Stakeholderanalyse in 6 Schritten – nützliche Infos und Praxistipps

Welche Personen und Organisationen haben Einfluss auf mein Projekt? Welche Einstellung zum Projekt kann ich von ihnen erwarten? Und wie verhalte ich mich diesen sogenannten Stakeholdern gegenüber?

Diese Fragen beantworten wir im Zuge der Stakeholderanalyse.

Die Stakeholderanalyse ist für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend. Denn Top Management ist nur möglich, wenn Sie bestimmte Dinge über die beteiligten Personen und Personengruppen wissen.

Effektives Projektmanagement baut mit anderen Worten auf der eingehenden Kenntnis Ihrer Stakeholder auf. Aus diesem Grund erfahren Sie in diesem Artikel alles Notwendige über die Analyse von Stakeholdern.

Stakeholderanalyse Definition

Im Zuge der Stakeholderanalyse ermitteln wir alle wichtigen Personen beziehungsweise Gruppen von Personen im Projektumfeld. Nach der Identifizierung bewerten wir diese Stakeholder in Bezug auf ihre Ziele und Motive sowie ihren Einfluss auf das Projekt.
Mit der Stakeholderanalyse wollen wir ein zweigliedriges Ziel erreichen.

Wir wollen zum einen ein adäquates Projektmarketing inklusive einer effizienten Kommunikationsstrategie auf die Beine stellen. Zum anderen sind Stakeholderanalysen die Basis für eine allumfassende Risikoanalyse.

Welches Interesse haben die ermittelten Stakeholder an unserem Projekt? Welche Stakeholder könnten uns in die Quere kommen? Wie stimmen wir negativ eingestellte Stakeholder positiv?

Diese Leitfragen der Stakeholderanalyse sind für den Projekterfolg entscheidend. Denn wir minimieren dadurch das Risiko, das Stakeholder darstellen können.

Dem gegenüber steht der Irrglaube, dass wir es mit der Analyse allen Stakeholdern recht machen wollen. Das ist nicht der Fall. Wir möchten die Ziele, Werte und den Einfluss aller Stakeholder herausfinden, um im zweiten Schritt die richtigen Maßnahmen setzen zu können.

Zusammengefasst ist die Stakeholderanalyse Definition sehr geradlinig: identifizieren, bewerten, handeln.

Bedeutung des Begriffs „Stakeholder“

Der Begriff „Stakeholder“ kommt aus dem Englischen und setzt sich aus zwei Wörtern zusammen. „Stake“ bedeutet Anteil, Einsatz oder Anspruch. „Holder“ werden auf Deutsch die Besitzer oder Eigentümer genannt.

Stakeholder sind dementsprechend Personen oder Gruppen, die einen Anteil besitzen. Mit „Anteil“ sind dabei keine Aktien gemeint, sondern es geht um das Interesse an einem Projekt.

Je nach Unternehmen und Wissenschaftsdisziplin wird der Begriff „Stakeholder“ manchmal ins Deutsche übertragen. Mögliche Übersetzungen sind Teilhaber, Anspruchsberechtigter, Anspruchsgruppen und Interessengruppen.

Die Stakeholder – die an Projekten beteiligten Parteien – können in vier Kategorien eingeteilt werden. Alle Parteien haben berechtigte Interessen am Projekt und üben potenziell Einfluss aus.

Vier Kategorien von Stakeholdern:

• interne Stakeholder
• externe Stakeholder
• aktive Stakeholder
• passive Stakeholder

Je nach Stakeholderanalyse beziehungsweise Umfeldanalyse werden entweder nur zwei oder alle vier Kategorien hergenommen. Des Weiteren können sich die aktiven und passiven Stakeholder mit den internen und externen Stakeholdern überschneiden.

Typische interne Stakeholder

Interne Stakeholder finden wir im direkten Projektumfeld. Es handelt sich dabei um Personen oder Gruppen, die im Unternehmen arbeiten oder am Projekt beteiligt sind.

Folgende Stakeholder gelten als intern:

• Geschäftsführung
• Betriebsrat
• Mitarbeiter
• Teammitglieder
• Controlling
• Projektleitung

Typische externe Stakeholder

Externe Stakeholder haben ebenso ein Interesse am Projekt oder Unternehmen. Manche verfügen über einen großen Einfluss und können sogar einen wesentlichen Beitrag für den Projekterfolg leisten oder das Projekt zunichtemachen.

Personen, Organisationen und Institutionen werden dann als „extern“ bezeichnet, wenn sie nicht direkt im Unternehmen oder beim Projekt beschäftigt sind.

Folgende Stakeholder gelten als extern:

• Anrainer
• Lieferanten
• Gläubiger
• Staatliche Institutionen
• Medien
• Subunternehmen & externe Auftragnehmer
• Verbände, Vereine & Lobbys
• Interessensverbände & Kammern
• Externe Auftraggeber

Typische aktive Stakeholder

Ein aktiver Stakeholder ist eine Person beziehungsweise Gruppe, die entweder mitarbeitet oder betroffen ist, wie zum Beispiel Kunden. Die Person oder Gruppe befindet sich sozusagen im Zentrum des Geschehens.

Folgende Stakeholder gelten als aktiv:

• Projektleitung
• Teammitglieder
• Kunden
• Auftraggeber
• Sponsoren

Typische passive Stakeholder

Der Einfluss von passiven Stakeholdern ist trotz ihrer indirekten Betroffenheit groß. Das Gleiche gilt für ihre Interessen an Projekten oder an Interaktionen von Unternehmen mit der Gesellschaft – passive Stakeholder stehen zwar im Abseits, verfolgen die Projekte aber mit großem Interesse.

Folgende Stakeholder gelten als passiv:

• Familienmitglieder & Partner
• Anrainer
• Interessenvertretungen

Durchführung einer Stakeholder Analyse

Vor dem eigentlichen Projektbeginn ist eine gründliche Stakeholderanalyse vonnöten. Das Projektmanagement kann diese Tätigkeit entweder an einen externen Berater auslagern oder von einem der internen Unternehmensbereiche durchführen lassen.

Wenn kein Berater engagiert wird, fällt die Wahl möglicherweise auf Sie.

Glücklicherweise können Sie die Interessen, Werte und Ziele von Personen, die am Projekt direkt oder indirekt beteiligt sind, im Handumdrehen ermitteln. Folgen Sie einfach Schritt für Schritt unserer Anleitung in Richtung Ziel.

Die Anzahl der Analyseschritte variiert von Theorie zu Theorie.

Wir sind jedoch der Meinung, dass für die meisten Projekte eine Einteilung in sechs Analyseschritte vorteilhaft ist. Die sechs Schritte des Prozesses sind Identifikation, Beschreibung, Bewertung, Visualisierung, Planung und Verbesserung.

Mit wenig Aufwand kommen Sie den Einflüssen jeder beteiligten Person auf die Spur.

Identifizieren – Schritt 1

Die Grundlagen vieler Analysen bildet die Identifikation der zu analysierenden Personen. Das gilt auch für das Vorhaben der Stakeholderanalyse. Schlüsselbegriffe sind dabei „Einfluss“ und „Interesse“.

Ein Projekt kann von unterschiedlich vielen Stakeholdern abhängen. Um jede einzelne Person beziehungsweise Gruppe herauszufinden, können uns Leitfragen in dieser ersten Phase behilflich sein.

Leitfragen für die Identifikation aller Stakeholder:

• Wer hat alles Einfluss auf das Projekt?
• Wer profitiert vom Projekt?
• Welche Rahmenbedingungen des Projekts müssen wir berücksichtigen?
• Wer hat Interesse am Erfolg beziehungsweise Misserfolg des Projekts?
• Wem könnte das Projekt schaden?
• Sammeln Sie an dieser Stelle lieber ein paar mehr Personen als zu wenige. Im späteren Verlauf der Analyse können Sie immer noch Stakeholder von der Liste streichen, wenn sie sich als unwichtig herausstellen.

Beschreiben – Schritt 2

In der ersten Phase der Stakeholderanalyse haben wir die Namen von Stakeholdern niedergeschrieben. Wir kennen nun alle Personen und Organisationen, die unser Projekt beeinflussen.

Jetzt müssen wir in die Tiefe gehen.

In der zweiten Phase versuchen wir die Interessen, Einstellungen, Funktionen sowie die Motivation der Stakeholder herauszufinden. Mit anderen Worten beschreiben wir unsere Stakeholder von Kopf bis Fuß.

Die Beschreibung sollte gründlich sein.

Wenn Sie die Motivation von Stakeholdern zusammenfassen, brauchen Sie jedoch keine ganzen Romane zu schreiben. Sie arbeiten an Projekten und nicht an Büchern. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Egal ob es sich um Ihre Kunden oder andere Gruppen handelt – Sie können sich an folgende Fragen halten:

• Welche Werte, Ziele, Einstellungen und Motive haben meine Stakeholder?
• Welchen Einfluss haben sie auf das Projekt und andere Stakeholder?
• Wie können meine Stakeholder beeinflusst werden – sowohl prinzipiell als auch in Hinblick auf mein Vorhaben?

Bewerten – Schritt 3

An dritter Stelle müssen Sie alles, was Sie über Ihre Stakeholder wissen, einordnen. Mit anderen Worten bewerten Sie die Beschreibung.

Je nach Projekt nehmen wir für die Bewertung unterschiedliche Einflussgrößen her. Die meisten Verantwortlichen verwenden klassischerweise die drei Größen Interesse, Einfluss und Einstellung.

Inwieweit interessieren sich meine Stakeholder für das Projekt? Inwiefern beeinflussen sie das Projekt? Und wie sind sie dem Projekt gegenüber eingestellt? Mithilfe der Antworten auf diese Leitfragen können Sie Ihre Stakeholder bewerten und damit priorisieren.

Sie wissen dann zum Beispiel, dass Herr Mustermann sich stark für Ihr Projekt interessiert, negativ dazu eingestellt ist und wenig beeinflussen kann. Frau Musterfrau interessiert sich hingegen gar nicht, fände Ihr Vorhaben aber prinzipiell toll und hat großen Einfluss.

Visualisieren – Schritt 4

Bis jetzt ist die Stakeholderanalyse Ihr Baby. Sie haben sie ins Leben gerufen, mit Daten gefüttert und ihr beim Wachsen zugeschaut. Nun ist die Zeit gekommen, Ihr Baby und damit die gesammelten und geordneten Informationen der Welt zu präsentieren.

Den besten Überblick über die Stakeholder Ihrer Projekte bietet eine sogenannte Stakeholder Matrix.

Die Matrix wird auch als Map oder Tabelle bezeichnet. Doch egal welchen Begriff wir verwenden, wir beziehen uns damit auf eine klare Visualisierung der Informationen aus der Stakeholderanalyse.

Oberstes Ziel der Stakeholder Matrix ist ein rasches Verständnis der Analyse. Die Betrachter müssen die Informationen über die Stakeholder mit einem Blick erkennen.

Am besten ordnen Sie Ihre Stakeholder auf der y-Achse und x-Achse einer Tabelle an und verwenden dabei unterschiedliche Farben. Selbstverständlich sind auch andere Visualisierungen möglich. Probieren Sie einfach aus, womit Sie sich am wohlsten fühlen.

Planen – Schritt 5

Die Visualisierung dient als Basis für den Umgang mit den Stakeholdern. Die Projektleitung kann damit eine Strategie entwerfen, die das Vorhaben voranbringt und hoffentlich einen erfolgreichen Abschluss begünstigt.

Es gibt vier verschiedene Strategien.

Je nach Projektphase und Projektablaufplan sind Strategieänderungen und Mischformen möglich. Außerdem variieren die Strategien von Stakeholder zu Stakeholder. Welche Strategien jeweils die besten sind, hängt von den Anforderungen Ihres Projekts ab.

Die vier Stakeholderstrategien:

• Partizipative Strategie
• Diskursive Strategie
• Restriktive Strategie
• Repressive Strategie

Das Wort „partizipativ“ stammt vom lateinischen „participare“ ab, was „teilnehmen lassen“ bedeutet. Stakeholder werden bei partizipativen Strategien dementsprechend ganz in das Projekt integriert. Sie erhalten von Zeit zu Zeit ein Update und bestimmen sogar mit.

Die zweite Methode des Stakeholdermanagements ist die diskursive Strategie.

Der „discursus“ war im Spätlateinischen ein Gespräch, was das deutsche Wort „Diskurs“ auch heute bedeutet. Bei diskursiven Strategien liegt der Fokus auf der respektvollen Kommunikation – nicht jedoch auf der Mitbestimmung.

Restriktive Strategien kommen im Gegensatz zu den beiden Erstgenannten bei einem Stakeholder mit geringem Einfluss zum Einsatz. „Restringieren“ bedeutet „einschränken“. Die Stakeholder werden über das Projekt informiert, nicht jedoch eingebunden

Auch repressive Strategien eignen sich für Personen und Organisationen, die nur wenig beeinflussen und gleichzeitig dem Projekt gegenüber negativ eingestellt sind. Ganz im Sinne der Wortbedeutung gehen Sie dabei „unterdrückend“ vor. Halten Sie den Aufwand gering.

Verbessern – Schritt 6

Sie haben alle Beteiligten identifiziert, detailliert beschrieben und bewertet. Die Ergebnisse Ihrer Stakeholderanalyse haben Sie danach visualisiert und die besten Strategien entworfen. Aber im Laufe des Projektes ändern sich plötzlich die Projektbedingungen.

Was nun?

Ständige Veränderung und dynamische Prozesse machen Stakeholder Monitoring notwendig. Die Geschäftsführung (oder wer auch immer zuständig ist) behält dabei die Projektbeteiligten im Blick und passt im Bedarfsfall die Stakeholderanalyse an.

Die Stakeholderanalyse wird durch das Stakeholdermonitoring mit anderen Worten laufend verbessert. Nur so hat die Analyse in der realen Welt Bestand und trägt zum erfolgreichen Abschluss Ihres Projektes bei.

11 Komponenten einer Stakeholder Matrix oder Stakeholderanalyse Tabelle

Wollen Sie die Stakeholderliste genau oder lieber anschaulich visualisieren? Diese Frage können nur Sie selbst beantworten. Aber wenn Sie sich für die genaue Variante entscheiden, können wir Ihnen elf Komponenten für die Tabelle zur Auswahl stellen.

Eine Stakeholder Matrix mit wenigen Komponenten bietet zwar einen besseren Überblick. Doch die zusätzlichen Informationen einer Stakeholderanalyse Tabelle sind bei manchen Vorhaben sinnvoll.

Die 11 möglichen Komponenten einer Tabelle:

Eine Tabelle mit all diesen Informationen ist sehr umfangreich. Entscheiden Sie sich also bewusst für oder gegen bestimmte Komponenten, um am Ende eine für den Projektalltag praktikable Tabelle zu erhalten.

Mit passender Technik gelingt die Durchführung

Das Projektmanagement hat verschiedene Techniken für die Durchführung der Stakeholderanalyse zur Verfügung. Welche davon am erfolgversprechendsten sind, hängt sowohl vom Projekt als auch vom Team und den Analysezielen ab.

Ist das Projekt ein großes Vorhaben? Sind der Projektleiter und sein Team kreative oder analytische Menschen? Welche Details sollen mit der Stakeholderanalyse ans Tageslicht gebracht werden?

Die Wahl der passenden Technik ist von all diesen Kriterien abhängig. Viele müssen auch verschiedene Techniken erst ausprobieren, um zu wissen, welche davon ihnen am meisten zusagt.

Techniken in der Stakeholderanalyse:

Befragen

Fragen kostet nichts. Dieses Sprichwort ist im Zusammenhang mit der Stakeholderanalyse zwar nur bedingt richtig, denn Fragebögen und Interviews können durchaus ins Geld gehen. Aber manchmal sind Befragungen die beste Methode, um explizite Kenntnisse zu erlangen.

Brainstormen

Kreative Techniken und Aktivitäten wie Brainstorming, Braindumping und Brainwriting sind kostengünstige Methoden. Das Team sammelt gemeinsam oder individuell Gedanken zum Thema und ordnet sie anschließend.

Beobachten

Was sich nicht erfragen lässt, kann man in vielen Fällen zumindest beobachten. Die Ziele einer Beobachtung sind Beschreibung und Bewertung sowohl aus der Ferne oder von Nahem. Shadowing und Apprenticing sind hier Schlüsselwörter.

Lesen

Unterschätzen Sie die Macht des Lesens nicht. Viele Dokumente verbergen wichtige Daten und Fakten, wenn man sie nur richtig zu decodieren versteht. Zum Lesen gehört natürlich eine tiefgreifende Recherche und Auswahl, denn alles können Sie nicht lesen.

Fachkundiges Stakeholder Management bringt Ihrem Projekt zahlreiche Vorteile

Stakeholder Management kann wie alles im Leben positiv und negativ sein. Wenn es fachkundig ausgeführt wird, überwiegen jedoch die Vorteile.

Die Anzahl der Vorteile hängt vom jeweiligen Projekt ab. Normalerweise können wir aber folgende Gründe, weshalb sich eine Stakeholderanalyse lohnt, bei typischen Projekten ausmachen.

Rasche Identifikation von Gegnern

Wenn ein Projektleiter auf Stakeholderanalysen verzichtet, verfährt er fahrlässig. Kann er damit doch Gegner des Projektes rasch ausforschen und entsprechende Maßnahmen setzen. Zum Beispiel gezieltes Ansprechen und Überzeugen.

Rasche Identifikation von Befürwortern

Jemand ist von Ihrem Projektverlauf überzeugt und hat zudem Macht und Einfluss? Stellen Sie sich vor, Sie finden diesen Befürworter mithilfe der Stakeholderanalyse. Ihre Erfolgschancen werden drastisch steigen.

Stakeholderkommunikation verbessert Image

Respekt und Wertschätzung basieren auf guter Kommunikation. Und wer sich von den Verantwortlichen respektiert und wertgeschätzt fühlt, ist dem Projekt gegenüber positiv eingestellt. Stakeholderkommunikation verbessert mit anderen Worten Ihr Image.

Gezieltes Projektmarketing

Breitenwirksame Werbemaßnahmen sind teuer. Wenn Sie die Vorbehalte und Kritikpunkte Ihrer Stakeholder kennen, können Sie jedoch die Stakeholder Kommunikation gezielt und effizient gestalten. Das bringt mehr und ist günstiger.

Nützliche Tipps für die Praxis

Kommunizieren Sie über die richtigen Kanäle

Einige Stakeholder wollen Projektberichte per E-Mail. Andere wollen über die Zusammenhänge des Vorhabens mündlich informiert werden. Finden Sie die Lieblingskanäle heraus und wickeln Sie alle um den kleinen Finger.

Vergessen Sie niemanden

Sprechen Sie lieber mit zu vielen Leuten über Ihr Vorhaben als mit zu wenigen. Wer sich ignoriert fühlt, versucht oftmals aus Trotz das Projektziel zu verhindern. Außerdem ist in vielen Fällen der Einfluss von Menschen anfangs nicht einzuschätzen.

Die Stakeholderanalyse ist vertraulich

Auch wenn Ihnen alle Kommunikationsmöglichkeiten offenstehen, sollten Sie als Autor der Beiträge zurückhaltend sein. Die Stakeholderanalyse beurteilt Menschen, was diese nicht immer wohlwollend auffassen. Behandeln Sie die Analysen vertraulich.

Analysieren Sie mit Augenmaß

Wer die Verantwortung trägt, schießt manchmal über das Ziel hinaus. Das ist unter anderem bei großen Projekten der Fall. Doch die Stakeholderanalyse existiert nicht um ihrer selbst willen. Denken Sie daran, dass Menschen damit arbeiten und die Analysen praktisch sein sollten.

Diese Fehlerquellen sollten Sie kennen

Persönliche Gefühle

Achtung bei der Ermittlung von Stakeholderinfos – persönliche Gefühle können die Analyseergebnisse verfälschen. Wenn Ihnen Leute sympathisch sind, tendieren Sie dazu, sie positiver zu bewerten. Umgekehrt gilt das Gleiche.

Kein Monitoring

Die Geschicke eines Unternehmens beziehungsweise zeitlich begrenzten Vorhabens ändern sich. Überprüfen Sie daher die Analyseergebnisse regelmäßig und passen Sie sie den veränderten Umständen an.

Copy & Paste

Übertragen Sie die Ergebnisse vergangener Stakeholderanalysen nicht einfach auf ein neues Projekt. Der Einfluss eines Stakeholders könnte sich geändert haben. Ebenso sind seine Einstellungen dem Zahn der Zeit unterworfen.

Anbiederung

Sie können es nicht jedem Stakeholder rechtmachen. Deshalb sollten Sie es auch nicht versuchen. Konzentrieren Sie sich auf die relevantesten Partnerschaften und verschwenden Sie keine unnötige Energie mit unwichtigen Konflikten.

Verzerrungen

Taten und Eigenschaften eines Stakeholders können das Bild, das Sie von ihm haben, verzerren. Ein Stakeholder hat in der Vergangenheit viel für den Umweltschutz getan? Das heißt nicht automatisch, dass er großen Einfluss auf Ihr gegenwärtiges Umweltprojekt hat.

Keine Selbstreflexion

Manche Menschen tendieren zur Milde. Andere urteilen meist hart. Beides ist in der Stakeholderanalyse unangebracht. Versuchen Sie, so neutral wie möglich vorzugehen. Dazu ist die Kenntnis der eigenen Persönlichkeit vonnöten.

Fehleinschätzungen

Sie bewerten Ihren Vorgesetzten als einflussreichen Stakeholder, obwohl er mit Ihrem Projekt nichts zu tun hat? Verwechseln Sie Funktion nicht mit Einflussbereich. Stellen Sie Menschen bezüglich Ihres Projektvorhabens dar, wie sie sind.

Häufige Fragen – kurz & knapp beantwortet

Wie macht man eine Stakeholder Analyse?

Im Prinzip müssen Sie nur drei Schritte befolgen. Zuerst müssen Sie alle Stakeholder identifizieren, danach analysieren und schlussendlich geeignete Maßnahmen setzen. Wichtige Zwischenschritte sind die Visualisierung und die laufende Evaluation der Ergebnisse.

Wann macht man eine Stakeholderanalyse?

Wenn der Zweck Ihres Vorhabens klar ist, können Sie mit der Stakeholderanalyse beginnen. Vor diesem Zeitpunkt bringt es wenig, da der Zweck die Stakeholder definiert. Nach Beginn der eigentlichen Projektarbeit kommen die Analyseergebnisse zu spät.

Was sind Stakeholder Beispiel?

Stakeholder nehmen in irgendeiner Form Anteil an Ihrem Projekt. Entweder arbeiten sie mit, bestimmen den Verlauf oder beeinflussen ihn. Es kann sich dabei um Individuen und Gruppen handeln wie zum Beispiel den Teamleiter, die Kundschaft, Lieferanten und Banken.

Wie findet man Stakeholder?

Sie erkennen Ihre Stakeholder, indem Sie nachdenken. Stellen Sie sich einfach vor, wer an Ihrem Projekt mitarbeitet, darüber bestimmt oder es in irgendeiner Form beeinflusst. Das sind Ihre Stakeholder, die Sie für die weitere Stakeholder-Analyse brauchen.