Automatisierte Auftragsdokumentation vermeidet Fehler und spart Ihre Zeit

Der Weg zur papierlosen Fabrik ist vielerorts noch ein weiter Weg, ein bunter Mix aus Excel-Tabellen und Word-Dokumenten ist noch gängige Praxis. Und das gilt für viele produzierende Unternehmen – unabhängig von ihrem Bereich und Größe. Eine digitale und automatisierte Auftragsdokumentation vermeidet, dass Aufgaben vergessen werden, spart Ihnen Zeitaufwand und gewährt bessere Qualität des Käufers.

Was ist die technische Auftragsdokumentation?

Die Auftragsdokumentation ist ein Schlüsselprozess in fast jedem Unternehmen. Dieser Prozess ist in vielen Unternehmen noch analog und basiert oft auf Erfahrungswissen. Die Automatisierung dieses wichtigen Prozesses spart Zeit, Geld und Nerven.

Wo Bestellungen früher mit einem einfachen Handschlag aufgegeben wurden, sind die Herausforderungen der Auftragsabwicklung heute viel komplexer. Ihre Registrierung und Umsetzung in Normen ist eine wichtige Aufgabe im Hinblick auf eine effiziente Auftragsabwicklung.

Die Auftragsdokumentation umfasst nicht nur die Durchführung des Auftrages selbst, sondern auch den damit verbundenen Informationsfluss, der die notwendigen Aktionen einleitet. Die Auftragsabwicklung umfasst alle organisatorischen Vorgänge, die im Zusammenhang mit der Bestellung im Unternehmen stattfinden, von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis hin zur Prüfung des Zahlungseingangs und gegebenenfalls auch der anschließenden Betreuung.

Wie gut diese Prozesse organisiert sind und eingehalten werden, hat erheblichen Einfluss auf die Kosten und die Zuverlässigkeit der Auftragsabwicklung.

Was spricht für die digitale Auftragsdokumentation?

Verbringen Sie zu viel Zeit mit, Haftnotizen, Organisation, E-Mails zu checken oder To-do-Listen zusammenstellen? Eine digitale Auftragsdokumentation, zum Bespiel mit timr, kann dabei helfen. Mit der Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben priorisieren, Ihre Zeit effizienter nutzen und gleichzeitig die Einhaltung von Fristen gewährleisten.

Programme zur digitalen Auftragsdokumentation bieten oft auch die Möglichkeit Teammitgliedern einfach Aufgaben zuzuweisen. Sie setzen dabei klare Fristen für wichtige Projekte und Teilaufgaben.
Oder teilen Sie Dateien und Ideen, geben Sie Feedback und vieles mehr, damit jeder auf die gemeinsame Wissensdatenbank des Teams zugreifen kann und von dem Mehrwert profitiert.

Außerdem lässt sich zumeist auch die Abrechnung von Projekten oder Aufträgen ohne viel Aufwand automatisiert erstellen.

Gesetzliche Vorgaben zur Auftragsdokumentation

Einerseits sind Aufbewahrungsfristen gesetzlich vorgeschrieben. Dabei legt der Gesetzgeber fest, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Die genauen Verhaltensanforderungen stehen im HGB. Darüber hinaus können die gesammelten Informationen hilfreich sein, um Folgebestellungen zu tätigen und Rechnungen zu erstellen.

Verbesserung von Abläufen durch digitale Auftragsdokumentation

Die Arbeitsweise eines Unternehmens bestimmt, wie schnell und zuverlässig es Kunden bedienen kann. Werden Kundenaufträge und -anfragen korrekt bearbeitet? Sind die benötigten Teile auf Lager? Kann die Serviceorganisation flexibel auf Krisensituationen reagieren? Hier kann die digitale Auftragsabwicklung helfen, Prozess-Engpässe zu beseitigen und die Unternehmensleistung zu steigern.

Transparenz erhöhen und die Auftragsdokumentation optimieren

Je transparenter die Prozesse in Ihrem Unternehmen organisiert sind, desto geringer sind die Kosten und desto höher der Gewinn pro Auftrag. Wenn Prozesse nicht richtig aufeinander abgestimmt sind, können schwerwiegende Fehler auftreten.

Im schlimmsten Fall steht die gesamte Produktionslinie still, weil zum Beispiel Zubehör fehlt. Solche Situationen führen nicht nur intern zu finanziellen Verlusten, sondern können auch zu dauerhaften Reputationsschäden oder sogar zu Vertragsstrafen führen.

Andererseits können Sie Ihren Käufern mit der richtigen Abstimmung jederzeit ein komplettes Einkaufserlebnis bieten, von der Bestellung bis zum Lieferumfang und darüber hinaus. Wir brauchen reibungslose Online-Prozess-Datenübertragung, klare Verantwortlichkeiten und eine effektive Zusammenarbeit in allen Abteilungen und Teams.

Vorteile von IC-Systemen zur Auftragsdokumentation

Die Industriellen Kontrollsysteme bieten durch die digitalen Projektakten von Anträgen ein innovatives Tool, das Sie bei der Organisation und Bearbeitung von Projekten unterstützt. Hier werden alle Dokumentationen von Mitarbeitern für das Projekt zentral abgelegt.

Das Dashboard ist Ihr Kontrollzentrum. Alle Daten, die von der Software erfasst werden, werden hier gesammelt. Sie sehen auf einen Blick, wer in Ihrem Team gerade eingeloggt ist, wann es Zeit für eine Pause ist und wer gerade in welchen Projekten aktiv ist. Außerdem können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter einsehen und deren Wünsche prüfen.

Über die Arbeitsplanung können Sie Sollarbeitszeiten, Pausen und maximale Arbeitseinsätze für jeden Wochentag festlegen. Sie können auch Zeiträume für einzelne Wochentage festlegen, an denen sich Ihre Mitarbeiter flexibel einloggen können und Zeiträume festlegen, in denen sie arbeiten müssen.

Budgetübersicht für das Projektmanagement

Mit dem Budgetcontrolling haben Sie die Kosten und Schritte Ihres Projekts immer im Blick. Sie können sehen, wie viel Zeit bereits an einem bestimmten Projekt gearbeitet wurde, welche Ausgaben bereits angefallen sind und die Genehmigungsprozesse verwaltet werden. Ihre Budgeterstellung ist sowohl für einzelne Projekte als auch für einzelne Mitarbeiter verfügbar.

Checklisten zur Prozessüberwachung

Mit Checklisten können Sie Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen standardisieren. Mit verschiedenen modularen Bausteinen wie beispielsweise Unterschriftsfeldern, Skalen oder Checkboxen können Sie die Checklisten individuell an Ihre Prozesse anpassen. Mit einem Klick stellen Sie diesen ausgewählten Projektmitarbeitern zur Verfügung.

Sie können Formulare verwenden, um einen Standardprozess zum Erfassen und Verwalten von Stellenanfragen zu erstellen. Erleichtern Sie anderen das Anfordern von Inhalten und erhalten Sie alle Informationen, die Ihr Team im Voraus benötigt.

Beispiele für die Verwendung von Auftragsdokumentation

Während des Einsatzes haben ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die digitalen Projektakte, um Außendienst Aufgaben zu erfassen. Sie können eine PDF-Datei herunterladen, um wichtige Informationen über das Büro bereitzustellen.

Wenn sich Umstände spontan ändern oder Entscheidungen getroffen werden müssen, muss es schnell gehen. Daher können unterzeichnete Verträge mit einem Klick gespeichert werden, damit jeder darauf zugreifen kann. Das bietet einen enormen Mehrwert für das Team.