Bei der Bearbeitung von Aufgaben innerhalb eines Unternehmens kann es zu Missverständnissen und anderen Problemen kommen. Oft beginnen diese Probleme schon bei der Organisation des Auftrags. Zwar kennt man die Vorgaben des Auftragsgebers bezüglich des Endresultates; dennoch sind andere Variablen wie der zeitliche Rahmen oder der Umfang des Projekts nur grob skizziert oder gar unbekannt.

Aus diesem Grund ist ein Projektauftrag sehr wichtig. Diese Form der Dokumentation regelt nicht nur die Rahmendaten eines Projektes, es dient auch als schriftliche Autorisierung seitens des Auftragsgebers bzw. des Managements. Warum ein Projektauftrag so wichtig ist und wie genau er aussehen soll, möchten wir mit diesem Artikel erläutern.

1. Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag dient in erster Linie als Form der Autorisierung: Im Auftrag sind klar die Kernpunkte wie Ziel, Umfang und Zeitrahmen eines Projekts definiert. Diese Vorgaben helfen allen, die am Projekt beteiligt sind, sich an Richtlinien zu orientieren und zur Erfüllung des Auftrags beizutragen. Für das Management dient der Projektauftrag dazu, eine fachgerechte Bearbeitung durch das Projektteam zu ermöglichen. Die Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind, wissen wiederum ganz genau, was sie zu tun haben.
Darum erfüllt ein Projektauftrag auch zwei Aufgaben gleichzeitig: Er dient der Organisation und ist gleichzeitig eine schriftliche Dokumentation des Auftrags. So lässt sich der Verlauf des Projekts auch viele Jahre später noch genau nachzeichnen.

2. Wofür braucht man einen Projektauftrag?

Wenn Projekte ohne Erlaubnis der Geschäftsführung durchgeführt werden, kann dies zu Problemen führen. Zum einen kann dies die Leistungsfähigkeit des Unternehmens massiv einschränken, da Fachkräfte nicht mehr für andere Projekte zur Verfügung stehen. Dieses Fehlen von Arbeitskräften kann die anderen, teilweise übergeordneten Aufträge gefährden und so einen negativen Einfluss auf den Output haben.
Darüber hinaus bergen diese „U-Boot-Projekte“ immer die Gefahr, dass sie dem Unternehmen keinen Mehrwert bieten. Wenn eine Arbeitskraft seine Zeit und Energie beispielsweise in ein Projekt investiert, dass nichts mit der eigentlichen Ausrichtung des Unternehmens zu tun hat, führt dies zu Ergebnissen, die dem Tagesgeschäft nicht helfen.

Ein Projektauftrag auch zwei Aufgaben gleichzeitig: Er dient der Organisation und ist gleichzeitig eine schriftliche Dokumentation des Auftrags.
So lässt sich der Verlauf des Projekts auch viele Jahre später noch genau nachzeichnen.

Aus diesen Gründen ist es unabdingbar, dass jedes Projekt einen Projektauftrag und damit eine Autorisierung durch eine höhere Instanz benötigt. Damit schließt man als Projektleiter Missverständnisse aus und trägt dazu bei, dass das Projekt möglichst effizient durchgeführt wird.

2.1 Was passiert ohne Projektauftrag?

Das Fehlen eines Projektauftrags kann negative Auswirkungen auf die Bearbeitung eines Auftrags und damit auch auf das Endergebnis haben.

Die fehlende Definition der Rahmenbedingungen kann zu Missverständnissen zwischen Projektleitung und dem Auftraggeber des Projekts führen. Dies betrifft sowohl zeitliche Komplikationen (wann soll der Auftrag fertig sein?) wie auch eine fehlende Definition des eigentlichen Ziel des Auftrags. Hier besteht die Gefahr, dass Projektleiter und -auftraggeber aneinander „vorbeiarbeiten“.
Jeder Mitarbeiter, der an dem Projekt beteiligt ist, hat ein anderes Verständnis des Auftrags. Dadurch können sich, je nach Qualifikationen der beteiligten Arbeitskräfte, zwei oder mehr Mitarbeiter am gleichen Teil des Projekts arbeiten und sich die Endergebnisse überschneiden.
Wenn kein Projektauftrag vorhanden ist, kann es zu Interessenkonflikten kommen. Teile des Projektteams sehen den Auftrag eventuell als Chance, sich selbst in eine bessere Position zu bringen. Dies kann vor allem dann passieren, wenn die Aufgabengebiete der Mitarbeiter nicht klar abgesteckt sind.
Da der Umfang des Auftrags oft nicht klar definiert ist, kann der Auftraggeber dem Projektleiter mehr Arbeit zuteilen. Dadurch droht das Projektteam unter der Last der zusätzlichen Aufgaben einzuknicken.

3. Was solltest du bei Projektauftrag beachten?

Um einen Projektauftrag möglichst effektiv zu gestalten, sollte man sich ein paar Punkten orientieren. Zuallererst sollte das Projektziel klar definiert werden und ein zeitlicher Rahmen gesetzt werden. Damit das Projekt definiert werden kann, können sich Projektleiter an ein paar Gesichtspunkten orientieren.

3.1 Fragen zur Erstellung von Projektaufträgen

Um den Projektauftrag klar und deutlich zu definieren, kann man eine Reihe von Fragen bezüglich des Projekts stellen. So lassen sich viele Kernpunkte bereits früh festlegen und das Ziel des Auftrags wird klarer.

Wer steht hinter dem Projekt (Projektauftraggeber)?
Was soll durch das Projekt erreicht werden (Projektziel)?
Wer ist in die Bearbeitung des Projekts involviert und bringt Kompetenzen mit (Projektteam)?
Welche Interessen werden durch das Projekt verfolgt?
Wie sehen die Rahmenbedingungen des Projekts aus? Welche Bedingungen müssen eingehalten werden und welche sind flexibel?
• Wie wird der Erfolg bzw. Misserfolg des Projekts gemessen? Gibt es regelmäßige Meldungen zum Zwischenstand (Projektbericht)?
• Wie sieht der zeitliche Rahmen aus? Bis wann soll das Projekt fertiggestellt werden und hängt das Projekt von anderen Aufträgen ab? Wie wird die Zeit gemessen (Projektzeiterfassung)?

Wenn all diese Fragen beantwortet sind, sollte das Projektziel sehr deutlich erkennbar sein. Jedem Mitarbeiter im Projektteam sollten die zugeordneten Aufgaben klar sein und auch der zeitliche Rahmen ist definiert. Damit bleiben in der Regel keine weiteren Fragen mehr offen, was eine zielgerichtete Bearbeitung des Projektes ermöglicht.

3.2 Dokumentation von Projektaufträgen

Eine Dokumentation des Projektauftrags bringt ohne Zweifel einige Vorteile mit sich. So kann jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, jederzeit die Rahmenbedingungen einsehen und sicherstellen, dass die eigene Arbeit mit dem Ziel des Auftrags übereinstimmt.
Bei kleineren Projekten, die nur wenige Mitarbeiter benötigten, kann ein verbales Briefing durchaus ausreichen.

Um aber auch hier Missverständnissen vorzubeugen, kann es sich durchaus anbieten, dennoch eine schriftliche Zusammenfassung (in Kurzform) des Projektauftrags anzufertigen. In den meisten Fällen sollte der Projektauftrag aber ohne Frage schriftlich festgehalten werden.
Gerade in Branchen, wo der Umfang des Projekts größer sein kann (bspw. IT-Projekte), ist eine Dokumentation des Projektauftrags zwingend notwendig.

Inhaltlich sollte die Dokumentation des Projektauftrags unbedingt die bereits oben erläuterten Fragen beantworten. Damit ist jedem im Projektteam klar, was er zum Gesamtergebnis beitragen muss. Es kann auch hilfreich sein, zu formulieren, wie das Ziel nicht aussehen sollte. So lässt sich sicherstellen, dass niemand am Ziel vorbei arbeitet oder über das gewünschte Endresultat hinausschießt.