Arbeitsauftrag

1. Was ist ein Arbeitsauftrag

Ein Arbeitsauftrag ist eine Zusammenfassung, wie die konkrete Abwicklung des Auftrags auszusehen hat. Es ist das Ziel festgelegt, der Ablauf beschrieben und es werden die erwarteten Ergebnisse festgehalten.

Abgeschlossen werden kann ein Arbeitsauftrag zwischen Kunde und Auftragnehmer, er kann aber auch unternehmensintern an ein Team vergeben werden. In dem analogen oder digitalen Dokument, in dem der Auftrag oder eine Aufgabe beschrieben wird, werden außerdem Prioritäten, Zielvorstellungen und Termine festgehalten. Inhaltlich entsprechen die formalen Details in etwa der einer Projektabwicklung. Der exakte Rahmen eines Arbeitsauftrages ist allerdings sehr individuell. Es kann sich beispielsweise um ein ganzes Projekt für viele Mitarbeiter handeln, oder um eine Arbeitsanweisung für einen einzelnen Mitarbeiter.

Die geläufigsten Arbeitsaufträge sind wahrscheinlich Auftragsbücher in Handwerksberufen. Früher wurden Formularbücher mit Durchschlag verwendet, in denen der Auftrag festgehalten wurde. Es wurde erfasst, welche Arbeiten vor Ort beim Kunden durchgeführt wurden und welche Materialien zum Einsatz kamen. Die Dauer der Arbeit vor Ort und die Unterschrift vom Kunden waren ebenfalls fixer Bestandteil in diesem Dokument.

Das Ziel des Arbeitsauftrages ist die strukturierte Kommunikation einer klar umrissenen Aufgabe. Es muss für alle Beteiligten nachvollziehbar sein, was genau in welchem Rahmen zu tun ist.

2. Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet

Mit der Erfassung von Tätigkeiten über Arbeitsaufträge erhalten Sie eine gute Übersicht über offene, erledigte und abgerechnete Aufgaben. So sind alle Arbeiten gut dokumentiert und dienen unter anderem der Kontrolle – einerseits für den Projektleiter, andererseits für das Projektcontrolling allgemein. Mitarbeiter wissen genau, wo sie welche Informationen für die Abwicklung finden. Für die Abrechnung mit dem Kunden sind alle wesentlichen Informationen auf einen Blick verfügbar.

Einen Arbeitsauftrag zu erstellen erfordert einen ebenso standardisierten Prozess wie die Abwicklung dahinter. Je besser strukturiert, desto logischer ist für Mitarbeiter das Abarbeiten der Aufgaben.

Durch den festgelegten Workflow und anhand der exakten Beschreibung der Aufgaben können Aufträge fehlerlos und zügig erledigt werden.

3. Arten von Arbeitsaufträgen

Arbeitsaufträge sind branchenunabhängig und lassen sich sehr unterschiedlich gliedern. Wir haben daher nur einige Beispiele für eine mögliche Kategorisierung ausgewählt.

Grundsätzlich ist es sinnvoll die unternehmensrelevanten Prozesse auszuwerten, um dann die für Ihr Unternehmen notwendigen Arten von Arbeitsaufträgen zu erhalten um eine standardisierte Projektsteuerung zu erarbeiten.

4. Was gehört in den Arbeitsauftrag

Die Inhalte eines Arbeitsauftrags richten sich nach Branche und Tätigkeit. In jedem Fall sollte enthalten sein:

• das Ziel der Aufgabe
• eine Beschreibung der Aufgabenstellung

Im Zuge der konkreten Umsetzung eines Auftrags wird die Struktur nach Bedarf erweitert. Bei Montageaufträgen werden beispielsweise Arbeitszeitaufzeichnungen relevant sein, sowie eingesetzte Materialien und die Mitarbeiter, die vor Ort waren.

Eine Systematisierung von Arbeitsaufträgen können Sie zum Beispiel anhand folgender Punkte treffen:

• Arbeitsziel: gilt es etwas zu erlernen, zu vermitteln, oder geht es um eine Handlung
• Arbeitsmittel: woran ist das Ziel gekoppelt
• Arbeitswege: das können Orte oder Methoden und Prozesse sein
• Durchführung des Arbeitsvorganges: z.B. im Einzelsetting oder im Team
• Zur Verfügung stehende Arbeitszeit: ist es ein kurz- oder langfristiger Arbeitsauftrag
• Integration des Arbeitsergebnisses: ist die Leistung messbar, gibt es Ergebnisse
• weiters
  • vorbereitend/nachbereitend
  • vorgegeben oder selbständig
  • offen oder geschlossen

5. Form und Dokumentation des Arbeitsauftrags

Form und Umfang der Dokumentation eines Arbeitsauftrags sind flexibel. Der Aufwand sollte aber in einem vernünftigen Rahmen bleiben und das Verhältnis von Kosten-Nutzen wahren.

In den meisten Fällen wird die schriftliche Form, online oder offline in Tabellenform sinnvoll sein. Sie entscheiden weiters, ob es festgelegte Stichtage für die Abgabe oder Kontrolle des Dokuments gibt, oder ob dieses erst nach Projektabschluss abgegeben wird.

In vielen Fällen wird der Arbeitsauftrag über eine Projektmanagement Software mit einer dahinter liegenden Datenbank verwaltet. Es kann aber manchmal auch Sinn machen, Formulare in Papierform zu führen.

Die Dokumentation eines Arbeitsauftrags enthält eine festgelegte Gliederung von Inhalten, was garantiert, dass routinemäßig alle wesentlichen Informationen erfasst werden. Die Eckpunkte sollen als Checkliste bei der Erstellung Ihrer Struktur dienen.

6. In 4 Schritten zu einem klaren Verlauf eines Arbeitsauftrags

6.1. Projektziele definieren, erwartetes Ergebnis ausführen

Um einen Überblick zu gewinnen, ist es sinnvoll zunächst das Ziel im Auge zu behalten. Formulieren Sie also das Ziel und die groben Aufgaben, die im Auftrag enthalten sind. Erstellen Sie eine Art Inhaltsangabe, die den groben Projektablauf strukturiert.

6.2. Arbeitsauftrag beschreiben und Inhalte ausführen

Indem Sie das Ziel und die auszuführenden Aufgaben inhaltlich ergänzen und Details zur konkreten Projektabwicklung festhalten, ergibt sich eine Beschreibung des Auftrags. Diese Aufgaben können Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt abarbeiten.

Fragen Sie sich, was notwendig ist, um das Ziel zu erreichen. Welches Projekt- oder Stundenbudget, wie viele/welche Mitarbeiter, welcher Zeitrahmen. Halten Sie fest, welche Materialien benötigt werden. Was muss für die Projektsteuerung und das Projektcontrolling mitdokumentiert werden, wo findet Ihr Projektteam notwendige Informationen für die Abwicklung der Aufgabe.

6.3. Projektcontrolling

Sind Controlling Elemente eingebaut, wie z.B. Stundenkontingente oder Budgetrahmen, sind diese Angaben im Arbeitsauftrag zu vermerken. Ein Projektleiter sollte jederzeit Überblick über die Stundenaufzeichnungen und das Projekt-Stundenkontingent haben. Die Projektzeiterfassung ist also ein wesentliches Controlling Element. Gibt es Projektberichte oder Dokumentationen, die den Fertigstellungsgrad dokumentieren, sollten Projektleiter und Projektcontrolling ebenfalls jederzeit Einblick dazu haben.

6.4. Projektabschluss

Wichtig ist auch festzuhalten, welche Informationen für den Projektabschluss relevant sind. Gibt es eine Deadline, und wurde diese eingehalten. Wie sehen die Schritte nach Abschluss aus, wer bekommt den Projektbericht des Arbeitsauftrags nach Projektabschluss. Welche Unterlagen müssen beigefügt werden. Wie erfolgt die Abrechnung des Projekts. Gibt es einen gesonderten Projektbericht, oder ist der Arbeitsauftrag so umfangreich, dass kein zusätzlicher Projektbericht notwendig ist.

Eine Analyse, ob Verbesserungen in einen „Lessons Learned“ Prozess einfließen sollten, ist auch hier sinnvoll.

Der Begriff „Arbeitsauftrag“ ist nicht genormt und daher sehr weit gefasst. Weiters ist eine inhaltliche Nähe zu Projektarbeit vorhanden. Wir differenzieren hier insofern, als ein Arbeitsauftrag im Rahmen eines Projekts an einen Mitarbeiter oder an ein Team vergeben werden kann, und es sich um einen klar definierten Arbeitsauftrag handelt, der erledigt werden muss.