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Was ist ein Leistungsnachweis?

Der Leistungsnachweis ist vielen vor allem noch aus der Schulzeit bekannt. Hinter diesem Begriff verbirgt sich die Dokumentation von erbrachten Leistungen von einem Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber.

Der Auftraggeber erhält so einen schnellen Soll-Ist-Vergleich, während der Auftragnehmer die genauen zeitlichen Daten des Arbeitsauftrags kennt und auswerten kann.

Aber nicht nur in der Schule sind Leistungsnachweise wichtig, auch in der Berufswelt sind sie oftmals im Einsatz. Dabei dient der Nachweis der Projektdokumentation und kann auch bei der Zeiterfassung eine wichtige Rolle spielen.

Es ist ratsam bei jedem Projekt einen Leistungsnachweis für die teilnehmenden Mitarbeiter anzufertigen.

Warum braucht man einen Leistungsnachweis?

Für den Auftraggeber dient der Leistungsnachweis als Beleg dafür, dass die von ihm geforderte Leistung auch wirklich erbracht wurde. Dabei kann es sich beispielsweise um das Ziel eines Projekts handeln, das der Auftraggeber vor dem Projekt Kick-Off festgelegt hat.

Für den Auftragnehmer wiederum dient der Leistungsnachweis als Zeugnis für die erbrachte Leistung. Außerdem kann er für vergleichbare Aufträge als Aufwandsschätzung dienen, da man mit den erhobenen Daten besser nachvollziehen kann, wie lange ein neues Projekt üblicherweise in Anspruch nimmt.

Am Ende des Tages kostet eine schlecht erstellte Leistung vor allem zwei Dinge:
Zeit und Geld.

Der Auftragnehmer kann beispielsweise den Leistungsnachweis nutzen, um seine Fähigkeiten gegenüber neuen Kunden oder Klienten nachzuweisen. Wenn keine Verschwiegenheitsvereinbarung dagegen spricht, kann der Auftragnehmer den Leistungsnachweis als Teil seines Portfolios nutzen, um künftige Kunden oder Auftraggeber zu überzeugen.

Was muss im Leistungsnachweis stehen?

Wie bei fast allen arbeitsrelevanten Themen gibt es auch beim Leistungsnachweis Vorschriften und Regeln, an die man sich halten muss. Je nach Lage kann es sein, dass der Nachweis mehr oder weniger umfangreich ausfällt.

Unabhängig davon ist es aber fast immer so, dass Beginn, Ende und Dauer des Projekts oder Auftrags festgehalten werden. Diese zeitlichen Daten dienen später dazu, einen genauen Überblick über die Bearbeitungsdauer zu erhalten.

So kann der Auftraggeber sofort sehen, ob seine zeitlichen Vorgaben auch wirklich eingehalten wurden. Für das Unternehmen, das den Auftrag bearbeitet hat, dient der Nachweis dann als Teil der Projektzeiterfassung.

Für eine bessere Zuordnung macht es aber auch Sinn, mehr Angaben im Leistungsnachweis anzugeben. Neben Personalnummer kann dies, wenn nötig, Projektnummer oder auch das vereinbarte Arbeitszeitmodell – etwa bei einer vorher festgelegten minimalen/maximalen wöchentlichen Arbeitsdauer – sein.

Im Sinne des Datenschutzes ist es aber auf jeden Fall wichtig, nur die wirklich benötigten Daten festzuhalten.

Wie man den Leistungsnachweis richtig erstellt

Sind die Grunddaten für den Leistungsnachweis definiert, geht es an das Erstellen des Nachweises. Hierfür stehen einem eine Vielzahl an Tools und Programmen zur Verfügung, um den Nachweis schnell und doch korrekt zu erstellen.

Leistungsnachweis mit Zeiterfassung erstellen

Vor allem für Dienstleister und Handwerker hat sich die timr Software als Go-To-Tool für die Erstellung von übersichtlichen Leistungsnachweisen bewährt.

Für Unternehmer gibt es kaum etwas Ärgerlicheres als eine ungenaue Zeiterfassung. Werden erbrachte Tätigkeiten nicht dokumentiert, oder andere Leistungen falsch berechnet (etwa, weil die Zeit auf dem Nachweis deutlich höher als die tatsächlich gearbeitete Zeit ist), kann dies zu allen möglichen Problemen, bis hin zu rechtlichen Schwierigkeiten, führen.

Am Ende des Tages kostet eine schlecht erstellte Leistung vor allem zwei Dinge: Zeit und Geld.

Digitaler Leistungsnachweis mit Software und App

Heutzutage gibt es natürlich auch viele digitale Lösungen, um Daten über den Auftrag zu erfassen und einen Leistungsnachweis zu erstellen. Dabei ist der Vorteil von Software, dass die Daten möglichst genau erfasst werden können.

Selbstverständlich muss aber darauf geachtet werden, dass die Zahlen und Informationen richtig eingepflegt werden. Dank plattformübergreifender Technologie ist es auch möglich über das Smartphone die Zeiterfassung zu gewährleisten. So können Handwerker auch ihre Stunden in das System eintragen, wenn sie direkt beim Kunden sind.

Auch hier kann die timr Projektzeiterfassung behilflich sein: Über die App werden die Arbeitsstunden beim Kunden erfasst. In Echtzeit werden die Daten an das System übermittelt und zu Hause können die Daten über die Desktop-Applikation organisiert werden.

Mit wenigen Klicks ist der Leistungsnachweis erstellt und kann bequem an den Kunden gesendet werden. So wird die Grundlage für eine korrekte Rechnung erstellt und der Bezahlung für den Auftrag steht nichts mehr im Wege.