Pomodoro Technik – So gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag produktiv
Sie sind auf der Suche nach Möglichkeiten Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten?
Die Pomodoro-Technik ist dafür bestens geeignet. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben in Zeiteinheiten zu organisieren und dadurch fokussierter zu arbeiten.
In diesem Beitrag erfahren Sie,
was die Pomodoro-Technik ist, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und wie Sie die Methode erfolgreich im Arbeitsalltag einsetzen – inklusive wertvoller Praxistipps!
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Pomodoro Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine effektive Zeitmanagement Methode, die Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu steigern. Die Methode basiert darauf, die Arbeit in Zeitintervallen zu organisieren. Diese Zeitintervalle werden als “Pomodori”, oder auch “Pomodoro-Einheiten” bezeichnet.
Eine Pomodoro-Einheit erstreckt sich über 30 Minuten und besteht aus einer 25-minütigen Phase konzentrierten Arbeitens, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Während der Arbeitsphase arbeiten Sie ohne Unterbrechung an einer Aufgabe.
Nach vier aufeinanderfolgenden Pomodoro-Einheiten, somit nach zwei Stunden, sollten Sie dann eine längere Pause von 15-30 Minuten einlegen.
Das Ziel der Pomodoro-Technik ist es, die Arbeitslast in gut bewältigbare Abschnitte zu unterteilen und Ablenkungen zu reduzieren. Dadurch wird die Konzentration gefördert und Stress minimiert, was wiederum zu einer gesteigerten Produktivität führt.
Wer hat die Pomodoro-Technik erfunden?
Die Pomodoro Technik wurde vom Italiener Francesco Cirillo während seiner Studienzeit in den 1980er Jahren entwickelt.
Cirillo besaß eine Küchenuhr mit einer maximalen Laufzeit von 25 Minuten. Dieses Intervall nahm der Italiener als Grundlage, um die Pomodoro Methode auszutüfteln.
Die Idee dahinter: Die Einteilung der Arbeit in feste Intervalle mit abwechselnd Arbeitszeit und kurzen Pausen sollte helfen, die Konzentration aufrechtzuerhalten. Um die Intervalle einzuhalten, stoppte Cirillo die Zeit mit seiner Küchenuhr.
Trotz oder vielleicht auch gerade wegen ihrer Einfachheit hat sich die Pomodoro-Technik als effektive Zeitmanagement-Methode weltweit durchgesetzt.
Fun Fact
Der Name „Pomodoro“ (italienisch für Tomate) stammt von dem Küchenwecker in Tomatenform, den Cirillo während seines Studiums verwendete.
Wie Sie die Pomodoro-Technik erfolgreich einsetzen
Die Pomodoro-Technik soll Ihnen helfen, Ablenkungen zu reduzieren und sich ganz auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Mit den folgenden sieben einfachen Schritten wenden Sie die Pomodoro Methode in der Praxis erfolgreich an:
Schritt 1: Listen Sie alle Ihre Aufgaben auf einer To-do-Liste auf. So verschaffen Sie sich einen ersten Überblick darüber, was Sie abarbeiten müssen und wie viel Zeit jede Aufgabe in etwa benötigen wird. Notieren Sie bei jeder Aufgabe am besten den geplanten Zeitaufwand gleich mit dazu.
Schritt 2: Legen Sie Intervalle fest, in denen Sie Ihre Aufgaben abarbeiten wollen. Die Pomodoro-Methode sieht Intervalle von 25 Minuten Arbeitszeit und 5 Minuten Pause vor. Diese Einteilung hat sich bewährt. Sie können die Dauer der Intervalle aber natürlich an Ihre Bedürfnisse anpassen.
TIPP:
Nicht jede Aufgabe lässt sich in genau 25 Minuten abarbeiten. Je nachdem wie umfangreich Aufgaben sind, können Sie diese aber aufteilen und so trotzdem in 25-Minuten-Intervallen arbeiten. Kleinere Aufgaben lassen sich im Gegenzug dafür zusammenfassen und finden so gemeinsam in einem Intervall Platz.
Schritt 3: Wählen Sie eine Aufgabe aus und stellen Sie einen Timer oder einen Wecker auf 25 Minuten. Dann legen Sie mit der Arbeit los. Konzentrieren Sie sich dabei voll und ganz auf Ihre Aufgabe und nichts Anderes!
TIPP:
Heutzutage nutzen viele den Timer am Smartphone. Gerade bei der Pomodoro-Methode sollten Sie aber Ablenkungen vermeiden.
Und wir alle wissen: Das Smartphone kann eine große Ablenkung sein. Es lohnt sich hier daher analog zu bleiben und tatsächlich eine klassische Küchenuhr oder einen Wecker zu verwenden! Eine weitere Alternative ist zum Beispiel eine Erinnerungsfunktion am PC.
Schritt 4: Sobald Ihr Timer klingelt, stoppen Sie die Arbeit und markieren auf Ihrer To-Do-Liste, was Sie erledigt haben.
Schritt 5: Machen Sie nun 5 Minuten Pause, bevor Sie weiter arbeiten. Ein kurzer Blick aufs Handy oder in die Mailbox ist natürlich erlaubt, am besten nutzen Sie die Pause aber wirklich zur Erholung. Vergessen Sie dabei nicht auch für die Pausenzeit den Wecker zu stellen!
TIPP:
Wenn Sie beim Erledigen Ihrer Aufgaben viel Zeit vor dem Computer oder Laptop verbringen, sollten Sie die Unterbrechung nutzen und eine Bildschirmpause einlegen. Holen Sie sich zum Beispiel einen Kaffee, oder vertreten Sie sich die Beine an der frischen Luft.
Schritt 6: Nach vier aufeinanderfolgenden Pomodori, bestehend aus Arbeitsphasen und kurzen Pausen, legen Sie nun eine längere Pause ein. Unsere Empfehlung: Planen Sie dafür mindestens 20 Minuten ein, damit Sie sich auch wirklich erholen können.
Schritt 7: Wiederholen Sie den gesamten Pomodoro-Zyklus und arbeiten Sie so Ihre Aufgaben nacheinander ab.
Unsere Tipps für ungestörtes und konzentriertes Arbeiten
Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeit besser zu managen. Um konzentriert und ungestört arbeiten zu können, ist aber auch ein entsprechendes Arbeitsumfeld wichtig.
Das optimale Umfeld schaffen Sie sich am besten selbst. Hier ein paar Tipps dazu:
- Teilen Sie Ihren Kollegen mit, wann Sie erreichbar sind und wann Sie nicht gestört werden möchten. So sorgen Sie dafür, dass Sie während der Arbeitsphasen tatsächlich ohne Unterbrechungen arbeiten können.
- Schalten Sie Ihr Telefon stumm und/oder aktivieren Sie am Smartphone den Flug-Modus.
- Wenn Sie am PC arbeiten, deaktivieren Sie alle Programme bzw. Benachrichtigungen.
Umgang mit Unterbrechungen
Ablenkungen sollten Sie während der Arbeitsphase grundsätzlich vermeiden, etwas Unvorhergesehenes kann aber natürlich immer passieren.
Sollte es einmal notwendig sein, die Arbeit zu unterbrechen, stoppen Sie unbedingt Ihren Wecker und setzen Sie damit den Pomodoro-Zyklus aus.
Sobald Sie sich wieder Ihren Aufgaben widmen können, starten Sie die Pomodoro-Einheit neu. Das heißt, Sie stellen Ihren Timer am besten wieder auf die vollen 25 Minuten.
Effektives Zeitmanagement ist nur dann möglich, wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für Ihre Aufgaben benötigen.
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie timr erfassen Sie auf die Minute genau, wie viel Aufwand in Ihre Projekte fließt. Wenn Sie Pause machen, können Sie die Zeiterfassung jederzeit stoppen und nach der Pause wieder starten. Und das ganz nebenbei, direkt am PC oder am Smartphone.
Alle Zeiten stehen in Echtzeit für detaillierte Berichte und Auswertungen zur Verfügung. Schaffen Sie sich so die ideale Grundlage für Ihr Zeitmanagement.
Was sind Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik hat viele Vorteile, wenn es darum geht, konzentriert und produktiv zu arbeiten. Trotzdem ist sie nicht für jede Person die passende Zeitmanagement-Methode. Sehen wir uns an, was für und was gegen die Pomodoro-Technik spricht.
Vorteile der Pomodoro-Methode
- Effektive Planung von Aufgaben: Die Pomodoro-Technik erfordert eine genaue Planung aller Aufgaben. Sie machen sich daher automatisch mehr Gedanken darüber, wie Sie alle Ihre To-Dos effektiv einplanen können.
- Besseres Zeitmanagement: Das Strukturieren der zu erledigenden Aufgaben und die Einteilung in fixe Arbeitsphasen ermöglichen es Ihnen, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit effizienter zu nutzen.
- Fokussiertes Arbeiten: Ein wichtiger Aspekt der Pomodoro-Methode ist das konzentrierte Arbeiten an einer Aufgabe ohne Ablenkungen. Das führt dazu, dass Sie sich besser auf die jeweilige Aufgabe fokussieren können.
- Höhere Motivation: Da Sie insgesamt mit der Pomodoro-Technik produktiver arbeiten können, erledigen Sie Aufgaben schneller und effizienter. Das steigert die Motivation, da Sie wirklich vorankommen.
- Prävention von Burnout: Ein gutes Zeitmanagement und ungestörtes Arbeiten fördern das Wohlbefinden. So können Sie Ihren Teil dazu beitragen, stressbedingte Erkrankungen oder auch Burnout zu vermeiden.
Nachteile: Was gegen die Pomodoro-Methode spricht
Die Pomodoro-Technik ist aufgrund ihrer Methodik nicht für jede Art von Tätigkeit geeignet. Darüber hinaus spielen natürlich auch persönliche Vorlieben eine Rolle. Folgende Aspekte können gegen den Einsatz der Methode sprechen:
- Hoher Planungsaufwand: Die erfolgreiche Umsetzung der Pomodoro-Methode erfordert eine genaue Planung aller Aufgaben. Dafür müssen Sie natürlich Zeit und Ressourcen aufwenden.
- Weniger Flexibilität: Die Einteilung in Intervalle geht mit einer starren Zeitstruktur einher. Wenn man sich daran hält, verringert das die Flexibilität. Überlegen Sie sich daher genau, ob das zu Ihrer Arbeitsweise passt.
- Unrealistische Aufgabenplanung: Es ist praktisch unmöglich, für jede Aufgabe genau 25 Minuten einzuplanen. Richtig herausfordernd wird es vor allem dann, wenn es zu unvorhergesehenen Problemen oder Verzögerungen kommt.
Sie suchen nach einer Alternative zur Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist nicht die einzige Methode zur Produktivitätssteigerung. Es gibt viele verschiedene Methoden mit unterschiedlichen Ansätzen. Hier ein paar Beispiele:
- GTD: Getting things done
- Eat that frog
- ALPEN Methode
- Eisenhower Prinzip
Probieren Sie einfach verschiedene Methoden aus und finden Sie so eine Lösung, die zu Ihnen passt!
TIPP:
Betrachten Sie eine Zeitmanagement-Methode nicht als starre Anleitung, die Sie strikt befolgen müssen. Passen Sie diese wenn nötig einfach an Ihre Bedürfnisse an!
Ein Beispiel: 25 Minuten sind Ihnen im Rahmen der Pomodoro-Methode als Arbeitsphasen zu kurz? Dann machen Sie einfach 35 Minuten daraus!
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Zeit ist wertvoll, daher will sie gut genutzt sein. Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik setzen genau da an und helfen Ihnen, die zur Verfügung stehende Zeit zu strukturieren und somit produktiver zu gestalten.
Das hat einerseits den Vorteil, dass Sie das Aufschieben von Aufgaben vermeiden und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen können. Andererseits hilft Ihnen ein effektives Zeitmanagement auch dabei, Stress zu reduzieren und steigert so das Wohlbefinden.
Der Einsatz der Pomodoro Technik beim Lernen
Die Pomodoro Technik wird nicht nur im beruflichen Alltag eingesetzt – auch beim Lernen kann diese Produktivitätstechnik hilfreich sein. Cirillo selbst hat die Methode während seines Studiums entwickelt, weil es ihm schwer fiel, sich auf das Lernen zu konzentrieren.
Sie können die Pomodoro Methode im Studium oder im Rahmen einer Fortbildung zum Erarbeiten eines Lernstoffes einsetzen. Das Aufteilen in mehrere Blöcke hilft Ihnen gerade bei komplexeren Themen den Inhalt leichter zu erfassen und besser zu verinnerlichen. Insbesondere die bei der Pomodoro-Technik eingeplanten Pausen verhindern dabei Erschöpfung und halten die Konzentration hoch.
Fazit zur Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist grundsätzlich eine einfache Methode, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen und Aufgaben effizient zu planen. Das Einteilen der Arbeit in Zeitintervalle gibt Ihnen Struktur, ermöglicht dadurch fokussiertes Arbeiten und steigert so die Produktivität.
Die Pomodoro Methode berücksichtigt allerdings nur bedingt unvorhergesehene Unterbrechungen oder ungeplante Arbeiten. Es ist auch nicht immer möglich, Aufgaben in exakte Zeiteinheiten einzuteilen und abzuarbeiten.
In der Praxis werden Sie diese Methode daher nicht immer wie vorgesehen umsetzen können. Es spricht aber nichts dagegen, die Pomodoro-Technik an Ihre Bedürfnisse anzupassen und zum Beispiel mit längeren Intervallen zu planen. Denken Sie auch an die Möglichkeit andere Zeitmanagement-Methoden einzusetzen oder mehrere Methoden zu kombinieren.
In jedem Fall können Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik Ihnen helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen und Aufgaben schneller zu erledigen.
Häufig gestellte Fragen – FAQs
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Bei der Pomodoro-Technik teilen Sie sich Ihre Arbeit in so genannte Pomodoro-Einheiten ein. Jede Einheit besteht aus einer Arbeitsphase von 25 Minuten, gefolgt von einer 5-minütigen Pause.
Nach vier aufeinanderfolgenden Pomodoro-Einheiten machen Sie eine längere Pause von 15-30 Minuten. So können Sie konzentrierter arbeiten und Prokrastination vermeiden.
Was ist Pomodoro?
Pomodoro ist das italienische Wort für “Tomate”. In Zusammenhang mit der Pomodoro-Technik bezeichnet der Begriff “Pomodoro” ein Zeitintervall von 25 Minuten konzentrierten Arbeitens mit anschließender Pause von 5 Minuten.
Kann man die Pomodoro-Methode lernen?
Das Konzept der Pomodoro-Methode ist so simpel, dass Sie nicht wirklich etwas lernen müssen. Das Verwenden eines Timers und das Führen einer gut strukturierten To-do-Liste sollte Sie in jedem Fall dabei unterstützen, sich relativ schnell an das Arbeiten in Zeitintervallen zu gewöhnen.
Benötige ich für die Pomodoro-Technik einen Timer?
Die Pomodoro-Technik ist dann am effektivsten, wenn Sie sich tatsächlich an die geplanten Zeitintervalle halten. Dafür benötigen Sie in der Regel einen Timer. Es gibt dafür eigene Software Programme am PC oder Apps für das Smartphone . Eine einfache Küchenuhr reicht aber vollkommen aus.
