Hinter jedem Projekt steht ein Projektlebenszyklus. Der Zyklus beschreibt alle Phasen eines Projekts, von der Grundidee bis zum finalen Resultat. Von der Konzeption über die Aufwandsschätzung bis hin zum Projektabschluss: Sie alle sind Teil des Lebenszyklus eines Projekts.

Für die Projektverwaltung ist der Zyklus unabdingbar, da er alle wichtigen Schritte des Projekts umfasst. So können alle Verantwortlichen einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand behalten und jederzeit einen Soll-/Ist-Vergleich ziehen.

Viele leitende Projektmanager sind sich aber nicht im Klaren darüber, wie ein Projektlebenszyklus aussehen soll. Daher wollen wir einen genaueren Blick auf den Projektlebenszyklus werfen und dabei folgende Fragen beantworten:

Was ist ein Projektlebenszyklus?
Worauf muss man beim Projektlebenszyklus achten?
Wie sehen die einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus aus?

1. Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus umfasst, grob gesagt, alle Aspekte, vom Anfang bis zum Ende, des Projekts. Beheimatet ist der Begriff vor allem im Projektmanagement. Im Gegensatz zum Projektstrukturplan, der die unterschiedlichen Projektabschnitte hierarchisch unterteilt, beschreibt der Projektlebenszyklus die verschiedenen Phasen eines Projekts. Alternativ hört man auch den Begriff Projektlebensweg, der in der Regel inhaltlich identisch mit dem Projektlebenszyklus ist.

Eine genau definierte Anzahl an Phasen gibt es beim Lebenszyklus eines Projekts nicht. Üblicherweise unterteilt man den Projektlebenszyklus jedoch in vier verschiedene Phasen: Initiierung, Planung, Umsetzung und Abschluss. Jede der einzelnen Projektphasen wird noch einmal in weitere Unterdisziplinen unterteilt.

2. Was muss man beim Projektlebenszyklus beachten?

Ähnlich wie der Projektstrukturplan dient der Projektlebenszyklus als wichtiger Teil der Projektplanung. Während der Projektstrukturplan in erster Linie die Aufgaben eines Projekts organisatorisch darstellt, ist der Projektlebenszyklus eher als zeitliche Richtlinie zu verstehen. Die verschiedenen Phasen des Zyklus werden vorher klar definiert, um den Fortschritt des Projekts nachvollziehen zu können.

Die Erstellung des Projektlebenszyklus erfolgt dabei in der Regel durch eine höhere Instanz, wie etwa den Projektleiter. Dabei kann man sich an ein paar Fragen orientieren, die im Rahmen eines Projekts immer wieder aufkommen:

Wie sehen die einzelnen Projektphasen aus?
Wer übernimmt die Projektsteuerung und die Projektorganisation?
Wann gilt eine der Projektphasen als abgeschlossen?
Ab welchem Punkt ist das Endziel erreicht und das Projekt abgeschlossen?

Die übergeordnete Verantwortung für den Projektlebenszyklus übernimmt das Projektmanagement, das den Ablauf des Projektlebenszyklus genau überwacht. Dabei sind die Projektmanager nicht direkt an der Abarbeitung der einzelnen Aufgaben beteiligt, sondern dienen nur als kontrollierende Instanz.

Übrigens: Die hier gestellten Fragen sind keine One-size-fits-all-Lösung. Vielmehr müssen diese Fragen vor jedem Projekt neu gestellt werden, da sich jedes Projekt vom anderen unterscheidet. So individuell wie die Bedürfnisse eines Projekts sind, so unterschiedlich ist auch die Herangehensweise und wie die Phasen aussehen.

3. Die Phasen des Projektlebenszyklus

Um den Projektlebenszyklus besser verständlich zu machen, ist es ratsam, die einzelnen Aspekte in verschiedene Phasen zu unterteilen. So können bestimmte Aufgaben besser voneinander abgegrenzt werden und für eine bessere Projektorganisation gesorgt werden. Nachfolgend gehen wir einmal genauer auf die vier Phasen ein, die einen Projektlebenszyklus ausmachen.

Phase I: Initiierung

Jedes Projekt beginnt mit einer Idee: Bei Aufträgen steht ein eindeutiges Resultat am Ende des Weges, während bei einem agilen Projekt eine Vision das Ziel sein kann.

In dieser Phase des Projekts gibt es nur zwei Konstante: den Start und das Ziel. Für die verantwortlichen Personen gilt es, einen roten Faden zwischen den beiden zu spinnen. Dazu kann etwa der Projektauftrag genutzt werden, der meist ein mehr oder weniger klar formuliertes Resultat hat.

Zur ersten Phase des Projektlebenszyklus gehört auch eine Evaluation. Ist das Projekt überhaupt realisierbar oder gibt es personelle, technische oder wirtschaftliche Faktoren, die die Fertigstellung des Projekts gefährden können? Diese Fragen sind wichtig, da sie bereits vor dem ersten Arbeitsschritt darlegen, ob das Projekt Sinn ergibt.

Phase II: Planung

Sind die Eckdaten des Projekts geklärt, beginnt die Planung. Hierbei geht es darum, eine Verbindung zwischen Start und Ziel herzustellen, an denen sich alle beteiligten Mitarbeiter*innen orientieren können. Das umfasst nicht nur eine genaue Beschreibung der einzelnen Aufgaben, sondern auch andere Faktoren, wie etwa der zeitliche Rahmen für die Bearbeitung der verschiedenen Schritte.

Während der Planungsphase wird die Blaupause für eine erfolgreiche Bearbeitung des Projekts gelegt. Der Projektleiter legt fest, welche Einzelschritte zur Erfüllung des Projektauftrags benötigt werden. Es bietet sich an, die verschiedenen Aufgaben in Arbeitspakete zu unterteilen, die den beteiligten Mitarbeiter*innen zugeteilt werden.

Phase III: Umsetzung

Die dritte Phase umfasst den praktischen Teil des Projekts. Nachdem alle beteiligten Mitarbeiter*innen in ihre Rollen eingewiesen wurden, beginnt die Umsetzung der einzelnen Arbeitspakete. Erst ab diesem Schritt übernimmt das eigentliche Team; die vorherigen Phasen liegen in der Regel im Aufgabenbereich der Projektleitung.

In dieser Phase sind das Controlling und die Projektsteuerung dennoch weiterhin gefragt, da ein ständiger Abgleich von Soll- und Ist-Zustand benötigt wird. So kann sichergestellt werden, dass die Projektziele auch erreicht werden. Regelmäßige Meetings, in denen die Bearbeitungsstände abgeglichen werden, sind fast schon Pflicht.

Während der Umsetzungsphase zeigt sich auch, wie realistisch die in Phase I und II festgelegten Bedingungen waren. Wenn der zeitliche Rahmen auf einmal knapp wird, deutet das auf eine fehlerhafte Planung in den vorangegangenen Phasen hin.

Phase IV: Abschluss

Der Abschluss markiert das Ende des Projekts. Ist das Endresultat erreicht, heißt es: Bilanz ziehen. Zu diesem Abschnitt gehört ein umfangreicher Projektbericht, der den Ablauf des Projekts genau zusammenfasst: Was lief gut, was lief schlecht? Für die Projektverwaltung können sich aus den Phasen I bis III wertvolle Daten ergeben, die für eine umfangreiche Bewertung des Projektablaufs genutzt werden können.

Dabei dient der Bericht und die Abschlussphase nicht nur als Beurteilung des Projektablaufs; die gewonnenen Erkenntnisse sind eine wichtige Komponente, die für die Bearbeitung zukünftiger Projekte genutzt werden kann. Die “Lessons Learned” können dabei ein wichtiger Schlüssel sein, um alle anstehenden Projekte noch effektiver angehen zu können.

Auch aus diesem Grund sollte die Abschlussphase nie überstürzt oder nur aus Gründen der Vollständigkeit durchgeführt werden. Die Phase dient als wichtiger Meilenstein, der die Grundlage für ähnliche Projekte sein kann. Aber nicht nur für erfolgreiche Projekte ist die Abschlussphase zwingend Voraussetzung – auch bei gescheiterten Projekten ist sie wichtig, vielleicht sogar noch etwas wichtiger. Denn mit den Erkenntnissen können solche Fehler in der Zukunft vermieden werden – und der Projektlebenszyklus optimiert werden.