Wie die Steuerung globaler Projektressourcen gelingt

Die zunehmende Internationalisierung und Vernetzung der Wirtschaft erfordert auch von mittelständischen Industrieunternehmen eine noch stärkere Projektorientierung. Große Unternehmen und Konzerne stehen vor der Herausforderung, ihre Projektmanagementstrukturen zu professionalisieren.

Wer mit seinem Projektportfolio erfolgreich sein und böse Überraschungen vermeiden will, muss den Einsatz von Multiprojektmanagement beherrschen. In produzierenden Unternehmen ist dies jedoch allzu oft nicht der Fall.

Verwaltung und Planung von Projektressourcen

Multiprojektmanagement und Ressourcenmanagement sind der geplante und effektive Einsatz aller verfügbaren Projektfaktoren, um Ihr Ziel zu erreichen. Eine Projektressource ist etwas, das Sie benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen.

Beispielsweise besondere Fähigkeiten, Vermögenswerte und sogar Materialien von Teammitgliedern. Ressourcenmanager können das Potenzial all dieser Faktoren maximieren.

All diese Projektressourcen helfen Ihnen dabei, Ihre aktuelle Arbeitsbelastung auszugleichen und pünktliche Lieferungen an Ihre Kunden sicherzustellen.

Darüber hinaus gibt es viele kreative Möglichkeiten, diese Faktoren in zukünftigen Projekten zu maximieren und zusätzliche Projektressourcen im Multiprojektmanagement zu nutzen, die möglicherweise übersehen wurden.

Erklärung des Begriffs Projektressource

Im Projektmanagement bedeutet „Projektressource“ eine Ressource, die benötigt wird, um eine Aufgabe zu erledigen. „Ressource“ ist ein Sammelbegriff für personelle sowie materielle und Finanzmittel. Besonders im Multiprojektmanagement ist die Planung von Ressourcen wichtig.

Warum die Ressourcenplanung wichtig ist

Jedes Unternehmen versucht, seine Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Multiprojektmanagement-Ressourcenplanung hilft Unternehmen, dieses Ziel zu erreichen.

Wenn Sie wissen, welche Projektressourcen für aktuelle und zukünftige Projekte benötigt werden, können Sie Prozesse effektiver planen. Vorhandene Projektressourcen können Sie effizienter nutzen, ohne sie zu überlasten, und sich fehlende Projektressourcen aktiv aneignen. Darum spricht man dabei auch von Multiprojektmanagement.

Optimierung der Ressourcenplanung

Projektmanagement-Ressourcen müssen so effizient und kostengünstig wie möglich eingesetzt werden. Um eine vollständige und effektive Ressourcenplanung und damit eine umfassende Kostenbewertung zu erhalten, muss der Projektleiter alle für das Projekt benötigten Projektressourcen berücksichtigen und deren Einsatz entsprechend planen, um die Ressourcenoptimierung zu gewährleisten.

Synergien zwischen den Projekten nutzen

Manchmal können Projekte voneinander profitieren, wenn Teilergebnisse eines Projekts einem anderen Projekt zugutekommen. Dazu muss das Multiprojektmanagement wissen, wie sie möglicherweise von anderen profitieren können. Multiprojektmanagement kann zusammentragen und allen zur Verfügung stellen, was in einzelnen Projekten bereits geleistet wurde.

Überwachung und Steuerung der Projektarbeit

Dieser Prozess dient dazu, Leistungsdaten zu sammeln, zu bewerten und zu verbreiten sowie Metriken und Trends zur Prozessverbesserung auszuwerten. Die Risikoüberwachung ist Teil dieses Prozesses im Multiprojektmanagement, um sicherzustellen, dass Risiken frühzeitig erkannt, deren Status kommuniziert und angemessene Risiko-Pläne umgesetzt werden.

Die Überwachung der Arbeitsabläufe umfasst Bewertungen, Fortschritte, Auslastungen und Prognosen. Fortschrittsberichte geben Auskunft über die Projektleitung in Bezug auf Inhalt und Umfang, Arbeitszeit-Plan, Kosten, Ressourcen, Qualität und Risiko. Überwachen und verwalten Sie die Prozesse, mit denen das Projekt initiiert, geplant, implementiert und abgeschlossen wird. So werden die im Projektmanagementplan definierten Leistungsziele erreicht.

Korrigierende oder vorbeugende Maßnahmen werden implementiert, um die Leistung des Projekts zu überwachen. Monitoring ist ein Teil des Projektmanagements, das während des gesamten Projekts stattfindet. Dazu gehören das Sammeln, Messen und Verbreiten von Leistungsdaten. Das Auswerten und die Bewertung von Metriken und Trends zur Verbesserung von Prozessen sind ebenfalls ein Teil davon. Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht es dem Projektmanagement Team, genau zu sehen, wie gut das Projekt abschneidet. Sie können Bereiche identifizieren, die möglicherweise besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Projektdurchführung und Überwachung der Ressourcennutzung

Während der Umsetzung einzelner Projekte muss das Multiprojektmanagement mehrerer Projekte regelmäßig prüfen, ob alle Projekte noch auf Kurs sind. Um alle Ziele zu erreichen, sollten Sie geplante Synergien nutzen.

Wo es Ressourcenkonflikte gibt und sich Risiken abzeichnen, müssen Lösungen gefunden werden. Bei Abweichungen und Problemen während des Projekts kann die Leitung mehrerer Projekte in die Überwachung eingreifen; zum Beispiel:

• Ändern der Zuordnung von Engpassressourcen zu einzelnen Projekten; Kapazitätserhöhung, Zeitänderung
• das Startdatum der folgenden Projekte ändert sich
• Projekte werden eingefroren oder ausgesetzt
• Projektziele (Termine oder Kosten) werden geändert
• Projekte werden von einzelnen Aufgaben gelöst

Die Projektdurchführung im Detail – Das müssen Sie wissen

Identifizieren von Risiken und Brandherden im Projekt

Bei jedem Projekt besteht die Gefahr, dass es nicht so läuft wie ursprünglich geplant. Im Rahmen des Risikomanagements werden potenzielle Probleme und Risiken bereits im Vorfeld und während der Planung identifiziert und so weit wie möglich berücksichtigt.
Im Laufe des Projekts können jedoch andere Risiken oder Ereignisse eintreten, die das Erreichen der Projektziele verhindern. Das Projektmanagement muss identifizieren, wo sich Brandherde im Projekt befinden und welche Ursachen dafür verantwortlich sind. Gibt es bereits Lösungsansätze oder muss das Projektmanagement aktiv eingreifen?

Das Management mehrerer Projekte muss bewerten, welche Auswirkungen es auf andere Projekte haben kann, und welche Änderungen infolgedessen erforderlich sind. Gegebenenfalls sollten Problemprojekte neu bewertet, anders priorisiert, oder ausgesetzt werden. Bisher erreichte Projektergebnisse müssen Sie sichern. Je nach Bedeutung des Projekts für das Unternehmen sind entsprechende Entscheidungen durch das Management zu treffen. Die Verwaltung mehrerer Projekte bietet Informationen und Ratschläge.

Was Projektmanager tun können, wenn ihre Ressourcen begrenzt sind

Bei der Arbeit mit begrenzten Projektressourcen im Multiprojektmanagement mit mehreren Kunden ist es notwendig, Prioritäten zu setzen. Ein realistischer Zeitplan soll festgelegt werden und man muss mindestens zwei Schritte vorausdenken.

Haben Sie mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen? Dann sollten Sie Ihr Team auf benutzerdefinierte Bilder konzentrieren. Kennzeichnen Sie Projekte farblich nach Datum, Komplexität und Dringlichkeit – und sobald Sie Ihr System haben, verwenden Sie es auch für Projekte.

Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan für Ihr Projekt anhand der Verfügbarkeitsdaten aller Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Abwesenheiten und Feiertagen. Für eine optimale Zuweisung und Planung von Aufgaben ist es am besten, diese Informationen in vollständigen Perspektiven zu haben. Fügen Sie auch die Dauer der Aufgaben hinzu und lassen Sie Ihr Team den Plan überprüfen.
Eine solche Zusammenarbeit bei der Planung kann helfen, unnötige Hindernisse zu vermeiden. Es maximiert auch die wichtigste begrenzte Ressource und richtet das gesamte Team auf Ihren Plan aus.

Um begrenzte Projektressourcen optimal zu nutzen, bedarf es einer guten Vorausplanung und Bewertung im Multiprojektmanagement. Es ist wichtig, Risiken vorherzusehen und Hindernisse zu beseitigen, die knappe Projektressourcen weiter erschöpfen können.

Ihr bestes Werkzeug dafür ist keine Kristallkugel, sondern eine Projektmanagement-Software wie timr! Diese hilft Ihnen, alle Ihre Zeitpläne und Aufgaben zu planen und potenzielle Engpässe zu identifizieren. Dies sind häufige Risiken in jedem Unternehmen. Wenn die Projektressourcen knapp sind, kann selbst ein kleines Hindernis das gesamte Projekt gefährden. Daher wird empfohlen, mehrere Szenarien mit vollständigen Aktionsplänen zu planen, bevor Sie Ihr nächstes Projekt starten.