Retrospektive – Leitfaden, Methoden & Vorteile

Retrospektive Definition: Was versteht man unter diesem Begriff?

Um sich mit der speziellen Bedeutung von Retrospektive in Scrum auseinandersetzen zu können, ist es zunächst wichtig, den Begriff allgemein genau zu definieren. Bei der Wortart handelt es sich um ein Substantiv.

Der Ursprung des Begriffes liegt im Lateinischen. Er setzt sich zusammen aus den beiden Begriffen „retro“ (Deutsch: rückwärts, zurück) und „specere“ (Deutsch: schauen). Im Allgemeinen ist damit zu Deutsch also eine Rückschau oder ein Rückblick gemeint. Wikipedia definiert den Begriff einfach als „Rückblick auf bereits geschehene Ereignisse“. Bekannte Synonyme sind unter anderem Erinnerung und Rückblende.

Im Englischen wird der Begriff im Unterschied zu Deutsch mit einem „c“, also „retrospective“ geschrieben. Grammatik und Rechtschreibung unterscheiden sich in den verschiedenen Sprachen:

• Wörterbuch Frankreich: rétrospective (weiblich)
• Wörterbuch Italien: retrospettiva (weiblich)
• Wörterbuch Spanien: retrospectiva (weiblich)
• Wörterbuch Niederländisch: retrospectief (weiblich)

Die Definition Retrospektive wird auch in der Kunst verwendet. Bezeichnet wird damit eine Kunstausstellung eines Künstlers, der einen bestimmten Aspekt, die Schaffensphasen oder das Gesamtwerk eines Künstlers vermittelt.

Es kann sich dabei in der Kunst auch um die Ausstellung bzw. Präsentation eines Filmschaffenden in der Filmkunst handeln, die sich beispielsweise mit den Werken einer bestimmten Filmreihe beschäftigt und einen Überblick über jedes einzelne Werk gibt.

Retrospektive: Bedeutung im Scrum

Das Feedback soll vor allem die Zusammenarbeit im Team fördern.

Ziele der Retrospektive

Mit einer Retrospektive werden innerhalb der Scrum Teams verschiedene Ziele verfolgt:

• Ein wichtiges Ziel ist die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und damit einhergehend die Verbesserung der Abläufe.
• Ein entscheidender Aspekt ist jedoch auch die Zusammenarbeit der einzelnen Entwickler, die Wirkung von einem Scrum Master im Projekt sowie der Austausch des Scrum Teams mit dem Product Owner.
• Durch die Besprechung der einzelnen Verbesserungsmöglichkeiten ist die Retrospektive ein wichtiger Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
• Mit einem Blick auf die gewonnen Erkenntnisse geht es darum, die weiteren Maßnahmen sowie Dos und Dont´s für das Team festzulegen.
• Die Retrospektive soll aber auch Platz und Gelegenheit für offenes Feedback im Team bieten. Dabei geht es um eine Verbesserung des Klimas insgesamt, die Vermeidung von Missverständnissen sowie die Verhinderung von Frust im Team.

Vorteile und Nachteile von Retrospektiven

Eine Retrospektive wird im Laufe der Zeit zu einer wichtigen Feedback-Schleife in jedem Scrum Projekt. Mit Hilfe der Retrospektive ist es beispielsweise sehr einfach, vorhandene Hürden schnell zu identifizieren und entsprechende Lösungen zu finden.

Doch wo Licht ist, findet sich auch Schatten. Ein Nachteil der Retrospektive ist, dass es für aktuelle Probleme dann schon manchmal zu spät für das Team und den Scrum Master ist, um darauf noch zu reagieren. Der Zug ist dann auf gut Deutsch bereits abgefahren.

Vorteile einer Retrospektive	Nachteile einer Retrospektive
Kann die Zusammenarbeit im Team verbessern	Auch für die Retrospektive müssen Ressourcen investiert werden. Das Team verliert dabei Zeit, die anderswo besser gebraucht werden könnte
Sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe	Befinden sich innerhalb des Teams ein oder mehrere „Schwafler“, wird oftmals aus einer Mücke ein Elefant gemacht. Das erfordert einen starken Leiter bzw. Leiterin.
Hilft dabei, Frust zu vermeiden oder schnell wieder aufzulösen	Für die Lösung aktueller Probleme ist es oftmals bereits zu spät, wenn bis zur nächsten Retrospektive im Scrum zugewartet wird. In diesem Fall muss der Scrum Master eine entsprechende Alternative finden
Informationen zu liefern, offene Fragen zu erörtern und bestimmte Ereignisse gemeinsam zu besprechen
Hilft dem Team dabei, einen Spirit zu entwickeln und stärker zusammenzuwachsen

Wie funktioniert eine Retrospektive?

Die Retrospektive funktioniert nach dem Prinzip von „Inspect & Adapt“ (Deutsch: Prüfen und anpassen). Für den Erfolg im Rahmen von agilen Projekten ist es entscheidend, in einem festen Rhythmus gemeinsam als Team für die bisherige Zusammenarbeit und den Output zurückzublicken.

Die Teams kümmern sich dabei nicht nur um Sachthemen, sondern vor allem auch um die zwischenmenschlichen Belange.

Maßnahmen zur Verbesserung, die gemeinsam beschlossen werden, haben einen wesentlich höheren Impact (Deutsch: Einschlag, in diesem Fall als Synonym für Auswirkung) als Vorgaben von „oben“.

Wie oft findet der Rückblick statt?

Wie lange dauert die Retrospektive?

Die Dauer einer Retrospektive ist stark davon abhängig, wie lange und ausführlich die jeweilige Iteration oder der jeweilige Sprint war. Im Schnitt sollte vom Scrum Master dafür rund eine Stunde pro vergangener Iterationswoche eingeplant werden.

Dem Team sollte dabei ein Grad an Eigenverantwortung für die sinnvolle Nutzung der Zeit übertragen werden. Die Selbstkontrolle macht es einfacher, ausufernde Meetings gemeinsam besser in den Griff zu bekommen.

Wer nimmt an einer Retrospektive teil?

Grundsätzlich ist die Retrospektive für das Scrum Team gedacht. Der geschützte Raum ohne externe Teilnehmer soll dabei helfen, offen über die Probleme zu sprechen und vertrauliche Informationen in einem kleinen Kreis zu halten.

Bei Bedarf ist es jedoch jederzeit möglich, den Teilnehmerkreis zu erweitern. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn es der Fall ist, dass von den Maßnahmen und Problemen mehr Beteiligte betroffen sind. So kann gemeinsam an einer Lösung der Inhalte gearbeitet werden.

Die Moderation und die Gestaltung der Retrospektiven wird dabei zumeist von geschulten Scrum Mastern und/oder Agile Coaches durchgeführt, die bereits entsprechende Erfahrung gesammelt haben.

In Ausnahmefällen kann die Durchführung eines solchen Meetings aber auch von einem Mitglied aus dem Team übernommen werden, das dabei die Rolle des Moderators übernimmt. Ab und zu ist Abwechslung hier ganz hilfreich, weil sich dadurch auch die gestellten Fragen oder die eingesetzten Methoden ändern können.

Die Retrospektive in fünf Phasen?

Retrospektiven setzen sich aus einzelnen Phasen zusammen. Laut dem Standardwerk über agile Retrospektiven von Esther Derby und Diana Larsen (Originaltitel: „Agile Retrospectives: Making Good Teams Great“; Deutsch: „Agile Retrospektiven: Übungen und Praktiken, die die Motivation und Produktivität von Teams deutlich steigern“) gibt es dabei insgesamt fünf Phasen nach jedem Sprint.

Retrospektive Phase 1: Intro

Im „Retrospective Intro“ werden die Teilnehmer vom Moderator begrüßt.

Im Anschluss daran stellt er eine Einstiegsfrage, die zum Ziel hat, dass jeder Teilnehmer gleich zu Beginn einmal zu Wort kommt. Damit steigt die Chance für eine Verbesserung der aktiven Beteiligung jedes Einzelnen im gesamten Meeting.

Retrospektive Phase 2: Daten suchen und sammeln

In der zweiten Phase geht es vor allem darum, Fragen zu sammeln und die vorliegenden Daten dafür zu eruieren. Klassische Fragen in dieser Phase sind beispielsweise:

• Was ist seit dem letzten Meeting gut gelaufen?
• Was hat nicht erwartungsgemäß funktioniert und bietet noch Raum zur Verbesserung?
• Welche Daten liegen vor, um die Fragen aussagekräftig beantworten zu können?

In der Analyse werden auch die Ergebnisse der Maßnahmen aus der letzten Retrospektive erörtert. Die gefundenen Herausforderungen werden in einzelne Kategorien unterteilt und danach entsprechend priorisiert.

Aus zeitlichen Gründen ist es nicht möglich, sich in jeder Retrospektive allen offenen Fragen zu widmen. Deshalb ist schon die richtige Priorisierung ein wichtiges Ziel in dieser Phase der Retrospektiven.

Retrospektive Phase 3: Einsichten gewinnen

In dieser Phase der Retrospektive geht es darum, die Ursachen der priorisierten Probleme genau zu analysieren. Der Moderator stellt dafür entsprechende Fragen wie beispielsweise „Was ist der Grund für die aktuellen Schwierigkeiten?“.

Das Ziel dieser Phase ist es, durch die Beantwortung der Fragen den Kern der Herausforderungen so gut zu analysieren, dass in weiterer Folge entsprechende Maßnahmen daraus abgeleitet werden können.

Retrospektive Phase 4: Maßnahmen beschließen

Die vierte Phase widmet sich nun vor allem damit, mögliche Maßnahmen zu benennen und diese in weiterer Form auch zu konkretisieren. Als Vorbild dafür dient die SMART-Methode, ein populäres Tool zur Bildung von Zielen. Die Ziele sollten dabei:

• spezifisch
• messbar
• assignable (zuordenbar)
• relevant und
• terminiert sein.

Retrospektive Phase 5: Closing

Den Abschluss bildet eine Retrospektive auf die Retro.

Auf Deutsch: Die Teilnehmer des Sprints blicken noch einmal kurz auf das eben abgehaltene Meeting zurück und liefern dem Moderator ein ehrliches Feedback zu den folgenden Fragen:

Dieser offene Rückblick gibt dem Moderator die Möglichkeit zur Verbesserung der nächsten Retrospektiven.

Die wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Retro

Kommen die Mitglieder der Teams nach den Sprints für eine Retrospektive zusammen, gibt es ein paar einfache Tipps, die die Qualität der Meetings erheblich verbessern können.

Für den Moderator des Meetings gilt „Allparteilichkeit“. Das heißt, er lässt seine eigene Meinung beiseite und konzentriert sich voll und ganz auf seine Aufgabe, das Meeting in Schwung zu halten. Dabei geht es auch darum, auf ausgeglichene Wortbeiträge zu achten.

Handelt das Team in den Meetings wenig ergebnisorientiert, sondern werden nur unwichtige Ereignisse mit unnötigen Informationen in die Länge gezogen, hilft sogenanntes Timeboxing. Das heißt, das Team erhält für jedes Thema einen Zeitrahmen von zehn Minuten. Dieser kann bei Bedarf einmalig um fünf Minuten verlängert werden.

Oftmals werden Sprints unübersichtlich, weil im Laufe der Zeit Themenspeicher angelegt werden. Die Themen werden dann in jeder Retrospektive wieder und wieder durchgekaut. Der Moderator sollte besser darauf vertrauen, dass wichtige Themen im nächsten Meeting von selbst wieder aufkommen und auf eine lange und übersichtliche Schlange an Themen verzichten.

Alle Maßnahmen, die im Rahmen einer Retrospektive zur Umsetzung getroffen werden, müssen entsprechend konkretisiert werden. Neben der bereits erwähnten SMART-Methode kann hier auch die 6-W-Fragetechnik eine entsprechende Hilfestellung bieten. Dabei werden zu jeder Maßnahme die folgenden Fragen erörtert:

• Warum ist das wichtig?
• Was genau muss dabei betrachtet werden?
• Wer ist beteiligt?
• Wann findet die Umsetzung statt?
• Wo wird die Maßnahme umgesetzt?
• Wie gehen wir dabei genau vor?

Kreative Retro Alternativen zum Standardmodell

Das klassische 5-Phasen-Modell ist nur eine Möglichkeit, eine Retrospektive durchzuführen. Routinierte Scrum Master und Agile Coaches haben in ihrer Toolbox zumeist noch alternative Modelle. Die Möglichkeiten sind fast unendlich, doch vor allem die folgenden Beispiele haben sich beim Arbeiten in der Praxis sehr gut bewährt.

Seestern

Bei dieser Methode zeichnet der Moderator zu Beginn des Meetings einen Seestern auf ein Whiteboard oder auf ein Flipchart.
Die einzelnen Arme werden dabei mit den folgenden Fragen beschriftet:

• Womit müssen wir beginnen?
• Was müssen wir fortsetzen?
• Was müssen wir intensivieren?
• Was müssen wir zurückfahren?
• Womit müssen wir aufhören?

Die Teilnehmer verfassen ihre Antwort auf Post-it´s und kleben diese zu den einzelnen Fragen. Das bildet eine ausgezeichnete Basis dafür, um die anschließende Diskussion schneller in Gang zu bringen.

FFF Methode

Die FFF-Methode bzw. 3-F-Methode funktioniert nach einem ähnlichen Schema wie die Seestern-Methode. In diesem Fall wird ein Whiteboard in drei Bereiche unterteilt und die einzelnen Sektionen folgendermaßen beschriftet:

• Funktioniert gut: Alles, was im Projekt gut läuft
• Funktioniert einigermaßen: Alles, was grundsätzlich ok läuft, aber noch Potenzial für einzelne Verbesserungen bietet
• Funktioniert nicht (gut): Alles, was positiven Sprints aktuell im Weg steht.

Die Kunst in Retrospektiven ist es, eine positive Atmosphäre zu erzeugen. Durch die Aufteilung der Ereignisse in drei Spalten zeigt sich zumeist, dass ohnehin sehr viele Dinge gut laufen. Das macht es in weiterer Folge auch einfacher, sich den aktuellen Herausforderungen zu widmen und konkrete Maßnahmen dafür zu entwickeln.

Als Vorbild dafür können eben auch jene Dinge herhalten, die bereits gut funktionieren.

Der Rennwagen

Methoden sind zumeist dann erfolgreich, wenn sie sehr einfach sind und keiner langwierigen Erklärungen bedürfen. Das ist auch beim sogenannten Rennwagen der Fall.

Der Moderator zeichnet dabei einen Rennwagen auf das Whiteboard, der von einem Fallschirm abgebremst wird.

Die Mitglieder des Teams schreiben nun auf Post-Its jene Ereignisse des letzten Sprints, die das Projekt tendenziell gebremst haben und kleben sie in die Nähe des Fallschirms. Jene Ereignisse, die das Projekt vorangetrieben haben, werden hingegen in die Nähe des Rennwagens geklebt.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass es keine neutrale Zwischenstufe gibt. So wird auf einen Blick klar ersichtlich, welche Faktoren förderlich bzw. hinderlich waren. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn dem Team unklar ist, worauf es idealerweise in näherer Zukunft die Prioritäten im Projekt legen sollte.

Checkliste für den Moderator bei seiner ersten Retro

Routinierte Moderatoren haben zumeist kein Problem damit, eine Retrospektive zu einem produktiven und für alle zufriedenstellenden Ergebnis zu bringen. Doch bei einer erstmaligen Durchführung kann folgende Checkliste weiterhelfen:

• Ankündigung, wer die Retrospektive moderiert
• Vorbereitung: Sich im Projekt umhören und vergangene Retrospektiven reflektieren
• Aus der inhaltlichen Diskussion heraushalten
• Nicht auf Hilfsmittel wie Moderationswände und -karten vergessen
• Alternative Tools überlegen
• Auf ausgeglichene Wortbeiträge achten
• Für eine angenehme und angstfreie Atmosphäre sorgen
• Alle Teilnehmer aktiv einbinden
• Nicht nur Probleme benennen lassen, sondern die Ursachen dafür eruieren
• Konkrete, umsetzbare Maßnahmen definieren
• Umsetzung der Maßnahmen nach dem Meeting weiterverfolgen