzustreben.
Die Herausforderung besteht darin, das richtige Mittelmaß zu finden. Denn auch wenn der weitaus größere Teil des Aufwandes für weniger Ertrag steht, bedeutet das nicht, dass dieser Aufwand umsonst ist.
Im Gegenteil: Vermeintlich unwichtige Aufgaben sind oft für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts notwendig und tragen entscheidend zum großen Ganzen bei. Die verbleibenden 20% der Arbeit können letztlich sogar ausschlaggebend für Erfolg oder Misserfolg eines Projekts sein.
Betrachten Sie daher die 80/20-Regel nicht als eine Strategie zur Zielminimierung, sondern vielmehr als Ansatz, schneller zu zufriedenstellenden Teilergebnissen zu kommen!
TIPP!
Sehen Sie die 80 20 Regel nicht als strikt einzuhaltende Vorgabe, sondern als einen Anhaltspunkt, der Ihnen hilft, Ihre Zeit besser einzuteilen.
Die Möglichkeit, das Pareto Prinzip mit anderen Zeitmanagement-Methoden zu kombinieren, zeigt, dass Sie diese Methode flexibel anwenden können. Das gilt auch für das Verhältnis 80:20. Wenn Sie zum Beispiel mit 30% Ihrer Zeit 90% aller Aufgaben erledigen können, haben Sie das Pareto Prinzip ebenso erfolgreich umgesetzt.
Seien Sie also gerne kreativ und passen Sie die Methode Ihren individuellen Gegebenheiten und Anforderungen an!
Fazit zu Pareto: Effizienz und Produktivität steigern
Mit dem Pareto-Prinzip können Sie Aufgaben sinnvoll strukturieren und Ihre Arbeitszeit besser managen. Dadurch werden Sie effizienter und können Ihre Produktivität steigern.
Wenn Sie dazu neigen, ein Perfektionist zu sein, wird die Pareto Methode auf den ersten Blick abschreckend auf Sie wirken. Die 80 20 Regel zielt aber nicht darauf ab, weniger, sondern effizienter zu arbeiten. Bei korrekter Anwendung unterstützt Sie die Methode bei der Priorisierung von Aufgaben und der Fokussierung auf das Wesentliche, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.
Wir empfehlen Ihnen die Methode einfach einmal auszuprobieren. Im Selbsttest werden Sie schnell herausfinden, ob die Pareto Regel für Sie geeignet ist. Denken Sie dabei auch an die Möglichkeit, die 80 20 Regel mit anderen Zeitmanagement-Methoden zu kombinieren oder die Methode abzuändern und an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
FAQ
Wie funktioniert das Pareto Prinzip?
Das Pareto Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode. Dabei teilen Sie sich Ihre Aufgaben so ein, dass Sie mit 20% des Gesamtaufwandes 80% des Gesamtergebnisses erzielen.
Für wen ist das Pareto Prinzip geeignet?
Das Pareto Prinzip ist grundsätzlich sowohl für Schule und Studium als auch für den beruflichen Alltag zur Selbstorganisation geeignet. Am besten probieren Sie die Methode einfach aus, um herauszufinden, ob das Pareto Prinzip zu Ihrer persönlichen Arbeitsweise passt.
Welche Tools oder Methoden stehen zur Verfügung, um die 80 20 Methode umzusetzen?
Sie benötigen keine extra Tools, um die 80 20 Regel anzuwenden. Eine einfache Liste ist dafür ausreichend. Es kann jedoch hilfreich sein, das Pareto Prinzip mit anderen Zeitmanagement-Methoden, wie der ABC Analyse oder dem Eisenhower Prinzip zu kombinieren.
