1. Definition von Projektabschluss

Jedes Projekt ist zeitlich begrenzt und endet zu einem Zeitpunkt, der im Vorfeld festgelegt wird. Am Ende eines jeden Projektes steht der Projektabschluss, der spätestens dann umgesetzt werden soll, wenn das Projektziel erreicht ist.

Nun wird das fertige Produkt übergeben, die Erlebnisse werden in der Rückschau festgehalten und analysiert, man hält noch einmal die Projektdokumentation fest und bevor man Ende das Projekt auflöst, schaut man dass alle Mitarbeiter ausreichend Wertschätzung erfahren haben und welches Optimierungspotenzial sich für die Zukunft ableiten lässt.

Erst wenn das Projekt abgeschlossen ist, lässt sich gut bewerten, ob die Ergebnis-, Verlaufs- und Entwicklungsziele ideal erreicht wurden. Jede Projektabnahme endet mit der Projektabnahme und der Erfahrungssicherung (Lessons Learned).

2. Warum ist ein Projektabschluss wichtig?

Das Abschließen eines Projektes ist wichtig, damit sich Projekte sich nicht einfach auflösen und nie zu einem Ende kommen. Außerdem sollen die Mitarbeiter auch wieder den Kopf frei haben für andere Aufgaben. Wichtig ist die Abnahme durch den Auftraggeber, um die Verantwortungen auch abgeben zu können. Mitunter ist es ohne Projektabschluss problematisch, wenn es zu Nachforderungen kommt und alle Mitarbeiter bereits in neue Projekte eingebunden sind und keine Verknüpfungen mehr zum Projekt haben.

Vor allem ist der Projektabschluss auch für Folgeprojekte entscheidend: So kann man gut über das Projekt reflektieren und die positiven Erfahrungen für die Zukunft mitnehmen. Außerdem erhält der Projektauftraggeber oft erst am Ende die Ergebnisse: das ist auch für ihn wichtig, um den Erfolg des Projektes gut bewerten zu können. Wichtig ist auch, dass am Ende noch einmal alles durchgerechnet wird und geprüft wird, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht. Leider wird die Phase des Projektabschlusses in der Praxis unterbewertet und fällt mitunter sogar aus, was zu den schon erwähnten Problemen führen kann.

Weiteres Problem, das beim Projektabschluss auftreten kann: die Motivation von allen lässt oft gegen Ende eines Projekts nach.

3. Art von Projektabschlusse

Bei einem Projektabschluss sind verschiedene Punkte notwendig, die im Folgenden kurz vorgestellt werden.

3.1 Formaler Projektabschluss

Projektdokumentation abschließen

Die Projektdokumentation ist wichtig, um einzelne Schritte hinterher besser überblicken zu können. Wissen, Ergebnisse und Verbindungen werden gesammelt, um die Prozesse und die Wege zu den gefundenen Lösungen festzuhalten und umso in der Zukunft bereits durchlebte Fehler zu vermeiden.

Zuallererst ist wichtig den Projektabschluss mit der Projektdokumentation zu einem Ende zu bringen und das festzuhalten. Das Projektteam legt das Projektergebnis fest. Durch ein ordentliches Archivier-System – entweder in Ordnern oder unterstützt durch Projektmanagement-Software. Hier ist auch ein guter Ort, um noch fällige Restaktivitäten zu benennen, die zu einem späteren Zeitpunkt noch stattzufinden haben.

Projektabschlussbericht erstellen

Das Zentrale beim Projektabschluss ist der Projektabschlussbericht. Hier sind alle Ist-Zuständen vom Projekt aufgeschlüsselt, es ist das Pendant zum Projektauftrag. DIN 69901 besagt, dass der Bericht eine “ „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte” ist. Mit dem Projektabschlussbericht beginnt die Phase des Abschlusses vom Projekt, dieser Bericht muss in einem abschließenden Meeting präsentiert werden.

Inhaltliche Vorgaben im Abschlussbericht:

Vorgegebene und umgesetzte Projektziele
Projektausgaben und Aufwände
SOLL/IST-Vergleich: wie viel Zeit wurde benötigt und welche Ressourcen wurden genutzt
Welche Schlussfolgerungen gibt es für folgende Projekte
Welche Erfahrungen sind für zukünftige Projekte relevant und Lessons Learned
Gesamtbeurteilung von den Ergebnissen von Projekt und Ablauf, sowie das Benennen der internen und externen Störfaktoren
Feststellen, ob und wie gut die Zusammenarbeit im Team funktioniert hat

Wichtig ist hier auch die Rückmeldung durch den Auftraggeber, wie zufrieden dieser mit der Entwicklung des Projektes war. Hilfsmittel könnten hierbei Dokumente wie ein Projektabnahmedokument oder ein Projektübergabedokument sein. Wichtig für die Analyse eines Projekts kann zum Beispiel auch die SWOT Analyse sein. Da wird das Projekt gegenüber Wettbewerbern positioniert und es wird festgehalten, wo Stärken und wo Schwächen sind.

Abschlusspräsentation als internes Marketinginstrument

Durch die abschließende Projektpräsentation kann man auch projektfremde Personen über das Projekt unterrichten und so eine Art Marketing im eigenen Unternehmen betreiben. Natürlich ist hier wieder eine gewisse Vorbereitung von Nöten, damit der erwartete Erfolg für alle deutlich wird.

Alle, die in das Projekt involviert sind, vor allem aber der Projektleiter, sollten gut vorbereitet sein, um gerade auch kritischen Fragen gut entgegen zu treten. Transparenz ist hier von sehr großem Vorteil und auch das Benennen von Dingen, die nicht so gut funktioniert haben.

Veraltete Dokumente aussortieren

Alle Dokumente, die während des laufenden Projektes überholt wurden oder veraltet sind, müssen ausgetauscht werden, um einen aktuellen Überblick zu verschaffen. Somit wird verhindert, dass Falschinformationen kursieren und es zu unnötigen Verwirrungen führen kann.

3.2 Der soziale Projektabschluss

Projekt-Abschluss-Event

Das Projekt-Abschluss-Event soll im Hinblick auf seine Größe zum Projekt an sich passen: hier kann man eine kleine Runde wählen oder eine große Veranstaltung inszenieren.
Wichtig ist auch der Zeitpunkt: das Event sollte nicht zu spät nach dem Projektabschluss stattfinden, wenn schon wieder alle in andere Projekte involviert sind. Manchmal treffen sich nur Projektteam und Auftraggeber, manchmal auch der Lenkungsausschuss und die Stakeholder, oder alle, die irgendwie in das Projekt miteinbezogen waren. Sinnvoll ist es das Abschlussevent gleich in die Budgetplanung mit einzurechnen. Ist kein Budget veranschlagt, sollte man sich zumindest bei Kaffee und Keksen kurz austauschen. Meist ist der Projektauftraggeber hier der Spender. Wichtig ist so ein Abschlussevent auch für die Motivation der Mitarbeiter.

Wertschätzung für das Projektteam

Am Ende sollte man sich nicht nur freuen, dass das Projekt abgeschlossen ist, sondern auch die Arbeit von allen anerkennen. Ein guter Auftraggeber muss auf jeden Fall bei der Abschlussveranstaltung anwesend sein und bedankt sich idealerweise wertschätzend beim Team.

Projekt auch emotional beenden

Durch die Intensität eines Projektarbeit werden aus Fremden manchmal Kollegen und aus Kollegen Freunden. Da ein Projekt ja auch zeitlich begrenzt ist, ist es sehr gut, wenn in einem Abschlussmeeting noch einmal ein guter Austausch miteinander möglich ist. Das Projekt lässt sich auch gut, durch ein Sinnbild beenden: das kann ein Schlüssel sein, ein fertiges Projekt oder etwas Symbolisches.