Sie sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht? Kein Wunder! Die Komplexität eines Projekts überwältigt uns oft vollkommen. Selbst bei kleineren Projekten haben viele von uns das Gefühl, dass wir etwas übersehen oder vergessen.

Die Einteilung in Projektphasen schafft glücklicherweise Abhilfe. Sie sorgt für Übersicht und Ordnung, weshalb sich das Projektmanagement vor dem Projekt Kick Off darum kümmert.

1. Definition einer Projektphase

Projektphasen sind Zeitabschnitte innerhalb eines Projekts. Jede Phase endet mit einem oder mehreren Zwischenzielen, die wir als Meilensteine bezeichnen. Mit einem Meilenstein messen wir den Projektfortschritt.

Das Team klärt im Vorhinein, welche Aufgaben die Teammitglieder in welchen Projektphasen erledigen müssen. Dadurch herrscht Transparenz in Bezug auf den Arbeitsaufwand und die Aufgabenverteilung.

Wir nutzen das Phasenmodell meist bei klassischen Projekten. In der Agilen Projektorganisation bedienen wir uns anderer Ansätze, wobei Überlappungen zwischen klassischen und agilen Methoden möglich sind.

Klassisches Projektmanagement beginnt im Regelfall mit der Projektphaseneinteilung.

„In einer Projektphase schließen wir vordefinierte Arbeiten ab.“

2. Meilensteine als Zwischenziele und Entscheidungspunkte

Meilensteine markieren den Beginn und das Ende einer Projektetappe. Sie sind Zwischenziele, die wir messen und überprüfen können. Der Projektmanager und sein Team kommunizieren auf diese Weise den Projektfortschritt an den Auftraggeber.

Meilensteine sind Ereignisse von großer Bedeutung:

Sie sind die Grundlage für Entscheidungen.
Sie machen Zwischenergebnisse und (halb)fertige Liefergegenstände sichtbar.
Sie sind ein Leistungsnachweis, mit dem wir den Fortschritt prüfen und ein Projektziel abnehmen können.

Den Abschluss einer Phase können Sie sich als Kreuzung vorstellen. Denn an dieser Stelle muss das Projektmanagement Entscheidungen im Sinne der Stakeholder treffen.

Das Management hat dabei drei Möglichkeiten. Von der Kreuzung führen also drei Straßen weiter in Richtung Zukunft und die Kunst besteht darin, den Weg weise zu wählen.

3 Entscheidungsmöglichkeiten für das Projektmanagement:

Alle Ziele wurden erfüllt. Wir können die nächsten Projektphasen in Angriff nehmen.
Einige Ergebnisse weichen stark von der Planung ab. Wir müssen nacharbeiten, bevor wir die Phase abschließen können.
Die Projektstatusberichte sind durchwegs negativ. Eine sinnvolle Fortsetzung ist unmöglich. Wir müssen das Projekt stoppen, einstellen oder neu konfigurieren.

3. Die Einteilung in Phasen bringt Vorteile für Ihr Projekt

Im klassischen Projektmanagement ist die Einteilung in Projektphasen eine globale Konvention. Doch der Projektleiter und sein Team kümmern sich nicht nur aus Tradition darum: Die Projektphaseneinteilung hat viele Vorteile in der Praxis.

Die Vorteile auf einen Blick:

Komplexität wird reduziert
Vordefinierte Entscheidungspunkte werden geschaffen
Kommunikation der Stakeholder wird leichter
Projektsteuerung wird effizienter

Die Aufgaben eines Projekts können gefühlt ins Unendliche gehen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, was Sie alles für eine Hochzeit organisieren müssen! Die Komplexität wird verringert, indem wir alle Aufgaben in vier oder fünf Phasen gruppieren.

Wann sollen die Auftraggeber Entscheidungen über den Fortbestand des Projekts treffen? Mit den Meilensteinen am Ende von Projektphasen kennen wir den richtigen Zeitpunkt und können bis dahin mehr oder weniger entspannen.

Eine perfekte Aufgabenverteilung ist das A und O. Kommunikation ist dabei unabdingbar. Und eine grafische Darstellung der Projektphasen erleichtert wiederum die Kommunikation.

Aufwandsschätzung, Zielevaluierung und andere Aufgaben der Steuerung werden ebenfalls durch die grafische Darstellung leichter und damit effizienter.

4. Nacheinander, überlappend oder wiederholend – die Phasenabfolge

Wir können Projektphasen nacheinander beginnen, überlappen lassen oder wiederholen. In jedem Fall bilden Meilensteine den Abschluss einer Phase.

Einfaches Modell (nacheinander)
Paralleles Modell (überlappend)
Iteratives Modell (wiederholend)

Das einfache Modell ist übersichtlich. Alle Stakeholder können es nachvollziehen, weshalb es sich für kleine und mittlere Projekte eignet. Das Wasserfallmodell – wie wir es auch nennen – kostet in der Praxis jedoch oftmals zu viel Zeit und Geld.

Beim parallelen Modell beginnen wir so bald wie möglich mit der nächsten Phase.

Wenn zum Beispiel alle Voraussetzungen für die zweite Phase erfüllt sind, starten wir damit, ohne die erste Phase beendet zu haben. Das spart Zeit. Manchmal vergessen wir dabei jedoch auf wichtige Dinge wie die Projektdokumentation.

Das iterative Modell zieht Schleifen. Iteration ist Lateinisch und bedeutet „Wiederholung“.

Wir programmieren zum Beispiel einen Code und lassen ihn von Usern testen. Die Erkenntnisse des Tests fließen in die Verbesserung des Codes ein, der dann wieder getestet wird. Die Schleife wiederholen wir so oft wie möglich und nötig.

Agiles Projektmanagement arbeitet viel mit Iteration.

5. Die zwei bekanntesten Phasenmodelle

Grundsätzlich können Sie die Anzahl der Meilensteine frei wählen. Doch in der Praxis haben sich vier oder fünf Projektphasen mit wenigen Meilensteinen bewährt.

Sowohl das 4-Phasen-Modell als auch das 5-Phasen-Modell kommen weltweit zum Einsatz. Beide führen zum Erfolg und die Wahl des Modells hängt von Ihrem spezifischen Projekt ab.

4-Phasen-Modell – Gleichzeitige Kontrolle und Durchführung

Im 4-Phasen-Modell kontrollieren und steuern wir das Projekt während der Durchführung. Dadurch können wir immer wieder gegensteuern, falls Fehler passiert sein sollten.

Je nach Projektleiter und Team bezeichnen wir die Projektphasen mit anderen Namen. Wenn Begriffsoptionen in der Praxis üblich sind, haben wir sie Ihnen niedergeschrieben.

Vergessen Sie jedoch nicht: Begriffsoptionen sind nur sprachliche Etiketten. Sie ändern nichts am Phasenmodell selbst. Es macht zum Beispiel keinen Unterschied, ob Sie die erste Phase „Definition“, „Start“ oder „Initiierung“ nennen.

Phase I: Projektdefinition (Start, Initiierung)

Das Projektteam formuliert im ersten Schritt die Meilensteine und damit die Ziele des Projekts. Im Zuge dessen müssen die Beteiligten sowohl die Chancen als auch die Risiken abwägen.

Das funktioniert zum Beispiel mithilfe von Machbarkeits- und Wirtschaftlichkeitsstudien.

Die Beteiligten leiten außerdem Arbeitspakete aus den Zielen ab. Ist das alles erledigt, treffen die Verantwortlichen schließlich die Entscheidung, ob der Projektauftrag vergeben wird oder nicht.

Phase II: Projektplanung

Während der Projektplanung notieren wir die nötigen Arbeitsschritte auf einer Zeitleiste. Das Projektmanagement und die Teammitglieder bekommen durch den Strukturplan einen Überblick und erfahren, was zu tun ist.

In dieser Phase legen wir das Budget fest, wir sorgen für ideale Kommunikationswege und rufen ein funktionierendes Risiko- und Qualitätsmanagement ins Leben. Solide Projektplanung entscheidet maßgeblich über Erfolg und Misserfolg.

Phase III: Projektdurchführung, Controlling & Steuerung (Ausführung)

Das viergliedrige Phasenmodell zieht Kontrolle, Steuerung und Durchführung zusammen. Indem wir die Durchführung gleichzeitig kontrollieren, können wir nämlich rasche Steuerungsmaßnahmen ergreifen.

Wir erledigen in dieser Phase alle Arbeitspakete.

Das Projektmanagement sorgt währenddessen dafür, dass die Kommunikation zwischen allen Stakeholdern und dem Projektteam funktioniert und dass die Rahmenbedingungen passen.

Die Projektdurchführung im Detail – Das müssen Sie wissen

Phase IV: Projektabschluss

Der Abschluss gehört zum Projekt. Er ist ein wichtiger Teil des Erfolgs und hat eine emotionale Komponente.
Nachdem wir das Projektziel erreicht haben, müssen wir noch einige Arbeitspakete erledigen. Wir müssen zum Beispiel einen Bericht schreiben und das Projekt gesetzeskonform dokumentieren.

Außerdem müssen wir die Mitarbeiter förmlich aus dem Projekt entlassen und ihnen Wertschätzung entgegenbringen. Am besten in einem öffentlichen Meeting, in dem wir die individuellen Leistungen honorieren.

Zum Abschluss eines Projekts gehören auch die Lessons Learned: Was hat funktioniert? Was ist misslungen? Und aus welchem Grund? Antworten auf diese Fragen können wir ebenfalls im letzten Meeting gemeinsam mit den Teammitgliedern finden.

5-Phasen-Modell – Kontrolle als eigene Phase

Im 5-Phasen-Modell teilen wir das Projektcontrolling und die Durchführung auf zwei Projektphasen auf. Das Phasenmodell eignet sich daher für iterative Methoden.

Haben wir die Meilensteine der Durchführungsphase erreicht?

Wenn das Controlling diese Frage verneint, kann das Projektmanagement eine Schleife anordnen und wieder mit der Durchführungsphase beginnen. Dadurch ist die Verbesserung der ursprünglichen Fehler möglich.

Das 5-Phasen-Modell wiederholt sich so oft, bis wir die Meilensteine erreichen. Erst danach können wir das Projekt positiv abschließen.

6. Verantwortung liegt meist beim Projektleiter

Der Projektleiter beziehungsweise Projektmanager ist bei den meisten Unternehmen für die Einteilung der Projektphasen zuständig. Er segnet die Meilensteine im Einklang mit dem gesamten Projektmanagement ab.

Äußere Einflüsse können Druck auf die Projektleitung ausüben: Der Auftraggeber kann plötzlich eine frühere oder spätere Lieferung verlangen oder Projektbeteiligte können die Meilensteine für deplatziert halten.

In diesen Fällen muss die Projektleitung die Einteilung der Projektphasen überdenken und wenn nötig, ändern.

7. Die häufigsten Fragen über Projektphasen – kurz & knapp beantwortet

Was sind die 5 Projektphasen?

Die 5 Projektphasen haben in der Praxis unterschiedliche Namen, was jedoch nichts am Grundprinzip ändert. Projekte werden initiiert, geplant, durchgeführt, überwacht und abgeschlossen.

Start
Planung
Durchführung
Überwachung
Abschluss

Die Phasen folgen entweder wie ein Wasserfall aufeinander oder überlappen sich. Eine dritte Möglichkeit ist die Iteration – die Wiederholung. Dabei wiederholen wir eine frühere Phase und verbessern etwaige Fehler, die wir gemacht haben.

Was ist das 4-Phasen-Modell?

Bei einem viergliedrigen Modell unterteilen wir das Projekt in vier Projektphasen. In der ersten Phase definieren wir die Ziele und überprüfen die Machbarkeit. In der zweiten Phase planen wir die Arbeiten.

In der dritten Phase führen wir die Arbeiten durch. Gleichzeitig kontrollieren wir, ob wir unsere eigenen Zielvorgaben erreichen. Tun wir das nicht, steuern wir dagegen und verändern unseren Arbeitsprozess.

In der vierten und letzten Phase schließen wir das Projekt ab. Nicht unwesentlich ist dabei die Wertschätzung, die wir unseren Mitarbeitern entgegenbringen. Denn der Mensch ist ein fühlendes Wesen und das Wort „Danke“ spornt uns an und motiviert uns, weiterzumachen.

Wie werden Projektphasen definiert?

Wir definieren Projektphasen über sogenannte Meilensteine. Das sind Zwischenziele, die wir am Ende einer Phase erreichen wollen.

Wenn wir alle Aufgaben zu unserer Zufriedenheit durchgeführt haben, können wir die nächste Phase beginnen. Ansonsten müssen wir eine Phase wiederholen.

Wie viele Phasen hat ein Projektmanagement?

Ein Projekt kann unterschiedlich viele Phasen haben. Bewährt haben sich jedoch vier beziehungsweise fünf Phasen. Im fünfgliedrigen Modell teilen wir die Durchführung und die Steuerung des Projekts auf zwei Phasen auf. Im viergliedrigen Modell verschmelzen die Durchführung und die Steuerung zu einer Phase.

Was ist der Unterschied zwischen linearen und iterativen Modellen?

Bei einer linearen Herangehensweise folgt eine Stufe auf die nächste. Das erinnert an die Kaskaden eines Wasserfalls, weshalb wir die lineare Herangehensweise als Wasserfallmethode bezeichnen.

Bei einer iterativen Herangehensweise wiederholen wir Stufen. Wir können zurück an den Anfang gehen und von der Durchführungsphase in die Planungsarbeit springen.

Welche der beiden Herangehensweisen besser ist, hängt von Projekt, Unternehmen und Branche ab. In der Softwareentwicklung hat sich zum Beispiel die Iteration in der Praxis bewährt.