Projektbudgets sind für jede Projektplanung nötig
Ein durchdachtes Budget unterstützt Sie während des gesamten Projektzyklus, von der Planung über die Genehmigung bis hin zur Umsetzung. Durch die Verwaltung Ihres Budgets können Sie sicherstellen, dass Ihr Projektteam über alle Ressourcen verfügt, die es benötigt, um Ihre wichtigen Ziele zu erreichen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
Darüber hinaus können Sie durch die ständige Überwachung Ihrer Ausgaben schnell auf unerwartete Ausgaben reagieren, das Vertrauen der Budget-Genehmiger gewinnen und Ihr Projekt zum Erfolg führen.
Definition von Projektbudget
Das Projektbudget umfasst alle Kosten, die dem Projekt direkt oder indirekt entstehen. Das Projektbudget muss vom Kunden oder Managementteam genehmigt werden.
Die Einhaltung des Projektbudgets ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg. Zur Bestimmung des Projektbudgets berechnet der Projektleiter, wie viele Ressourcen er benötigt, um die Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen. Dazu gehören finanzielle und personelle Ressourcen ebenso wie ein finanzieller Puffer und Sonderposten. Sonderposten sind das Change-Management- oder Risikomanagement-Budget.
Das Projektbudget wird im Projektauftrag aufgeführt und beim Auftraggeber veröffentlicht. Als Projektbudget kann mit dem Auftraggeber ein Festpreis vereinbart oder das Projektbudget je nach Kostenaufwand regelmäßig neu verhandelt werden. In beiden Fällen rechtfertigen die während der Durchführung des Projekts auftretenden Änderungen eine folgende Änderung des ursprünglich geplanten Budgets.
Das Projektbudget kann während des Projekts anhand des Projektfortschritts und der damit verbundenen Projektkosten überwacht werden.
Projektbudgets lassen sich in Ressourcenbudgets und Finanzbudgets unterteilen. Ein Teil des Budgets kann auch bestimmten Projektphasen oder Arbeitspaketen zugeordnet werden.
Projektbudget und Schätzungsgrundlagen
Die Einhaltung von Budget und Kostenmanagement ist für den Projekterfolg unerlässlich. Das Budget ist in der Regel der entscheidende Faktor. Budgets sind oft der Grund, warum wir Konflikte zwischen Agenturen und Kunden lösen müssen.
Es gibt auch viel Druck durch den Kunden. Der Prozess der Kostenschätzung kann stressig und einschüchternd für den Projektmanager sein. Es ist immer mit Vermutungen verbunden und wenn Sie das Projektbudget falsch verstehen, sind Sie als Projektmanager draußen.
Das Verwalten von Projektbudgets ist nicht einfach. Aber wenn Sie die Richtlinien befolgen, um den richtigen Kostenvoranschlag zu erhalten, und ihn mit einer gut geschriebenen Leistungsbeschreibung kombinieren, können Sie sicher sein, dass Ihr Projektbudget Sie nicht enttäuschen wird.
Warum das Projektbudget wichtig ist
Gleichzeitig ist das Projektbudget die Grundlage eines effektiven Projektmanagements. So werden zum Beispiel die Earned Value Analyse oder die Earned Value Methode des Projektmanagements direkt in das Budget eingebaut, um den Projektfortschritt und die daraus resultierenden Projektkosten zu verfolgen.
Daher ist es optimal, wenn das Projektbudget so aufgestellt wird, dass Finanzmittel und Ressourcen auf Teilziele aufgeteilt werden. Die notwendigen Ressourcen werden bestimmten Arbeitspaketen zugeordnet.
Der Projektstrukturplan und das Projektbudget sind somit direkt verknüpft, was eine genaue Kostenplanung unterstützt. Gleichzeitig ist es darauf aufbauend möglich, bisherige Vorgaben während des Projekts zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern.
Ein solches Vorgehen entspricht auch der agilen Vorgehensweise, die heute in vielen Projekten Standard ist.
Bei der Präsentation des Projekts vor wichtigen Beteiligten ist auch das Projektbudget wichtig. Dies können Kunden oder interne Entscheidungsträger sein. Mit Hilfe des Projektbudgets werden auch der Preis und das Angebot an den Kunden vorbereitet.
Wie berechnet man ein Projektbudget?
Das Projektbudget umfasst alle Projektkosten. Gleichzeitig kann ein gegebenes Budget niemals eine genaue Prognose sein.
Im Laufe eines Projekts kommt es immer wieder zu Änderungen, Verzögerungen sowie Kostenerhöhungen oder kostenmindernden Änderungen. Daher sollte das Projektbudget so genau wie möglich geplant werden – im Wissen, dass sich später jederzeit etwas ändern kann.
Arten der Projektbudgetplanung
Hauptsächlich werden folgende zwei Arten der Planung verwendet.
Top Down Projektbudgetierung
Mit dieser Budgetplanung erhält der Projektleiter klare Anweisungen vom Management. Das Management legt die Ziele für Ihren Plan fest und gibt die Mittel frei. Beispielsweise hat der Kunde bei der Budgetplanung Entwicklungsarbeiten in Auftrag gegeben, um ein bestimmtes Produkt zu verbessern. Dafür ist das Budget des Unternehmens vorgegeben.
Bottom Up Projektbudgetierung
Bei diesem Format wird zunächst der Budgetbedarf in den jeweiligen Fachabteilungen definiert und dann auf die nächsthöhere Ebene übertragen. Danach wird der Gesamtbudget-Bedarf berechnet und auf Verwaltungsebene genehmigt.
Wie strukturiert man ein Projektbudget?
Das Projektbudget wird nach den erforderlichen Ressourcen des Projekts und dem Zeitpunkt der einzelnen Projektphasen strukturiert, die jeweils in finanzielle Kennzahlen umgerechnet werden müssen. In der Praxis fließen meist Informationen aus vorangegangenen Projekten in die Kostenrechnung und damit auch in die Budgetstruktur ein.
Besonders wichtig bei der Budgetplanung ist das richtige Timing aller Arbeitsphasen vorangegangener Projekte und des aktuellen Projekts. Sie liefert wichtige Informationen für die Kalkulation des Projekts und später auch für die Überwachung des Budgets im Rahmen der Projektdurchführung.
Dabei sind neben dem Gesamtprojekt auch einzelne Phasen der Projektdurchführung von Bedeutung. Eine Projektmanagement-Software kann viel dazu beitragen, die Budgetierung und Planung von Projekten zu vereinfachen.
Grundlage an Daten für die Projektbudgetierung
Um frühere Projektkosten und Daten zum Vergleich zu verwenden, müssen Sie Ihr Projekt zunächst sorgfältig dokumentieren. So lässt sich erkennen, ob die damals betrachteten Projektbudgets ausreichend oder zu groß waren. Sie können vergleichen, ob Projekte ähnliche Aufgaben und Ressourcen haben oder völlig unterschiedlich im Umfang sind.
Für solche Auswertungen ist die Erfassung der Projektzeit besonders sinnvoll. Tools wie timr sparen Ihren Mitarbeitern Arbeitszeit und zeichnen gleichzeitig nach Projekten geordnete Tätigkeiten auf. Mit den Buchungen können Sie Berichte über die gesamten Arbeitszeiten und Arbeitskosten des Unternehmens erstellen.
Neben der Ansicht, wer wie lange arbeitet, können Sie auch analysieren, wie lange jede einzelne Aufgabe im Projekt gedauert hat. Dank kontinuierlicher Aufzeichnung haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Budget in Echtzeit-Analysen zu überprüfen und anzupassen.
Wann sollte die Projektbudgetplanung stattfinden?
Die Projektbudgetplanung sollte in der Regel so früh wie möglich im Projektplanungsprozess stattfinden. Die Budgetplanung sollte idealerweise Teil des Projektinitiierungs-Prozesses sein, bei dem das Projekt in seinen Anforderungen und Zielen definiert wird.
In diesem Stadium können Sie die erwarteten Projektkosten identifizieren und eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Geld benötigt wird, um das Projekt durchzuführen. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie das Budget effektiv planen und die notwendigen Ressourcen identifizieren.
Je früher Sie mit der Projektbudgetplanung beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, um alternative Optionen zu berücksichtigen und das Budget entsprechend anzupassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Budget realistisch und angemessen ist, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.
Es ist auch wichtig, das Budget während des gesamten Projektzyklus zu überwachen und regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es auf dem neuesten Stand ist und den tatsächlichen Projektkosten entspricht.
Projektziele
Projektziele sind die Ziele, die Sie bis zum Ende Ihres Projekts erreichen möchten. Sie sind ein guter Ausgangspunkt, weil Sie Ihrer Arbeit eine klare Richtung geben, während Sie am Rest des Projektplans arbeiten.
Die besten Ziele sind klar definiert und geschmiedet. Sie bieten einen Maßstab, an dem Sie den Erfolg Ihres Projekts nach Abschluss messen können. Am besten nutzen Sie die SMART-Methode, um klare Ziele zu formulieren. SMART steht für Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Timely. Ein Beispiel für ein Projektziel: Sie möchten den Traffic auf Ihrer Website erhöhen.
Ergebnisse des Projektumfangs aufteilen
Mit dieser Methode erkennen Sie versteckte Projektkosten und integrieren diese bereits im Vorfeld in Ihr Budget. Bei der Schätzung Ihres gesamten Veröffentlichungsbudgets für einen Blogbeitrag können Sie Kosten wie den Stundensatz eines freiberuflichen Redakteurs oder die Kosten für bezahlte soziale Medien ignorieren.
Wenn Sie lieber mit Diagrammen als mit Listen arbeiten, können Sie einen Projektstrukturplan erstellen. Trennen Sie die verschiedenen Ebenen Ihrer Arbeit mit dieser visuellen Hilfe auf. Sie beginnen mit Ihren wichtigsten Zielen ganz oben und erarbeiten dann Details: Ergebnisse und untergeordnete Abhängigkeiten verzweigen sich nach unten.
Erforderliche Ressourcen planen
Nachdem Sie nun alle Ergebnisse und untergeordneten Abhängigkeiten definiert haben, ist es an der Zeit, die für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen aufzuschreiben. Seien Sie so genau wie möglich und denken Sie daran, dass eine „Ressource“ viel mehr sein kann als „nur“ Personal und Ausrüstung. Zu den Mitteln können auch indirekte Kosten für Ausbildung oder körperliche Arbeit gehören.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hier sind einige typische Projektkosten, die Sie berücksichtigen sollten:
- Teammitglieder: Wer wird die Arbeit erledigen? Geben Sie für jeden Namen an, ob es sich um einen festen Mitarbeiter Ihres Unternehmens handelt oder ob Sie zusätzliche stundenweise Auftragnehmer einstellen müssen.
- Beschaffung von Ressourcen: Was braucht es, um externe Ressourcen zu erwerben? Ein Teammitglied kann das beste Produkt für Ihr Unternehmen recherchieren, Vertriebsmitarbeiter kontaktieren und ein Tool kaufen.
- Schulung: Benötigen Teammitglieder Zeit und Ressourcen, um mit der Arbeit am Projekt zu beginnen? Überlegen Sie, wie lange es dauert, neue Mitarbeiter einzustellen oder bestehende Mitarbeiter zu schulen.
- Ausrüstung: Welche Werkzeuge werden benötigt? Das können zum Beispiel zusätzliche Computerbildschirme, Designsoftware oder ein neuer Internetdienst sein.
- Standort: Wo arbeitet Ihr Team? Benötigen Sie zum Beispiel Besprechungsräume oder zusätzliche Schreibtische für neue Teammitglieder?
- Expert Services: Benötigen Sie externe Experten wie Rechts- oder Marketingberater?
Kostenschätzung
Ein Budget ist immer eine Kostenschätzung. Obwohl wir die Zukunft nicht vorhersagen können, können wir Methoden verwenden, die es uns ermöglichen, möglichst genaue Schätzungen vorzunehmen. Und Sie müssen sich nicht nur für eine Methode entscheiden. Abhängig von den Anforderungen Ihres aktuellen Projekts können Sie eine Kombination dieser Ansätze verwenden.
Vergangene Projekte sind eine wahre Goldgrube an Informationen. Sie sind eine physische Aufzeichnung geplanter Ausgaben. Als solche können Sie Ihnen Hinweise geben, wann Sie möglicherweise etwas vergessen haben oder welche Eventualitäten die Ergebnisse beeinflussen können. Machen Sie sich nach Möglichkeit mit den Informationen aus bereits durchgeführten ähnlichen Projekten vertraut.
Budget erstellen
Sie haben alle Ihre Projektleistungen definiert, Ressourcen zugewiesen und eine Kostenschätzung erstellt. Jetzt kommt der spannende Teil – das Erstellen Ihres tatsächlichen Budgets. Es sollte folgende Kernpunkte beinhalten:
- Separate Elemente für jedes Ergebnis, Teilergebnis und erforderliche Ressourcen, einschließlich der geschätzten Kosten für jedes Element.
- Eine Zeitleiste, die zeigt, wann Sie welche Ressourcen benötigen und wann mit welchen Ausgaben zu rechnen ist.
- Verantwortliche für jeden Projektbereich. Bitte beachten Sie alle freiberuflichen Mitarbeiter.
- Klare Dokumentation darüber, welcher Teil des Unternehmensbudgets jeden Teil Ihres Budgets finanziert. Beispielsweise können Sie das Budget der Marketingabteilung verwenden, um Werbevideos zu erstellen, und das Budget der IT-Abteilung, um Computer aufzurüsten.
- Die Gesamtkosten Ihres gesamten Projekts. Notieren Sie. auch die gesamten Budgetkosten pro genutzter Abteilung.
- Ort zur Erfassung der tatsächlichen und veranschlagten Kosten zu Beginn des Projekts.
Plan für die Überwachung der Ausgaben
Ein Budget ist nur sinnvoll, wenn man sich während des Projekts daran hält. Planen Sie im Voraus, wie oft Sie tatsächliche und budgetierte Kosten vergleichen, um potenzielle Probleme zu vermeiden und frühzeitig zu erkennen. Sie können auch von Anfang an entscheiden, wie Sie vorgehen, wenn Sie das Budget überschreiten oder unterschreiten.
Zu vermeidende Fehler der Projektbudgetplanung
Bei dem umfangreichen Prozess der Projektbudgetplanung können zahlreiche Fehler entstehen. Wir möchten nun auf die 3 wichtigsten Fehler eingehen, die Sie unbedingt vermeiden sollten.
Ungenaue Definition des Umfangs
Der Umfang des Projekts muss im Voraus klar definiert werden, da es sonst in späteren Phasen des Projekts zu Budgetproblemen aufgrund hoher Kosten im Zusammenhang mit Korrekturmaßnahmen kommen kann.
Eine unvollständige Festlegung des Umfangs kann dazu führen, dass Kostenschätzungen aus dem Projektbudget gestrichen werden, was ernsthafte Zweifel an der Zuverlässigkeit und Genauigkeit des Budgets aufkommen lässt.
Unterschätzung der Kosten
Obwohl Optimismus willkommen ist, kann er dazu führen, dass die Kosten unterschätzt und unrealistische Schätzungen vorgenommen werden. Das ist oft dann der Fall, wenn das Projektbudget innerhalb bestimmter Grenzen gehalten werden soll.
Das kann problematisch sein, denn bei einer Überschreitung des ursprünglich geschätzten Budgets, müssen Sie später im Projekt um zusätzliches Geld kämpfen, um die Lücken zu füllen, die Sie ursprünglich geschaffen haben.
Verfügbarkeit überschätzt
Bei der Planung des Projektbudgets kann es vorkommen, dass Sie vergessen, die Abwesenheit von Teammitgliedern im Projekt zu berücksichtigen. Im Idealfall wird erwartet, dass das gesamte Team zu 100 Prozent der benötigten Zeit zur Verfügung steht und entsprechend budgetiert ist.
100% Verfügbarkeit klingt gut, ist aber in der Realität kaum möglich. Sie sollten sowohl erwartete als auch unerwartete Teamabwesenheiten berücksichtigen und in Ihr Projektbudget einbeziehen.
