Die Projektdurchführung im Detail: Das müssen Sie wissen

Was sind die 5 Projektphasen?

Ein Betriebsprojekt besteht für gewöhnlich aus folgenden fünf Phasen:

• Projektstart
• Projektplanung
• Projektdurchführung
• Projektüberwachung
• Projektabschluss

Der Projektbeginn: Akribische Vorbereitung ist alles!

Der Projektstart ist der vielleicht wichtigste Teil. Man kann ein Betriebsprojekt nicht ohne eine akribische Vorbereitung durchführen. Vielmehr müssen alle Mitarbeiter und vor allem der Projektleiter genau wissen, welche Ziele verfolgt werden und vor allem, ob diese überhaupt machbar sind.

In dieser ersten Phase eines jeden Projektes sollte eine umfangreiche Kosten-Nutzen-Analyse erfolgen. Die Maßnahmen der Projektarbeit müssen klar definiert und ein Zeitplan sowie eine Aufstellung der Kosten erfolgen. Diese umfassende Planung samt Projektpräsentation ist wichtig, um Vorgesetzte von der Wichtigkeit der Projektdurchführung zu überzeugen.

Auch werden während dieser Projektphase alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter umfassend über das Ziel des Projekts informiert und wissen anschließend bestenfalls genau, was ihre Aufgaben sind.

Die Projektplanung: Genaue Festlegung des Projekts

Im zweiten Teil der Projektdurchführung, der Projektplanung, wird es dann etwas genauer. Was während dem Projektstart zunächst grob skizziert wurde, wird nun genau festgelegt. Das bedeutet, dass alle Aufgaben innerhalb des Projektteams verteilt werden und Projektpläne ausgearbeitet werden. Auch sollte es einen genauen Zeitplan geben, an den sich alle am Projekt Beteiligten halten können.

Je nachdem, wie groß das Unternehmen beziehungsweise das Projekt sind, kann diese Phase variieren. Genaue Planvorgaben und eine akribische Projektsteuerung sind allerdings wichtig, um für ein Gelingen der Projektdurchführung zu sorgen.

Die Projektdurchführung: So gelingt sie am besten

Die Projektdurchführung ist die eigentliche Aufgabe des Projekts. Nun gilt es, die im Projektauftrag festgelegten Ziele in die Tat umzusetzen und die eigentliche Arbeit beginnt. Vor allem der Projektleiter ist gefragt: Er ist dazu angehalten, die Mitarbeiter so zu motivieren, dass sie alle Phasen des Meilensteins bestmöglich durchlaufen.

Während der Projektdurchführung ist der Projektplan sehr wichtig: An ihn müssen sich die am Projekt Beteiligten genau halten und alle Differenzen zum eigentlichen Plan zeitnah erkennen. Gibt es solche Abweichungen, etwa hinsichtlich der Kosten oder der zeitlichen Projektdurchführung, muss schnell reagiert werden. Budget, Fristen, Ressourcen und Risiken sind die wichtigsten Projektvariablen, die man ständig unter Kontrolle haben muss.

Diese dritte Phase, die Projektdurchführung, wird umso reibungsloser verlaufen, je mehr Aufmerksamkeit man auf die Projektvorbereitung und -planung gelegt hat.

Die Projektüberwachung: Wichtige Phase zum Erreichen der Ziele

Die Überwachung ist die vierte Phase, die bereits während der Durchführung des Projekts erfolgen sollte. Eine regelmäßige Projektberichterstattung hilft dabei, Kosten, Ressourcen und eventuelle Risiken schnell zu erkennen.

Eine Sachfortschrittskontrolle und eine Terminkontrolle sind weitere Werkzeuge, die bei der Überwachung des Projekts behilflich sind. Auch gibt es diverse Tools, die vom Projektleiter genutzt werden können, um die einzelnen Produktvariablen zu überwachen. Es gibt spezielle Programme, in welchen Sie in nur einem Dashboard alle Informationen der Projekte gebündelt erhalten. Handelt es sich um ein größeres Projekt und ist ein umfangreiches Projektmanagement erforderlich, sind solche Tools auf jeden Fall hilfreich.

Werden starke Differenzen zum Plan festgestellt, müssen Korrekturmaßnahmen unternommen werden. Diese können recht unterschiedlich ausfallen, sind aber auf jeden Fall notwendig, um weitere Abweichungen vom Ziel zu vermeiden.

Der Projektabschluss: Wurden die Ziele erreicht?

Ist die Durchführungsphase beendet, die Projektdokumentation erstellt und eine Projektkontrolle erfolgt, ist das Projekt abgeschlossen. Jedes Betriebsprojekt endet mit der Abschlussbesprechung, dem sogenannten De-Briefing. Diese Besprechung sollte nicht ausgelassen werden, denn sie gilt als eine der wichtigsten Schritte im gesamten Projektmanagement.

Ziel dieser Besprechung ist es zu erkennen, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden und wo Fehler im Projektmanagement lagen. Diese ehrliche Kommunikation dient dazu, solche Fehler künftig zu vermeiden.

Projektmanagement-Phasen: Ein kompakter Überblick

Jedes Projekt im Betrieb steht und fällt mit seinen vorgenannten fünf Phasen. Hier noch einmal für Sie ein kompakter Überblick darüber, wie der ideale Projektlebenszyklus aussieht:

• Beginn des Projekts: Anforderungen, Erstellen der Projektparameter, Auswahl der beteiligten Personen und deren Funktion im Prozess, Warum wird das Projekt durchgeführt?
• Planung des Projektes: Erstellen der Planungsunterlagen, Kommunikationsplan, Erkennen des Aufwands
• Projektdurchführung: eigentliche Arbeit, regelmäßige Qualitätssicherung und Kostenkontrolle, Aktualisierung der Kosten und Ziele
• Projektüberwachung: Konfigurationsmanagement, Plan Ist Vergleich, Planabweichungen erkennen, Steuerung
• Projektabschluss: Projektergebnisse werden gesichtet

Halten Sie sich an diesen Ablauf, sollte Ihr Betriebsprojekt gut gelingen und von Erfolg gekrönt sein.

Darum sind Projektphasen so wichtig

Eine Projektphase ist eine abgegrenzte Periode eines jeden Projektverlaufes. Sie sind wichtig im Rahmen des Projektmanagements, denn sie gliedern das Betriebsprojekt in zeitliche Abschnitte. Jeder dieser Abschnitte ist mit einem bestimmten Ziel verbunden, das erreicht werden soll. Natürlich können sich die einzelnen Phasen überschneiden.

Ist eine Phase beendet, stellen sich die Projektbeteiligten also wichtige Fragen wie: „Sind die bisherigen Ziele erreicht?“ oder „Kann im Projektmanagement so fortgefahren werden oder sind Änderungen notwendig?“. Aus diesem Grund sind die einzelnen Projektphasen so wichtig.

Jeder Phasenübergang sollte also dazu genutzt werden, Fortschritte zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.

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