Bei vielen simultanen Projekten kann man schon einmal den Überblick verlieren. Damit das nicht passiert, ist ein gutes Projektportfoliomanagement (PPM) Pflicht. Die Projektsteuerung von vielen unterschiedlichen Projekten ist in einer Großzahl von Unternehmen bereits die Realität. Dabei gibt es sowohl abteilungsinterne wie auch -übergreifende Projekte, die dennoch von einer zentralen Stelle gesteuert und kontrolliert werden müssen.

Hier kommt das Projektportfoliomanagement ins Spiel: Eine übergeordnete Verwaltung von Projekten innerhalb eines Betriebs. Mit diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Besonderheiten des Projektportfoliomanagements, und worauf man achten muss, um seine Projekte effektiv verwalten zu können.

1. Wie definiert man das Projektportfoliomanagement?

Früher war das Projektportfoliomanagement hierzulande auch als Multiprojektmanagement bekannt. Im Grunde bleibt die Definition aber ähnlich. Das Wirtschaftslexikon Gabler definiert Multiprojektmanagement wie folgt:

Gegenstand des Multiprojektmanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.

Gemeint ist damit also das übergeordnete Management von mehreren Projekten. Im Gegensatz zu vielen anderen Aspekten des täglichen Geschäfts ist das Projektportfoliomanagement ein dauerhafter Prozess, der sich ständig ändert.

Sowohl die Geschäftsführung wie auch die Projektverwaltung müssen sich regelmäßig auf neue Bedingungen einstellen.

2. Die Ziele des Projektportfoliomanagements

Gerade, wer viele verschiedene Projekte simultan bearbeitet, muss den Überblick wahren. Daher ist ein gutes Portfoliomanagement unabdingbar. Denn alle Projekte müssen in Bezug auf mehrere Faktoren eingeordnet werden – sei es hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit, Durchführbarkeit oder um das Risiko beurteilen zu können.

Mit dem Projektportfoliomanagement (PPM) können einige Fragen beantwortet werden, die von großer Bedeutung sind. Vor allem Projektleiter erhalten anhand dieser Fragestellungen ein Gefühl dafür, ob das Projekt zu den Vorstellungen des Unternehmens passt. Dabei muss bei jedem neuen Projekt, das in das Portfolio aufgenommen werden soll, eine genaue Analyse erfolgen. Nachfolgend stellen wir ein paar Fragen vor, die gestellt werden sollten.

Ist das Projekt realisierbar? Hierbei geht es vor allem um die Infrastruktur des Unternehmens. Sind ausreichend finanzielle und technische Ressourcen vorhanden, um das Projekt umzusetzen? Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen muss passen.
Welches Projekt passt zur eigenen Strategie? Bei der Auswahl des richtigen Projekts geht es vorrangig um Faktoren wie Wert und Wirtschaftlichkeit. Daher sollte nicht das “Lieblingsprojekt” ausgewählt werden, sondern das Projekt, das den größten Mehrwert erzeugt.
Wie verteile ich die Ressourcen richtig? Bei mehreren Projekten müssen Ressourcen, Budget und Personal richtig verteilt werden. Mit einem gutem Projektportfoliomanagement behält man den Überblick, was wohin verteilt werden muss.
Kann man den Output maximieren? Durch eine effiziente Verteilung der Ressourcen und einer durchdachten Planung kann der Output eines Projekts erhöht werden. Je besser das Verhältnis von Ressourcen und Output ist, umso günstiger wird das Projekt für alle Beteiligten.

3. Die Aufgaben des Projektportfoliomanagements

Wie erreicht man nun die Ziele des Projektportfoliomanagements? Um diese Fragen beantworten zu können, muss man sich die Aufgaben des Projektportfoliomanagements (PPM) einmal genauer anschauen.

Bewerten, Priorisieren, Genehmigen oder Ablehnen von Projektanträgen auf Grundlage von Chancen, Risiken und strategischer Bedeutung für das Unternehmen.
Analysieren von Abhängigkeiten zwischen den geplanten und laufenden Projekten.
Gruppieren von Projekten in hierarchischen Portfolios, um eine übersichtliche und nachvollziehbarer Struktur zu erschaffen.
Controlling der laufenden Projekte hinsichtlich Risiken, dem Ressourceneinsatz sowie der möglichen Geschäftswertsteigerung, die aus den Projekten resultieren kann.
Bewertung von beendeten Projekten, um Erfahrungswerte zu sichern und wichtige Schlüsse und Lehren für zukünftige Projekte zur Verfügung stellen zu können. Diese Erkenntnisse können beispielsweise im Projektbericht gesammelt werden, um eine Referenz immer abrufbereit zu haben.
Definieren und Initiieren neuer Projekte, um die strategischen Unternehmensziele zu erreichen und neue Wachstumsmöglichkeiten zu erschaffen.

4. Unterschiedliche Arten des Projektportfoliomanagements

Das Projektportfoliomanagement kann in verschiedene Unterkategorien unterteilt werden. Nachfolgend möchten wir einen Blick auf das Multiprojektmanagement, das agile Portfoliomanagement sowie das Lean Portfolio Management werfen.

Multiprojektmanagement

Der Begriff Multiprojektmanagement beschreibt die übergreifende Planung, Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten. Natürlich bietet es sich an, wenn die Projekte inhaltlich oder thematisch miteinander verwandt sind; es kann sich aber auch um völlig verschiedene Arten von Projekten handeln.

Über die Jahre sind die Begriffe Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement miteinander verschmolzen. Viele Definitionen und Bereiche der jeweiligen Konzepte überschneiden sich, und heutzutage wird zunehmend vom Projektportfoliomanagement gesprochen. Seit 2013 werden in den deutschen Normen DIN 69909-1 sowie DIN 69909-2 “Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolio, Programmen und Projekten” die Grundlagen und Prozesse für die drei verschiedenen Ebenen beschrieben.

Agiles Projektmanagement

Beim agilen Projektportfoliomanagement sind die Strukturen etwas freier als bei klassischen Projekten. Das betrifft nicht nur die Durchführung der Projekte, sondern auch weitere Faktoren wie das Budget: Während bei einem klassischen Projektportfoliomanagement das Budget immer für einen bestimmten Zeitraum vorgegeben wird (etwa auf jährlicher Basis), erfolgt die Budgetieren beim agilen Projektmanagement (fast) immer auf operativer Ebene.

Dadurch ergibt sich mehr Freiheit für die Durchführung des Projekts, gleichzeitig erfordert diese Art des Projektportfoliomanagements auch mehr Verantwortung seitens der Projektverantwortlichen. Denn diese müssen sicherstellen, dass die Bestimmungen der strategischen Unternehmensziele umgesetzt und eingehalten werden. Nur so ist eine erfolgreiche Bearbeitung des Projekts, die sich mit den Interessen des Auftraggebers deckt, möglich.

Lean Portfolio Management

Hinter dem Begriff Lean Portfolio Management (LPM) verbirgt sich eine vergleichsweise flexible Option des Projektportfoliomanagements. Im Gegensatz zu vielen anderen Arten des Projektmanagements werden die Ziele beim LPM etwas anders formuliert. So legt man zwar relativ frühzeitig die gewünschten Ergebnisse fest, definiert allerdings nicht die gewünschte Menge der Ergebnisse.

Ähnlich verhält es sich beim Thema Budget und Finanzierung: Wie beim agilen Projektmanagement werden die finanziellen Aspekte nicht jährlich, sondern in kürzeren Zyklen festgelegt. Daraus ergibt sich eine dynamische und flexible Art der Finanzierung. Diese finanziellen Mittel werden einem vorher festgelegten Team (dem sogenannten Team of Teams) zur Verfügung gestellt. Das Team wiederum verteilt die Ressourcen so, wie es selbst für sinnvoll befindet.

Dabei geht es beim LPM nicht primär um Ressourcen, sondern um das erreichte Ziel. Der erzeugte Wert, also das finale Produkt des Projekts, steht über den eingesetzten Mitteln. Diese Art des Projektportfoliomanagements kann ein hervorragender Weg sein, um ein Ziel möglichst schnell und effizient zu erreichen; es kann sich allerdings auch zur Kostenfalle entwickeln, wenn den Teams viele Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.