Am Ende des Projekts steht das Projektergebnis. Kurz gefasst ist das Ergebnis das, worauf man während des gesamten Projekts hingearbeitet hat. Für Unternehmen ist das Projektergebnis ein hervorragender Zeitpunkt, um die erreichten Ziele mit den im Vorfeld definierten Projektzielen zu vergleichen. Doch viele Unternehmen wissen nicht, welchen Stellenwert ein Projektergebnis wirklich hat. Für sie es nur ein präsentierbares Ergebnis, das externen Kunden oder intern vorgezeigt werden kann.

Doch hinter dem Projektergebnis steckt noch viel mehr. Es ist ein wichtiges Werkzeug, um die Projektbearbeitung im eigenen Unternehmen bewerten zu können. Warum auch Sie das Projektergebnis in Ihrem Unternehmen in Zukunft vielleicht etwas genauer betrachten sollten, erklären wir Ihnen mit diesem Artikel.

1. Was ist ein Projektergebnis?

Das Projektergebnis stellt das Resultat eines Projekts dar. Damit ist alles gemeint, was nach einem abgeschlossenen Projekt herausgekommen ist. Dies umfasst physikalische Produkte, Dienstleistungen und auch andere Leistungen, die im Rahmen eines Projekts erzeugt werden können. Bevor ein Projekt begonnen wird, ist es elementar, das gewünschte Projektergebnis zu definieren.

Je nach Industrie werden Projektergebnisse durchaus anders gewertet. Bei Wirtschaftsprojekten ist es beispielsweise üblich, das erzielte Produkt in den Vordergrund zu stellen. Anschließend wird eine Nachkalkulation durchgeführt, die die Wirtschaftlichkeit des Projekts bewerten soll. Dazu gehört eine genaue Analyse der Projektzeiterfassung sowie eine genaue Gegenüberstellung von Kosten und dem durch das Projekt erzielten Umsatz.

2. Die verschiedenen Arten von Projektergebnissen

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Projektergebnissen: Externe und interne Ergebnisse. Um welche Art von Projektergebnis handelt, hängt massiv von der Art der Leistung ab: Wird das Projekt für einen externen Kunden oder Partner gefertigt, oder handelt es sich um ein internes Projekt? Die Art des Projekts bestimmt, welche Art von Projektergebnis am Ende dabei herauskommt.

Externe Projektergebnisse	Interne Projektergebnisse
Diese Gruppe umfasst alle Produkte und Dienstleistungen, die für einen externen Kunden oder Partner gefertigt werden. Dabei kann es sich beispielsweise um physische Produkte, Marketingkampagnen oder andere Dienstleistungen handeln. Das Ziel von externen Projektergebnissen ist es, bestehende Kunden zu halten oder neue Kunden zu gewinnen.	Ein internes Projektergebnis bleibt innerhalb des Unternehmens. Unter diese Kategorie fallen unter anderem Schulungen, Weiterbildungen und HR-Prozesse. Interne Projektergebnisse haben das Ziel, dem eigenen Unternehmen weiterzuhelfen, daher erfolgt hier eine klare Abgrenzung zu den externen Projektergebnissen, die an Kunden und Partner gerichtet sind.

3. Project Deliverables, Projektziele & Meilensteine – die Unterschiede

Oftmals hört man die Begriffe Project Deliverables, Projektziele und Meilensteine im Kontext des Projektmanagements. Diese drei Schlagwörter sind alle essenzielle Teile eines Projekts und sollten daher nicht übersehen werden. Völlig egal, ob es sich um ein physisches Produkt oder eine Dienstleistung handelt: Alle drei Begriffe haben ihren Platz im Projektmanagement.

3.1 Was sind Project Deliverables?

Bei den Project Deliverables handelt es sich um die Projektergebnisse, die zum Ende des Projekts “abgeliefert” werden. Dies kann beispielsweise ein oder mehrere Produkte sein, die dem Auftraggeber nach dem Projektabschluss zur Verfügung gestellt werden. Welche Project Deliverables nach dem Projekt abgeliefert werden, wird im Rahmen des Projekt Kick-offs definiert.

Ein einfaches Beispiel: Ein Kunde kontaktiert eine Schreinerei, damit diese einen Stuhl für sie herstellt. Nach dem Ende des Projekts liefert das Unternehmen den gefertigten Stuhl an den Auftraggeber. In diesem Fall ist der Stuhl das Project Deliverable.

3.2 Was sind Projektziele?

Bevor ein Projekt in die Tat umgesetzt wird, werden die Projektziele definiert. Dies geschieht entweder in Absprache mit dem Kunden (bei externen Projekten) oder durch das Projektmanagement (bei internen Projekten). Auch ein externes Projekt kann dabei interne Projektziele verfolgen, etwa, wenn es um die Verbesserung der Außenwirkung des eigenen Unternehmens geht. Das Projektziel kann dabei über das Projektergebnis hinausgehen.

Ein Beispiel: Der Schreiner verfolgt das Projektziel, für den Kunden einen Stuhl zu fertigen. Darüber hinaus erhofft er sich, dass er durch die erfolgreiche Bearbeitung des Projekts neue Kunden anwerben kann.

3.3 Was sind Projektmeilensteine?

Im Gegensatz zu den beiden anderen Begriffen handelt es sich bei Projektmeilensteinen nicht um ein endgültiges Resultat. Vielmehr sind sie als Zwischenziele zu verstehen, die die nächste Phase eines Projekts einläuten sollen. Die Meilensteine werden dabei oftmals von der Projektsteuerung vorgegeben und dienen als Leitfaden für die Projektbearbeitung.

Ein Beispiel: Der Schreiner, der den Stuhl fertigt, teilt seine Arbeit in mehrere Schritte auf. In diesem Fall wären die Fertigung der Sitzfläche, der Sitzlehne und der Beine alles eigene Meilensteine. Nachdem er die Stuhlbeine gefertigt hat, hat er den ersten Meilenstein erfüllt – und geht zum nächsten über.

4. Weitere Tipps zum Thema Projektergebnis

Auch, nachdem Project Deliverables an die Endkunden geliefert worden sind oder eine Schulung abgeschlossen wurde, hört die Arbeit nicht auf. Das Ergebnis sollte vielmehr genutzt werden, um die eigene Leistung zu bewerten, zu reflektieren und die richtigen Konsequenzen zu ziehen.

4.1 Dokumentation

In vielen Unternehmen kommt die Dokumentation oftmals zu kurz. Dabei sind die aus der Bearbeitung von Projekten gewonnen Erkenntnisse wertvoll. Sie können Aufschluss über wichtige Faktoren wie die Effizienz der Projektbearbeitung geben. Vor allem aus Gründen der Kostenkontrolle ist es interessant, Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Durch eine ausreichende Dokumentation kann das Projektcontrolling auch nach dem Ende eines Projekts genau nachvollziehen, an welchen Stellen effektiver gearbeitet werden kann.

Viele Auftraggeber verlangen nach Abschluss des Projekts eine schriftliche Zusammenfassung. Wer bereits früh mit der Dokumentation des Projekts begonnen hat, wird einen solchen Bericht deutlich schneller fertigstellen können. Vereinfachen Sie sich Ihre Arbeit, in dem Sie das Projekt ausführlich dokumentieren.

4.2 Aus Projektergebnissen lernen

Bei der Aufarbeitung und Präsentation von Projektergebnissen geht es nicht nur um die reine Zurschaustellung von Resultaten. Vielmehr kann das Projektergebnis genutzt werden, um einen Soll-Ist-Vergleich zu ziehen. Haben Ihre MitarbeiterInnen das vorab definierte Ziel erreicht? Was lief gut, was lief schlecht bei der Projektbearbeitung?

Dabei sollten die einzelnen Aspekte des Projekts aber nicht isoliert betrachtet werden. Bewerten Sie nicht nur die Leistung Ihrer MitarbeiterInnen, sondern werfen Sie auch einen Blick auf mögliche externe Faktoren. Hat ein Partner Arbeitsmaterialien zu spät geliefert, kann dies die Fertigstellung des Projekts behindern. Auch solche Faktoren sollten bei der Bewertung des Projektergebnisses berücksichtigt werden.

4.3 Projektergebnis zur Weiterbildung nutzen

Kaum ein Projekt verläuft perfekt. Es gibt immer wieder Störungen, die den Ablauf behindern oder zu Verzögerungen führen können. Daher sollten die aus dem Projektbericht gezogenen Schlüsse dazu genutzt werden, die eigenen MitarbeiterInnen weiterzubilden. Die Projektergebnisse sind damit auch als Lesson Learned zu verstehen.

Anschließende Schulungsmaßnahmen können dabei helfen, den Workflow im eigenen Unternehmen zu optimieren. Das kann die Effizienz steigern und dafür sorgen, dass das Projektergebnis und die vorher definierten Ziele näher beieinander liegen – oder sich im Idealfall sogar decken.