Die Bedeutung einer effektiven Projektorganisation für den Erfolg Ihres Projekts

Für jedes Projekt gibt es die ideale Organisationsform. Wenn Sie beim nächsten Mal voll durchstarten wollen, sollten Sie also über die verschiedenen Möglichkeiten Bescheid wissen. Denn nur so können Sie die richtige Wahl treffen und Ihr Potenzial zur Gänze ausschöpfen.

1. Definition von Projektorganisation

Jedes Unternehmen besitzt eine Grundorganisation. Zu dieser Struktur gehören die Geschäftsführung, die einzelnen Abteilungen sowie die Mitarbeiter. Wir bezeichnen dieses Gefüge als Stammorganisation.

Die Stammorganisation bestimmt den Firmenalltag.

Im Gegensatz zu alltäglichen Aufgaben sind Projekte jedoch befristet. Sie sind klar von anderen Vorhaben abgegrenzt und unterscheiden sich inhaltlich, personell, finanziell, zeitlich und organisatorisch vom Firmenalltag.
Wie wird das Projekt in die Stammorganisation eingebettet? Welche Regeln bestimmen den Ablauf? Wer trägt die Verantwortung? Wer verfügt über Weisungsbefugnis? Das alles wird mit der Projektorganisation (PO) geklärt.

Unter PO verstehen wir also die Struktur, die Gestaltung, die Regeln und den Ablauf eines befristeten Projekts.

Organisationsformen, mit denen wir einmalige und komplexe Aufgaben erledigen, fassen wir unter dem Begriff Projektorganisation zusammen.

2. Wer ist an der Projektorganisation beteiligt?

Per Definition ist jedes Projekt einzigartig. Aus diesem Grund können beliebig viele Projektbeteiligte mit den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen mitarbeiten.

Drei Personen beziehungsweise Personengruppen sind im Normalfall immer beteiligt:

• • Lenkungsausschuss:

Der Lenkungsausschuss ist das höchste Gremium und damit ein wichtiges Mitglied im Projektmanagement. Er trifft alle letztgültigen Entscheidungen und setzt sich normalerweise aus Auftraggebern und Auftragnehmern zusammen.

• • Projektleiter:

Der Projektleiter plant, steuert, überwacht und kontrolliert. Er sorgt dafür, dass Kosten und Termine eingehalten sowie Ziele erreicht werden. Normalerweise trägt er die Verantwortung. Das Unternehmen kann den Projektleiter aber zum Projektsekretär herabstufen oder durch ein Gremium ersetzen.

• • Projektteam:

Das Team erledigt die eigentliche Arbeit und das Projektmanagement (inklusive Projektleiter) sind meist für seine Zusammensetzung verantwortlich. Nach dem Projekt Kick Off zeigt sich, ob die Mitglieder dem Projektplan gewachsen sind.

Projektorganigramme berücksichtigen normalerweise auch den Auftraggeber. Da er sich aus der konkreten Projektarbeit heraushält, gehört er jedoch nicht zu den drei wichtigsten Projektbeteiligten.

3. Unternehmensintern vs. Unternehmensüberschreitend

Umfangreiche und komplexe Projekte beschäftigen oft Akteure verschiedener Unternehmen. In diesem Fall handelt es sich um eine unternehmensüberschreitende Projektorganisation.

Projektmanagement, Projektsteuerung, Projektcontrolling sowie Projektteam agieren dabei unabhängig von einzelnen Unternehmensstrukturen. Auch der Projektstrukturplan betrifft mehrere Unternehmen.

In vielen Fällen wird sogar eine eigene Projektgesellschaft gegründet, die organisatorisch und rechtlich eigenständig arbeitet.
Formen der unternehmensüberschreitenden PO sind:

• Einzelauftragsorganisation
• Konsortialorganisation
• Generalunternehmerorganisation

In unserem Beitrag fokussieren wir uns jedoch auf die unternehmensinterne PO. Sie kommt in der Praxis häufiger vor und verursacht oft große Verwirrung im Unternehmensalltag.

4. Die drei wichtigsten unternehmensinternen Organisationsformen

In der Praxis gibt es eine große Bandbreite an Organisationsformen. Denn zwischen der Linienprojektorganisation, bei der das Projekt keine eigene Organisation bekommt, und der Projektgesellschaft, bei der das Projekt aus dem Unternehmen ausgegliedert wird, existieren unzählige Mischformen.

Traditionell spricht man jedoch von drei grundlegenden Formen der PO.

Die drei Formen sind: Autonome, Stablinien und Matrix-Projektorganisation. Sie unterscheiden sich vor allem durch den Projektleiter beziehungsweise dessen Rolle.

Wir klassifizieren die Organisationsformen anhand des Projektleiters:

• Disziplinarische Weisungsbefugnisse
  Der Projektleiter hat arbeitsrechtliche Handhabe. Er genehmigt Urlaube, mahnt Mitarbeiter ab oder entlässt sie.
• Fachliche Weisungsbefugnisse
  Der Projektleiter hat fachliche Handhabe. Er verteilt Aufgaben und gibt dem Team Arbeitsanweisungen.
• Verantwortung
  Der Projektleiter ist für das Erreichen des Ziels verantwortlich.

Autonome Projektorganisation

Die Autonome PO ist am stärksten von der normalen Unternehmensstruktur abgegrenzt. Andere Namen dafür sind „Reine Projektorganisation“ und „Task Force“.

Die Mitarbeiter werden dabei aus ihren Stammabteilungen ausgegliedert und einem befristeten Team zugewiesen. Das neue Team untersteht nicht mehr den jeweiligen Abteilungsleitern, sondern dem Projektmanagement beziehungsweise dem Projektleiter.

Während der Dauer des Projekts kümmern sich die Projektbeteiligten ausschließlich um ihre neuen Aufgaben. Ihre herkömmliche Arbeit wird entweder von anderen Mitarbeitern übernommen oder sie entfällt.

Beispiel einer autonomen Projektorganisation

Sehen wir uns die autonome Projektorganisation anhand der Entwicklung eines Produktes an:

Ein Expertenteam wird geformt und rein für die Entwicklung des neuen Produktes abgestellt.

Die Mitglieder dieses Projektteams werden nun für die Dauer des Projektes von ihren alltäglichen Aufgaben abgezogen und arbeiten ausschließlich am Projekt.

Matrix-Projektorganisation

Bei der Matrix-Projektorganisation tanzen die Mitarbeiter auf zwei Hochzeiten. Während des Projekts unterstehen sie nämlich dem Projektleiter, verbleiben aber gleichzeitig in ihren jeweiligen Abteilungen.

Die Projektbeteiligten haben somit zwei Vorgesetzte.

Das Wort „Matrix“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet ursprünglich „Gebärmutter“. In den Wirtschaftswissenschaften wird es vor allem für Systeme verwendet, die komplizierte Beziehungen auf einfache Weise darstellen.Im Fall der Matrix-Projektorganisation handelt es sich um die Beziehungen zwischen Projektleiter, Projektteam und Stammabteilungen.

Der Projektleiter (bzw. das Projektmanagement) stellt dem Team projektbezogene Aufgaben. Über Urlaube, Arbeitseinsatz und Ähnliches entscheidet aber der jeweilige Abteilungsleiter.

Beispiel einer Matrixorganisation

Nehmen wir als Beispiel die Forschungsarbeit zu einem neuen Produkt.

Für die Forschungsarbeiten wird ein kleines Projektteam aus vier Mitarbeitern geformt.

Diese Projektmitarbeiter investieren einen Teil ihrer Arbeitszeit in die zum Projekt gehörigen Forschungsarbeiten. Die restliche Zeit arbeiten sie in ihren jeweiligen Abteilungen an den alltäglichen Aufgaben.

Stablinie-Projektorganisation

Der Projektleiter hat hier wenig Einfluss auf das Projekt. Denn die Mitarbeiter verbleiben in ihren Stammabteilungen und sind nicht dazu verpflichtet, seine Anweisungen zu befolgen.

Im Prinzip ist der Projektleiter in der sogenannten Stablinie zwischen den Fachabteilungen und dem Projektauftraggeber „zwischengeschaltet“.

Konkret heißt das, dass der Projektleiter berät, koordiniert und vermittelt. Außerdem sammelt er Informationen über Termine, Kosten und Fortschritte und leitet sie weiter. Weder treffen er und das Projektmanagement Entscheidungen, noch erteilen sie Weisungen.

Beispiel einer Stablinienorganisation

Eine Stablinienorganisation kann man sich in der Praxis so vorstellen:

Ein Unternehmen führt zum Beispiel eine neue Software ein, die in allen Unternehmensbereichen und Abteilungen zum Einsatz kommen soll.

In diesem Fall macht es Sinn auch alle Abteilungen an der Umsetzung des Projekts zu beteiligen. Es gibt also kein eigenes Projektteam, sondern alle im Unternehmen arbeiten am Projekt mit.

Die Koordination der Projektarbeit übernimmt hier der Projektleiter, der als Bindeglied zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen fungiert.

5. Die jeweilige Rolle des Projektleiters

Der Projektleiter ist das klassifizierende Merkmal von Autonomer, Stablinie und Matrix-Projektorganisation. Anhand unserer Tabelle erkennen Sie die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.

Projektleiter	Autonom	Matrix	Stablinie
Disziplinarische Weisungsbefugnis
Fachliche Weisungsbefugnis
Verantwortung für das Ziel

Von Autonom zu Stablinie verringern sich Weisungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten für das Projektmanagement. Bei der Autonomen PO verfügt die Projektleitung über sämtliche Befugnisse. Bei der Stablinienprojektorganisation erhalten die Mitarbeiter die Aufgaben von ihren jeweiligen Abteilungen.

Vor- und Nachteile der Organisationsformen

Keine der drei Organisationsformen ist besser oder schlechter als die anderen. Stattdessen bringt jede PO bestimmte Vor- und Nachteile mit sich und die Kunst besteht darin, die richtige Wahl zu treffen.

AUTONOM

MATRIX

STABLINIE

6. Gibt es die richtige Projektorganisation für mein Projekt?

Manchmal ist es vorteilhaft, einfach zu beginnen und aus den Fehlern zu lernen. Bei einer solchen Herangehensweise ist das sogenannte Lessons Learned wichtig. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Aufzeichnung und Evaluierung des Projekts.

Eine andere Herangehensweise ist die gründliche Vorbereitung und eingehende Recherche. In diesem Fall informieren Sie sich vorab zu einem Thema wie der idealen PO und entscheiden sich danach bewusst für die beste Option. Erst dann starten Sie Ihr Projekt.

Bezüglich der drei Formen der PO gibt es zum Beispiel typische Einsatzgebiete, über die Sie Bescheid wissen sollten.

Arbeitet das Projektmanagement mit einer Stablinie, handelt es sich typischerweise um kleine, unkritische Projekte. Mehrere Fachabteilungen sind involviert. Der Erfolg hängt in diesem Fall vom guten Willen der Akteure ab.

Diese Begriffe sollten Sie kennen

• Organigramm: „Organisation“ und „Diagramm“ ergeben gemeinsam das Wort „Organigramm“. Wir bezeichnen damit grafische Darstellungen von Unternehmensebenen.
• Project Office: Im Deutschen auch Projektbüro genannt, kümmert sich das Project Office um die Administration eines Projekts.
• Project Management Office: Das PMO ist genauso wie das Projektbüro für die Administration zuständig. Zusätzlich verwaltet und definiert das PMO aber auch sämtliche Projektmanagement Standards.
• Gremium: Gremien sind Expertengruppen, die bestimmte Aufgaben erledigen.
• Projektmanagement-Software: Eine PMS erleichtert die Arbeit des Projektmanagements. Zum Beispiel erfasst die Software timr Arbeitszeiten und ermöglicht dadurch die einfache Zuteilung zu Projekten.

7. Die häufigsten Fragen – kurz & knapp beantwortet

Welche Projektorganisation gibt es?

In den Wirtschaftswissenschaften werden fünf Grundformen unterschieden. Die Stablinie, die Autonome PO, die Linien- und Matrix-Projektorganisation sowie die Projektgesellschaft.

Der Projektleiter verfügt jeweils über unterschiedliche Befugnisse und trägt unterschiedlich viel Verantwortung. Anhand dieser Befugnisse und Verantwortlichkeiten werden die fünf Grundformen klassifiziert.

Wann eignet sich eine Projektorganisation?

Welche Organisationsform zum Erfolg führt, hängt vom Projekt, dem Projektleiter, den Mitarbeitern und den Auftraggebern ab.

Ein komplexes, strategisch wichtiges Auslandsprojekt gelingt am ehesten mit einer Projektgesellschaft oder einer Autonomen PO. Können die Abteilungen ihre Mitarbeiter nicht entbehren? Dann bietet sich eine Matrix-Projektorganisation an.

Ist der Projektleiter eine starke Persönlichkeit, die selbst ohne Verantwortung und Weisungsbefugnisse respektiert und geschätzt wird? Dann funktioniert eine Stablinienprojektorganisation.

Wie funktioniert Projektorganisation?

Projektorganisation findet vor und während des Projekts statt. Der Begriff beschreibt nämlich einerseits, wie ein Projekt organisiert wird. Andererseits bezeichnet er die Prozesse, die zum Abschluss des Projekts führen.

Das Projektmanagement wird normalerweise von einem Projektleiter angeführt. Im Regelfall unterstehen ihm mehrere Mitarbeiter. Welchen Einfluss er auf sie hat, bestimmt die konkrete Organisationsform.