Kostenlose Stundenzettel Vorlage: PDF, Excel & Word zum Download

Sie benötigen eine Stundenzettel-Vorlage für Ihre Mitarbeiter? Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Excel, PDF oder Word, um die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter lückenlos zu dokumentieren.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Ausfüllen der Stundenzettel-Vorlage 2024

Ausfüllen der PDF und Word Stundenzettel-Vorlage

Schritt 1: Geben Sie in der Stundenzettel-Vorlage den aktuellen Monat und das Jahr an.

Schritt 2: Tragen Sie in den Spalten “Beginn” und “Ende” die Start- und Endzeit Ihres Arbeitstages ein. Sie können in der Vorlage zudem zwei Pausen pro Tag eintragen.

Schritt 3: Notieren Sie in der Spalte “Arbeitszeitart”, ob Sie beispielsweise im Büro, im Home Office oder vor Ort beim Kunden gearbeitet haben.

Schritt 4: Geben Sie die Gesamtdauer der Pausen und der täglichen Arbeitszeit in den entsprechenden Spalten an.

Zusätzlich zu Ihrer Arbeitszeit können Sie an den einzelnen Tagen bezahlte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand sowie Feiertage in der Vorlage erfassen. 

Hinweise zum Ausfüllen des Stundenzettels mit der Excel-Vorlage

Hinweis 1: Wenn Sie den gewünschten Monat und das Jahr in der Vorlage ausgewählt haben, wird die Datumsspalte anschließend automatisch ausgefüllt.

Hinweis 2: In der Spalte “Arbeitszeitart” steht ein Dropdown-Menü zur Verfügung, in dem die gängigsten Arbeitszeitarten bereits voreingestellt sind. 

Hinweis 3: Bezahlte Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand und Feiertage dokumentieren Sie ebenfalls durch Auswahl der entsprechenden Arbeitszeitart im Dropdown-Menü. In den Spalten zur Summe der Arbeitszeit wird anschließend automatisch die Normalarbeitszeit (Sollarbeitszeit) des betreffenden Tages eingefügt.

TIPP: Wenn Sie Lohnempfänger sind und ein Feiertag nicht zur Ist-Arbeitszeit zählt, tragen Sie an diesem Tag nichts ein!

Hinweis 4: Sie müssen die Gesamtdauer der Pausen und die Summe Ihrer Tagesarbeitszeit nicht selbst ausrechnen – das erledigt unsere Vorlage für Sie. Wir haben in unserer Excel-Vorlage dafür bereits Formeln hinterlegt, die diese Summen automatisch berechnen.

TIPP: Zur einfacheren Weiterverarbeitung der Daten erhalten Sie die Summe Ihrer Arbeitszeit nicht nur in Stunden und Minuten (Spalte “∑ Arbeitszeit (Stunden)”), sondern auch in Dezimal (Spalte “∑ Arbeitszeit (Dezimal)”).

Hinweis 5: Ihre Plus-/Minusstunden können Sie sich mit unserer Excel-Vorlage automatisch berechnen lassen. Geben Sie dazu abschließend noch den Stundensaldo des Vormonats an und wie viele Stunden im aktuellen Monat bereits ausbezahlt wurden. 

Die häufigsten Fragen zum Thema Stundenzettel

Was muss am Stundenzettel erfasst werden?

Mit einer umfassenden und lückenlosen Dokumentation soll die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sichergestellt werden. Daher müssen auf dem Stundenzettel zumindest folgende Daten erfasst werden:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Lage und Dauer der Pausenzeiten 
• Überstunden

Wer muss einen Stundenzettel führen?

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber im gesamten DACH-Raum verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. 

Der Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) hat im so genannten “Stechuhr-Urteil” (C-55/18 vom 14.05.2019) festgestellt, dass in den EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber die tatsächlich geleistete Arbeitszeit Ihrer Arbeitnehmer täglich und lückenlos dokumentieren müssen.

In Deutschland ist das Bundesarbeitsgericht (BAG) schließlich im September 2022 dem EuGH-Urteil gefolgt (1 ABR 22/21) und hat bestätigt, dass Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, das Beginn, Ende und Dauer der geleisteten täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmern erfasst. Eine konkrete Regelung durch den Gesetzgeber ist noch ausständig. 

In Österreich und der Schweiz gilt schon seit längerer Zeit eine Arbeitszeiterfassungspflicht.

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter gilt für Sie als Arbeitgeber. Allerdings sieht der Gesetzgeber sowohl in Deutschland als auch in Österreich und der Schweiz die Möglichkeit vor, die Dokumentation der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter selbst oder auch an einen Zeiterfassungsbeauftragten zu delegieren. Darüber hinaus gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht, unter anderem für leitende Angestellte.

Welche Vorteile bieten Stundenzettel in Excel, Word oder PDF?

• Hoher Zeitaufwand: Auf der einen Seite benötigen Ihre Mitarbeiter viel Zeit beim Erfassen der Arbeitszeit. Auf der anderen Seite müssen Sie als Vorgesetzter die Stundenzettel der Mitarbeiter einsammeln, manuell einpflegen, kontrollieren und auswerten. Das nimmt sehr viel Zeit in Anspruch – Zeit, die Sie eigentlich in Ihr Kerngeschäft investieren sollten.
• Große Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Eingabe der Arbeitszeit sind Fehler vorprogrammiert – nicht nur bei der Erfassung, auch bei der Kontrolle.
• Aufwändige Verwaltung: Sie müssen Excel- oder Papier-Stundenzettel manuell verwalten, pflegen und aktualisieren. Das ist nur mit einem erheblichen Aufwand möglich. 
• Drohender Datenverlust und Datenschutzverstöße: Stundenzettel können leicht verloren gehen, irrtümlich gelöscht oder verändert werden, und unbefugte Personen könnten darauf zugreifen. Solche Risiken lassen sich nur mit einem sehr hohen organisatorischen Aufwand vermeiden.
• Erschwerte Integration: Sie haben kaum Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung mit Stundenzetteln in Ihre bestehende Systeme zu integrieren.