Warum Excel keine gute Lösung für Ihre Projektzeiterfassung ist

Autor: Kunigunde Leitner
Kategorien: Organisation
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Die Erfassung von Projektzeiten ist für ein Unternehmen enorm wichtig. Einerseits dann, wenn man Zeit direkt für Geld verrechnet oder wenn es beispielsweise darum geht Förderungen abzurechnen. Andererseits aber auch, wenn ein Unternehmen den Aufwand für Projekte firmenintern bewerten und optimieren will. Dafür ist es wichtig über entsprechende Informationen zu verfügen. Nur so kann zum Beispiel der Mehraufwand für ein Projekt nachvollzogen und gegebenenfalls Projektzeiten nachkalkuliert werden.

Im Idealfall weiß der Unternehmer u.a. über Folgendes also immer genau Bescheid:

  • Welche Mitarbeiter arbeiten gerade an einem bestimmten Projekt
  • Wieviel Zeit wurde bereits in ein Projekt investiert
  • Wieviel Projektzeit kann ich dem Kunden verrechnen
  • Gab es einen Mehraufwand für ein Projekt und wenn ja, warum (Eigenverantwortung oder durch den Kunden verursacht)


Zeiterfassung mit Excel
Wenn alle diese Informationen vorliegen, erfolgt die Abrechnung mit Kunden schneller sowie ohne viel Aufwand. Zudem können Arbeitsabläufe laufend optimiert werden. So werden natürlich Zeit und Kosten gespart.

Eine optimale Projektzeiterfassung liefert also alle wichtigen Informationen und ist gleichzeitig einfach durchzuführen. Kann Projektzeiterfassung mit einer Exceltabelle diese Anforderungen erfüllen?

Nicht wirklich. Für eine Zeiterfassung mit Excel spricht natürlich, dass Excel sehr leicht verfügbar ist. Es gibt jedoch eine Vielzahl an Gründen, die gegen Excel sprechen:

  • Projektzeiterfassung mit Excel bedeutet einen enormen zeitlichen Aufwand für die Mitarbeiter, die alle Daten und etwaige Notizen manuell eingeben müssen
  • In den allermeisten Fällen wird Projektzeiterfassung mit Excel nicht unmittelbar und in Echtzeit erfolgen
  • Excel bietet keine Möglichkeit Projektzeiten auch schnell von unterwegs zu erfassen, wenn der Mitarbeiter Arbeiten beispielsweise direkt beim Kunden durchführt
  • Für die Mitarbeiter in der Verwaltung, die alle Projekte abrechnen müssen, bedeutet Zeiterfassung mit Excel, dass sie sich mit einer unübersichtlichen Vielzahl an Excel-Files herumschlagen müssen




Warum ist Projektzeiterfassung mit Excel im Endeffekt also keine gute Lösung?

Für Projektleiter ist es wichtig möglichst viele und detaillierte Infos so schnell wie möglich zu bekommen. Mit Excel erfolgt die Erfassung oft nicht unmittelbar und entsprechende Informationen stehen nicht sofort zur Verfügung. Außerdem fehlt bei in Excel erfassten Projektzeiten die Übersicht. Projektleiter haben mit einer Projektzeiterfassung mittels Exceltabellen also mehr Arbeit.

Für Mitarbeiter sollte Projektzeiterfassung im Idealfall einfach und schnell durchführbar sein. Da in einer Exceltabelle alles manuell eingegeben werden muss, ist das nicht der Fall. Projektzeiterfassung mit Excel bedeutet für Mitarbeiter also eine Menge Aufwand. Das wiederum birgt natürlich die Gefahr, dass Zeiten nicht sofort erfasst, sondern nachgetragen werden. Wenn Mitarbeiter Zeiten nachträglich erfassen, wissen Sie oft nicht mehr genau, was wann gemacht wurde. Das führt auch zu Frustration bei den Mitarbeitern, die Informationen mit viel Aufwand erfassen, die noch dazu sehr ungenau sind. Auch für Mitarbeiter sind Exceltabellen also keine ideale Lösung.