Warum eine Stempeluhr mit Chip nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist
In unserer zunehmend digitalisierten Welt, in der sich sowohl Technologien als auch Arbeitsweisen ständig weiterentwickeln, stellt sich die Frage, ob traditionelle Zeiterfassungsgeräte noch aktuell sind.
In diesem Artikel möchten wir Ihnen erklären, wie die Zeiterfassung mit RFID-Chip funktioniert. Ebenfalls ermitteln wir, welche Vorteile moderne Zeiterfassungssysteme für Sie und Ihre Mitarbeiter bringen.
Erfahren Sie, wie innovative Tools nicht nur Ihre Arbeitsabläufe verbessern, sondern auch erheblich zur Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens beitragen können.
Inhaltsverzeichnis
Hintergrundinformationen zur Stempeluhr
Die Geschichte der Stempeluhren reicht bis ins Ende des 18. Jahrhunderts zurück. Wirklich bedeutsam wurden die Stempeluhren jedoch erst während der Industrialisierung.
Mit einer Stempeluhr werden die Arbeitszeiten von Mitarbeitern aufgezeichnet. Mitarbeiter stempeln sich zu Arbeitsbeginn ein und zu Arbeitsende wieder aus. Anhand dieser Erfassung wird die tatsächliche Anwesenheit berechnet. Die Zeiterfassung ist seit dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 verpflichtend für Arbeitgeber in der EU.
Die Funktionsweise einer Stempeluhr mit RFID-Chip
Sehen wir uns zu Beginn die Funktionsweise der RFID-Technologie an. Welche Hardware wird für ein solches Zeiterfassungsterminal benötigt und wie funktioniert die Zeiterfassung mit RFID?
RFID-Terminal: Die Hardware
Um ordnungsgemäß zu funktionieren, benötigt ein RFID-Terminal bestimmte Hardwarekomponenten. Das System umfasst normalerweise:
- RFID-Lesegerät: Das RFID-Lesegerät ist das Kernstück der Hardware. Es ermöglicht das Lesen der RFID-Chips. Das Lesegerät kann sowohl ein eigenständiges Gerät, als auch ein Teil des Zeiterfassungsterminals sein.
- RFID-Chips oder -Karten: Jeder Mitarbeiter benötigt einen individuellen RFID-Chip oder eine RFID-Karte, die mit seinen persönlichen Daten verknüpft ist.
- Computer oder Server: Um die Daten grundsätzlich speichern und verwalten zu können, ist eine Datenübertragung an einen zentralen Computer oder Server notwendig.
- PC-Software: Möchten Sie die erfassten Daten verarbeiten, speichern oder Berichte erstellen, ist eine spezielle Software erforderlich. Diese Software kann entweder auf dem Computer oder Server installiert sein.
- Netzwerkverbindung: Um die Daten zwischen der Stempeluhr und dem Computer oder Server zu übertragen, ist ein stabiles Netzwerk erforderlich. Dies kann etwa über LAN oder WLAN erfolgen.
Um diese Vorgänge zu gewährleisten, ist ebenfalls eine Stromversorgung erforderlich.
Die Funktionsweise von RFID-Transpondern
In einem Zeiterfassungssystem mit RFID-Transpondern erhält jeder Mitarbeiter einen individuellen RFID-Chip oder eine RFID-Karte. Dieser Chip oder diese Karte sind mit den persönlichen Daten des Mitarbeiters, wie Name und Mitarbeiter-ID, verknüpft.
Wenn ein Mitarbeiter zur Arbeit kommt oder das Unternehmen verlässt, hält er seinen RFID-Transponder in die Nähe des RFID-Zeiterfassungsterminals. Das Lesegerät sendet eine Anfrage an den RFID-Transponder des Mitarbeiters.
Der RFID-Transponder des Mitarbeiters antwortet auf die Anfrage des Terminals, indem er seine eindeutige Kennung und andere relevante Daten überträgt. Diese Daten werden erfasst und an die zentrale Datenbank des Unternehmens übertragen.
Die Nachteile der Zeiterfassung mit RFID gegenüber modernen Alternativen
Die Zeiterfassung mittels RFID-Chips war einst ein Fortschritt in der Arbeitszeiterfassung, aber in der sich ständig entwickelnden Geschäftswelt zeigt sich zunehmend, dass diese Technologie nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen beginnen, von RFID-Chips abzusehen und stattdessen moderne digitale Systeme zur Zeiterfassung, wie Zeiterfassungs-Apps, zu bevorzugen.
Fehlende Präzision
Einer der gravierendsten Nachteile von RFID-Transpondern ist ihre begrenzte Genauigkeit. Sie setzen voraus, dass die Mitarbeiter physisch anwesend sind und ihre RFID-Chips verwenden, um ein- und auszustempeln.
Einschränkung der Flexibilität
RFID-Transponder sind an stationäre Terminals gebunden, die an festen Standorten im Unternehmen installiert sind. Dies begrenzt die Flexibilität und erfordert, dass die Mitarbeiter zu diesen festen Punkten gehen, um ihre Arbeitszeit zu erfassen. Diese Einschränkung kann zeitaufwendig sein.
Begrenzte Berichterstattung und Analyse
Die Berichterstattungen und Analysen von Arbeitszeiten durch RFID-Transponder sind oft begrenzt und erfordern zusätzliche manuelle Schritte.
Mangelnde Integration
RFID-Systeme können oft schlecht in andere Unternehmensanwendungen integriert werden. Das erschwert die Verwaltung komplexer Personal- und Abrechnungsprozesse.
Effizienz und Benutzerfreundlichkeit: Die Vorteile von Online-Anwendungen und Apps
Welchen Mehrwert Ihnen die Arbeitszeiterfassung mit moderner Software oder einer App bringt, möchten wir uns jetzt ansehen.
Echtzeitdaten und Flexibilität
Eine der wichtigsten Eigenschaften von Online-Anwendungen und Apps ist die Fähigkeit, der Datenerfassung in Echtzeit. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über ein Smartphone, ein Tablet oder einen Computer erfassen.
Ganz unabhängig von ihrem Standort. Das ist besonders vorteilhaft für Außendienstmitarbeiter oder remote arbeitende Teams.
Reduzierter Verwaltungsaufwand
Online-Anwendungen und Apps automatisieren den Zeiterfassungsprozess weitgehend. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert. Denn erfasste Daten werden direkt in die zentrale Datenbank übertragen und automatisch verarbeitet. Das führt zu weniger manuellen Eingriffen.
Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration
Die Bedienung der meisten moderne Zeiterfassungs-Apps ist in der Regel benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten leicht erfassen, ohne umfangreiche Schulungen.
Darüber hinaus lassen sich viele dieser Apps nahtlos in bestehende Programme integrieren, wie etwa Buchhaltungs- und Personalverwaltungssysteme.
Bessere Datenanalyse und Berichterstattung
Moderne Anwendungen bieten erweiterte Analyse- und Berichterstattungsfunktionen. So können Sie umfassende Einblicke in die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter gewinnen und Berichte erstellen.
Diese Daten ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäftsprozesse zu optimieren.
Kosteneinsparungen
Die Umstellung auf eine moderne Zeiterfassungssoftware kann langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Die Reduzierung des Verwaltungsaufwands und die Effizienzsteigerung tragen dazu bei, die Betriebskosten zu senken und die Rentabilität zu steigern.
Kostenanalyse: Warum digitale Lösungen langfristig Geld sparen
Für Zeiterfassungsterminals mit RFID-Chip gibt es auf den ersten Blick nur einmalige Investitionskosten.
Doch viele Anbieter erheben eine jährliche Lizenzgebühr, verrechnen den Support oder lassen sich einen zusätzlichen RFID-Chip teuer bezahlen.
Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip
| Technische Ausstatung |
|---|
| Zeiterfassungsterminal mit RFID-Technologie |
| Gerätedimension: 18 cm x 15 cm x 3.3 cm |
| Stromverbrauch: 3A |
| 3,5 Zoll Touch-Screen |
| Betriebstemperatur: von 0°C bis 43°C |
| 5V Micro-USB oder USB-C Netzteil |
| Netzwerk- und W-LAN-Anschluss |
| Wandmontage |
| Gehäusestandard IP21 |
| PREIS: 667€ (zzgl. Ust) |
Beispiel: Zusätzliche Gebühren
Beispiel mit Anzahl der Nutzer: 5X
| Module | Monatlich pro Modul |
|---|---|
| Arbeitszeiterfassung | 20,00 € |
| Projektzeiterfassung | 40,00 € |
| Urlaubsverwaltung | 12,50 € |
| Basisgebühr | 16,50 € |
| Nutzungsgebühr Module | 72,50 € |
| Monatliche Gesamtkosten | 89,00 € |
| Jährliche Gesamtkosten | 1068,00 € |
Nutzen Sie eine Zeiterfassung per App, müssen Sie nicht in ein Terminal investieren.
Die timr Zeiterfassungsterminal App läuft per Plug-and-Play auf Ihrem Smartphone oder Tablet.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was ist ein RFID-Zeiterfassungsterminal?
Ein RFID-Zeiterfassungsterminal ist ein Gerät, das in der Zeiterfassung verwendet wird, um die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen. Die Mitarbeiter verwenden RFID-Chips oder -Karten, um sich beim Ein- und Ausstempeln zu identifizieren.
Was sind die Vorteile eines Terminals per App?
Ein Zeiterfassungsterminal per App ermöglicht die flexible und ortsunabhängige Zeiterfassung. Die Integration in bestehende Software ist unkompliziert und es wird keine gesonderte Hardware benötigt.
