So nutzen Sie den Herbst produktiv – Neues & Verbesserungen bei timr

Der Herbst ist die Zeit des Wandels – und auch bei timr hat sich einiges getan! In den letzten Monaten haben wir fleißig daran gearbeitet, timr noch besser auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Unser Ziel bleibt, Ihnen die Zeiterfassung so einfach wie möglich zu machen und gleichzeitig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu schaffen.

Hier stellen wir Ihnen die neuen Funktionen vor, die wir in den letzten Monaten entwickelt haben, und zeigen Ihnen, wie Sie damit Ihren Arbeitsalltag noch effzienter gestalten können. Wir freuen uns, wenn Sie reinschauen und die neuen Möglichkeiten entdecken. Lassen Sie uns gemeinsam den Herbst produktiv nutzen!

1. Neue Tages- und Wochenansicht in Kalenderform

Bereits im letzten timr Produkt-Newsletter haben wir Ihnen einen Sneak Peak zur neuen Verlauf Ansicht gegeben. Seither haben wir diese Funktion noch weiter verbessert.

Es gibt jetzt eine Wochenansicht für den Verlauf. Diese Wochenansicht sorgt für mehr Übersicht bei der Kontrolle, Korrektur und beim Nachtragen von Zeiten.

Durch die gemeinsame Darstellung von Arbeits- und Projektzeiten sowie Abwesenheiten lassen sich Lücken in der Zeiterfassung schnell erkennen.

2. Neue Statuswerte “Freigegeben” und “Archiviert”

Wir haben die Statusoptionen für Aufzeichnungen und damit die Möglichkeiten zum Abbilden von Datenverarbeitungsprozessen, zum Beispiel bei der Kontrolle und Abrechnung, erweitert.

2.1 Der neue „Freigegeben“-Status: Effizienter Workflow für die Kontrolle und Freigabe von Zeiten

Der „Freigegeben“-Status ist eine wichtige Neuerung, die es vor allem Teamleitern, Projektmanagern oder Admins ermöglicht, Aufzeichnungen gezielt freizugeben. Diese Funktion füllt eine bisherige Lücke: Bislang konnten sowohl Mitarbeiter als auch Team- und Projektleiter Zeiten auf „Gesperrt“ setzen. Es war daher nicht auf den ersten Blick erkennbar, ob diese Zeiten tatsächlich von einem Teamleiter, Projektleiter oder Admin kontrolliert und freigegeben wurden.

Mit der neuen „Freigegeben“-Option haben Team- und Projektleiter sowie Admins nun die Möglichkeit, Arbeitszeiten nach einer Prüfung gezielt zur Weiterverarbeitung oder Abrechnung freizugeben. 

Sie können zudem einfach nach „nicht freigegebenen“ Zeiten filtern, diese überprüfen und freigeben – ein reibungsloser Übergang in die Abrechnung ist so garantiert.

3. Frist zum Bearbeiten und Nachtragen von Zeiten festlegen

Sie können jetzt festlegen, wie viele Tage Ihre Mitarbeiter rückwirkend noch Zeiten erfassen oder bereits erfasste Zeiten bearbeiten dürfen. 

Zusätzlich können Sie konfigurieren, ob außerhalb des festgelegten Zeitraums das Nachtragen/Bearbeiten gänzlich verhindert werden soll, oder ob bei einer bearbeiteten/nachgetragenen Buchung eine entsprechende Warnung angezeigt werden soll.

So ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern sich selbständig darum zu kümmern, dass alle Arbeits- und Projektzeiten immer korrekt und aktuell sind. Gleichzeitig behalten Sie zu jedem Zeitpunkt die Kontrolle und den Überblick.

4. Verbesserte Mitarbeiterverwaltung

4.1 Neue Filteroptionen

Unsere Benutzerverwaltung bietet jetzt umfassende Filtermöglichkeiten, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Sie können ab sofort nach verschiedenen Kriterien filtern, darunter:

• Berechtigungen
• Arbeitszeitmodell
• Abteilungs- oder Teamzugehörigkeit
• Status (aktiv/inaktiv)

4.2 Neuer Benutzerexport

Ab sofort steht auch eine Exportfunktion zur Verfügung. Der Export enthält alle relevanten Informationen zu Ihren Mitarbeitern, wie Arbeitszeitmodell, Jahresurlaub, Teamzugehörigkeit, Eintritts-/Austrittsdatum und vieles mehr. Das erlaubt Ihnen zum Beispiel die in timr hinterlegten Daten schnell und einfach mit den Mitarbeiterdaten in anderen im Unternehmen genutzten Systemen abzugleichen.

4.3 Unternehmensstruktur flexibel anpassen: Drag-&-Drop-Funktion für Teams und Abteilungen (Enterprise Plan)

Wenn Sie den Enterprise Plan nutzen, verwalten Sie Ihre Unternehmensstruktur im Tab “Organisationen” einfach und bequem per Drag & Drop.

Wenn Sie zum Beispiel ein Team in der falschen Abteilung angelegt haben, oder sich die interne Unternehmensstruktur ändert, passen Sie Ihre in timr abgebildete Struktur ganz einfach an, indem Sie Teams und Abteilungen mit der Maus verschieben und an die richtige Stelle im Organisationsbaum ziehen.

5. Ein Highlight für Android-Nutzer: Automatische Fahrzeugerkennung für die tour Fahrtenbuch App

Wir freuen uns, Ihnen ein großes Update für die tour Android Fahrtenbuch App vorzustellen: Ab sofort steht Ihnen die automatische Fahrzeugerkennung zur Verfügung!

6. Terminal: Neue Funktionen für Admins und Mitarbeiter

Wir haben die Konfigurationsmöglichkeiten für das Terminal in der timr Verwaltung erweitert. Hier die wichtigsten Neuerungen:

6.1 Default Arbeitszeitart und Aufgabe zum Buchen festlegen

Ab sofort können Sie für jedes Terminal eine Default-Arbeitszeitart und eine Default-Aufgabe festlegen. 

Was bedeutet das? Die von Ihnen festgelegte Default-Arbeitszeitart und/oder -Aufgabe wird den Mitarbeitern beim betreffenden Terminal als erste Option beim Einstempeln angezeigt. So können Fehlbuchungen reduziert und der Buchungsprozess beschleunigt werden. 

Was ist der Unterschied zu bisher? Bisher wurde den Mitarbeitern die zuletzt verwendete Arbeitszeitart bzw. Aufgabe angezeigt. Falls Sie keine Default-Arbeitszeitart festlegen, wird auch weiterhin die zuletzt verwendete Arbeitszeitart vorgeschlagen. 

Warum haben wir die neue Funktion eingeführt? Terminals werden in der Regel an festen Standorten eingesetzt, an denen oft dieselbe Arbeitszeitart und dieselbe Aufgabe gebucht werden. Die neue Funktion ermöglicht es nun, genau die passende Arbeitszeitart und Aufgabe für diesen Standort als Standard festzulegen. 

Ein Beispiel: Sie können ein Terminal am Büroeingang so konfigurieren werden, dass die Arbeitszeitart „Im Büro“ vorausgewählt ist. Damit wird für alle Mitarbeiter, die sich an diesem Standort einloggen, „Im Büro“ vorgeschlagen. So verhindern Sie, dass die Mitarbeiter fälschlicherweise auf eine andere Arbeitszeitart wie “Auswärts” Zeit buchen.

6.2 Neuer Info-Screen für Admins 

Für Administratoren haben wir zusätzlich einen praktischen Info-Screen integriert. Diese Ansicht kann direkt am Terminal angezeigt werden und gibt Ihnen eine Übersicht über die aktuell festgelegten Einstellungen für das betreffende Terminal. So bleibt die Konfiguration für Sie stets transparent und nachvollziehbar.

6.3 Zeiten bearbeiten und Berichte direkt am Terminal erstellen

Ihren Mitarbeitern stehen jetzt auch am Terminal die Arbeits- und Projektzeit-Berichte zur Verfügung! 

Bisher konnten nur die Arbeitszeiten des aktuellen Monats eingesehen, nach dem Stopp aber nicht mehr bearbeitet werden. Das ändert sich jetzt!

Im neuen Berichte-Menü können Ihre Mitarbeiter:

• Arbeits- und Projektzeiten bei entsprechender Berechtigung bearbeiten, duplizieren und löschen – zum Beispiel dann, wenn beim Ein- oder Ausstempeln Fehler passiert sind. 
• Zeiten filtern und Exportmöglichkeiten nutzen, um einen besseren Überblick über die erfassten Zeiten zu bekommen.

Damit ist es jetzt auch am Terminal möglich, Zeiten zu korrigieren und auszuwerten. Für die Zukunft sind noch weitere Funktionen in diese Richtung geplant.

7. Verbesserte Passwortsicherheit durch Festlegen individueller Passwortregeln

Sie haben nun erweiterte Sicherheitsfunktionen zur Verfügung, um die Passwortsicherheit in timr zu erhöhen.

8. Sneak Peek: Kombinierte Zeiterfassung – Die Zukunft der Zeiterfassung bei timr

Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Zeiterfassung für Sie noch einfacher und intuitiver zu gestalten. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist die Einführung der kombinierten Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung.

Mit dem Verlauf (siehe 1.) haben wir Arbeitszeit und Projektzeit bereits in einer Ansicht zusammengeführt, was die Kontrolle und das Bearbeiten der Zeiten deutlich vereinfacht.

Doch jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter und führen auch die Zeiterfassung zusammen: In Zukunft können Sie Arbeitszeit und Projektzeit gemeinsam starten und stoppen.

Jetzt aktivieren!

Wenn Sie die neue kombinierte Zeiterfassung bereits jetzt mit Ihren Mitarbeitern ausprobieren möchten, können Sie diese als Beta Funktion in Ihrem timr Konto aktivieren.