Was ist ein Projektstrukturplan?

Projektstrukturplan erstellen: Wie das genau funktioniert

Das Projekt wird also einfach in kleinere, leichter zu analysierende Einzelteile aufgeteilt.

Wie man die Projektstruktur aufschlüsselt

Sie wissen noch zu wenig? Im Handumdrehen lernen Sie, wie Sie die typische Baumstruktur erstellen und lesen. Mit unseren Tipps verwandeln Sie Ihren Tatendrang in Erfolge.

Projekte und Projektportfolios erscheinen wegen ihrer Größe manchmal als unmögliche Mammutaufgabe. Selbst Kleinprojekte können ohne Erstellung eines Projektstrukturplans Projektmanager auf den ersten Blick vor Herausforderungen stellen.

Gliederung und Visualisierungen erleichtern die Planung und vereinfachen ein Projekt. Zudem kann damit Problemen wie Termin- oder Budgetüberschreitungen bei Projekten vorgebeugt werden. 

Die Verantwortlichen ordnen daher die Aufgaben eines Projekts hierarchisch und visualisieren das Ergebnis in Form einer Baumstruktur. Mit anderen Worten erstellen sie einen Projektstrukturplan und machen die Mammutaufgabe bewältigbar.

Im Rahmen dessen kann das Projekt in mehrere Teile aufgespalten werden und sogar diese kleinen Teile können Sie in weitere Aufgaben und Teilbereiche für eine genaue Analyse, herunterbrechen. 

Die englische Übersetzung ‘Work Breakdown Structure‘ verweist auf die Gliederung der notwendigen Arbeiten.

Die Baumstruktur

Der Projektstrukturplan existiert zuallererst als Gedanke. Das Projektmanagement beschäftigt sich während der Planung mit allen Arbeiten, die zu erledigen sind, und fasst sie in Pakete zusammen.

Der Projektmanager kennt nun die einzelnen zu bewältigenden Aufgaben.

Sein Team und alle anderen Beteiligten müssen jedoch ebenfalls wissen, was zu tun ist. Daher bedient er sich einem der bekanntesten Managementinstrumente: der Baumstruktur. 

Der PSP wird durch die Baumstruktur sichtbar gemacht.

Die Stakeholder können die verschiedenen Aufgabenbereiche der Projekte und Projektportfolios dank der Kästchen und Verästelungen nachvollziehen.

Andere Darstellungsformen der Gedanken sind prinzipiell möglich. So kann sich die Projektleitung für textliche Darstellungen entscheiden. Doch in der Praxis hat sich das Baumdiagramm beim Projektstrukturplan erstellen durchgesetzt.

Struktur mittels drei Ebenen

Ein Projektstrukturplan in Form einer Baumstruktur besteht aus mehreren Elementen. Managementinstrumente wie der PSP funktionieren aber nur, wenn sie genormt sind. Daher platziert das Projektmanagement diese Elemente auf drei bestimmten Ebenen.

Projekte werden auf der obersten Ebene grob in Teilprojekte strukturiert. Bei der Planung einer Fabrikseröffnung sind solche Teile zum Beispiel die Kommunikation und die Inbetriebnahme.

Teilaufgaben der Kommunikation können der „Tag der offenen Tür“ sowie die interne und externe Kommunikation sein. Bei Projektportfolios ähneln sich die Aufgaben oft, um die Einzelprojekte vergleichbar zu machen.

Arbeitspakete sind die unterste Ebene im Projektstrukturplan. Es handelt sich dabei um die kleinste Einheit der Projektorganisation. Ein Beispiel für ein Arbeitspaket der externen Kommunikation ist die Information der Anrainerinnen und Anrainer.

Die Gliederung des Projektstrukturplans

Das Projektmanagement kann den Projektstrukturplan anhand verschiedener Prinzipien gliedern. Mit anderen Worten wählt es aus, welche Elemente auf welcher der drei Ebenen platziert werden. Hierbei kann eine Projektmanagement Software sehr hilfreich sein. 

Die Gliederung des Projektstrukturplans hängt einerseits von der Art der Projekte und Projektportfolios ab. Andererseits kann der Projektleiter seinem Team mit einer Gliederung in bestimmte Teilprojekte einen Anhaltspunkt liefern, wie die Arbeit ablaufen wird. Auf alle Fälle muss der Projektstrukturplan alle Tätigkeiten vor Projektbeginn vollständig erfassen.

Um dieses Ziel zu erreichen, gibt es im Rahmen des Projektstrukturplans verschiedene Ansätze.

Der Fokus des Projektstrukturplans

Für eine Entscheidung darüber, welchen Ansatz man bei der Erstellung des Projektstrukturplans wählt, ist es wichtig, dass Sie wissen, worauf der Fokus gelegt werden soll.

Funktionen im Fokus

Wenn sich das Projektmanagement für eine funktionsorientierte Gliederung entscheidet, fokussiert es damit auf die Aktivitäten der Projekte und Projektportfolios.

Auf den drei Ebenen der Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitsbereiche stehen in einem funktionsorientierten Projektstrukturplan Aktivitäten und Tätigkeiten.

In diesem Zusammenhang finden Sie im PSP häufig Verben (errichten, installieren, herstellen …). Verben rücken Tätigkeiten in den Vordergrund, worauf das Synonym „Tunwort“ verweist. Die Beteiligten und alle Stakeholder verstehen durch einen funktionsorientierten Projektstrukturplan, welche Tätigkeiten des Projekts zusammengehören. Wo und in welcher Phase diese Tätigkeiten im Projekt stattfinden, ist nebensächlich.

Objekte im Fokus

Ein objektorientierter Projektstrukturplan legt den Fokus auf das Produkt. Elemente können einzelne Bestandteile, Bauteile oder Komponenten sein. Je nachdem, um welche Projekte es sich handelt.

Angenommen Sie errichten eine neue Fabrik. In diesem Fall würde das Projektmanagement den PSP in Teilprojekte wie Gebäude und Zufahrt unterteilen. Das sind Bauteile.

Der objektorientierte Projektstrukturplan einer App-Entwicklung könnte zum Beispiel eine Aufteilung in Code und Design aufweisen. Das wären Komponenten. Dabei können Sie die einzelnen Komponenten separat als „PSP Code“ und „PSP Design“ auch einzeln weiter ausleuchten. 

Egal ob ein Produkt entwickelt, hergestellt, gebaut, renoviert oder umgesetzt wird: Der Projektleiter konzentriert sich durch die Objektorientierung nur auf das Produkt. Weder stehen die notwendigen Tätigkeiten noch der zeitliche Ablauf im Mittelpunkt.

Zeit im Fokus

Das phasenorientierte Gliederungsprinzip legt Wert auf den chronologischen Ablauf der Projekte. Das Projektmanagement unterteilt bei der Vorbereitung des Projekts die Arbeit nämlich in einzelne Phasen.

Der Projektmanager kann zum Beispiel den Neubau einer Fabrik von den ersten Überlegungen bis hin zum Einzug ordnen. Der phasenorientierte Projektstrukturplan bestünde in diesem Fall aus Teilprojekten wie Grundlagen, Entwürfe & Pläne, Bau und Inbetriebnahme.

Der phasenorientierte Projektstrukturplan gibt den Beteiligten Einblick in den zeitlichen Ablauf des Projekts.

Das Team und sämtliche Stakeholder wissen mit einem Blick auf den PSP, welche Phasen notwendig sein werden. Welche Tätigkeiten die Teammitglieder an welchen Objekten durchführen müssen, ist bei diesem Gliederungsprinzip zweitrangig.

Mischformen der drei Prinzipien

Manchmal ist es gar nicht so leicht, sich für eine Aufteilung zu entscheiden. In diesem Fall kann das Projektmanagement verschiedene Prinzipien im selben Projektstrukturplan verwenden. Vermischen Sie die Prinzipien nicht kreuz und quer im PSP.

Auf einer Ebene gilt immer genau ein Prinzip.

Die Ebene der Teilaufgaben kann zum Beispiel phasenorientiert sein, während sich die der Arbeitspakete an den Funktionen orientiert. Ein Projektstrukturplan, in dem Arbeitspakete sowohl phasen- als auch funktionsorientiert sind, ist für die betreffenden Projekte nachteilig.

Da es drei Ebenen und drei Prinzipien gibt, existieren drei-mal-drei Mischformen des PSP.

Ein PSP Code erleichtert die Anwendung des Projektstrukturplans

Große Projekte laufen Gefahr, unübersichtlich zu werden. Das Team fordert zum Beispiel Ressourcen an und der Projektmanager weiß nicht mehr, welchen Teilaufgaben die Ressourcen zuzurechnen sind.

Übersichtlichkeit wird im Projektstrukturplan durch sogenannte PSP-Codes erreicht.

Konkret versieht das Projektmanagement jedes Element mit einem eindeutigen Identifikations-Code. Der Projektleiter hat dabei mehrere Möglichkeiten der Beschriftung.

Beschriftungsmöglichkeiten der Elemente des PSP

In einem Projektstrukturplan mit Ziffern-Codierung bekommt das Teilprojekt „Kommunikation“ die Ziffer 1. Die Teilaufgabe „Mitarbeiterinformation“ wird mit 1.1. versehen. Und das Arbeitspaket „Newsletter“ trägt den Code 1.1.1.

Die Vorteile eines erfolgreichen Projektstrukturplans

Es gibt viele Gründe, warum der Projektstrukturplan so häufig zum Einsatz kommt. Das Projektmanagement liebt den PSP vor allem wegen der folgenden fünf Vorteile.

• Übersicht Komplexe Projekte werden in überschaubare Einheiten gegliedert, die im PSP in hierarchische Beziehungen zueinander gesetzt werden. Das vereinfacht die Übersicht.
• Vollständigkeit Das Projektmanagement achtet bei der Planung darauf, dass alle notwendigen Arbeiten im PSP aufgelistet werden. Die Stakeholder und das Projektteam können sich dadurch leichter orientieren.
• Kommunikation Ein Projektstrukturplan erleichtert das Reden über das Projekt. Unter anderem können die Projektsteuerung und das Projektcontrolling mit dem PSP klar kommunizieren, da er sowohl Gesprächsgrundlage als auch Beziehungspunkt ist.
• Grundlage Sie schreiben Ihre Projektdokumentation und den Projektbericht dank PSP im Handumdrehen. Sie können sich nämlich auf den PSP beziehen. Das Gleiche gilt für die Projektzeiterfassung. Testen Sie jetzt gleich die Zeiterfassung mit timr!
• Arbeitsverteilung Mit dem Projektstrukturplan wird eine schnelle und transparente Aufgabenverteilung möglich. Arbeitspakete können unkompliziert delegiert werden.

Tipps für den perfekten PSP

Häufige Fragen zum Projektstrukturplan

Wie mache ich einen Projektstrukturplan?

Die Planung eines PSP funktioniert auf zwei Arten. Entweder teilen Sie Ihr Projekt in Arbeitspakete auf und erstellen den Projektstrukturplan von oben nach unten. Oder Sie sammeln Arbeitspakete und fügen Sie von unten nach oben zu einem Projekt zusammen.

Was gehört alles in einen Projektstrukturplan?

Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass alle Arbeiten des Projekts im Projektstrukturplan enthalten sind. Die Arbeitspakete dürfen jedoch nicht zu detailliert sein. Der Zweck des PSP ist es nämlich, Übersichtlichkeit zu schaffen. Detailreichtum ist dabei hinderlich.

Welche Ziele verfolgt die Projektstrukturplanung?

Der Projektstrukturplan verfolgt mehrere Ziele. Erstens strukturiert er die Elemente Ihrer Projekte und schafft Übersicht. Zweitens ermitteln Sie dadurch, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen. Drittens stellt der PSP alle Arbeiten vollständig und rechtzeitig dar.