Angebotsanfrage

Angebot und Nachfrage – dieser Grundsatz der Wirtschaft gilt für viele Bereiche des Geschäfts. Auch bei der Auslagerung von Projekten und Aufgaben an externe Dienstleister ist es wichtig, ein zufriedenstellendes Angebot zu finden. Aber um das passende Angebot für den eigenen Bedarf zu finden, bedarf es einer Angebotsanfrage. Denn nur so kann man den richtigen Dienstleister für die Bearbeitung des Projekts finden.

Die Angebotsanfrage ist in vielen Betrieben ein essenzieller Bestandteil der Projektverwaltung. Indem man sich das Angebot eines anderen Unternehmens einholt, kann man die eigenen Kosten besser einschätzen und nachvollziehen. Für Projektverwalter dient sie als einer der ersten Schritte der Projektsteuerung; denn das Angebot bildet die Grundlage für die weiteren Etappen des Projekts.

1. Was ist eine Angebotsanfrage?

Im betriebswirtschaftlichen Sinn ist eine Angebotsanfrage (auch als Angebotskalkulation bekannt) die Forderung eines Unternehmens an ein anderes Unternehmen oder Dienstleister, ein Angebot anzugeben. Bevor ein Arbeitsauftrag an einen externen Partner abgegeben wird, ist es sinnvoll, sich ein Angebot einzuholen. Nicht selten stellt das Unternehmen diese Anfrage an verschiedene Dienstleister, um das bestmögliche Angebot zu finden.

Für den Dienstleister dient die Angebotsanfrage als essenzieller Teil der Aufwandsschätzung. Durch eine genaue Angabe von benötigten Materialien und Dienstleistungen, lässt sich der Umfang der Arbeit besser einschätzen. Dies erleichtert die Arbeitsplanung und ermöglicht es, den Auftrag in gerechte Arbeitspakete unterteilen. Ferner ist es eine gute Grundlage für den Leistungsnachweis: Wenn sich die Abrechnung mit dem Angebot deckt, spricht dies für eine effektive Arbeitsweise.

2. So wird eine Angebotsanfrage formuliert

Wie also formuliert man die Angebotsanfrage richtig? Bevor man die Anfrage abschickt, kann diese Frage durchaus aufkommen – schließlich möchte man sicherstellen, dass der Adressat nicht mit mehr Gegenfragen auf die Anfrage antwortet. Hier sind ein paar Punkte, die man bei der Angebotsanfrage beachten sollte.

• Nutzen nennen: Damit der angeschriebene Dienstleister auch weiß, welchen Zweck die Angebotsanfrage erfüllen soll, muss ein entsprechender Vermerk in der Anfrage erfolgen.
• Verständlich formulieren: Bei einer Angebotsanfrage ist es oftmals besser, direkt und deutlich zu schreiben. So weiß der Adressat direkt, worum es geht und es kommen weniger Fragen auf. Die Anfrage sollte nicht länger als eine Seite sein – so ist immer noch genügend Platz vorhanden, um die Angebotsanfrage klar und deutlich zu formulieren.

3. Was gehört unbedingt in eine Angebotsanfrage?

Neben diesen Grundregeln sollte man natürlich auch auf die gängigen Standards achten: Fehlerfrei schreiben, Name und Kontaktdaten des eigenen Unternehmens nicht vergessen und den Adressat korrekt ansprechen. Aber was gehört noch in die Angebotsanfrage? Schauen wir uns einmal den Aufbau einer typischen Anfrage an.

• Kopfdaten: Hier gehören die Anschrift bzw. die Kontaktdaten des Lieferanten hin. Auch das Datum der Anfrage sollte auf jeden Fall enthalten sein. Gegebenenfalls ergibt es auch Sinn, die Nummer der Angebotsanfrage hinzuzufügen – gerade, wenn mehrere Anfragen verschickt werden.
• Einleitung: Wie bei der E-Mail kann hier der Betreff (“Anfrage”) eingefügt werden. Anschließend wird der Adressat korrekt angesprochen und eine kurze Einleitung zum eigenen Unternehmen verfasst.
• Auflistung der Anfragepositionen: Dies ist der wichtigste Punkt der Angebotsanfrage. In einer kleinen Auflistung, gerne auch per Tabelle, werden alle gewünschten Waren und Dienstleistungen genannten. Hierbei kann auch die Menge (falls bekannt) der erwünschten Produkte angegeben werden – schließlich soll der Dienstleister wissen, wie viel von Material XY oder wie viele Stunden von Dienstleistung Z benötigt werden. Alternativ kann der Preis pro Einheit (etwa pro m² bei Dachziegeln) erfragt werden.
• Schluss: Hier folgt eine förmliche Bitte um Antwort mit einer Kostenkalkulation für alle Positionen – also das Angebot des Adressaten. Ferner können Liefer- und Zahlungsbedingen erfragt werden sowie eine (optionale) Terminangabe für die Antwort. Letzteres ist vor allem wichtig, wenn man mit mehreren Anbietern kommuniziert.

4. Muster für die Angebotsanfrage

Nachfolgend haben wir ein Musterbeispiel für eine Angebotsanfrage verfasst.