Agiles Projektmanagement

Die Softwareentwicklung steckte in den 1990ern in einer Krise. Denn die althergebrachten Management Methoden passten nicht mehr zum modernen Arbeitsalltag in IT Unternehmen.

Wie können wir die Entwicklung von Software optimieren? Wie können wir das Beste aus unserer Arbeitszeit herausholen?

Viele Menschen versuchten mehrere Jahre, Antworten auf diese Fragen zu finden. Schließlich entstand daraus agiles Projektmanagement mit Methoden wie zum Beispiel Scrum.

Heutzutage existiert Agilität nicht mehr nur im IT-Bereich. Agiles Projektmanagement ist in allen Branchen angekommen und die Beschäftigung mit dem Thema „Agilität“ entspricht dem Zeitgeist.

1. Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement bezeichnet bestimmte Arbeitsweisen in der Projektorganisation. Agile Teams arbeiten dabei vor allem interdisziplinär und flexibel an den Herausforderungen.

Der zeitliche Rahmen ist beim agilen Management vorgegeben und wird in Iterationen oder Sprints unterteilt. Während einer Iteration tüfteln alle Projektbeteiligten gleichzeitig an der Lösung des Problems, anstatt aufeinander zu warten.

Regelmäßiger Austausch und Prozessverbesserungen stehen daher an der Tagesordnung.

Das agile Projektmanagement zeichnet sich durch eine hohe Verantwortung jedes Einzelnen aus. Außerdem sind Stakeholder wie zum Beispiel Auftraggeber und Kunden im gesamten Prozessverlauf eingebunden.

Der Fokus liegt bei agilen Methoden wie Scrum und Kanban auf dem Ergebnis. Deshalb präsentieren die Projektbeteiligten regelmäßig Zwischenergebnisse, um damit das Ende einer Iteration zu markieren und schnellere und flexiblere Nachbesserungen zu ermöglichen.

Eigenverantwortung wird im agilen Projektmanagement großgeschrieben.

2. Den Grundstein legte das Agile Manifest

Mehrere Jahre kochten Programmierer bei der Entwicklung von Software ihr eigenes Süppchen. Neue Ansätze und innovative Arbeitsmethoden entstanden und verschwanden wieder.

Im Jahr 2001 trafen sich schließlich wichtige Vertreter der Branche im US-amerikanischen Bundesstaat Utah. Dort verbanden sie die verschiedenen Ansätze zu einem größeren Ganzen und formulierten im Zuge dessen das „Agile Manifest für agile Softwareentwicklung“.

Das Manifest legte den Grundstein für agiles Projektmanagement. Auch wenn wir die Methoden nicht für die Entwicklung von Software einsetzen wollen, lohnt sich die Auseinandersetzung damit.

2.1 Die vier Leitsätze des Agilen Manifests

• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  Der Fokus liegt auf der effektiven Zusammenarbeit von kompetenten Menschen. Prozesse und Werkzeuge dürfen weder den Handlungsspielraum der Projektbeteiligten begrenzen noch sie wie ein Korsett einschnüren.
• Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentationen
  Als das Manifest geschrieben wurde, legte man in der Softwareentwicklung großen Wert auf die ständige Dokumentation des Arbeitsfortschritts. Ein funktionierendes Programm ist dem Kunden jedoch wichtiger als perfekte Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  Worauf sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit richten? Auf langwierige Verhandlungen vor dem Projekt? In der Agilität konzentrieren wir uns stattdessen auf ein gutes Arbeitsverhältnis. Dabei finden wir heraus, was die Kunden und Stakeholder wirklich brauchen.
• Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
  Konstante Entwicklung ist ein Naturgesetz. Umwelt, Technologie, Prioritäten, Auffassungen – alles verändert sich mit der Zeit. Wir sollten den Projektplan daher nicht mit Scheuklappen befolgen, sondern wenn nötig abändern.

3. Die zwei bekanntesten Methoden der Agilität

Scrum und Kanban kommen jedoch am öftesten zum Einsatz. Wenn Ihr agiles Projektmanagement Fragen aufwirft, finden Sie für diese Methoden leicht professionelle Hilfe und Informationsmaterialien im Internet.

3.1 Scrum – Vom Rugbyfeld in den Unternehmensalltag

Scrum ist eine Methode für das agile Projektmanagement. Die Ursprünge liegen zum einen in der Software Entwicklung in den USA und zum anderen in japanischen Universitäten.

„Scrum“ ist ein englischer Begriff aus dem Rugby. Er bedeutet so viel wie „Gedränge“ und wurde von japanischen Wissenschaftlern eingeführt.

Der Begriff bezieht sich auf die Tatsache, dass Rugbyspieler in kleinen Teams zusammenarbeiten und ihre Taktik dabei selbst bestimmen. Sie werden von außen nicht angeleitet.

Agiles Projektmanagement funktioniert ähnlich wie die Scrumtechnik im Rugby.

Das Team arbeitet dicht aneinander gedrängt an der Entwicklung von etwas Neuem. Dabei gibt es regelmäßige Sprints, bei denen ein Ergebnis herauskommt. Nach dem Sprint wird evaluiert und verbessert.

Das agile Projektmanagement kennt drei verschiedene Scrumrollen: Product Owner, Scrum Master und Entwickler.

3.2 Kanban – Karten mit Mehrwert

Das agile Projektmanagement kennt mit Kanban eine zweite Methode, die aus Japan stammt. Die Entwicklung der Methode fußt auf den Ideen Taiichi Ōnos. Er hatte versucht, den Automobilhersteller Toyota wettbewerbsfähig zu machen.

Der Grundgedanke ist einfach.

Arbeitsaufträge werden nicht vergeben. Stattdessen müssen sich die Projektbeteiligten ihre Aufträge aktiv holen, was eine optimale Auslastung ohne Überlastung der Teammitglieder ermöglicht.

Die Arbeitsaufträge werden mit Karten und Klebezetteln symbolisiert. Daher kommt auch der Name. „Kanban“ ist Japanisch und bedeutet „Karte“.

Agiles Projektmanagement mit der Kanbanmethode kennt Zustände. Die Karten werden dabei zum Beispiel vom Zustand „Zu Erledigen“ zum Zustand „Erledigt“ bewegt. Die Teammitglieder wissen daher, welche Aufgaben noch offen sind.

4. Die drei Rollen im Scrum

Vor dem Projekt Kick Off sind die Rollen klar verteilt. Agiles Projektmanagement mit Scrum kennt drei verschiedene Projektrollen, die für das Erreichen des Ziels notwendig sind.

Agile Methoden zeichnen sich durch Reduktion und Vereinfachung aus. Das klassische project management kennt in der Entwicklung von Software hingegen bis zu 30 Rollen.

Gemeinsames Arbeiten wird im Unternehmen durch agiles Projektmanagement gefördert.

4.1 Product Owner – Verbindung mit der Außenwelt

Der Product Owner entspricht dem Produktmanager oder Projektleiter klassischer Management Methoden. Er trägt die Verantwortung – sowohl was den wirtschaftlichen Erfolg als auch die Eigenschaften des Produkts anbelangt.

Der Product Owner ist immer eine einzelne Person. Niemals handelt es sich dabei um ein mehrköpfiges Komitee.

Stakeholder wie zum Beispiel involvierte Unternehmen sind in ständigem Kontakt mit dem Product Owner. Er wägt ihre unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen ab und lenkt das Projekt beziehungsweise die Entwicklung des Produkts in die richtige Richtung.

Agile Unternehmen, die von Agilität überzeugt sind, überlassen dem Product Owner die alleinige Entscheidungsgewalt über Produkteigenschaften und Projektablauf.

4.2 Scrum Master – Ebnet den Weg für das Team

Agiles Projektmanagement ist ohne den Scrum Master nicht möglich. Seine Aufgabe ist es nämlich, Scrum einzuführen und aufrechtzuerhalten.

4.3 Entwickler – Das Produkt reift in seinen Händen

Mit einfachen Worten erledigen die Entwickler die eigentliche Arbeit. Agiles Projektmanagement funktioniert in diesem Fall ähnlich wie klassisches Management.

Es gibt jedoch gravierende Unterschiede zwischen agilen Entwicklern und klassischen Teammitgliedern.

Agile Entwicklungsteams organisieren sich selbst. Sie lassen sich von niemandem vorschreiben, wie sie arbeiten sollen. Außerdem agieren sie als Einheit. Erfolge und Misserfolge gehen immer auf das Konto des Gesamtteams und werden nie einem einzigen Teammitglied zugerechnet.

Ein Team hat höchstens zehn Mitglieder. Auf diese Weise vereinigt es alle notwendigen Kompetenzen, ohne sich zu viele Gedanken um die interne Koordinierung machen zu müssen.

5. Die wichtigsten Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement

5.1 Agiles Projektmanagement:

• Der zeitliche Rahmen und der Aufwand stehen fest.
• Der Umfang des Projekts kann sich ändern.
• Alle Entwicklungsphasen finden gleichzeitig statt.
• Im agilen Projektmanagement wird laufend verbessert und verändert.
• Kunden sind immer involviert.
• Es gibt viele Zwischenergebnisse.
• Agile Methoden fordern Eigenverantwortung ein, weshalb Verantwortung und Management dem Team obliegen.
• Es wird in vielen kurzen Meetings kommuniziert – Dokumenten wie dem Projektbericht wird wenig Bedeutung beigemessen.

5.2 Klassisches Projektmanagement:

• Der Umfang des Projekts steht fest.
• Der zeitliche Rahmen und der Aufwand können sich ändern.
• Entwicklungsphasen kommen nach der Reihe.
• Im klassischen Projektmanagement ist wenig Raum für Verbesserungen und Veränderungen.
• Die Kundschaft ist vor allem am Anfang involviert.
• Es gibt ein Endergebnis und keine Zwischenergebnisse.
• Verantwortung und Management obliegen dem Projektleiter.
• Es wird in langen Meetings und mithilfe vieler Dokumente kommuniziert.

6. Vorteile und Nachteile der Agilität

Agiles Projektmanagement hat klare Vorteile. Erstens sind die Entscheidungswege kurz. Zweitens führt mehr Eigenverantwortung zu einer höheren Identifikation mit dem Produkt.

Drittens ist agiles Projektmanagement transparent und ermöglicht dadurch konstante Analysen. Viertens sind Änderungen und Verbesserungen rasch umsetzbar.

Trotz der vielen Vorteile eignet sich das agile Projektmanagement nicht für alle Unternehmenstypen.

So befinden wir uns alle in einem Netz aus Abhängigkeiten. Wenn nicht alle Geschäftspartner, Lieferanten und Unternehmenskunden an einem Strang ziehen, sind agile Methoden zum Scheitern verurteilt.

Die Persönlichkeit der Teammitglieder kann einen weiteren Nachteil darstellen. Manche wollen und können nicht agil arbeiten. Andere verweigern die Entwicklung aus anderen Gründen.

Für welches Projektmanagement Sie sich entscheiden, hängt von mehreren Faktoren ab. Die Welt ist nicht schwarz-weiß, weshalb auch Mischformen eine Möglichkeit sind.

6.1 Begriffe, die Sie kennen sollten

• User Story: in alltäglicher Sprache formulierte Anforderung an das Produkt
• Backlog: die gesammelten Anforderungen, die laufend verändert werden
• Sprint: festgelegte Zeit, in der ein Zwischenziel erreicht werden soll
• Iteration: anderes Wort für Sprint
• Burn-Up-Charts: Werkzeuge im Projektmanagement, visuelle Darstellung des Projekts
• Agilität: Sammelbegriff für Methoden, die sich unter anderem aus der Entwicklung von Software herausgebildet haben

7. Die drei häufigsten Fragen – kurz & knapp beantwortet

Welche agile Projektmanagementmethoden gibt es?

Das Projektmanagement kennt mehrere agile Methoden. Die bekanntesten zwei Methoden sind die Scrummethode und die Kanbanmethode.

Andere Methoden im agilen Projektmanagement sind Lean Management und Kaizen. Ihren Ursprung haben die meisten Methoden in den USA oder in Japan, und zwar vor allem in der Software Branche.

Wieso agiles Projektmanagement?

Agilität hat mehrere Vorteile. Dazu zählen die Selbstorganisation des Teams, die starke Einbindung aller Beteiligten und die rasche Reaktionsfähigkeit.

Bei der Entwicklung von Software ist das agile Projektmanagement seit Jahrzehnten beliebt. In anderen Branchen lässt sich agiles Projektmanagement jedoch nicht immer so einfach etablieren.

Die Entscheidung für Agilität hängt vom Einzelfall ab.

Was ist agil arbeiten?

Agilität ist ein Sammelbegriff für Arbeitsmethoden, in denen Eigenverantwortung, Selbstorganisation, Kommunikation und Flexibilität großgeschrieben werden.

Das agile Projektmanagement wurde ursprünglich von Software Firmen entwickelt. Heute arbeiten jedoch die unterschiedlichsten Firmen bereits agil. Tendenz steigend.