timr Produkt News Herbst 2023

In den letzten Monaten hat sich in der timr Anwendung wieder Einiges getan. Wir haben intensiv an vielen kleinen und großen neuen Funktionen und Verbesserungen gearbeitet. Die wichtigsten Neuerungen dürfen wir Ihnen heute kurz vorstellen.

1. Neue Funktionen in timr

1.1 Anwesenheitsboard für Mitarbeiter

In timr gibt es jetzt ein Anwesenheitsboard. 

Dieses Board bietet eine Übersicht aller Mitarbeiter mit dem jeweiligen Arbeits-Status. In dieser Übersicht sehen Sie, ob ein Mitarbeiter gerade aktiv und anwesend oder heute zum Beispiel abwesend ist. 

Bei Kollegen, die eine geplante Abwesenheit eingetragen haben, wird angezeigt, wann diese wieder retour sind. 

Gerade in einer modernen Arbeitswelt mit hybridem Arbeiten in Büro und Home Office wird so die direkte interne Kommunikation zwischen den Kollegen wesentlich erleichtert. Die Telefonzentrale weiß so zum Beispiel, wer für eingehende Anrufe oder bei Fragen verfügbar ist.

Jene Mitarbeiter, die draußen unterwegs sind, haben ebenfalls immer alles im Blick – das Anwesenheitsboard steht auch in der App am Smartphone zur Verfügung. 

1.2 Abwesenheitskalender 2.0

1.2.1 Feiertage im Abwesenheitskalender anzeigen

Ab sofort können Sie in den Einstellungen festlegen, dass im Abwesenheitskalender neben Urlauben und anderen eingetragenenen Abwesenheiten auch die Feiertage explizit mitangezeigt werden. 

Vor allem, wenn Sie Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern oder auch Bundesländern haben, können Sie Termine so jetzt noch leichter koordinieren. 

1.2.2 Abwesenheitskalender für Organisationen/Teams (Enterprise Plan)

Für alle Kunden, die Organisationen und Teams (Enterprise Plan) in timr angelegt haben, gibt es eine praktische Erweiterung für den Abwesenheitskalender:

Sie können zum Beispiel festlegen, dass Ihre Mitarbeiter nur die Abwesenheiten des eigenen Team sehen. Gerade für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen wird der Abwesenheitskalender damit übersichtlicher.

Sie können aber auch alle Teamkalender zur Einsicht für die Mitarbeiter freigeben. Das erleichtert die Kommunikation und Terminplanung zwischen den Teams.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Marketing Mitarbeiter plant ein Kickoff Meeting zur Vermarktung einer neuen Funktion und möchte das Entwicklerteam dabei haben. Er kann in diesem Fall den Abwesenheitskalender der Entwickler aufrufen und sieht auf einen Blick, ob und wann die Entwickler für einen Termin verfügbar sind.

1.3 Neue Funktion zur Auszahlung von Stunden

timr möchte Ihnen die Weitergabe der Daten an die Lohnverrechnung so leicht wie möglich machen. Wir haben daher für Auszahlungen eine eigene Aktion für das Korrigieren des Zeitkontos geschaffen.

Damit werden einerseits Auszahlungen im Zeitkonto automatisch explizit als solche ausgewiesen.

Andererseits gibt es darauf aufbauend nun einen eigenen Export für alle Auszahlungen, die Sie im Zeit- & Urlaubskonto verbucht haben. Dieser Export steht als PDF sowie als Excel zur  einfachen Weiterleitung der Daten an die Lohnverrechnung zur Verfügung. 

Im Excel Export des Zeitkontos gibt es ab sofort einen eigenen Tab für die Auszahlungen. In den restlichen Tabs werden Auszahlungen zudem als separate Spalte ausgewiesen.

1.4 Erweiterte Exportmöglichkeiten

Um Ihnen die Weiterverarbeitung der erfassten Zeiten zu erleichtern, haben wir die Exportmöglichkeiten für Arbeits- und Projektzeiten erweitert. 

1.4.1 Nachträglich alle Stundennachweise eines Abschlusses exportieren 

Sie haben jetzt Möglichkeit, auch nachträglich die Stundennachweise aller Mitarbeiter mit nur einem Klick zu exportieren. 

So können Sie zum Beispiel die Stundennachweise der Mitarbeiter auch dann schnell und einfach herunterladen und weiterverarbeiten, wenn Sie nicht selbst den Monatsabschluss erstellt haben.

1.4.2 Druck/Export bei Aktuelle Salden

Die aktuellen Salden der Mitarbeiter können Sie nun als PDF oder Excel exportieren. Damit haben Sie beispielsweise die aktuellsten Urlaubsstände jederzeit per Mausklick zur Hand, wenn Sie diese zur Weiterverarbeitung benötigen. 

1.4.3 Excel Export für Projektstatus Bericht 

Für den Projektstatusbericht im Budget Dashboard steht ab sofort ein Excel Export zur Verfügung.

Mit diesem Bericht können Sie die ausgewählte Budget Dashboard Ansicht drucken. Der Vorteil: Dieser Bericht enthält automatisch auch die Budget Übersicht für alle Unteraufgaben, das heißt Sie müssen nicht in jede Ebene des Budget-Dashboards klicken.

So können Sie je nach Bedarf die Budgetstände eines bestimmten Projekts zur Weiterverarbeitung in Excel exportieren.

1.5 Automatische Löschung von GPS Positionen 

timr unterstützt Sie bei der Einhaltung datenschutzrelevanter Bestimmungen. 

Falls Sie die Positionserfassung in timr nutzen, erleichtert timr Ihnen die Einhaltung von Löschfristen durch eine neue Option zur automatischen Löschung von GPS Positionen.

Sie können dabei festlegen, dass GPS Positionen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden. 

1.6 Abonnement Manager Rolle

Bisher konnte nur der Kontoeigentümer des timr Kontos eine Verlängerung oder zum Beispiel ein Benutzer Upgrade durchführen.

Ab sofort gibt es dafür in timr eine eigene Rolle, die der Kontoeigentümer jedem beliebigen Benutzer zuweisen können.

Damit kann der Kontoeigentümer die Verwaltung des Abonnements an eine andere Person delegieren und muss sich nicht mehr selbst darum kümmern. 

Der Kontoeigentümer kann diese Rolle bei den Berechtigungen in der Benutzerverwaltung an mehrere Benutzer vergeben. So ist sichergestellt, dass sich auch während der Urlaubszeit oder im Falle eines Krankenstands immer jemand um die Verwaltung des Abonnements kümmern kann. 

1.7 Neue Siri Actions

Siri Events / Kurzbefehle sind schon lange Teil der timr iOS App. Die ersten Befehle, die unterstützt wurden, waren das Starten und Stoppen der Arbeitszeit und der Projektzeit. Diese sind schon seit 2019 in timr vorhanden. Die Liste der vorhandenen Siri Events wurde jetzt um das Pausieren und das Fortsetzen der Arbeitszeit bzw. der Projektzeit erweitert. 

Außerdem ist es nun möglich Siri zu fragen, ob die Arbeitszeit bzw. die Projektzeit gerade pausiert ist.

2. Sneak Peak: Neue Ansicht für Automatische Überprüfungen

timr prüft bereits jetzt die erfassten Zeiten der Mitarbeiter und kontrolliert automatisch, ob diese mit den hinterlegten Arbeitszeitregeln übereinstimmen oder ob es zum Beispiel im Rahmen der Projektzeiterfassung Überschneidungen von Zeiten gibt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die automatischen Überprüfungen in den Einstellungen aktiviert haben. 

Bisher wurden bei Abweichungen Hinweise im Zeit- & Urlaubskonto, in den Berichten und für Mitarbeiter im Aufzeichnungsmenü angezeigt.

Um die Kontrolle der Zeiten zu erleichtern und eine zentrale Anlaufstelle für die Durchsicht der Zeiten zu schaffen, wird es in Zukunft eine eigene Ansicht für Überprüfungen geben.

Mitarbeiter können in dieser Ansicht die für sie relevanten Hinweise prüfen und diese zum Beispiel bestätigen, wenn die Abweichung von den hinterlegten Arbeitszeitregeln korrekt ist. Bei entsprechender Berechtigung ist es je nach Bedarf auch möglich, die betreffenden Zeiten zu korrigieren. 

Das Beste: Sie können dann auch eine E-Mail Benachrichtigung konfigurieren und so zum Beispiel eine wöchentliche E-Mail an Ihre Mitarbeiter versenden, um regelmäßig auf noch offene Überprüfungen hinweisen zu lassen.

3. Tipps zum Jahreswechsel in timr

Um Ihnen den Jahresabschluss in timr zu erleichtern, möchten wir Ihnen noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben.

3.1 Feiertage für 2024 im Feiertagskalender ergänzen

Es ist notwendig im Feiertagskalender Ihrer Mitarbeiter die Feiertage für 2024 manuell zu ergänzen, damit diese zum Beispiel bei der Urlaubsplanung für das kommende Jahr gleich berücksichtigt werden.

Dazu generieren Sie einfach beim bestehenden Feiertagskalender die Feiertage für 2024. Das ist mit nur wenigen Klicks erledigt. Wir haben hier eine Anleitung für Sie zusammengestellt. 

3.2 Zeitkonto Abschluss zum 31.12. erstellen

Es ist sehr wichtig, im Zeit- & Urlaubskonto regelmäßig einen Abschluss zu erstellen. Nur so wird der Stunden- und Urlaubsstand für jeden Monat zum gewählten Abschlussdatum (Stichtag) eingefroren.

Mit jedem Abschluss werden die Soll- und Ist-Stunden gegenübergestellt und der Stundensaldo  am Arbeitszeitkonto ermittelt. Die verbrauchten Urlaubstage werden ebenfalls vom  Jahresurlaubsanspruch abgezogen, sodass Sie stets über den aktuellen Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter informiert sind.

4. timr Friends Programm