Angebotskalkulation

Wie berechnet man ein Angebot? Diese relativ einfache Frage kann mitunter zu einer echten Herausforderung werden. Denn zu einem Angebot gehören viele verschiedene Faktoren: Material, Personal, Arbeitsaufwand und noch vieles mehr. All diese Posten können den Preis, den der Kunde am Ende für die Leistung bezahlen muss, in die Höhe treiben.

Aus rein wirtschaftlicher Sicht gehört aber auch noch mehr zur Angebotskalkulation. Neben einer detaillierten Aufwandsschätzung, darf auch der Gewinn nicht außer Acht gelassen werden. Schließlich muss das Geschäft auch einen Ertrag mit sich bringen.

1. Was ist eine Angebotskalkulation?

Bevor wir aber genauer auf die Details einer guten Angebotskalkulation eingehen, möchten wir zuerst einmal eine grundlegende Frage klären: Was versteht man unter einer Angebotskalkulation?

Bei der Angebotskalkulation (auch als Zuschlagskalkulation oder Vorkalkulation bekannt) handelt es sich um eine Berechnung des Verkaufspreises einer Dienstleistung oder eines Produkts. Der Begriff stammt aus der Betriebswirtschaftslehre und legt fest, was der Kostenträger dem Dienstleister (oder Verkäufer) für die erbrachte Leistung schuldet. Die Kalkulation erfolgt vor dem Erbringen der Leistung, damit der Kunde weiß, wie hoch die Kosten sein werden.

Dabei ist die Angebotskalkulation ein elementarer Bestandteil des betrieblichen Geschäfts. Bevor ein Hersteller sein Produkt in den Ladenregalen anbietet, legt er mittels Kalkulation den Verkaufspreis für das jeweilige Produkt fest. Ein Dienstleister etwa legt fest, wie viel er pro geleisteter Stunde seinen Kunden in Rechnung stellt.

Das Ziel der Angebotskalkulation ist es, einen größtmöglichen Gewinn (nach Abzug aller Kosten) zu ermöglichen. Die Herausforderung hierbei besteht jedoch, das Angebot nicht zu hoch zu kalkulieren, da sonst die Gefahr besteht, dass kein Kunde am Produkt oder der Dienstleistung interessiert ist. Daher ist es enorm wichtig, die Balance zwischen fairem Angebot (aus Sicht des Kunden) und substantiellem Gewinn (für den Dienstleister) zu finden.

Wichtig ist, dass das Angebot alle relevanten Vorgänge und Kosten auflistet; nur so kann es später als Leistungsnachweis dienen und dem Kunden präsentiert werden.

Eine weitere Unterteilung gibt es in Form von Vorwärts- und Rückwärtskalkulation. Bei der Vorwärtskalkulation wird der Verkaufspreis ausgehend vom Einkaufspreis berechnet. Der Vorteil dieser Art der Kalkulation liegt in der Tatsache, dass ein zu hoher Verkaufspreis bereits früh erkannt werden kann. So kann der Verkäufer/Dienstleister ermitteln, ob es Nachbesserungsbedarf bei der Kostenoptimierung (etwa beim Einkaufspreis oder den Bezugskosten) gibt.

Die Rückwärtskalkulation hingegen werden die üblichen Marktpreise für das angebotene Produkt als Basis für die Berechnung genommen. Ausgehend von den Preisen (etwa jenen der Konkurrenz) wird ermittelt, wie hoch der Einkaufspreis und die Herstellungskosten maximal sein dürfen, um einen wirtschaftlich sinnvollen Gewinn zu ermöglichen. Bei der Rückwärtskalkulation steht vor allem die Minimierung der Selbstkosten an erster Stelle.

2. Wie erstellt man eine Angebotskalkulation?

Da bei der Angebotskalkulation viele Faktoren einfließen, gibt es verschiedene Methoden, das Angebot richtig (und sinnvoll) zu kalkulieren. Üblicherweise werden entweder Zeitstunden oder Kosten als Grundlage für die Angebotskalkulation genommen. Wichtig ist, dass das Angebot alle relevanten Vorgänge und Kosten auflistet; nur so kann es später als Leistungsnachweis dienen und dem Kunden präsentiert werden.

Um das Angebot angemessen kalkulieren zu können, bedarf es allerdings einiget Vorbereitung. Dazu gehört auch eine sinnvolle Arbeitsplanung, da diese die Basis für die zu berechnenden Kosten stellen kann. So lässt sich besser abschätzen, wie viele Arbeitsstunden benötigt werden oder wie hoch (ungefähr) die Kosten für die Ausführung des Auftrags sein werden. Nachfolgend stellen wir die zwei wohl üblichsten Methoden der Angebotskalkulation vor: Die Kalkulation nach Zeitstunden und nach Kosten.

2.1 Angebotskalkulation nach Zeitstunden

Der Klassiker unter den Angebotskalkulationen für Dienstleister ist die Abrechnung pro geleisteter Arbeitsstunde. Damit bei der Berechnung des angemessenen Stundensatzes keine Probleme auftreten, sollte man immer folgende Punkte berücksichtigen:

• Personalkosten: Jede erbrachte Leistung muss vergütet werden. Hier fließen Faktoren wie Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter eine wichtige Rolle.
• Weitere Kosten: Verfügt das Unternehmen über Büroräume, mietet Firmenwagen oder hat sonstige Unkosten, fließt das indirekt in die Angebotskalkulation. Auch diese Kosten müssen gedeckt werden, daher erhöht sich der Stundensatz dementsprechend.
• Gewinn: Damit der Auftrag auch Gewinn einbringt, sollte ein Betrag auf den Stundensatz aufgeschlagen werden, um die Marge zu vergrößern.

Nachfolgend möchten wir ein Beispiel für die Angebotskalkulation nach Zeitstunden erläutern.

2.2 Angebotskalkulation nach Kosten

Nicht jeder Hersteller und Dienstleister berechnet sein Angebot nach Arbeitsstunden. Für solche Fälle gibt es die Angebotskalkulation basierend auf den Kosten, die im Zuge der erbrachten Leistung anfallen.

• Materialkosten: Das Kaufen von Rohstoffen bedeutet für Hersteller und Dienstleister, das eigene Kapital einzusetzen. Diese entstandenen Kosten können später an den Kunden weitergegeben werden.
• Fertigungskosten: Hierzu zählen Kosten für Personal und Material, das im Rahmen der erbrachten Leistung genutzt wurde. Bei menschlichen Mitarbeitern ist das etwa die Arbeitszeit, die als Lohn ausgezahlt werden muss. Und auch, wenn Maschinen viele Aufgaben heutzutage autonom übernehmen, entstehen dennoch Kosten bei der Fertigung. Schließlich muss eine Maschine auch gekauft werden.
• Fremdleistungskosten: Wurden bestimmte Bereiche der Produktion oder Dienstleistung ausgelagert? Dann fallen auch weitere Kosten an. Gerade, wenn Spezialisten für einen Teil der Produktion benötigt werden, können die Fremdleistungskosten das Angebot deutlich teurer (und damit unattraktiver für den Kunden) machen. Daher ist es sinnvoll, die Fremdleistungskosten so niedrig wie möglich zu halten.
• Gewinn: Auch, wenn dieser Posten in den seltensten Fällen auf der Rechnung erscheint, ist er umso wichtiger für den Dienstleister. Denn ohne Gewinn kann das Geschäft nicht fortgeführt werden – so einfach ist die Rechnung.

Auch hier möchten wir mit einem kurzen Beispiel verdeutlichen, wie eine Angebotskalkulation nach Kosten aussehen könnte.

Art der Kosten	Wert
Materialkosten	25,00€
Fertigungskosten	17,00€
Fremdleistungskosten	10,00€
Preis nach Kosten	52,00€
Aufschlag für Eigengewinn	10,00€
Gesamtkosten für den Kunden	62,00€

3. Die hybride Angebotskalkulation

Letztlich gibt es noch eine weitere Form der Angebotskalkulation, die eine hybride Form der beiden Berechnungsarten darstellt. So können Faktoren wie die Arbeitszeit über die geleisteten Zeitstunden abgerechnet werden, während Material- und Fertigungskosten auf der Rechnung unter einem Pauschalbetrag geführt werden. In der Praxis berechnen viele Unternehmen ihr Angebot auf diese Weise, da es die Vorteile der beiden Angebotskalkulationen vereint.

Welche Form der Angebotskalkulation verwendet wird, richtet sich auch immer nach dem Projektauftrag. Ein Monteur fährt beispielsweise besser, die gearbeiteten Stunden zu berechnen, während ein Architekt eher die Kosten für den Hausbau in Rechnung stellt.