Projektdokumentation

1. Was ist Projektdokumentation?

Der Auftrag ist definiert, der zeitliche Rahmen festlegt und auch das Projekt Kick-Off war erfolgreich. Aber fehlt da nicht noch etwas? Zu einem sorgfältig geplanten Projekt gehört auch eine ordentliche Projektdokumentation. Denn ohne diese kann es schwer werden, Abläufe nachzuvollziehen oder die Effizienz der Projektbearbeitung zu beurteilen.

Dabei ist die Dokumentation nicht nur für ein laufendes Projekt oder als Nachweis eines abgeschlossenen Auftrags sinnvoll: Eine gute Projektdokumentation kann auch für zukünftige Projekte nützlich sein. Denn richtig verwendet, kann die Dokumentation als Blaupause für ähnliche Aufträge dienen.

Warum aber ist eine gute Projektdokumentation so wichtig? Was gehört in die Dokumentation eines Projekts rein (und was nicht)? Und wie können Sie in Ihrem Unternehmen für eine sorgfältige und sinnvolle Projektdokumentation sorgen?

2. Warum ist Projektdokumentation wichtig?

Bei engen Fristen und Zeitplänen kann die Dokumentation eines Projekts zu den eher sekundären Prioritäten geschoben werden. Dabei ist die Projektdokumentation ohne Zweifel wichtig – und das für alle Beteiligten. Sie gibt Auskunft darüber, wer zu welchem Zeitpunkt am Projekt gearbeitet hat und wie der aktuelle Stand ist. Dennoch wird die Dokumentation immer wieder unter den Tisch gekehrt. Aber warum?

• Zeitmangel: Weil alle Mitglieder des Projektteams beschäftigt sind, ergibt sich keine Zeit für die Dokumentation. Im Anschluss an die Fertigstellung des Projekts erklären die Mitarbeiter kurz und knapp, woran sie gearbeitet haben. Eine genaue zeitliche Einordnung ist dann nicht mehr möglich.
• Mangelnde Wertschätzung: Im Rahmen des Auftrags wird die Projektdokumentation als nebensächlich empfunden. Andere Aspekte des Projekts werden als wichtiger bewertet und haben daher Vorrang.
• Arbeitsaufwand: Die sorgfältige Dokumentation eines Auftrags ist ohne Frage mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden. Oftmals muss man hierzu einen Mitarbeiter mit der Dokumentation beauftragen, was dieses Teammitglied von anderen Aufgaben abhält.

Dabei ist das richtige Dokumentieren genauso wichtig wie ein klarer Projektauftrag. Die Vorteile von einer guten Projektdokumentation überwiegen deutlich den zeitlichen Aufwand, den eine gründliche Dokumentation mit sich bringt:

• Die Projektleitung weiß zu jedem Zeitpunkt, wie der Stand des Projekts aussieht. Gerade für das Projektcontrolling ist es elementar, die einzelnen Schritte der Mitarbeiter nachvollziehen zu können.
• So ist auch ein Projektbericht an den Auftraggeber möglich. Das Reporting fällt somit deutlich leichter.
• Die Projektzeiterfassung kann lückenlos nachvollzogen werden. Es wird sofort ersichtlich, wie lange welcher Mitarbeiter an welchem Task gearbeitet hat.
• Der Soll/Ist Vergleich kann schnell vollzogen werden. Ist das Projekt zeitlich im Rahmen oder gibt es Verzögerungen?
• Aus den Fehlern, die bei einem vorherigen Projekt gemacht wurden, kann man lernen. Ein gut dokumentierter Projektverlauf kann genau aufzeigen, wo es zu Verzögerungen kam oder welche Stellen des Projekts suboptimal liefen.
• Die Kommunikation zwischen allen Parteien ist deutlich einfacher. Mit einem Blick auf die Projektdokumentation weiß jeder, was die anderen Mitglieder des Projektteams gerade bearbeiten.

3. Wie plant man die Projektdokumentation?

Am Anfang des Projekts ergibt es Sinn, einen Mitarbeiter des Projektteams als Protokollant einzuteilen. So ist von Anfang an klar, wer der Ansprechpartner für das Reporting ist. Der Mitarbeiter kann dann immer Auskunft zur aktuellen Lage des Projekts geben oder erklären, warum der Projektverlauf eventuell stockt. Für den Projektleiter ist somit immer klar, an wen er sich bezüglich von Informationen und Wasserstandsmeldungen wenden muss.

Bevor der Startschuss zur Bearbeitung des Projekts fällt, sollten alle Mitglieder des Projektteams über die Form der Projektdokumentation unterrichtet werden. Dies umfasst einige Kernaspekte, die zum Reporting dazugehören:

• Wann und wie oft (täglich, wöchentlich) gebe ich eine Meldung zum aktuellen Bearbeitungsstand?
• In welchem Format trage ich zum Reporting bei? Melde ich mich direkt beim Protokollant oder trage ich meinen Bearbeitungsstand in eine Datenbank oder ein Dokument ein?

Mit einem klaren Briefing weiß jeder Mitarbeiter, was von ihm erwartet wird. Das sorgt für weniger Fragen und eine reibungslose Bearbeitung des Projekts.

4. Wie soll der Inhalt der Projektdokumentation aussehen?

Wie genau sieht nun aber eine gute Projektdokumentation aus? Hier gibt es mehrere Ansätze, die für eine effektive Dokumentation genutzt werden können. Bewährt hat sich unter anderem das Meilenstein-System, bei dem einzelne Etappen des Projekts als Meilenstein – mit zeitlichen Rahmen – angegeben werden. Unabhängig von der gewählten Art der Dokumentation sollte es immer ein paar Kernpunkte geben, die auf jeden Fall in die Akten gehören:

• Zeitliche Angaben: Wann wurde eine bestimmte Aufgabe erledigt? Wann war die interne Deadline für die Bearbeitung und wurde diese erreicht?
• Personenangaben: Wer hat an der jeweiligen Aufgabe gearbeitet? Waren mehrere Kollegen beteiligt?
• Unterlagen: Alle Dokumente und Unterlagen, die zum Projekt gehören, sind Teil der Projektdokumentation. Im Idealfall werden diese chronologisch zu den jeweiligen Meilensteinen zugeordnet, um den Zusammenhang zwischen den Dokumenten auch später noch nachweisen zu können.
• Protokolle: Hiermit sind hauptsächlich die schriftlichen Protokolle zu Meetings und Konferenzen gemeint. Alles, was mit dem Projekt zu tun hat, gehört in die Projektdokumentation – also auch die Besprechungen mit dem Kunden oder Auftraggeber.

Unter dem Strich lässt sich sagen: In die Projektdokumentation gehört alles, was zum Projektauftrag dazugehört. Eine zeitliche Einteilung in verschiedene Projektphasen ermöglicht es, den Projektverlauf lückenlos nachzuvollziehen. Alle dazugehörigen Dokumente und Protokolle (auch aus Meetings) machen Verzögerungen bei der Bearbeitung oder Änderungen des Projektauftrags sofort erkenntlich.

5. Tipps zur Projektdokumentation

Abschließend möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie die Projektdokumentation in Ihrem Unternehmen effizient und zielorientiert gestalten können:

• Weniger ist besser: Erwägen Sie immer, welche Informationen in die Projektdokumentation gehören, und welche nicht. Ansonsten kann das Archiv schnell mit unnötigen Informationen gefüllt werden. Das macht die Recherche im Anschluss deutlich schwieriger.
• Dokumentation parallel zum Projekt: In vielen Betrieben und Unternehmen wird die Projektdokumentation erst nach Beendigung des Projekts angefertigt. Dann können aber wichtige Informationen wie zeitliche Angaben oftmals nur unvollständig oder gar falsch nachvollzogen werden. Dokumentieren Sie daher immer zeitlich parallel zum Projekt.
• Mit System dokumentieren: Alle Dateien, Ordner und Dokumente sollten sinnvoll benannt und nummeriert werden. Hierzu kann man sich im Vorfeld auf ein System einigen, dass für alle Projektmitarbeiter klar ist. Generische Namen sorgen dafür, dass die Suche nach (teilweise wichtigen) Daten schwerfällt.

Mit diesen Schritten können Sie eine sinnvolle Projektdokumentation bestreiten. Wenn Sie also in Zukunft vor der Frage stehen, ob eine Dokumentation eines Projekts Sinn ergibt, seien Sie sich immer darüber im Klaren: Eine gute Projektdokumentation trägt zum Erfolg eines Auftrags bei und ist vor allem für die abschließende Bewertung des Projektverlaufs unerlässlich. Nehmen Sie sich daher die Zeit und halten Sie alles fest, was zur Bearbeitung des Auftrags dazugehört.