Projektzeit abrechnen: Stundengenaue Zeiterfassung

Ohne eine genaue Zeiterfassung fällt die saubere Abrechnung von Kundenprojekten schwer. Denn die für Aufträge und Tätigkeiten aufgebrachten Stunden bilden die Basis für die spätere Rechnungsstellung.

Das gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Selbstständige und Freiberufler, die ihre Leistungen auf pauschaler Basis anbieten. Schließlich weiß nur derjenige, der seine Projektzeiten erfasst, wie viel Aufwand in ein Projekt geflossen ist. Davon profitiert auch die Planung zukünftiger Projekte, da diese besser kalkuliert werden können.

Was ist eine Projektabrechnung?

Die Rechnungsstellung spielt für Unternehmen eine essenzielle Rolle, da sie nur mit ihr für ihre Arbeit bezahlt werden. Hinzu kommt, dass laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 Arbeitgeber verpflichtet sind, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Ziel der Regelung ist es, zu lange Arbeitszeiten zu vermeiden und außerdem Ruhepausen und Höchstarbeitszeiten einzuhalten. Die Dokumentationen sind von Arbeitgeberseite für mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Da Unternehmen unterschiedlicher Branchen verschiedene Anforderungen haben, gibt es für die Abrechnung von Dienstleistungen keine Pauschallösung. Aus diesem Grund tun Unternehmen gut daran, ein Abrechnungsmodell zu wählen, das zu ihren jeweiligen Bedürfnissen passt.

Online-Projektabrechnung mit Projektmanagement

Häufig gestaltet sich die Projektabrechnung für Unternehmen zeitaufwändig und wenig effizient. Im schlimmsten Fall verliert das Unternehmen Geld, weil es nicht die gesamte geleistete Arbeit in Rechnung stellt. Was fehlt, sind eine passende Abrechnungsstruktur sowie eine gute Zeiterfassungsmethode.

Hierbei helfen Softwarelösungen für die webbasierte Projektabrechnung mittels Projektmanagement. Diese optimieren die Zeiterfassung als Basis der Projektabrechnung und Rechnungsstellung, indem sie repetitive und zeitaufwendige Tätigkeiten automatisieren.

In einer guten Software werden die verrechenbaren Zeiten automatisch übernommen und anhand des hinterlegten Stundensatzes abgerechnet. Projektzeiterfassung und -abrechnung laufen also parallel und die Rechnungsstellung richtet sich nach dem Projektmanagement.

Sobald die Aufgaben innerhalb eines Projekts abgeschlossen sind, kann man eine Rechnung erstellen. Auf diese Weise verläuft der komplette Abrechnungsworkflow innerhalb der Software. Der bürokratische Aufwand für die Mitarbeiter sinkt und die gewonnene Zeit kann genutzt werden, um sich auf die Arbeit im Projekt beziehungsweise das Projektmanagement zu konzentrieren.

Vorteile einer Software für die Zeiterfassung

Die Liste an Vorteilen einer Zeiterfassungs-Software ist lang. Hier haben wir die wichtigsten zusammengefasst:

Anwesenheitszeiten erfassen – im Büro, Home Office oder unterwegs

Mit einer Software für die Zeiterfassung können Mitarbeiter ihre Anwesenheitszeiten schnell und einfach erfassen. Insbesondere webbasierte Programme bieten Vorteile, da die Angestellten von überall aus auf sie zugreifen, sich ein- und auschecken können.

Auf diese Weise können sie ihren Arbeitsplatz frei wählen, was der Mitarbeiterzufriedenheit zugute kommt. Arbeitgeber und Vorgesetzte wiederum haben jederzeit einen Überblick über die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter. Arbeitszeitabrechnung und Projektabrechnung werden leichter.

Arbeitszeiterfassung via Terminal, Smartphone oder PC

Mitarbeiter können von überall und von jedem Endgerät aus einchecken – also sowohl am Büro-PC als auch am heimischen Laptop, am Terminal im Werk oder unterwegs per Smartphone. So werden die Arbeitszeiten stets genau erfasst und bilden eine zuverlässige Grundlage für die spätere Buchhaltung und Projektabrechnung.

Projektzeiten einfach buchen und abrechnen

In der Software können die Mitarbeiter einzelne Abschnitte ihrer Anwesenheitszeiten bestimmten Projekten zuordnen. Die verbuchten Zeiten erscheinen später auf dem Stundenzettel und in der Abrechnung für den Kunden. Die Abrechnung von Aufwandsposten mit Projekten wird zum Kinderspiel.

Welche Zeiterfassungs-App ist gut?

Längst gibt es digitale Lösungen für die Zeiterfassung und Online Projektabrechnung, mit denen Arbeitgeber sich Klarheit über tatsächliche Zeitaufwände für Aufträge und Projekte verschaffen können. Welche Apps sich für die Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten eignet, hängt ganz von den Anforderungen des Unternehmens beziehungsweise Teams ab.

timr bietet Unternehmen die Möglichkeit, für jeden Kunden und jedes Projekt den Zeitaufwand exakt je Tätigkeit zu erfassen. Teams können die Web App überall und zu jedem Zeitpunkt nutzen – auf dem PC, per Smartphone mit Android oder iOS oder am Terminal in der Firma. Da die Projektdaten in einem übersichtlichen Dashboard zusammengefasst sind, bieten sie die perfekte Grundlage für wichtige Entscheidungen – nicht nur für Projektabrechnungen, sondern auch hinsichtlich anderer Geschäftsprozesse. So funktioniert timr als Berater für Geschäftsentscheidungen.

Funktionen der Zeiterfassung im Überblick

Mit einer Online Lösung für die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten lassen sich Zeiterfassung und Projektmanagement kombinieren. So dokumentiert das Programm die Arbeitszeit pro Tag, inklusive Pausen, und Teammitglieder haben die Möglichkeit, flexibel ein- und auszuchecken – egal, ob sie sich im Büro, im Home Office oder Auto befinden.

Außerdem können sie ihre Projektzeiten abrechnen. Diese umfassen nur die Zeiten, die für ein bestimmtes Projekt aufgewandt wurden. Mitarbeiter buchen ihre Zeiten auf jene Projekte, an denen sie gerade arbeiten – beispielsweise drei Stunden für Projekt A, vier Stunden für Projekt B, usw.

Eine weitere praktische Option vieler digitaler Zeiterfassungs-Tools ist das Erstellen von Berichten für das Projektcontrolling. Dabei kann es sich zum Beispiel um Auswertungen über abrechenbare Stunden und Mehrarbeit oder aber um Berichte über Abwesenheiten zu verschiedenen Zeitpunkten handeln.