Kostenlose Stundennachweis Vorlage: Anleitung und Rechtliches
Holen Sie sich unsere kostenlose Stundennachweis Vorlage als Excel oder PDF zum Download und stellen Sie damit sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten präzise und lückenlos erfassen.
HINWEIS!
Wir empfehlen die Vorlagen am besten immer mit den Microsoft Office Programmen zu öffnen. Wenn Sie die Vorlagen über den Browser oder mit anderen Programmen öffnen, kann es aufgrund von Kompatibilitätsproblemen möglicherweise zu Fehlern bei den hinterlegten Formeln kommen!
Das haben wir für Sie vorbereitet:
- Kostenlose Stundennachweis-Vorlage inkl. Formel zur automatischen Berechnung des Stundensaldos (Excel)
- Anleitung zum Ausfüllen des Stundennachweises
- Antworten auf die wichtigsten rechtlichen Fragen rund um das Thema Stundennachweis
Step-by-Step Anleitung: So füllen Sie Ihren Stundennachweis richtig aus
Unsere Stundennachweis-Vorlagen sind einfach zu verwenden. In der Excel-Vorlage haben wir außerdem bereits die wichtigsten Formeln zur automatischen Berechnung der Summen und Salden für Sie hinterlegt.
Anleitung für die PDF Vorlage
- Tragen Sie zu Beginn den entsprechenden Monat ein, für den Sie Ihren Stundennachweis führen möchten.
- Erfassen Sie Beginn und Ende Ihres Arbeitstages sowie Pausenzeiten.
- Berechnen Sie die Summe der Pausen und der Arbeitszeit.
- Dokumentieren Sie die Art Ihrer Arbeit. Tragen Sie dazu zum Beispiel Büro, Home Office oder Außendienst in der betreffenden Spalte ein.
- Tragen Sie bezahlte Abwesenheiten und Feiertage ein.
- Berechnen Sie den Stundensaldo des aktuellen Monats.
Anleitung für die Excel Vorlage
- Wählen Sie den betreffenden Monat und das Jahr einfach per Mausklick aus dem Dropdown-Menü aus. Die Datumsspalte wird anschließend automatisch befüllt.
- Geben Sie Ihre täglichen Sollstunden je Arbeitstag an, damit die automatische Berechnung der Summen und Salden korrekt funktioniert!
- Erfassen Sie Beginn und Ende Ihres Arbeitstages sowie Pausenzeiten.
- Die Summe der Pausen und der Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü in der Spalte “Arbeitszeitart/Abwesenheit” aus, ob Sie zum Beispiel im Büro oder im Home Office tätig sind.
- Tragen Sie bezahlte Abwesenheiten und Feiertage ein. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü der Spalte “Arbeitszeitart/Abwesenheit” die korrekte Abwesenheitart aus.
- Der Stundensaldo des aktuellen Monats wird in der Vorlage automatisch berechnet.
HINWEIS!
Erfassen Sie nur Feiertage, die zur Ist-Arbeitszeit zählen! Für andere Feiertage tragen Sie am Stundennachweis nichts ein.
Sparen Sie Zeit und Kosten mit einem digitalen Stundennachweis!
Nutzen Sie ein digitales Zeiterfassungssystem wie timr und erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Dokumentation der Arbeitszeit.
- Auf jedem Gerät verfügbar – PC/Mac, Mobile App fürs Handy, Terminallösung
- Ihre Mitarbeiter dokumentieren die Arbeitszeit per digitaler Stempeluhr ganz nebenbei – egal ob im Büro, Home Office oder vor Ort beim Kunden
- Alle Arbeitszeiten sind direkt an einem zentralen Ort gespeichert und stehen auf Knopfdruck zur Weiterverarbeitung bereit
- Arbeitszeitkonto mit automatischer Berechnung der Überstunden und des Stundensaldos
- Digitale Urlaubsverwaltung
- Den Stundennachweis Ihrer Mitarbeiter erstellen Sie per Mausklick
Die wichtigsten Infos zum Stundennachweis 2024
Definition: Was ist ein Stundennachweis?
Ein Stundennachweis ist ein Dokument, mit dem Sie Ihre Arbeitszeit für eine bestimmte Periode erfassen. Er enthält in der Regel zumindest Angaben zu Ihren täglichen Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden.
Wofür benötige ich einen Stundennachweis?
Bis auf wenige Ausnahmen sind Arbeitgeber im DACH-Raum grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, einen Stundennachweis für Ihre Mitarbeiter zu führen. Dieser soll alle Arbeitszeiten dokumentieren, weist Plus- und Minusstunden aus und dient dazu, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben überprüfen zu können.
Unternehmen nutzen den Stundennachweis außerdem als Basis für die Lohnverrechnung.
Bei Bedarf können Sie den Stundennachweis Ihrer Mitarbeiter auch als schriftlichen Beleg für die geleisteten Arbeitsstunden gegenüber Ihren Kunden verwenden.
Ist ein Stundennachweis Pflicht?
Ja, als Arbeitgeber haben Sie die Pflicht, einen Stundennachweis für Ihre Mitarbeiter zu führen.
Innerhalb der EU bildet das so genannte “Stechuhr-Urteil” (C-55/18 vom 14.05.2019) die rechtliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) hat in diesem Urteil 2019 festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer täglich und lückenlos zu dokumentieren.
In Deutschland ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 diesem EuGH-Urteil gefolgt (1 ABR 22/21). Aktuell gibt es allerdings noch kein Gesetz, das die Zeiterfassungspflicht in Deutschland im Detail regelt.
In Österreich und in der Schweiz besteht für Arbeitgeber schon seit vielen Jahren, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren.
Sie möchten wissen, was Sie 2024 zur Zeiterfassungspflicht konkret beachten müssen?
Informieren Sie sich in unseren weiterführenden Artikeln zu den aktuellen rechtlichen Grundlagen zum Thema.
Was muss ein Stundennachweis beinhalten?
Es gibt gesetzliche Vorgaben dazu, was am Stundennachweis stehen muss. In der Regel sind jedenfalls folgende Angaben notwendig:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit pro Tag
- Dauer der Tagesarbeitszeit
- Beginn, Ende und Dauer der Pause(n)
ACHTUNG!
Was Sie im Detail am Stundennachweis dokumentieren müssen, kann sich je Land unterscheiden.
Kann ich meinen Stundennachweis in Excel führen?
Ja, Sie können Ihre Arbeitszeit auch in Excel erfassen. Allerdings ist diese Form der Zeiterfassung nur bedingt geeignet, alle rechtlichen Vorgaben und Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Außerdem ist die Zeiterfassung in Excel in den meisten Fällen eine unwirtschaftliche Lösung.
Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter lückenlos, transparent, rechtssicher und mit dem geringstmöglichen Zeitaufwand zu dokumentieren, sollten Sie sich für eine digitale Zeiterfassung entscheiden!
EXPERTENTIPP!
In Deutschland sieht ein Gesetzesentwurf des Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) mit wenigen Ausnahmen die Pflicht zur elektronischen Erfassung für fast alle Betriebe vor. In absehbarer Zeit werden Sie Papierzettel oder PDF nicht mehr für die Dokumentation der Arbeitszeiten verwenden können.
Handeln Sie daher am besten sofort und wechseln Sie zu einer Online-Zeiterfassung! So können Sie in Ruhe eine Lösung finden, die genau Ihren Anforderungen entspricht, und sind dem Gesetzgeber bereits jetzt einen Schritt voraus.
Interessiert Sie, was Sie bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung berücksichtigen sollten? Dann lesen Sie unseren Expertenbeitrag: “Zeiterfassung auswählen”
Handeln Sie daher am besten schon jetzt und stellen Sie auf eine Online Zeiterfassung um! So können Sie sich gezielt und in Ruhe nach einer passenden Lösung umsehen, die genau Ihren Anforderungen entspricht und sind dem Gesetzgeber bereits jetzt einen Schritt voraus.
Welche Vorteile hat ein digitaler Stundennachweis gegenüber Excel?
Wenn Sie eine digitale Zeiterfassung verwenden, um Ihren Stundennachweis zu führen, profitieren Sie von einigen Vorteilen:
- Zeit- und Kostenersparnis: Sie reduzieren den Dokumentationsaufwand für Ihre Mitarbeiter und den administrativen Aufwand für Ihr Management. So sparen Sie auch interne Mitarbeiterkosten ein.
- Höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Ihre Mitarbeiter müssen die Arbeitszeit nicht mehr händisch am Ende des Arbeitstages oder der Woche dokumentieren, sondern erfassen die Arbeitszeit per Start/Stopp ganz nebenbei. Damit sind alle Zeiten sofort korrekt und lückenlos erfasst. Zudem können kaum mehr Fehler passieren, was die Qualität der Zeitdaten und somit die Genauigkeit der Lohnverrechnung erhöht.
- Flexible und mobile Nutzung an jedem Ort: Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht eine präzise Dokumentation der Arbeitszeiten an jedem Ort. Ob per Webanwendung am PC/Mac, per mobiler App am Smartphone oder per Terminal – Ihre Mitarbeiter erfassen die Arbeitszeit ohne Aufwand sowohl in der Firma als auch von unterwegs aus.
- Zentrale Datenverwaltung und Echtzeit-Daten: Die Arbeitszeiten werden zentral gespeichert. Sie und Ihre Mitarbeiter können auf die Zeitdaten, Auswertungen und Berichte jederzeit in Echtzeit zugreifen.
- Datensicherheit: Mit einer digitalen Zeiterfassung stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch automatische Kontrollfunktionen sicher. Ihre Daten sind zudem sicher gespeichert und Sie können diese im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) leichter vor dem Zugriff Unbefugter schützen.
- Integration und Skalierbarkeit: Digitale Systeme zur Zeiterfassung lassen sich nahtlos in bereits bestehende HR- und Lohnabrechnungssysteme integrieren. Sie können diese auch ohne Leistungseinbußen oder Funktionseinschränkungen erweitern. Das erleichtert die Weiterverarbeitung der erfassten Daten enorm.
