Alles was Sie zum Thema Projektplanung wissen sollten
Die Disziplin des Projektmanagements vereint viele Bereiche, Methoden und Anforderungen. Das übergeordnete Ziel ist ein erfolgreicher Abschluss, der die Erstprüfung bis zur Endabnahme begleitet.
Die Projektplanung ist ein wichtiger Schritt vor der Inbetriebnahme.
Doch was bedeutet es, wie funktioniert es im Alltag und wie sieht eine gute Projektplanung aus?
Inhaltsverzeichnis
Wie lautet die Definition von Projektplanung?
Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben im weiten Feld des Projektmanagements. Die Projektplanung ist die zweite der vier Hauptphasen eines Projekts. Daher folgt es dem Konzept der Projektzeit. Die Definition ist einfach der erste und wichtigste Schritt in der Projektplanung. Am Ende des Tages müssen Sie wissen, worauf Sie sich mit der Projektplanung vorbereiten wollen.
Die Projektplanung bereitet die eigentliche Durchführung des Projekts bestmöglich vor. Echte Projektplanung besteht also darin, die Erreichung und Umsetzung der Projektdefinition möglichst genau vorzubereiten und zu planen.
Welche Projektphase bildet die Projektplanung?
Die Projektplanung ist eine der vier Hauptaufgaben des Projektmanagements. Die Projektplanungsphase ist in der Regel die zweite der vier Hauptphasen eines Projekts. Sie folgt der Definition des Projekts und bereitet die eigentliche Umsetzung des Projekts bestmöglich vor.
Projektmanagement ist aber immer auch Krisenmanagement, daher folgt die Projektplanung immer der Projektdurchführung, und auf Planabweichungen, die nicht mehr durch entsprechende Transformation und Neuplanung kompensiert werden können, muss reagiert werden.
Detaillierte Auswertungen und Berichte geben einen umfassenden Überblick über die aufgewendete Arbeitszeit. So schaffen Sie eine ideale Basis für die Planung Ihrer Projekte und Aufgaben.
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In welche 4 Phasen gliedert sich der Projektablauf?
Der erste Schritt ist die Projektdefinition
Im ersten Schritt definieren Sie die Ziele des Projekts. Die Chancen und Risiken des Projekts müssen erläutert werden. Um eine möglichst realistische Einschätzung zu erhalten, ob die Umsetzung erfolgreich sein kann, können Markt- und Wirtschaftlichkeitsstudien in Auftrag gegeben werden.
Aus den Projektzielen werden in dieser Phase auch abgeschlossene Arbeitspakete abgeleitet. Sobald diese Fakten gesammelt sind, wird eine Geschäftsstudie durchgeführt, die sich mit Kosten, Projektumfang und Projektzeitplänen befasst. Erst danach wird entschieden, ob das Projekt wirklich in die Umsetzung oder in die weitere Planung geht.
Projektplanung – Ziele festlegen, Zeitplan erstellen
In der zweiten Stufe wird der Projekt- oder Meilensteinplan erstellt. Aufgaben werden nach einer Zeitplanung mit zugehörigen Projektphasen geplant. Meilensteine stellen Übergänge in einer Phase dar, in der bestimmte Meilensteine erreicht werden sollen.
Die Teammitglieder erhalten einen ersten Einblick in das Projekt und ihre Aufgaben. Kommunikationswege, Qualitäts- und Risikomanagement sowie Budgets sind definiert.
Umsetzung und Kontrollphase
Jetzt ist es an der Zeit, die zugewiesenen Aufgaben und Arbeitspakete fertigzustellen. Die Steuerung spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle, da sie genutzt werden kann, um ungewollte Entwicklungstrends frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls gegenzusteuern.
Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist entscheidend, um die Projektziele rechtzeitig zu erreichen und die gewünschte Qualität zu erreichen.
Projektabschluss
In der vierten und letzten Projektphase werden die letzten verbleibenden Aufgaben erledigt, Leistungen anerkannt und die Projektlearnings zusammengefasst.
Die Lernerfahrungen werden am Ende des Projekttreffens gesammelt und dann in konsolidierter Form allen für zukünftige Projekte zur Verfügung gestellt.
Welche Arten von Projektplanung gibt es?
Für die Strukturierung von Projekten gibt es zwei Gestaltungsmöglichkeiten: die Bottom-up-Methode und die Top-down-Methode. Je nach Projektart und bereits begonnener Planung muss sich der Verantwortliche für eine von zwei Technologien entscheiden.
Top-Down-Methode
Bei dieser Methode beginnt der Designer des Projekts mit einem groben Entwurf. Jedes Teilelement des Rohdesigns wird dann weiter unterteilt, bis die einzelnen Prozesse erschöpft sind. Hier erstellt der Designer zunächst einen strukturellen Rahmen, den er dann mit Prozessen füllt.
Bottom-up-Methode
Diese Methode funktioniert genau umgekehrt von unten nach oben. Dies ist nützlich, wenn alle oder fast alle Jobs bereits bekannt und als ungeordnete Liste verfügbar sind. Hier muss der Verantwortliche nur noch die Struktur der Prozesse finden.
Der strukturelle Rahmen wird durch einzelne bestehende Prozesse geschaffen. Häufig sind weitere Untergliederungen erforderlich, beispielsweise nach Abteilung, Kostenstelle oder Produktart.
Warum sollten Projekte geplant werden?
Projekte sind immer Abweichungen vom Alltag und markieren für alle Beteiligten oft völliges Neuland, sei es bei der Einführung einer neuen Software, der Unternehmensgründung oder dem Umzug. Ohne eine angemessene Vorausplanung explodieren sowohl der Zeitplan als auch der Budgetbedarf, und das Scheitern ist daher vorprogrammiert.
In der Praxis verfolgen Projektmanager mit wenig oder keiner Projektmanagement-Erfahrung zwei Strategien: Die eine besteht darin, sich in ihr Büro einzugraben und zu versuchen, ihr Projekt mit Plänen, Berichten, Projektmanagement-Software, Statistiken und Metriken voranzubringen. Der Projektleiter wird zum klassischen Projektleiter und verliert sich in seinem Archiv.
Der zweite Projektleiter reibt sich die Hände, gibt seinem Team eine leidenschaftliche Aufmunterungsrede und stürzt sich in die Arbeit. Wenige Wochen später stellt er fest, dass sowohl Termine als auch Kosten ins Rutschen geraten sind. Die Projektziele können nicht in der geplanten Zeit erreicht werden – von Kontrolle im Projekt ist hier keine Spur.
Was ist das Ziel einer Projektplanung?
Ziel der Projektplanung ist es, ein vorgegebenes Projekt hinsichtlich Kosten, Durchführung und Verantwortung möglichst genau zu planen. Dazu wird in der Regel zunächst ein initialer Workshop organisiert, bei dem sich das Projektteam für mehrere Tage trifft. Aus den inhaltlichen Diskussionen wird dann ein Projektstrukturplan entwickelt, der das Projekt in einzelne Arbeitspakete gliedert.
Diese Arbeitseinheiten werden dann im Rahmen des Planungsprozesses verfeinert, wobei einzelne Bearbeiter oder Gruppen nicht mehr für alle Phasen des gesamten Planungsteams verantwortlich sind. Zur Detailplanung gehört unter anderem die Quantifizierung klarer Leistungen und Fristen. Dies wiederum führt direkt zur Planung von Ressourcen und Abläufen.
Neben dieser Prozessplanung muss der Projektleiter die Kosten immer genau planen. Daher ist das zentrale Controlling so eingestellt, dass es diese Sollwerte speichert. Während der eigentlichen Projektdurchführung können alle Ergebnisse gemessen und entsprechend eingeordnet werden.
Was sind die Aufgaben der Projektplanung im Projektmanagement?
Die Planung sollte so transparent wie möglich sein, damit sich alle Beteiligten mit dem Projekt und den damit verbundenen Aufgaben identifizieren können. Der Projektleiter sollte daher die Projektpläne nicht als vorgefertigte, feste Regeln und Vorgaben präsentieren, sondern das Projektteam und das Management in die Planung einbeziehen.
Das bedeutet nicht, dass der Projektleiter alle Details vorher abstimmen muss. Allerdings sollte er sich Gedanken darüber machen, wer in das Projekt involviert ist und wer als direkt Betroffener informiert werden muss und mit wem eine vorherige Abstimmung erforderlich ist.
Es hilft nichts, wenn der Projektleiter ein Projektmitglied einstellt und dieser sich bereit erklärt, am Projekt teilzunehmen, sein Vorgesetzter aber nicht bereit ist, den Mitarbeiter in dem vom Projektleiter geforderten Umfang freizustellen.
Der Projektleiter sollte auch daran denken, dass ein Projekt nicht einfach geplant wird, bevor es beginnt. Die wenigsten Projekte laufen strikt nach Plan, sodass Pläne meist mehrfach überarbeitet und angepasst werden müssen. Es ist hilfreich, wenn der Projektleiter von Anfang an die Folgen einer Planänderung berücksichtigt hat.
Projekthandbuch und -dokumentation
Eine angemessene Dokumentation von Projekten ist in großen Unternehmen üblich, um Gremien wie dem Vorstand oder der internen Revision gerecht zu werden. Aber auch bei kleinen Projekten ist eine genaue Dokumentation ein wichtiges Kriterium des Projekterfolgs.
Am besten erstellen Sie für Ihr Projekt einen eigenen Projektmanagement-Ordner oder ein Laufwerk, auf das alle Projektmitglieder zugreifen können. Alle wichtigen Dokumente, die im Design erstellt wurden, sind vorhanden. Im weiteren Verlauf des Projekts werden Statusberichte, Sitzungsprotokolle, Leistungsdokumente gespeichert.
Das zentrale Dokument der gesamten Projektdokumentation ist das Projekthandbuch, das nicht nur alle Pläne in übersichtlicher Form enthält, sondern auch definierte Regeln und Anforderungen der Projektzusammenarbeit. Mit einer Projektmanagement-Software können die Informationen in einer Datenbank zur Verfügung gestellt werden. Projekt-Neulinge lesen das Projekthandbuch und wissen idealerweise alles rund um das Projekt.
Kritische Abhängigkeiten im Projekt sichtbar machen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Definition von Abhängigkeiten in den Projektplänen. Weisen Sie am besten Ihren Arbeitspaket- Verantwortlichen an, dies bei der Erstellung von Arbeitspaketbeschreibungen zu berücksichtigen.
Wichtige Fragen beim Definieren von Abhängigkeiten sind: Welche Ergebnisse benötige ich, um meinen AP auszuführen? Wer liefert diese Ergebnisse? Diese Spezifikation offenbart häufig wichtige Merkmale, die im vorherigen Design übersehen wurden. Vielmehr sollten alle Verantwortlichen wissen, wer ihre „Kunden“ sind, also welche Basisstationen von ihren Besitzern abhängen.
Alle Basisstationen in der Abhängigkeitskette befinden sich auf dem sogenannten kritischen Pfad. Das bedeutet, dass sich die Verschiebung der Termine dieser Arbeitspakete auch auf andere Arbeitspakete auswirkt. Teilen Sie dies Ihrem Projektteam mit und betonen Sie, wie wichtig es ist, sich umgehend mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn sich ein kritisches Arbeitspaket verzögert.
Kommunikation in der Projektplanung
Kommunikation ist der wichtigste Faktor im Projektmanagement! Egal wie gut Ihr Plan ist, wenn die Kommunikation während der Ausführung nicht funktioniert, sind die Erfolgsaussichten schlecht. Daher ist eine strukturierte Kommunikationsplanung in einem Projekt genauso wichtig wie die Aktivitätenplanung.
Jede Projektplanung sollte zumindest vier Meetings einplanen
Kick-off: Kick-off ist eine Projektstart-Veranstaltung, bei der sich das Projektteam zum ersten Mal trifft und Auftraggeber und Projektleiter Idee, Ziele und Nutzen des Projekts vorstellen. Der Kickoff ist oft der Auftakt für den ersten Design-Workshop, der direkt im Anschluss stattfindet. Je nach Bedeutung des Projekts für das Unternehmen sollte auch die Unternehmensleitung bei der Eröffnungsveranstaltung anwesend sein. Dies zeigt dem Projektteam die Wichtigkeit der anstehenden Aufgabe an.
PL-PAG-Jour fixe: Es muss eine regelmäßige Abstimmung zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber erfolgen. Kunden sind die Kunden des Projekts und damit sein wichtigster Teil. Jour fixe (am besten alle zwei Wochen) prüft, ob das Projekt auf Kurs ist. Zukünftige Entscheidungen können viel schneller getroffen werden, als wenn Sie immer zuerst einen Termin mit Ihrem Kunden vereinbaren müssten.
Vergessen Sie nicht, diesen Termin bei Ihrem Projektauftraggeber anzufragen! Wenn er dafür keine Zeit hat, wird das die Bedeutung des Projekts infrage stellen – das können Sie ihm sagen. Es gibt Herausforderungen, die Sie innerhalb Ihres Teams nicht lösen können.
Statusmeeting: Ein Statusmeeting ist ein Projekt-Team-Meeting. In diesem Meeting kommen der Projektleiter und alle Teammitglieder zusammen, um den aktuellen Stand des Projekts zu besprechen.
Bei einem Statusmeeting meldet jeder Verantwortliche, was seit dem letzten Meeting passiert ist, wo Probleme aufgetreten sind, wie sie gelöst werden können und ob das Meeting gespeichert ist. Alle Themen werden ebenfalls behandelt.
Projektabschlussmeeting: Der erfolgreiche Abschluss des Projekts muss gebührend gefeiert werden. Anstelle einer offiziellen Unterschrift zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter im Projektabschlussbericht kann das Projektabschlussmeeting leicht zu einem großen Event werden. Oft wird dieses mit Buffet und Showprogramm durchgeführt, bei dem die geleistete Arbeit und der Projekterfolg gebührend gewürdigt werden.
Wie lauten die Schritte der Projektplanung?
Erstellung der Phasenplanung und Meilensteine
Die Festlegung der Phasen eines Projekts ist für alle Beteiligten oft ein intuitiver Schritt: Was behandeln wir wann und in welcher Reihenfolge? Um sich einen optimalen Überblick zu verschaffen, erstellen die meisten Projekte einen grafischen Etappenplan.
Der Phasenplan besteht aus zwei wichtigen Teilen:
Projektphasen: Phasen sind zeitlich begrenzte Teile des Projekts, in denen bestimmte Aktivitäten durchgeführt und Ergebnisse erzielt werden müssen.
Meilensteine: besonders wichtige Mess- und Prüfpunkte in einem Projekt, bei denen ein Ergebnis oder Zustand erreicht werden soll.
Projektstrukturplan erstellen
Dieser Teil der Projektplanung befasst sich mit den Inhalten des Projekts. Mit anderen Worten, was ist zu tun? Und wie bewältigt man den komplexen Teil des Projekts am besten? Richtig, Sie brechen es auf, um die Stücke leichter verdaulich zu machen.
Genau das ist der Ansatz des Projektstrukturplans: Projektinhalte werden gegliedert und hierarchisch in einer Baumstruktur dargestellt.
Der Projektarbeitsplan besteht aus folgenden Teilen:
- Projekt: Das Projekt befindet sich ganz oben im Wurzelelement. Logischerweise sollte es schließlich in Teile geteilt werden.
- Unterprojekte: Auf der zweiten Ebene finden Sie Unterprojekte. Je nach Projektumfang werden sie von einem Teilprojektleiter geleitet.
- Arbeitspakete: Das kleinste Produkt des Projektarbeitsplans sind definierte Aufgaben, für die ein Mitarbeiter verantwortlich ist.
So ein Projektstrukturplan kann einfach mithilfe einer Projektmanagement-Software erstellt und verwaltet werden.
Planung der Projektorganisation
Obwohl es nicht direkt mit der Planung von Terminen und Inhalten zusammenhängt, ist das Projektmanagement in vielen Projekten Teil der Projektplanungsphase. Folgende Fragen werden beantwortet:
- Welchen Bezug hat das Projekt zur Organisation?
- In welcher Organisationsform wird betrachtet, Matrix-, Stabs- oder reine Projektorganisation?
- Welche Rollen müssen besetzt werden?
- Wer übernimmt welche Rollen?
- Wie ist die Hierarchie der Gruppenmitglieder?
- Wer hat welche Ausbildungsrechte?
- Wer trägt welche Verantwortung?
Ablaufplanung
Die Ablauf- und Terminplanung besteht aus folgenden Schritten:
- Projektabläufe sind definiert. Dies sind alle Aufgaben, die im Projekt durchgeführt werden.
- Prozesse werden in der Prozessplanung verknüpft.
- Verfahrens basierte Dauer wurde geschätzt.
- Spezielle Termine werden über den Kalender geplant.
Definition der Projektvorgänge
Erinnern Sie sich an die kleinste Einheit des Projektstrukturplans? Diese Arbeitspakete können entweder direkt in die Feinplanung übernommen oder weiter in Prozesse unterteilt werden. Je kleiner das Projekt, desto häufiger entsprechen Arbeitspakete Prozessen.
Ablauf der Prozesse planen
Alle Prozesse sind nun logisch geordnet und Abhängigkeiten definiert. Projektmanagement-Software spricht auch von der „Verknüpfung“ von Prozessen. Kernfrage: Wie hängen die Prozesse zusammen? Welche Abhängigkeiten im Projekt gibt es?
Kapazitätsabschätzung
Im nächsten Schritt wird die Dauer jedes Prozesses geschätzt. Die Schlüsselfrage hier ist: Wie lange wird es dauern, diese Aufgabe zu erledigen? Das Schätzen von Aufträgen ist keine Lieblingsaufgabe vieler Projektmanager. Wer will schon in Zahlen stecken bleiben, wenn so viele Faktoren später die Schätzung verändern können?
Glücklicherweise gibt es mehrere Methoden, die Ihnen bei der Schätzung helfen können:
- Expertenurteil
- Analoge Methoden
- Top-down-Ansatz
- Bottom-up-Ansatz
Terminplan erstellen
Wenn Sie dafür eine Software wie timr nutzen erledigt sich dieser Schritt von selbst. Wenn Sie einen Starttermin für Ihr Projekt festlegen, erscheinen Termine automatisch anhand von Verknüpfungen und Dauer.
Als Ergebnis der Planung wissen Sie genau, wann Sie den Abschluss des gesamten Projekts feiern können – wenn alles nach Plan läuft.
Ressourcen planen
Die Zeitplanung ist gut – aber wer macht die Arbeit? Im Rahmen der Ressourcenplanung geht es um die Beantwortungen folgender Fragen:
- Welche Ressourcen werden benötigt?
- Was genau sind die erforderlichen Qualifikationen für Personalwesen?
- Welche materiellen Ressourcen müssen vorhanden sein und mit welchen Rückschlägen?
- Wie viele Ressourcen werden benötigt und wie sollen sie bereitgestellt werden?
Sobald Ressourcen klar definiert sind, werden sie in einzelne Aufgaben aufgeteilt. Dieser Schritt legt fest, wer wann an welcher Aufgabe arbeitet.
Eine weitere wichtige Erkenntnis in der Ressourcenplanung ist die Untersuchung der Ressourcenauslastung: Wann kommt es zu Verzögerungen? Wie werden Ressourcen optimal genutzt?
Budgetplan erstellen
Wenn die gesamte Projektplanung nach den beschriebenen Schritten erfolgt, ist die Kostenplanung ein Kinderspiel:
Nach der Planung der Ressourcen wissen Sie, wie viel die Ressource pro Zeiteinheit kostet. Sie wissen auch, wie lange und wie oft eine Ressource verwendet wird – Sie haben ihr Aufgaben zugewiesen.
Aus diesen Informationen ergeben sich automatisch prozessspezifische Kosten, die dann zu den Gesamtprojektkosten aggregiert werden. In der Praxis muss der Kostenplan oft viel früher erstellt werden – zumindest in grober Form.
Projektsteuerung und Controlling
Sobald das Design abgeschlossen ist, dreht sich alles um das Projektmanagement und die Projektüberwachung. Wichtige Information, die auch dem Projektteam vermittelt werden muss: Projektmanagement heißt nicht steuern, sondern kontrollieren!
Die Überwachung, ob Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit mit den Besprechungen und Berichten erledigen, die Sie im Zusammenhang mit dem Projektmanagement vorbereiten, ist nicht nötig. Vielmehr handelt es sich um einen üblichen Kontroll-Eingriff bei auftretenden Problemen.
Fazit: Kein Projektmanagement ohne Projektplanung
Die Projektplanung ist der Kern des Projektmanagements. Es legt den Grundstein für eine erfolgreiche Entscheidungsfindung, da es von dem Zeitplan einzelner Aktivitäten bis zur Ressourcenallokation alles abbildet. Mit einer guten Planung sind Sie als Projektleiter auch auf unerwartete Anpassungsmaßnahmen vorbereitet. Gleichzeitig haben Sie eine überzeugende Basis für das Kick-off-Meeting und die Gespräche mit Stakeholdern.
