Im Rahmen eines Projekts gibt es viele verschiedene Faktoren, auf die geachtet werden muss. Eines der wichtigsten Elemente eines Projekts ist dabei das Budget; denn ist kein Geld mehr vorhanden, kann das Projekt auch nicht fortgeführt werden. Daher ist es unverzichtbar, immer einen genauen Überblick über die vorhandenen finanziellen Ressourcen zu behalten.

Viele Projektmanager denken beim Begriff Budgetkontrolle in erster Linie an die Projektzeiterfassung oder die Materialkosten. Aber das Budget eines Projekts umfasst noch viel mehr. Mit diesem Artikel gehen wir einmal genauer auf die Definition der Budgetkontrolle ein, erklären, warum sie überhaupt wichtig ist und geben ein paar Tipps für die richtige Kontrolle des Projektbudgets.

1. Definition: Was ist Budgetkontrolle?

Die Budgetkontrolle dient der Überwachung des vorhandenen Budgets. Dabei werden sowohl das verfügbare Kapital als auch alle Kostenpunkte überprüft. Die Budgetkontrolle kann in verschiedenen Zeiträumen betrachtet werden.

Bei der Projektbudgetkontrolle wird das Budget eines Projekts überwacht. Sie wird in der Regel durch das Projektmanagement festgelegt und während der Projektbearbeitung überwacht.
Die Jahresbudgetkontrolle umfasst das gesamte Budget für das Geschäftsjahr. Hier sind alle Projekte, sowie die laufenden Kosten (Gehälter, Mietkosten für Geschäftsräume) inbegriffen.
Alternativ kann die Budgetkontrolle auch pro Quartal betrachtet werden. Auch eine monatliche Kontrolle des Haushalts ist möglich, erfordert allerdings ein hohes Maß an Buchhaltung. Dafür erhält man wiederum Monat für Monat eine genaue Übersicht über das vorhandene Budget.

Grundsätzlich kann man die Budgetkontrolle also auf verschiedene zeitliche Abschnitte anwenden. Gängig sind aber vor allem die Budgetkontrolle im Geschäftsjahr sowie auf Projektbasis.

Nur bei einer detaillierten Auflistung aller Kosten lässt sich ein verlässliches Budget konzipieren.

2. Warum ist Budgetkontrolle wichtig?

Im Rahmen eines Projekts können auch vermeintlich kleine Kostenstellen schnell dafür sorgen, dass das Budget überschritten wird. Umso wichtiger ist es, einen klaren und transparenten Überblick über Ausgaben und Einnahmen zu behalten. Dabei ist sie nicht nur für die Buchhaltung interessant, sondern hilft dem Management auch dabei, Entscheidungen bezüglich des Budgets treffen zu können.

Die Budgetkontrolle funktioniert jedoch nur, wenn alle Kostenpunkte detailliert und transparent aufgeführt werden. Dazu müssen jegliche Ausgaben in Echtzeit verfolgt und dokumentiert werden, damit später keine Lücken in der Buchhaltung entstehen. Nur so kann nachverfolgt werden, wo das Budget ausgegeben wurde.

3. Budgetkontrolle bei der Projektplanung

Bei der Projektsteuerung wird der Fokus oftmals lediglich auf die Personal- (Arbeitszeit) und Materialkosten gelegt. Im Vordergrund stehen hierbei meistens die Zeiterfassung sowie die Kosten für das Arbeitsmaterial. Für die richtige Kalkulation und Kontrolle des Projektbudgets müssen jedoch alle Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Das umfasst unter anderem:

Personalkosten
Materialkosten
Reisekosten
Verwaltungskosten
Sonstige Kosten (Versicherungen, Energiekosten)

Nur bei einer detaillierten Auflistung aller Kosten lässt sich ein verlässliches Budget konzipieren. Jegliche anfallenden Kostenpunkte müssen für eine genaue Aufwandsschätzung beachtet werden. Ansonsten kann es bei der Bearbeitung des Projekts zu bösen Überraschungen kommen; etwa, weil die Rechnung für den Kunden am Ende deutlich höher ist oder das eigene Budget überschritten wird.

4. In 6 Schritten zur effizienten Projektplanung

1. Unternehmensziele festlegen

Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Wenn ein Auftrag von einem Kunden vorliegt, ist das Ziel meistens klar definiert. Bei einem internen Projekt kann die Vorgabe jedoch etwas schwammiger sein; Eine präzise Formulierung der Ziele hilft dabei, die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt zu legen.

2. Projektablauf planen

An diesem Punkt werden alle Schritte des Projekts durchgespielt. Welches Personal wird für das Projekt benötigt? Wird auf externe Dienstleister zurückgegriffen? Wie sieht es mit den Materialkosten aus?

Ein regelmäßiger Projektbericht hilft dabei, das ursprünglich festgelegte Budget und den Ist-Zustand vergleichen zu können.

3. Kosten ermitteln

Die Kostenkontrolle kann natürlich nur erfolgen, wenn die voraussichtlichen Kosten für das Projekt kalkuliert wurden. Hierzu werden alle in Schritt zwei angeführten Posten geprüft und ein Kostenvoranschlag berechnet. Alle Kosten ergeben zusammen das Budget für das Projekt.

4. Budgetbedarf ermitteln

Nachdem alle Kosten kalkuliert wurden, kann der Budgetbedarf an die Projektsteuerung kommuniziert werden. Anschließend erfolgt eine Anfrage bei den zuständigen Stellen, das Budget freizugeben.

5. Budget freigeben

Ist das Budget finanziell machbar und deckt sich mit den Vorstellungen des Unternehmens, erfolgt die Budgetfreigabe durch die zuständigen Personen. Dies ist in der Regel das übergeordnete Management, die Finanzabteilung des Unternehmens oder sogar die Geschäftsführung.

6. Budget regelmäßig überprüfen

Im Verlauf des Projekts muss regelmäßig überprüft werden, ob die Ausgaben mit dem Budget übereinstimmen. Bei drohenden Übertretungen des Budgets muss sofort gegengesteuert werden, damit das Budget nicht vorzeitig erschöpft wird. Der Projektleiter muss immer auf dem Laufenden gehalten werden, wie der finanzielle Aspekt des Projekts verläuft. Nur so kann ein fundierter Soll-Ist-Vergleich zwischen Projektplanung und dem Projektablauf gezogen werden.

5. Budgetabweichungen erkennen

Ein regelmäßiger Projektbericht hilft dabei, das ursprünglich festgelegte Budget und den Ist-Zustand vergleichen zu können. Sollten sich Abweichungen beim Budget abzeichnen, kann das Projektmanagement gegensteuern. Durch eine Neuverteilung der finanziellen Ressourcen können beispielsweise teure Kostenstellen abgefangen werden, indem das Geld von anderen, nicht so kostenintensiven Posten bezogen wird.

Was tun, wenn das Budget überzogen ist?

Aller Vorsichtsmaßnahmen und Planung zum Trotz kann es passieren, dass das Budget überzogen wird. Unvorhersehbare Ereignisse – wie die zuletzt steigenden Energiepreise – können dazu führen, dass mehr Geld ausgegeben wird, als ursprünglich geplant. Sollte dieser Fall auftreten, ist in erster Linie Ruhe gefragt. Weichen die Istwerte negativ von den Sollwerten ab, bedarf es zunächst einer Analyse: Wo ist das Budget verblieben?

Anschließend muss das Projektmanagement Entscheidungen treffen. Können beispielsweise Personalkosten gesenkt werden, indem Mitarbeiter zu anderen Projekten delegiert werden, so ist das eine mögliche Lösung für das Problem. Allerdings darf dies nicht auf Kosten des Resultats des Projekts passieren. Letztlich ist die erfolgreiche Erfüllung des Auftrags der wichtigste Aspekt eines Projekts.

Sollten alle Maßnahmen zur Umverteilung des Budgets zu keinem zufriedenstellenden Ergebnis führen, bleibt oftmals nur eine Lösung: Die Erschließung von Fremdkapital. Dies kann entweder Geld aus dem eigenen Unternehmen sein, das von einem anderen Projekt bezogen wird, oder ein Kredit. Beide Lösungen sind zwar nicht optimal, können allerdings die letzte Option sein, um das Projekt am Leben zu erhalten. Effektiv verhindern kann man diese Situation jedoch vor allem durch eine gute Budgetkontrolle.