1. Was bedeutet Projektcontrolling

Der Begriff Projektcontrolling bezeichnet die Schritte, die notwendig sind, um ein Projekt über die gesamte Laufzeit zu steuern. Hierzu zählen die konkrete Projektkalkulation, die Einhaltung von Terminen, die Kommunikation und die Finanzierung von Projekten in einem Unternehmen. Projektcontrolling bedeutet nicht reine Kontrolle, sondern bezieht auch die Steuerung mit ein und ist Teil des Projektmanagements. Laut DIN 69901 ist das Ziel die „Sicherung der Erreichung aller Projektziele“, das gilt von der Zielformulierung bis zum Abschluss des Projektes.

Zudem sind die Investitionsplanung, die Steuerung und die Abrechnung zu betrachten. Jedes Projekt hat hierbei einen eigenen Start- und Endtermin, wird also als eigenes betriebliches Vorhaben betrachtet. Das Controlling hat die Realisierung des Projektzieles und die optimale Ressourcennutzung im Blick, wohingegen das Management eher auf die Projektzeiterfassung und Personalplanung fokussiert ist.

Gutes Projektcontrolling hat allerdings nicht nur die Kontrolle des Projekts als Aufgabe, sondern kümmert sich auch in Teilen um die Projektsteuerung.

Es wird unterschieden zwischen operativem Projektcontrolling und strategischem Projektcontrolling. Das operative Projektcontrolling spaltet sich noch einmal in Einzel-Projektcontrolling und operatives Multi-Projektcontrolling auf.

Wie schon der Name sagt, wird beim operativen Einzel-Projektcontrolling ein einzelnes bestimmtes Projekt im Unternehmen unter die Lupe genommen und gesteuert. Beim operativen Multi-Projektcontrolling werden verschiedene Projekte koordiniert und Ressourcen werden optimal verteilt, der Fokus liegt auf der Zeit.

Das strategische Projectcontrolling kümmert sich um die Bereitstellung von Informationen, die bei der Entscheidungsfindung helfen können, welche Produkte durchgeführt werden können.

2. Die häufigsten Fragen zum Thema Projektcontrolling

2.1 Warum ist Projektcontrolling wichtig?

Das Projektcontrolling ist notwendig, um potenzielle Fehler früh zu erkennen und schnellstmöglich gegenzusteuern. So kann man durch die richtige Analyse das Ziel anpassen und gefährdet den Erfolg des Projektes nicht.

2.2 Wer macht Projektcontrolling?

Weil der Projektleiter sehr großes Interesse hat, dass das Projekt optimal läuft und die Ergebnisse des Controllings gut aufbereitet sind, übernimmt er die Aufgabe oft selbst. Ist das Projekt größer, gibt es hierzu oft noch einen Projektcontroller, der ihn bestmöglich unterstützen soll. Das Projektcontrolling ist ein permanenter Soll-Ist-Vergleich, der Abweichungen festhält und die Maßnahmen dauerhaft kontrolliert.

2.3 Welche Aspekte werden beim Projektcontrolling erfasst?

Das Projektcontrolling sichert die Beteiligten in dem es Abweichungen genau festhält, den Soll-Ist-Vergleich im Auge behält und für die Beteiligten klar macht, wie man bei Abweichungen bestmöglich reagiert. Das betrifft vor allem die Vorgaben zu Budget und Zeitplan.

3. Aufgaben des Projektcontrollings

In Übereinstimmung legen Auftraggeber und Projektleiter gemeinsam fest, was beim Projekt erreicht werden soll, wie hoch das Budget ist und bis wann welches Ergebnis gewünscht wird.
So wird die Aufgabe des Projektcontrollings definiert; das sicherstellen soll, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

Ziele des Projektcontrollings:

Projektziel definieren
Projektfortschritt dokumentieren
Projektplan im Auge behalten
Projektsteuerung
Projektstatusbericht

Durch das Überwachen und Steuern des Projekts sollen potenzielle Probleme rechtzeitig erkannt werden, um bei Bedarf gleich reagieren zu können.

Gutes Projektcontrolling hat allerdings nicht nur die Kontrolle des Projekts als Aufgabe, sondern kümmert sich
auch in Teilen um die Projektsteuerung.

Die Aufgabe des Projektcontrollings gliedert sich in vier Punkte:

Konkrete Pläne bezügliche Leistung, Budget und Zeitmanagement begleiten
Sicherstellen, dass das Projekt in die restlichen unternehmerischen Tätigkeiten eingebunden wird und nicht isoliert steht
Regelmäßige Kontrolle und Steuerung von Fortschritt und Qualität des Projekts
Rechtzeitiges und gezieltes Reagieren bei Abweichungen vom Projektplan

Zeitliche Dimension:

Vorprojektphase: wichtig zur Ideenfindung
Projektdefinitionsphase: genaue Festlegung der Ziele
Projektdurchführung: Projektphase
Projektabschlussphase: Zu Ende bringen
Nachprojektphase: nachjustieren

4. Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektcontrolling

Um erfolgreiches Projektcontrolling zu gewährleisten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein wie eine laufende Soll-Ist-Kontrolle

Die Zielplanung vom Projekt muss sowohl nachvollziehbar als auch einsehbar sein. Zudem muss sie den SMART-Kriterien angepasst sein und sich sowohl zu den Begriffen Termine, Ressourcen und Ergebnisse äußern. SMART bedeutet S – spezifisch, M – messbar, A – akzeptiert, R – realistisch, T – terminierbar.
Die Projektplanung muss auch an die spätere Abfragesituation angepasst werden. Wenn die Personalkosten zum Beispiel nicht von Anfang an dem richtigen Projekt zugeordnet werden, ist es später schwer nachzuvollziehen, ob das Projekt sein Personalkostenbudget tatsächlich eingehalten hat. Deshalb macht es Sinn für einzelne Projekte eigene Kostenstellen zu kreieren.

Ebenso ist es von großer Bedeutung, dass die für das Projektcontrolling wesentlichen Kennzahlen früh erfasst werden und der Projektleitung an die Hand gegeben werden, um zeitnah zu reagieren, falls etwas von der Norm abweicht.
Neben Transparenz ist Ehrlichkeit und Offenheit nötig, verfälschte Kennzahlen lassen sich nur mit sehr viel Aufwand geraderücken.

5. Methoden für Projektcontrolling

Earned Value Analyse (EVA)

Die Earned Value Analyse ist vor allem in den USA ein Standardinstrument. Sie kann für jedes Arbeitsprojekt aber auch für das Gesamtprojekt im Rahmen des
Multiprojektcontrollings von Bedeutung sein. Es handelt sich um eine Methode, die der Kostenüberwachung und der -prognose dient. Im Vorfeld muss die Ist-Situation genau evaluiert werden.

Um die EVA für das gesamte Projekt oder Projektteile zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wichtige Grundlage: Projektplanung – Projektstrukturplan, Arbeitspaketspezifikationen, Terminpläne usw.
Es bedarf einer Grafik zur Veranschaulichung
Die Plan-Werte müssen ebenso wie die Ist-Werte erhoben werden, um zu erkennen, welche Soll-Werte zum Stichtag da sein sollen
Kennzahlen müssen errechnet werden (wie beispielsweise Kostenabweichungsindex, Leistungsabweichungsindex)
Analyse-Ergebnisse bewerten und Maßnahmen evaluieren
Geplante und tatsächliche Werte werden sich gegenübergestellt

Methode der Nutzwertanalyse

Es gibt verschiedene Bewertungsverfahren zur Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalyse, die angewendet werden können, um festzustellen wie rentabel ein Projekt ist.

Die Nutzwertanalyse wird in der Praxis gerne verwendet, weil sie besonders geeignet ist dafür qualitative Kriterien in Entscheidungen miteinfließen zu lassen. Sie eignet sich gut für

Abklärung ob ein Auftrag projektwürdig ist
Abklärung, ob ein Projekt durchgeführt wird, wenn verschiedene Alternativen zur Auswahl stehen
Priorisierung von einzelnen Projekten für die Klärung der Projektwürdigkeit eines Auftrages;

Ampelcontrolling

Durch das Ampelcontrolling lassen sich Projekte gut dauerhaft überwachen, diese Methode ist vor allem wegen ihrer Klarheit besonders beliebt. Mittels den gängigen Ampelfarben Rot, Gelb und Grün werden Aufgaben bewertet und es wird schnell klar, wenn es bei einem Projekt kritisch wird. Es eignet sich besonders gut für Projekte, die viele Deadlines haben, und deren Einhaltung stetig überprüft werden muss, so kann man stets auf dem neuesten Stand sein.

Methode der Meilensteintrendanalyse

Trendanalysen sind ein guter Indikator, um Prognosen für die Zukunft anzustellen. Besonders beliebt ist hierbei die Meilensteintrendanalyse mit entsprechenden Ergebnissen.

Anfang und Ende ist hier ein Muss, Go und No-go Punkte, Abanahme und Kontroll punkte sind von Nöten. Sind Meilensteine Anfangs- und Endtermine von Arbeitspaketen aus dem Netzplan, ist es wichtig, klar zu stellen, ob es sich um FA (= frühester Anfang) oder FE (= frühestes Ende) bzw. SA (= spätester Anfang) oder SE (= spätestes Ende) handelt. Jeder Meilenstein hat seine eigene Farbe und sein eigenes Symbol. Arbeit mit Farbe und Zeitstrahl.

6. KPI’s im Projektcontrolling

Kennzahlen: Kein Projektcontrolling funktioniert ohne Kennzahlen. Die erste Suche im Betrieb kann sich danach richten, ob es bereits Kennzahlen gibt, die verwendet werden können und ob diese die Kennzahlen eines Unternehmens widerspiegeln.

Die zwei Hauptfaktoren sind hierbei der Kosten- und der Leistungsindex. Die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit lässt sich durch Umfragen eruieren.

Folgende Fragen können bei der Festlegung helfen:

Können wir auf vorhandene Daten zurückgreifen?
Können wir die Kennzahlen schnell eruieren?
Sind die Kennzahlen gut verständlich und kann man sie leicht mit anderen Zahlen vergleichen=
Sind die Kennzahlen allgemein verständlich und sind sie leicht vergleichbar mit anderen Bereichen im Unternehmen und/oder anderen Unternehmen?
Zeigt die Kenngröße, was dem Unternehmen wichtig ist?