Projektverwaltung

Die Projektverwaltung ist ein zentraler Bestandteil eines erfolgreichen Projekts. Ohne eine klare Verwaltung kommen wichtige Teilbereiche des Projektmanagements, wie Dokumentations- und Controlling-Funktionen, oftmals zu kurz. Darum sollte jeder Projektmanager wissen, wie die Projektverwaltung definiert ist und warum sie so wichtig ist.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen erklären, was die Projektverwaltung umfasst, warum Sie so wichtig ist, und wie Sie Ihre Projekte in Zukunft effektiv verwalten können.

1. Was ist Projektverwaltung?

Der Begriff Projektverwaltung wird oftmals mit den Bezeichnungen Projektsteuerung oder Projektcontrolling gleichgesetzt. Dabei handelt es sich hier aber um klar unterschiedliche Bereiche des Projekts, die nicht miteinander vermischt werden sollten. Alle genannten Begriffe sind zwar Teil des Projektmanagements, decken aber andere Aspekte ab.

Die Projektverwaltung beschäftigt sich vor allem mit der administrativen Seite des Projekts. Somit gehören das Projektcontrolling und die Projektdokumentation zu den Unterkategorien der Verwaltung. Für eine erfolgreiche Projektverwaltung müssen Faktoren wie Budget, Kapazitäten und Ressourcen effektiv verwaltet werden.

Daher ist die Verwaltung eines Projekts maßgeblich für den Erfolg verantwortlich und sollte nicht als nebensächlich betrachtet werden; eine gute Projektverwaltung ist fast gleichbedeutend mit einem erfolgreichen Projektabschluss.

2. Ziele und Aufgaben der Projektverwaltung

Warum die Projektverwaltung wichtig für den Erfolg des Projekts ist, ist relativ schnell erklärt: Die Summe der verschiedenen Teilbereiche der Projektverwaltung umfasst alle Bereiche, die für das Projekt von Bedeutung sind.

2.1. Belastbare Daten

Die Projektverwaltung beschäftigt sich vor allem mit Daten und Zahlen, die im Rahmen des Projekts wichtig sind. Dazu gehört beispielsweise ein Soll-Ist-Vergleich, der zu jeder Zeit ersichtlich ist. So ist jederzeit klar zu erkennen, ob die geplanten Ziele erreicht werden oder in Gefahr sind. Als Projektmanager geht es darum, bestimmte Kennzahlen im Auge zu behalten. Dazu gehören etwa:

• Geplanter Arbeitsaufwand vs. tatsächlichen Arbeitsaufwand
• Geplante Termine vs. tatsächlich erreichte Termine
• Geplante Kosten vs. tatsächliche Kosten

Natürlich gehören noch weitere Faktoren und Zahlen zu den wichtigen Daten eines Projekts. Die genannten Kennzahlen sind aber ohne Frage die bedeutendsten, da sie elementare Güter wie Budget, Kapazitäten und Ressourcen abdecken.

Der Projektmanager muss zu jeder Zeit einen klaren Überblick über diese drei Eckdaten haben. Denn nur so kann schnell genug auf mögliche Mängel reagiert und gegengesteuert werden.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass das Einleiten von Gegenmaßnahmen in den Bereich der Projektsteuerung fällt. Die Projektverwaltung übernimmt in diesem Zusammenhang die administrativen Aufgaben, während jegliche operativen Prozesse an die Steuerung des Projekts anknüpfen.

2.2. Nachvollziehbare Verwaltung und Verwendung von Mitteln

Für die meisten Projekte sind vor allem die Verwaltung von Mitteln und Ressourcen eine der größten Herausforderungen. So kommt es oftmals vor, dass die Ausgaben das geplante Budget übersteigen. Um genau diesen Fall zu vermeiden, ist eine lückenlose Auflistung von Einnahmen und Ausgaben unentbehrlich.

Das umfasst aber nicht nur die finanziellen Aspekte eines Projekts, sondern auch Daten wie die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter oder der Zeitaufwand des Projekts.

2.3. Dokumentation und Reporting

Im Rahmen eines Projekts fallen immer wieder wichtige Zahlen und Daten an, die ausreichend dokumentiert werden müssen. Hierzu zählt unter anderem die Projektzeiterfassung, die Verwendung von Ressourcen und ein möglichst detaillierter Ablauf des Projekts.

So lassen sich nicht nur alle wichtigen Kennzahlen im Auge behalten, eine gute Projektdokumentation kann auch als Blaupause für künftige Projekte genutzt werden. So können Abläufe optimiert werden und ähnliche Projekte werden in Zukunft effizienter bearbeitet.

3. Was gehört zu einer guten Projektverwaltung?

Wie sehen die genauen Bestandteile einer guten Projektverwaltung aus? Wir listen nachfolgend die wichtigsten Aspekte auf, die in der Verwaltung des Projekts beachtet werden sollten.

Vorgänge

Die Vorgänge eines Projekts sind ein wesentlicher Bestandteil der Projektverwaltung. Konkret müssen alle Teilprojekte, die zum Projekt gehören, festgehalten werden. Das umfasst auch die Aufgaben, die im Rahmen dieser Tätigkeiten anfallen.

Zuständigkeiten

Bei jedem Projekt müssen die Rollen klar verteilt sein. So ist jederzeit ersichtlich, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Dazu gehören die Verantwortlichen, etwa der Projektmanager oder die Gruppenleiter (bei gruppenbasierter Arbeit), sowie die Ausführenden. Wenn es in einem Teilprojekt zu Verzögerungen kommt, lässt sich so einfach nachvollziehen, wer der Ansprechpartner ist.

Dokumentmanagement

Zweifelsohne gehören Dokumente zu jedem gut organisierten Projekt. Genauso wichtig ist es aber, diese Dokumente auch schnell auffindbar zu bewahren. Dazu gehören etwa Aufträge, Rechnungen oder auch die SWOT Analyse.

Zeitmanagement

Natürlich darf auch eine weitere Ressource, die Zeit, nicht unter den Tisch fallen. Ein klarer Zeitplan ist dabei ebenso wichtig wie eine akkurate Zeiterfassung.

Auslastungsübersicht

Auch die Mitarbeiter sind eine essenzielle Ressource, wenn es um die Bearbeitung eines Projekts geht. Daher ist es wichtig, jederzeit sehen zu können, wo die Auslastung hoch ist. So kann man passend gegensteuern und die Grundlage für eine gute Ressourcen- und Kapazitätsplanung schaffen.

Archivierung

Am Ende eines Projekts steht die Archivierung aller zum Projekt gehörigen Daten, Dateien und Dokumente. Der Projektbericht ist in diesem Zusammenhang eine wichtige Komponente, da er später als Referenz für das Projekt dienen kann.

Daher sollte der Bericht und alle dazugehörigen Dokumente so aufbewahrt werden, dass der Zugriff später schnell und einfach erfolgen kann.

4. Welche Vorteile bietet die Projektverwaltung?

Zweifelsohne ist die Projektverwaltung ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projekts. Denn ein guter Überblick über Ressourcen, Daten und Zeitabläufe ermöglicht ein agiles Projektmanagement.

So kann schnell auf mögliche Verzögerungen oder Probleme reagiert werden. Darüber hinaus bietet die Projektverwaltung noch weitere Vorteile.

• Mehr Transparenz: Nicht nur der Projektmanager oder die Vorgesetzten erhalten durch die Projektverwaltung einen Überblick über Vorgänge, Kosten und Deadlines. Auch die am Projekt beteiligten Teams können jederzeit den Stand der Bearbeitung einsehen. Falls gewünscht, kann auch dem Auftraggeber, wie etwa Kunden, der Projektverlauf jederzeit klar und transparent präsentiert werden.
• Reduzierung von Projektaufwänden: Zwar erscheint die Projektverwaltung auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Arbeit, da alle Vorgänge festgehalten werden müssen. Deutlich aufwändiger wird es allerdings, wenn der Stand der Bearbeitung irgendwann nicht mehr ersichtlich ist. Dann kommt es nämlich oftmals zu den Schleifen aus E-Mails zwischen Teammitgliedern, da die Prozesse nicht mehr effektiv überblickt werden. Die Projektverwaltung vereinfacht viele Prozesse – und das trotz anfangs erhöhten Arbeitsaufwand.
• Besser Planung: Durch die gewonnene Übersicht lassen sich Überschneidungen von Auslastungen, mögliche Engpässe bei den Ressourcen und andere Aspekte des Projekts besser überblicken. Dadurch kann im Notfall effektiv gegengesteuert werden.
• Automatische Dokumentation: Eine gute Projektverwaltung kann nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts einfach direkt als Dokumentation archiviert werden. Auch Fehler, die im Verlaufe des Auftrags gemacht wurden, sind so direkt dokumentiert – und das wiederum ist wichtig, um die zukünftigen Projekte effektiver zu gestalten.