Gratis Urlaubsantrag Vorlage – auch wenn Sie diese besser nicht verwenden ?

Die Verwaltung von Urlaubsanträgen kann eine nervenaufreibende Angelegenheit sein. Vor allem, wenn Anträge ungeordnet und formlos mal mündlich, mal per Email oder auch auf einem handgeschriebenen Zettel bei Ihnen eintrudeln. Als kleine Hilfestellung haben wir eine kostenlose Vorlage für einen Urlaubsantrag in Excel für Sie vorbereitet.
Besser als Papierzettel ist Excel mit Sicherheit. Allerdings ist auch das keineswegs die effizienteste oder die wirtschaftlichste Methode um die Urlaubsanträge der Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten. Wir haben daher auch noch ein paar Tips für Sie, wie Sie mit einer digitalen Lösung für Urlaubsanträge noch effizienter als mit Excel arbeiten und sogar bis zu 80% an Verwaltungsaufwand einsparen können.

1. Excel Vorlage vs Digitaler Urlaubsantrag

Wenn Sie Excel in Ihrem Unternehmen in der Verwaltung bereits im Einsatz haben, ist die Verwaltung der Urlaubsanträge über Excel natürlich naheliegend. Den Umgang damit sind Sie schon gewohnt und Sie müssen nicht extra nach einer anderen Lösung suchen. Als Anbieter einer digitalen Lösung für Zeiterfassung und Urlaubsanträge haben wir aber die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden Excel im direkten Vergleich mit einem digitalen System nur allzu gerne den Laufpass geben. Das hat seine Gründe.

1.1 Online Urlaubsantrag oder Excel Urlaubsantrag, was spart mehr Zeit?

Ein entscheidender Faktor bei der Wahl zwischen Online oder Excel Urlaubsverwaltung ist der Arbeitsaufwand. Je weniger Aufwand, desto besser lautet die Devise. Einfache Bedienbarkeit ist dabei ein Muss, genauso wie möglichst automatisierte Abläufe.

Wenn Sie Urlaubsanträge über Excel oder Papier abwickeln, werden Sie bereits festgestellt haben, dass dies eine Menge Zeit in Anspruch nimmt und mit einigem Aufwand verbunden ist. Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto schwieriger und unübersichtlicher wird die Verwaltung der Anträge.
Die Mitarbeiter stellen den Antrag, als Vorgesetzter müssen Sie manuell überprüfen, ob nicht bereits andere Mitarbeiter hier schon frei haben. Passt alles, müssen Sie den Antrag einpflegen und den Urlaubssaldo manuell anpassen. Wenn Sie einen Urlaubskalender führen, dürfen Sie natürlich auch nicht vergessen den genehmigten Urlaub dort einzutragen. Und natürlich müssen Sie auch die betreffenden Mitarbeiter extra nochmal informieren, dass der Antrag genehmigt wurde. Vergessen haben Sie hoffentlich nichts, oder?

Mit einem digitalen Urlaubsplaner sparen Sie sich den ganzen Aufwand und können auch nichts vergessen. Alles läuft über ein zentrales System:

1.2 Funktionsvergleich im Überblick

Funktion	Excel Urlaubsplaner	Digitaler Urlaubsplaner
Urlaub selbständig beantragen	✅	✅
Urlaubanstrag von überall möglich	❌	✅
Automatische Benachrichtigungen	❌	✅
Automatische Kalenderansicht	❌	✅
Genehmigung per Mausklick	❌	✅
Automatische Berechnung des Urlaubssaldos	❌	✅

1.3 Diese Vorteile bietet ein digitaler Urlaubsplaner gegenüber Excel

Bei Urlaubsanträgen per Excel oder gar per Papierzettel haben Sie natürlich nicht viele Funktionen zur Verfügung, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern könnten. Ganz anders sieht es da aus, wenn Sie Urlaubsanträge digital abwickeln.

1.3.1 Zentrale Urlaubsverwaltung in einem System

Eine Urlaubverwaltung in Excel ist natürlich machbar, aber wirklich effizient ist es nicht. Es ist schwierig auch nur halbwegs den Überblick zu bewahren und Sie müssen so gut wie alles manuell eintragen und berechnen. Das bedeutet natürlich einen hohen Zeitaufwand und natürlich ist eine händisch geführte Urlaubsverwaltung in Excel auch fehleranfällig.

Mit einem digitalen System ist die Urlaubsverwaltung ein Klacks. Die Mitarbeiter stellen alle Anträge direkt im System. Damit müssen Sie nicht alle Einträge einzeln zusammenfangen und per Hand eingeben. In einer zentralen Übersicht – gute Systeme bieten da gleich eine Kalenderansicht – sehen Sie sofort, ob Sie den Antrag genehmigen können, oder nicht. Die Genehmigung selbst erledigen Sie mit einem Mausklick und der betreffende Mitarbeiter wird auch gleich automatisch benachrichtigt. Achja, und der Urlaubssaldo wird selbstverständlich ebenfalls vom System neu berechnet.

Digitale Urlaubsanträge sind nicht an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden. Ein digitales System ermöglicht die Antragstellung von verschiedenen Geräten.

Büromitarbeiter beantragen Ihren Urlaub einfach per Webanwendung am PC. Mitarbeiter, die im Außendienst beschäftigt sind, nutzen dafür die App am Smartphone.

Mit einem digitalen System ist auch die Antragstellung von zu Hause aus problemlos möglich. So kann ein Antrag zum Beispiel auch am Wochenende, direkt im Rahmen der Urlaubsplanung mit der Familie gestellt werden.

2. Kostenlose Excel Vorlage für Urlaubsanträge

Sollten Sie trotz der zahlreichen Nachteile weiterhin von Excel überzeugt sein, haben wir eine kostenlose Vorlage für Sie vorbereitet.

Die Vorlage ist einfach zu verwenden. Sie können in der Excel Tabelle die gewünschten Urlaubstage eintragen und anschließend drucken. Vergessen Sie nicht den Antrag zu unterschreiben!